Bodite organizirani: 6 nasvetov za začetek upravljanja projektov

Upravljanje projektov je težko delo. Skupine in organizacije poskušajo delati vitkeje, kar pogosto pomeni odstranitev vloge namenskega vodje projektov. Čeprav je še vedno mogoče pridobiti visokošolsko izobrazbo na tem področju, ni redko, da se ljudje z malo ali nič izkušenj znajdejo v vlogi vodje projektov, pogosto na svoji službeni zaposlitvi. Čeprav je to lahko velika izkušnja, je na trgu tako močna programska oprema za upravljanje projektov, da za majhen projekt ali dva projektnega vodje morda sploh ni treba.

Če nimate veliko izkušenj z upravljanjem projektov, je nekaj smernic, s katerimi lahko začnete. Najlepša hvala Petru Clarksonu, prej Maestro razvoju, in Jasonu Westlandu, izvršnemu direktorju ProjectManager.com, za vpogled v prejšnjo različico tega članka.

1. Prepričajte se, da imate projekt

Preden začnete poskusiti voditi projekt, se prepričajte, da imate projekt! Ta nasvet se morda sliši preveč preprosto, vendar sem ga vedno znova slišal od strokovnjakov vodje projektov.

Projekt je niz nalog, ki imajo začetek, končni datum in izid. Dobavni izdelek je vse, kar je na koncu dela, na primer fizični izdelek ali delujoče spletno mesto. Gradnja hiše je projekt. Preoblikovanje spletnega mesta (kot je navedeno na zaslonu spodaj ProofHub) je projekt. Če bi lahko teoretično vse naloge projekta predali komu drugemu in od te osebe prejeli nekaj nazaj, je to projekt.

Včasih ljudje zamenjujejo tekoče delo s projekti, zato naj navedem nekaj primerov tekočega dela, da to pojasnim. Vsak teden je pisanje novih vsebin na spletno mesto nenehno delo, čeprav bi na produkcijo enega samega pisanja lahko gledali kot na svoj mali projekt. Zagotavljanje podporne kode za vzdrževanje z nenehnim popravljanjem je tekoče delo. Sprejemanje e-poštnih sporočil ali telefonskih klicev je v teku.

2. Imejte obdobje odkritja

Preden začnejo projekt, nekateri priporočajo, kaj se imenuje odkritje. Odkritje vodenja projektov se v pravnem smislu razlikuje od odkrivanja. V naše namene je obdobje, ko ljudje, ki zaprosijo za projekt, raziščejo, kaj želijo narediti ali narediti in zakaj. Lahko je to srečanje, vrsta srečanj ali odprto obdobje za prosto razmišljanje in raziskovanje.

Spodaj je nekaj vprašanj, ki jih je treba raziskati med iskanjem.

• Kakšen bo projekt? Kako konkretno lahko določite to?
• Kakšen je njen namen?
• Kakšne rezultate želite?
• Kakšna sredstva imate za ta projekt?
• Kdaj potrebujete končni izdelek in ali je vaš rok primeren glede na vaše vire?

3. Določite področje uporabe

Morda boste slišali izkušenega projektnega vodjo, da to reče: "Če ni v obsegu, ni v projektu."

Vsak projekt potrebuje jasen obseg. Obseg projekta natančno določa, kaj bo projekt vključeval. To je zaklenjen seznam vseh vidikov, sredstev, funkcij, rezultatov in drugih podrobnosti, povezanih s projektom. Ko je zaklenjen, ga ne morete dodati. Na primer, če gradite hišo, bo obseg določil, koliko zgodb bo hiša vsebovala, njen kvadratni posnetek, koliko oken bo, koliko stopnic, stikala za luč itd.

Razlog, da projekti potrebujejo jasen obseg, preden jih začnete, je to, da nihče ne poskuša dodati ničesar, kar je zunaj obsega, ko se projekt začne. Če dodate v obseg projekta, potem ko se je začel, zavrže njegovo časovnico, proračun in razpoložljive vire. Če projektu dodajate naloge, bo morda celo prenehal postati projekt - lahko postane samo tekoče delo.

Določitev obsega se lahko zgodi na sestanku z odkritjem ali pa lahko preprosto izhaja iz pogovorov med stranko ali osebo, ki je zahtevala projekt, in potencialnim voditeljem ali upravljavcem projekta.

4. Organizirajte sestanek Kickoff

Kickoffov sestanek se na njem predstavijo vsi, ki bodo delali na projektu. Ta sestanek postavlja ton za delo in zagotavlja, da imajo vsi v projektni skupini jasne informacije o tem, kaj bodo počeli in zakaj.

Opazite, da se srečanje s kickoffom niti približno ne razlikuje od prvega, kar počnete pri upravljanju projekta! Ker se zagon pripomore k temu, da se vsi znajdejo na isti strani, se želite prepričati, da jasno razumete projekt in obseg, tako da ga z zaupanjem pošljete vsem ostalim.

Med začetkom sestanka naj bi vodja projekta opredelil vsaj te štiri stvari:

• Obseg projekta,
• Igralci in njihove vloge,
• Dobavljive izdelke in
• Mejniki

O obsegu projekta smo že govorili. Za igralce in njihove vloge bo vodja projekta med seboj predstavil različne ekipe in sodelavce. Poleg tega je srečanje kičkov idealen čas za razpravo o hierarhiji, to je, kdo poroča komu in kdo se odjavi z dela.

Razprava o rezultatih se bo prekrivala z razpravo o hierarhiji, ker morate odgovoriti na vprašanje: "Kdo bo prejel vsak izdelek?"

Mejniki (kot je prikazano zgoraj v programski opremi za izbor projektov za urejanje projektov Teamwork Projects zgoraj) so točke v projektu, ki kažejo jasen napredek do končnega cilja. Ko gradite hišo, je lahko mejnik, ko ste postavili in postavili temelje. Ko imate okvir nameščen, je to še en mejnik. V času sestanka za začetek bi morali vedeti, kakšni bodo mejniki projekta, tudi če še nimate datumov, ki bi jih imeli zaklenjene. Včasih potrebujete druge strokovnjake v skupini, na primer programsko vodilo ali oblikovalski vod, da lahko natančneje ugotovite, kdaj naj bi ti mejniki padli. Dobro je, da se na sestanek na začetku začnete z grobo predstavo o svojih mejniških rokih, vendar dajte vsaki ekipi priložnost, da se tehta in prilagodi.

5. Izčrpajte roke projekta

Prej smo govorili o tem, kako ima vsak projekt začetni in končni datum. Kickoff je lahko vaš uradni datum začetka. Končni datum naj bi pomenil absolutno končno zaključek vsega dela. Po tem datumu se nobeno delo na projektu ne zgodi. To je resnični trenutek za roke, svinčniki.

Zdaj, ko ste se sestali na začetku, lahko vsi ključni akterji (na primer vodja projekta in vodstvo ekipe) ugotovijo natančne mejnike in datume dostave ter jih pripišejo na koledar med začetnim in končnim datumom.

Če uporabljate programsko opremo za upravljanje projektov, boste to začeli uporabljati. V aplikacijo vstavite vse svoje pomembne datume. Naložite lahko tudi drugo dokumentacijo, ki ste jo doslej ustvarili, na primer obseg projekta. Zdaj je tudi pravi čas, da začnete vabiti vse igralce, da se pridružijo programski opremi. Ko se ljudje pridružijo aplikaciji za upravljanje projektov, lahko prejmejo naloge, posodobijo svoj napredek in sodelujejo na druge načine. Primer vseh teh informacij, ki so prikazani v gantogramu v TeamGanttu, si lahko ogledate spodaj. Za več o Ganttovih lestvicah si lahko preberete moj članek o 5 preprostih korakih za začetek uporabe Ganttovih grafikonov.

6. Nastavite pričakovanja za komunikacijo

Po končanem srečanju in med celotnim potekom projekta je pomembno, da so komunikacijske linije odprte. Ne glede na to, ali ima vaša skupina vodjo projektov s polnim delovnim časom ali ne, mora biti tisti, ki je glavna kontaktna točka za projekt, tisti, ki spodbuja in olajša komunikacijo. Ni slabo ideja, da se še en sestanek z vsemi rokami pred projektom na polni stopnji, da lahko ljudje zastavijo vsa ostala vprašanja.

Zgodaj postavite pričakovanja glede komunikacije. Ali bodo vodje ekip predložili tedensko posodobitev o napredku svoje ekipe? Koliko skupnih sestankov boste imeli med projektom - včasih sploh niso potrebni; kaj potrebuje vaš projekt? Manjše skupine v projektu, na primer oblikovalska ekipa ali programska ekipa, imajo pogosto ponavljajoče se seje, na katerih vsi povzamejo, kar so storili pred kratkim, in sprožijo morebitne težave. Bolj ko ljudje zgodaj dajo glas potencialnim težavam, večje so možnosti za to, da jih bodo ovrgli ali se spoprijeli z njimi.

Premikanje naprej

Oboroženi s temi nasveti za začetek lahko zdaj kopate v meso projekta. Programska oprema za upravljanje projektov je daleč, saj vsem, ki sodelujejo v projektu, pomaga, da so na tekočem s svojim napredkom. Potrebna pa je tudi dobra interakcija med ljudmi in čim več jasnosti glede projekta in njegovih podrobnosti.