6 Dejavniki, ki jih je treba upoštevati pri nadgradnji hr tehnike

George Weiner želi, da je pred enim letom vedel, kaj počne danes glede izbire človeške vire (HR) tehnologije. Namesto tega se je ustanovitelj in izvršni direktor Whole Whale, digitalne marketinške agencije za neprofitne organizacije, naučil na težek način, da najcenejša možnost za upravljanje podatkov o zaposlenih ni vedno najboljša, tudi če gre za ime blagovne znamke.

Težave Weinerja so se začele, ko se je podpisal z znanim nacionalnim ponudnikom plačil v oblaku (ki ga v zapisniku ni hotel imenovati). Uporabniški vmesnik (uporabniški vmesnik) je bil z datumom, sistem se je počutil skupaj in v devetih mesecih je imel tri različne upravitelje računov. Weiner trdi, da so ga napake ponudnika zamudile, da bi v višini zakonskih delavcev odštel več mesecev, kar je povzročilo denarno kazen 500 USD. Neusklajenost med prodajalcem in tretjim partnerjem, ki ga je uporabljala za obdelavo prispevkov 401 (k) pokojninskega varčevalnega računa, je povzročila več napak.

Po manj kot enem letu je Weiner odpustil in svojo agencijo preusmeril v manjše podjetje za izplačilo plačil, za katerega pravi, da ima boljši uporabniški vmesnik, uporabnost in storitve za stranke. Njegov nasvet za mala podjetja, ki kupujejo kadrovsko tehnologijo: "Ne kupujte po ceni, ker dobite tisto, kar plačate."

Cena je le eden izmed številnih dejavnikov, ki jih morate upoštevati, če se nadgrajujete s starejše kadrovske tehnologije ali želite prvič preiti iz preglednic na storitve v oblaku. Če sem se že kaj naučil, ko sem pregledoval HR tehnologijo za PCMag.com in intervjuval prodajalce in lastnike podjetij, kot je Weiner, za ta stolpec, je pametni kupec obveščen kupec. Če gledate sisteme za sledenje vlagateljev (ATS) ali programsko opremo za upravljanje uspešnosti (PM) ali programsko opremo za upravljanje človeških virov, pri preverjanju potencialnih tehničnih partnerjev vprašajte naslednjih šest ključnih elementov:

1. Cena

Cena morda ni vse, a je pomembna, prodajalci pa se lotijo ​​različnih pristopov k ceni, kar ponujajo. Mnogi zaračunavajo plačilo za uporabnika mesečno in mesečno, vendar prodajalci ne razvrščajo uporabnikov vedno enako; nekateri prodajalci zaračunavajo na podlagi skupnega števila zaposlenih v podjetju, drugi pa za zaposlene, ki jih sistem zajema. Drugi prodajalci zaračunavajo samo kadrovskim osebjem, ki bodo uporabljale sistem (najpogosteje je to pri ATS ali zaposlovanju programske opreme).

Ko nakupujete, povprašajte o količinskih popustih; nekateri prodajalci ponujajo podjetniško stopnjo za stranke z več kot določenim številom zaposlenih ali uporabnikov. Številne ponujajo večplastne funkcije in cene, tako da lahko začnete z majhnimi in dodate funkcije, ko jih potrebujete ali ko se boste s platformo počutili udobno.

2. Demo in preizkusni računi

Čevljev ne bi kupili, če jih ne bi preizkusili, platforma za upravljanje ATS ali HR pa lahko stane veliko več kot nov par Nikes. Demo posnetki so dobri za občutek, kaj lahko program ponudi (toda jaz in oba veva, da sta v bistvu prodajna mesta in ne odražata vedno resničnosti uporabe programske opreme.)

Zdrav del HR-tehnologij v oblaku za mala in srednje velika podjetja (SMB-ji) ponuja nekakšno brezplačno brezplačno preskušanje. Mnogi vam omogočajo, da preskusni račun pretvorite v plačanega, tako da lahko shranite vse podatke, ki ste jih vnesli v obdobju preizkusa. Prodajalci, kot sta Namestnik in Človeštvo, imajo v peskovniku račune, namenjene določenim vrstam podjetij ali panog, tako da lahko vidite, kako lahko podjetja, kot je vaše, uporabljajo svoje platforme.

3. Posodobitve

Morda ne bi kupili novega avtomobila, če bi vedeli, da proizvajalec naslednje leto načrtuje prenovo tega modela od glave do pete. Iz istega razloga se morda ne bi prijavili na programsko platformo, če bi vedeli, da bo izvajalec opravil večjo prenovo. Dovolj težko je, da se na novi platformi pospeši kadrovska ekipa in zaposleni, kaj šele, da bi kmalu pozneje morali to storiti za nov uporabniški vmesnik.

S svojim postopkom preverjanja ugotovite, ali ima prodajalec uporabniški vmesnik ali druge spremembe v delih, tako da jih lahko uporabite v postopku odločanja. Tudi če razvijalci nimajo načrtovanih velikih sprememb, ugotovite, kako pogosto posodabljajo platformo (vsak dan, vsaka dva tedna in več?), Da boste lahko s pomočjo informacij presodili, ali je to prepogosto ali ne dovolj pogosto za vaše podjetje.

4. Datoteke zaposlenih

Če niste zagonski, verjetno imate nekje shranjene kadrovske podatke, tudi če so le v programu Microsoft Excel ali Google Drive. V večini primerov bo prenos podatkov na novo platformo prodajalca lažji in hitrejši kot ponovni vnos podatkov o zaposlenih ali pa, če se zaposleni prijavijo in sami izpolnijo profile (razen če so vaši obstoječi podatki precej umazani).

Številne platforme za HR za mala podjetja, ki sem jih pregledal, imajo vgrajene funkcije za uvoz podatkov iz Microsoft Excel in drugih formatov, ki za uporabo ne stanejo nič drugega. Za srednje velika in večja podjetja je nekoliko bolj zapleteno; če imate na stotine ali tisoče zaposlenih, boste morda prodajalcu plačali pristojbino za nalaganje obstoječih podatkov o zaposlenih. Včasih se te informacije pojavijo na strani s cenami na prodajalčevem spletnem mestu, včasih pa ne, zato ne pozabite vprašati.

5. Mobilne aplikacije

Programska oprema za načrtovanje zaposlenih in načrtovanje premikov, ki sem jo nedavno pregledal, se je odpeljala domov, kako pomembne so mobilne aplikacije za podjetja in njihove zaposlene, vključno z delavci na uro. Kar pa se tiče mobilnih aplikacij, pa so povsod povsod prodajalci HR tehnologij. Številne ponujajo aplikacije za naprave Android in iOS, vendar vse aplikacije ne pokrivajo vseh funkcij prodajalčevih spletnih platform. Nekateri prodajalci se odločijo, da bodo na svojih spletnih mestih prilagodili mobilnost, namesto da bi ustvarili ločene aplikacije. Ali je eden boljši od drugega, je odvisno od vašega podjetja, vrste zaposlenih in kako ti ljudje delajo.

Velika večina aplikacij za tehnologijo na področju HR je brezplačnih dodatkov, ki jih kupci dobijo ob prijavi - vendar ne vedno. Vsaj en prodajalec kadrovskih tehnologij, ki sem ga pregledal v svojem načrtovanju načrtovanja načrtov in sprememb izmenjave, zaračunava dodatne aplikacije, ob predpostavki, da se bo večina zaposlenih svojih uporabnikov raje prijavila prek mobilnega spletnega mesta.

6. Podpora

Prodajalci kadrovskih tehnologij, ki temeljijo na oblaku, za mala podjetja odpravljajo svojo pot do brezplačne podpore prek video vadnic, spletnih seminarjev, pogostih vprašanj, uporabniških forumov, objav v blogih in drugega spletnega gradiva. V njihovem interesu je, da ponudijo samopostrežno podporo, saj stanejo manj kot osebje za klepet v živo in podporo telefonu ali dodeljevanje upraviteljev računov določenim strankam.

Vedite, kakšno podporo želite in ali boste z veseljem sami raziskovali stvari. Če se raje pogovarjate z nekom, ko ga potrebujete, bi to lahko odločil med pogovorom s prodajalcem, ki ponuja tisto, kar potrebujete, in tistim, ki ne. Ugotovite tudi, katera podpora, vkrcanje in usposabljanje so vključeni v naročnino na platformi - in za kaj bi morali plačati dodatno.

Morda boste morali upoštevati druge dejavnike, odvisno od vašega podjetja. Ali platforma zajema zunanje valute in počitnice? Ali je na voljo v jezikih, ki niso angleški? Ali ima odprt vmesnik za programiranje aplikacij (API), ki olajša integracijo z drugimi HR-tehnologijami, ki jih že uporabljate? Koliko časa in denarja prodajalec porabi za dodajanje novih funkcij in koliko časa in denarja za odpravljanje napak, ko se pojavijo?

"Sestavite merila tega, kar iščete, " je dejal Weiner. "Spustite pnevmatike v UX. Zastavite osnovna vprašanja. Pogovorite se z upravnikom računa."