Bodite organizirani: 7 preprostih nasvetov, da boste končno brez papirja

Koliko kosov papirja je na vašem kuhinjskem pultu, jedilni mizi ali kakšnem drugem mestu, kjer ne spadajo? Ali visite na potrdilih, če jih boste spet potrebovali? Ali imate pri veterinarju kup papirjev, ki ga hranite, če se morate natančno spomniti, kakšne droge je imel vaš ljubljenček pred tremi leti? Ves ta papir sedi tam in čaka, ko se boste z njim spoprijeli, karkoli že to pomeni. (Pomeni, da pogledate vsako stran in nato vse skupaj potisnete v koš za recikliranje.) Čas je, da se znebite papirja in vse krivde, ki se nabira skupaj z njim. Čas je, da brez papirja.

Skoraj desetletje sem brez papirja. Brez papirja ne mislim, da je v mojem življenju nič kosov papirja. Seveda še vedno potrebujem papirnato rojstno listino in uporabljam majhen papirnati zvezek za jezikovni razred, ki ga vzamem. Večinoma pa ne visim na papirju. Namesto tega skeniram pomembne dokumente v storitev za shranjevanje in v aplikacijo za zapisovanje shranjujem digitalne beležke. V svoj telefon napišem tudi seznam opravkov in seznam nakupov ter priporočila restavracij pripnem na spletni zemljevid. Obstaja veliko preprostih načinov, kako odstraniti papir iz svojega življenja.

Digitalna uporaba je preprosta. Težki del je, da ne pustite, da se papir začne lepati nazaj. Če ste pripravljeni, da se znebite večine papirja v svojem življenju, je to, kar morate vedeti, da začnete in ga sprožite.

1) Pozabite na zaostanke

Morda se sliši protislovno, toda prvi korak pri odpravljanju papirja je pozabiti na zaostanke na papirju, ki ste jih že nabrali, in se namesto tega osredotočiti na nove navade, ki jih morate sprejeti, če želite začeti brez papirja. Ne glejte nazaj: Sprejeti pristop za naprej.

Nekega dne pridete do obstoječih kupcev papirja - ali ne. Zaenkrat ne dovolite, da te papirji zadržijo. Če se spopadate z zaostankom, se lahko počutite pretirano, in ko se ljudje počutijo preobremenjene, odložijo. Torej pozabite za zdaj. Namesto tega se potrudite, da zagotovite, da se zaostanki ne bodo povečali.

2) Pridobite teh pet aplikacij

Obstaja pet aplikacij ali storitev, ki jih potrebujete brez papirja. To so:

• aplikacija seznama opravil,
• aplikacija za skeniranje,
• storitev spletnega shranjevanja, kamor boste postavili digitalne datoteke (več o tem v trenutku),
• orodja za e-podpisovanje (Adobe Acrobat je dober primer) za podpisovanje digitalnih dokumentov, ne da bi jih tiskali, in
• storitev dostave dokumentov za pošiljanje uradnih dokumentov brez njihovega tiskanja.

Oglejte si moja priporočila za vsako vrsto aplikacij tukaj.

3) Izberite storitev za shranjevanje

Poglejmo si malo več na tretji aplikaciji, storitvi za shranjevanje, ker je bolj zapletena od ostalih. V storitvi za shranjevanje boste hranili digitalne različice svojih papirnatih dokumentov.

V idealnem primeru želite storitev shranjevanja, ki omogoča dostop do datotek ne glede na to, kje ste, in varnostne kopije. Ena od možnosti je uporaba spletne shranjevalne storitve in izmenjave datotek, na primer Dropbox ali Microsoft OneDrive.

Druga možnost je uporaba storitve, ki je zasnovana posebej za ljudi, ki želijo iti brez papirja. Neat in FileThis sta dva primera. Imajo posebna orodja za ljudi, ki gredo brez papirja, na primer možnost samodejnega označevanja in označevanja vrst dokumentov, ki jih prepozna, kot so davki. FileThis ima tudi storitev "pridobivanje", ki samodejno kopira pomembne dokumente, ki jih najde v vašem e-poštnem računu.

Ne glede na to, katero storitev ste izbrali, jo izberite in se držite, da boste lahko vse svoje digitalne dokumente postavili na eno mesto.

4) Prijavite se za izjave po e-pošti in digitalna plačila

Če še vedno prejemate papirnate račune in izjave, se prijavite, da jih prejmete po e-pošti, kamor koli lahko. Če še vedno redno pošiljate čeke, preverite, ali lahko namesto tega preidete na plačila prek spleta.

Medtem ko komunalna podjetja in banke že leta spoštujejo digitalna plačila, so zadnji lastniki, ki jih ne sprejmejo vedno, najemodajalci in družbe za upravljanje. Če ste obtičali v tej težavi, poskusite razložiti, da bodo svoj denar dobili hitreje in bolj zanesljivo, ko bodo sprejeli digitalna plačila. Tudi najmanjša podjetja lahko sprejmejo neposredne bančne nakazile z malo ali brez dodatnih provizij. Ko lahko vse račune plačate digitalno, namesto s čeki in ovojnicami, se približate brezpapirnemu.

5) Skeniranje in drobljenje

Zdaj je čas, da začnemo razvijati nove navade. Skeniranje in drobljenje ali recikliranje je najverjetneje največ. Veliko raje skeniram z mobilno aplikacijo, lahko pa uporabite tudi namizni optični bralnik ali funkcijo optičnega branja na večfunkcijskem tiskalniku.

Naredite sebi nekaj takega: Ko dobim nov kos papirja, ki ga moram digitalizirati, bom takoj uporabil telefon, da ga bom skeniral, nato pa papir odložil v kup za recikliranje ali drobljenje. Še bolje, da ga odložite neposredno v drobilnik. Zakaj čakati?

Prisiliti se, da sledite tej navadi, je morda težko. "Trenutno nimam časa, da bi to skeniral, " boste morda rekli. Svojo novo navado preizkusite tako, da skenirate dokument ali dva iz zaostanka, samo da ga preizkusite. Kako dolgo traja? Katero aplikacijo ste uporabili? Morda boste tudi ugotovili, da skeniranje dokumentov pri naravni svetlobi poteka bolj gladko kot pri notranji razsvetljavi. Ko boste dobili občutek, kako to storiti, in koliko časa traja, boste morda lažje sledili.

6) Razviti druge delovne tokove

Skeniranje in drobljenje je en potek dela. Ko se boste spoprijeli s svojim brezpapirnim življenjskim slogom, boste ugotovili, da potrebujete več delovnih procesov v drugih situacijah.

Tu je primer: Ko kupite nov izdelek, lahko fotografirate uporabniški priročnik, potrdilo o prejemu, garancijo in serijsko številko ali kakršne koli druge ustrezne podatke. Naložite te slike v storitev za shranjevanje in se znebite tujih papirjev.

Drug delovni potek, ki ga boste morda ustvarili, je, da shranite kup papirjev, za katere menite, da bi jih morali razrezati, vendar trenutno niste prepričani, in jih nato preverite na namen. Izberite uro in datum, bodisi vsako soboto ali prvo nedeljo v mesecu, in ga izkoristite, da počistite svoj kup.

Včasih boste morda želeli skenirati papirje, hkrati pa hraniti izvirnike, v primeru zavarovalnih potrdil, dokumentov lastnika stanovanja in podobno. Z njihovo digitalizacijo ustvarite varnostno kopijo in zagotovite, da imate dostop do informacij, ki jih vsebujejo, tudi če ne morete priti do izvirnika.

7) Ne pretiravaj

Obstaja nekaj dokumentov, s katerimi se boste spraševali, ali obdržati izvirnike ali jih digitalizirati in drobiti. Ko se soočate s težkim klicem, ga ne prezrite. Ker je brez papirja, bi moralo biti vaše življenje enostavnejše in lažje - ne bolj naporno. Izvirnik shranite v mapo, vezivo za harmoniko ali v omaro. Nihče ne bo prišel in vam odvzel kartice Paperless Club, če obesite nekaj papirjev.

Medicinski zapisi so zapleteni, saj naj bi jih digitalizirali in shranjevali le v elektronski obliki, če imate sistem, ki ustreza HIPAA. Morda se boste odločili, da jih preprosto vstavite v mapo ali vezivo za harmoniko in jo enkrat letno presejate za vse, kar je pripravljeno za metanje.

Glede na to, ne odlagajte in se ne trudite digitalizirati papirjev, ki nimajo nobenega namena. Če ste tip osebe, ki pridno visi na papirju in verjame, da delate odgovorno, se lahko zdrobite in reciklirate karkoli . Ali boste kdaj potrebovali potrdilo o sendviču ali pojasnilo o ugodnostih izpred dveh let? Strite jih in pustite.