Video: Želiš zmagati ali nikoli izgubiti? - JackFree (November 2024)
Če imate nalogo najti najboljšo programsko opremo za upravljanje knjig vašega podjetja, morate upoštevati veliko pomembnih dejavnikov. Najprej in najpomembneje je, da ugotovite, ali vaše podjetje potrebuje spletno računovodsko storitev za mala podjetja ali programsko opremo v poslovnem razredu, ki se lahko poveča, ko vaše poslovanje raste. Ko se odločite, je na voljo veliko odličnih rešitev, ki vam bodo omogočile natančno tisto, kar potrebujete, da ohranite svoje račune v vrhunski obliki.
Za tiste med vami, ki potrebujejo le nekaj majhnega in spretnega, ne morete narobe z Intuitnimi hitrimi knjigami in svežimi knjigami. Oba sistema sta idealna za majhne trgovine za mame in pope, ki ne potrebujejo veliko prefinjene prefinjenosti. Če pa ste se odločili, da vaša velika organizacija potrebuje nekaj računskih konjskih moči, raje preverite Intacct.
Ne glede na vašo izbiro je pet ključnih napak, ki se jim morate izogibati pri izvajanju svoje računovodske programske opreme. Vedeti morate, kaj so, zakaj se jim izogibati in kako najbolje izkoristiti svoj novi sistem.
1. Ne bodite poceni
Kot sem že omenil, velika podjetja potrebujejo velike sisteme. Seveda, Intuit in Freshbooks ponujajo cenovno dostopne in sposobne rešitve, ki jih je enostavno implementirati. Toda podjetja z velikim številom zaposlenih in večnacionalnimi operacijami bodo želela porabiti malo več kovancev za sistem, ki lahko obsega in se integrira z orodji drugih področij poslovanja. Na primer: Sistemi v podjetniškem razredu lahko obravnavajo poizvedbe tudi iz najbolj razširjene poslovne inteligence (BI), upravljanja projektov in upravljanja odnosov s strankami (CRM).
Poleg tega vam računovodska programska oprema v podjetju omogoča izdelavo edinstvenega sistema, ki temelji na posebnih potrebah vašega podjetja. Ponujajo različne možnosti za različne vertikale in jih lahko prilagodimo različnim zemljepisom in valutam. Če pa se odločite za cenejšo programsko opremo, boste obtičali s sistemom plug-and-play, ki je ena za vse.
2. (Verjetno) Ne kupujte v prostorih
Če pričakujete, da bo vaše podjetje raslo, ne želite kupiti sistema, ki je odvisen od infrastrukture vašega podatkovnega centra. Pri sistemih, ki temeljijo na oblaku, boste plačali majhno pristojbino za povečanje infrastrukturnih potreb prodajalca, vendar to ni nič v primerjavi s plačilom, če boste morali nadgraditi svoj lastni ekosistem.
Če povečate obseg lokalne računalniške programske opreme, boste morali plačati več pristojbin za licenciranje in vzdrževanje. Prav tako boste morali nenehno nadgrajevati strojno opremo na bolj sposobne in razširjene strežnike, da bodo lahko obravnavali dodatne zahteve po podatkih, kar pomeni več stroškov energije in več programske opreme za spremljanje uspešnosti omrežja. Kot sem že omenil, bodo rešitve, ki temeljijo na oblaku, še vedno morale plačati nekoliko več, ko bodo vaše potrebe rasle, vendar stroški ne bodo tako dramatični kot pri lokalnem sistemu. Zdaj, če si lahko privoščite nadgradnjo v celotni panogi ali se samo počutite bolj udobno, če shranite svoje podatke v svojem podatkovnem centru, prezrite vse v tem podpoglavju.
3. Ne prezrite baze podatkov
Ne glede na to, ali izberete lokalno ali zunanjo programsko opremo, boste želeli biti pozorni na bazo podatkov, ki jo uporabljate za shranjevanje vseh svojih podatkov. Če se odločite za enega uporabnika ali sistem, ki ni na voljo, se boste verjetno zanašali na prodajalčevo bazo podatkov, v kateri bodo shranjeni vsi vaši podatki. Nekateri prodajalci omejijo količino podatkov, ki jih lahko shranite v njihove sisteme, zato boste morali, če se vaše podjetje drastično razširi, preklopiti programsko opremo.
Na srečo večina rešitev v podjetniškem razredu lahko upravlja z različnimi zbirkami podatkov, zato je pomembno, da ugotovite, ali lahko baza podatkov in sistem dobro delujeta med seboj, da dosežete maksimalen učinek. Microsoftov SQL strežnik je sposobna in standardna izbira, ki jo mnogi od vas že uporabljajo. MYSQL je še ena priljubljena izbira. Večina računovodskih sistemov je zelo dobra z obema bazama podatkov. Sodelujte s svojim IT oddelkom in računovodsko ekipo, da določite, kateri sistem je najboljša izbira za sinhronizacijo s svojimi podatki, še posebej, če vaše podjetje uporablja nišo ali edinstven programski jezik baze podatkov.
4. Ne pozabite vključiti HR
Vaša programska oprema za upravljanje s človeškimi viri (HR), kot je naš uredniški izbor BambooHR, bo z vašo računovodsko programsko opremo vplivala bolj kot večina drugih sistemov, ki jih prevzamete. Če ne zagotovite gladke integracije obeh orodij, boste skoraj zagotovili, da boste morali v kratkem času preklopiti eno ali drugo.
Če združite ta dva sistema, vam s ptičje perspektive pomaga, kako zaposleni vplivajo na spodnjo črto. Bolj boste razumeli navzkrižni vpliv vsega, od upravljanja z odhodki, stroškov zaposlovanja in stroškov odpuščanja. Preživeli boste brez integracije sistemov, vendar bodo vaše dejavnosti počasnejše, manj inteligentne in manj avtomatizirane kot konkurenti, ki so upoštevali ta nasvet.
5. Ne zanemarjajte prodajnega mesta (POS)
Presenečeni boste, koliko računovodskih rešitev ne ponuja integracije POS. To je veliko vprašanje, zlasti za opekarna in restavracije, ki izvajajo kup majhnih transakcij na več lokacijah.
Prava rešitev bo lahko samodejno zbirala, organizirala in sinhronizirala transakcije znotraj vaše računovodske rešitve. Ta integracija močno zmanjša količino ročnega vnosa podatkov, ki jo potrebuje vaš računovodski tim, in vašim finančnim skupinam omogoča nadzor nad tem, kje in kdaj ustvarjajo prihodke. Da ne omenjam, kako je mogoče ta kapital takoj uporabiti za neporavnana stanja podjetja.
