6 Kul stvari, ki jih lahko naredite z oblakom dokumentov Adobe

Kupci Adobe Document Cloud pogosto privzeto uporabljajo to predvsem kot orodje za ustvarjanje in urejanje PDF datotek. A čeprav Adobe zagotovo ostaja kralj svojega standarda PDF, je Document Cloud zelo konkurenčna platforma za upravljanje dokumentov z bogatimi funkcijami, ki bi lahko koristile vaši organizaciji. Od dokumentov, ki jih je mogoče urejati in podpisovati, do dokumentov PDF, ki jih lahko upravljate v kateri koli napravi, do naprednih varnostnih funkcij, ki so omogočene s klasifikacijo podatkov; vse je na voljo v oblaku dokumentov.

Eno najpomembnejših orodij v paketu se imenuje Adobe Scan, aplikacija za Android in iOS, ki uporabnikom omogoča zajem slik prek pametne kamere. Adobe je pred kratkim v svoj arsenal dodal Adobe Sign, orodje, ki uporabnikom omogoča deljenje, e-podpisovanje, odobravanje in upravljanje dokumentov. Pod okriljem Adobe Sign je na voljo več novih funkcij, ki vaš telefon spremenijo v epicenter upravljanja delovnega toka.

"Ljudje uživajo vsebino v mobilni napravi, vendar nas tudi prosijo, da jim pomagamo ustvariti vsebino in s to vsebino narediti nekaj koristnega, " je povedala Lisa Croft, vodja trženja skupinskih izdelkov za Adobe Document Cloud. "Mobile je priložnost za zagotavljanje sodobne izkušnje z dokumenti."

Tukaj je pet stvari, ki jih lahko storite z Adobe Document Cloud, za katere verjetno niste vedeli, da bi lahko.

1. Podpišite dokument brez zaslona na dotik

S programom Adobe Sign lahko besedilno sporočilo svojega podpisa pošljete iz aplikacije Sign na pametnem telefonu na namizno različico Document Cloud. Od tu boste lahko dostopali do vašega novo ustvarjenega podpisa in ga uporabili v katerem koli zapisu ali dokumentu. To je še posebej uporabno za delavce, ki so nameščeni predvsem na namiznih računalnikih brez funkcije dotika.

Na primer, predstavljajte si, da je Sam na namizju, vendar raje podpiše dokument na svoji mobilni napravi. S klikom na možnost Mobilno podpisovanje Sam pozove, da vnese svojo telefonsko številko. Nato mu na mobilno napravo pošlje poziv za prijavo. Podpiše, zadene "Končano" in podpis prenese na namizje. "To je odličen način, kako ljudem omogočiti izbiro, vendar se odločijo za podpisovanje, ne glede na to, na kateri napravi so, " je dejal Croft.

2. V svoje e-pošto vstavite malo življenja

V preteklosti bi od kolegov zahtevali podpise z dolgočasnimi, standardnimi e-poštnimi sporočili. S programom Adobe Sign lahko zdaj prilagodite predlogo e-poštnega naslova tako, da vključuje logotip, pisave in splošno pizazz vašega podjetja. Slike pasic lahko uporabite, da v vaše zahteve za podpis dodate nekaj stila, za kar se vam bo oddelek za trženje zahvalil, ko se podpisi začnejo pojavljati pogosteje kot običajno.

"Konkurenčna prednost, ki jo imamo, je, da lahko naše stranke v celoti blagovno znamko podpišejo. Lahko znam blagovno znamko s svojim logotipom in svojim URL-jem, " je dejal Croft. "Zdaj pa vam lahko tržijo nove izdelke."

3. Uživajte v hitrejši izbiri na krovu in servisu strank

Nedavne integracije Adobeja s ServiceNow in Microsoft SharePoint postavljajo upravljanje dokumentov, storitve za stranke in upravljanje človeških virov pod eno preprosto konzolo. S temi porokami lahko Adobe Sign dodate v kateri koli delovni potek v ServiceNow in SharePoint, vključno z obrazci za novo najemno pogodbo, poslovnimi pogodbami in odgovori na rešena poizvedba o storitvah strank.

V preteklosti ste dokument potisnili svojim zaposlenim prek e-poštnega sporočila od ServiceNow. Vaši zaposleni bi odprli dokument, ga podpisali z Adobeom in vam ga poslali po e-pošti. Odprli boste dokument in ga naložili v ServiceNow. Danes lahko dokument preprosto pošljete svojemu zaposlenemu v sistemu ServiceNow in on ali ona bo v programski opremi naredil svoj znak.

4. Skenirajte karkoli in kjer koli

Se spomnite, kako grozno so se zbirali poslovni prejemki? Zbrali bi vse svoje prejemke, jih skenirali v optični čitalnik, jih pretvorili v PDF in jih poslali svojim finančnim gurujem. Danes je ta postopek postal veliko enostavnejši. Adobe Scan zdaj omogoča pretvorbo katere koli slike telefona s kamero v PDF. S pomočjo Adobe Sensei, družbenega orodja za umetno inteligenco (AI), družba Adobe Scan lahko zazna pravilne meje slike, popravi perspektivo in odstrani sence, da bi se besedilo zdelo jasno.

Na primer, lahko pregledate stran revije, da izvlečete besedilo, ločite slike in približate določena področja strani. Ko ga shranite, se samodejno naloži v Document Cloud. Lahko tudi potegnete dodatno sliko ali odstranite izvirno sliko.

5. Uredi in prilagodi optično prebrano besedilo

Morda je še pomembneje, da lahko Adobe Scan tiskano ali napisano besedilo samodejno pretvori v digitalno besedilo, ki ga je mogoče izbrati, kopirati ali pripisati prek Acrobat Reader DC ali Acrobat DC. To pomeni, da vam ne bo treba brskati po strani po strani rokopisnih zapiskov, če želite poskusiti razvozlati, kaj je kdo drug skušal povedati. Z Adobe Scan se bodo opombe pretvorile v jasno in čitljivo besedilo, v katerem lahko iščete ali kopirate in prilepite za uporabo v sekundarnem dokumentu.

"Kot druge naše ponudbe Adobe je tudi Sensei v središču naše blagovne znamke, " je dejal Croft. "Z njim lahko dejansko naredite več s svojimi skeniranji. Vsebino lahko naredite inteligentno in jo lahko iščete ter jo premaknete v digitalne delovne tokove v oblaku. Vse, kar ima natisnjeno besedilo ali slike, bo možnost za optično branje. Delite jo, izvedite dodatne urejanje ali pa ga lahko celo vnesete v kakšen drug potek dela ali ekosistema, če bi to morali storiti."

6. Izboljšajte varnost z razvrstitvijo dokumentov

Ta zahteva, da dodate Acrobat DC v svojo konfiguracijo Adobe Cloud, vendar so prednosti vsekakor vredne. Z aktivnim programom Acrobat DC boste dobili dostop do širokega nabora zmogljivosti za razvrščanje, ki bodo vaši dokumenti in podatki varni tudi zunaj vaših prostorov ali oblaka. Na primer, lahko vdelate varnostne kontrole v zaupne datoteke PDF, ki potrebujejo gesla ali potrdila za dostop do dokumenta. Lahko pa zahtevate, da se pošiljatelji potrdijo z digitalnim ID-jem ali preverjanjem dovoljenj. Z uporabo klasifikacije podatkov lahko takšne varnostne ukrepe dodate kot politiko, odvisno od tega, kakšen dokument se ustvarja. Skrbniki lahko v programu Acrobat DC ustvarijo takšne pravilnike in določenim vrstam dokumentov dodelijo posebne varnostne funkcije. Ko bodo takšni dokumenti ustvarjeni v prihodnosti, se bodo ti nadzori samodejno izvajali.

Podobne zmogljivosti lahko implementirate tako, da uporabite Microsoftovo upravljanje digitalnih pravic, vendar običajno zahtevajo povezovanje več rešitev različnih prodajalcev. Vse to kot del Adobe Document Cloud ni le lažje, temveč zagotavlja, da bodo takšne napredne funkcije delovale z najmanj vnaprejšnje stiske.