Organizirajte se: 5 aplikacij, ki jih potrebujete brez papirja

Ne gre brez papirja, še posebej, če veste, katera orodja vam lahko pomagajo. Če se papirju v celoti želite odreči, potrebujete vsaj pet orodij, ki jih potrebujete za delovanje.

Kje v življenju še vedno uporabljate papir? Morda hranite svoj seznam opravkov v zvezku ali pa imate kup dokumentov, ki jih morate vpisati s črnilom. Ko imate teh pet orodij, lahko izločite skoraj ves papir v življenju:

1. aplikacija seznama opravil,
2. aplikacija za skeniranje,
3. storitev sinhronizacije datotek,
4. orodja za elektronski podpis in
5. storitev dostave dokumentov.

Poglejmo podrobneje vsako od teh orodij in kaj počnejo. Dajem priporočila tudi za določene aplikacije, ki jih lahko uporabite za lažji začetek.

1. Aplikacija seznama opravil

Nikoli ne bi mahnil s prstom na nekoga, ki uporablja seznam opravkov na papirju, če bi ugotovil, da deluje zanje. Če poskušate iti brez papirja, je eden najboljših primerov za začetek premikanje vseh opravil in seznamov v aplikacijo.

Najboljše aplikacije s seznami opravil so toliko učinkovitejše od papirnih seznamov. S papirjem se zataknete s prečkami in ne morete preprosto preurediti nalog, ko se vaše prioritete spremenijo. Naloge drugim tudi ne morete dodeliti in prejeti opozorila takoj, ko jih dokončajo.

Z aplikacijo seznama opravil dobite opomnike na prihajajoče roke, obvestila, ko nekdo drug opravi nalogo, možnost kadar koli preurediti seznam in številne druge ugodnosti. Moje najboljše tri izbire med aplikacijami seznamov opravil so:

• Todoist Premium
• Asana (prikazano zgoraj)
• Any.do

Če poskušate iti brez papirja, morate poiskati aplikacijo s seznamom opravkov, ki vam ustreza, in se nekaj tednov držite tega.

Začnite z ustvarjanjem treh kategorij seznamov: službeni, osebni in gospodinjski. Vedno jih lahko pozneje spremenite, če ne ustrezajo vašim potrebam. V delovni odsek zapišite naloge v službi, ki jih morate opraviti ta teden. Na osebni seznam zapišite vse, kar morate opraviti, na primer pošiljanje zahvalnice ali načrtovanje sestanka za striženje. Za začetek seznama za nakupovanje živil uporabite oddelek za gospodinjstvo.

To je veliko za začetek. Ko uporabljate svojo opravilo, boste ugotovili, katere strategije najbolje delujejo pri urejanju seznamov, nastavitvi opomnikov in dodeljevanju nalog drugim ljudem. Prvih nekaj tednov pa je najbolje, da so seznami kratki in enostavni. Prva uporaba aplikacije seznama opravkov je kot usvajanje nove navade; če je preveč zapleteno, se morda ne boste držali tega. Ko zares navado zmanjšate, lahko začnete izpopolnjevati strategije seznamov opravkov.

2. Aplikacija za skeniranje

Aplikacija za skeniranje je neprecenljiva za pretvorbo pomembnih dokumentov iz papirja v digitalne datoteke. Ko digitalizirate dokumente, naredite varnostno kopijo dokumentov, kar pomeni, da lahko originale drobite ali reciklirate ali varno shranite. Nekateri predmeti, ki jih boste morda želeli digitalizirati, so papirnati davčni vložki, identifikacijski dokumenti, uradna potrdila (na primer rojstvo, smrt, poroka ali diploma), garancije in potrdila, recepti in celo neknjižni dokumenti, kot so podrobnosti in navodila natisnjeno na spodnji strani vašega domačega wifi usmerjevalnika.

Aplikacije za optično branje pretvorijo fotoaparat vašega telefona v optični bralnik. Čeprav lahko za digitalizacijo dokumentov uporabljate kateri koli tiskalnik s skenerjem, so aplikacije za optično branje mobilnikov toliko bolj priročne, da ne omenjam, prenosne. Sliko kjer koli lahko posnamete.

Najboljše aplikacije za optično branje ne zaznajo samo robov predmeta, ki ga skenirate, temveč tudi, kakšen element je, ne glede na to, ali je stran iz knjige ali vizitke. Med najboljše spada tudi tehnologija optičnega prepoznavanja znakov (OCR), tako da lahko v nekaj minutah skeniranja dokumenta kopirate in prilepite besedilo iz njega. Dobra aplikacija za skeniranje bi morala biti prav tako sposobna sestaviti več strani v eno datoteko.

Dve aplikaciji za skeniranje, ki izpolnjujeta vse te zahteve in sta na voljo za Android in iOS, sta:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (naročnine od 9, 99 USD na leto ali 59, 99 USD za posedovanje dokončno) in
• Scanbot Pro (6, 99 USD).

3. Orodje za e-podpis

Če greste brez papirja, morate imeti možnost podpisovanja dokumentov, ne da bi jih tiskali. Skoraj ni razloga, da bi kdaj natisnili in podpisali kos papirja, ki vam ga nekdo pošlje v elektronski obliki. Večino dokumentov bi morali imeti možnost podpisati digitalno, z zelo malo izjemami. Če želite to narediti, potrebujete aplikacijo, s katero lahko ustvarite digitalni podpis in ga uporabite za datoteke.

Nekaj ​​primerov programske opreme, ki vključuje orodja za e-podpisovanje, je:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign in
• Predogled macOS-a (prikazan zgoraj).

Če želite začeti, morate najprej ustvariti podpis, ki je pogosto najtežji del, ker so podpisi ponavadi videti nerazločni, če so narejeni z miško, prstom in zaslonom na dotik ali pisalom. Dobra novica je, da morate ta korak storiti samo enkrat. Ko ustvarite in shranite podpis, ga lahko uporabljate znova in znova. Za več podrobnosti o dveh najbolj priljubljenih metodah lahko dobite več podrobnosti o zgodbah PCMaga o tem, kako podpisati PDF s programom Acrobat Reader in kako podpisati PDF v predogled macOS-a.

Če se z miško, prstom ali pisalom borite za podpisovanje svojega imena, preverite, ali obstaja možnost, da posnamete sliko podpisa s pisalom in papirjem, ki jo lahko nato naložite.

4. Storitev sinhronizacije datotek

Storitev za sinhronizacijo datotek vam daje na voljo vse dokumente, ne glede na to, katero napravo imate pri roki. Tu je primer, kako je storitev sinhronizacije datotek nepogrešljiva: pred leti sem se na letališču prijavil na Global Entry. Moj sogovornik me je prosil za dokaz o poštnem naslovu. Ni na vozniškem dovoljenju in nisem prinesel nobene pošte s seboj, da bi ga pokazal. Potem sem se spomnil, da sem skeniral in shranil nepremičninski dokument, ki so mi ga poslali na naslov, ki ga potrebujem. Odprl sem mobilno aplikacijo storitve sinhronizacije datotek in potegnil dokument, da sem pokazal anketarja. Bil je zadovoljen in dobil sem svoj globalni vpis.

Tri najbolj znane storitve za sinhronizacijo datotek - in nobenega od njih ne obotavljam - so:

• Škatla,
• Dropbox in
• Google Drive.

Številni programi za sinhronizacijo datotek omogočajo tudi shranjevanje kopij dokumentov brez povezave v vaše naprave, kar je še posebej priročno za vse, kar boste morda potrebovali v pol nujnih primerih, na primer zavarovalniška potrdila, ID ali imena in telefonske številke v telefonskem drevesu.

Nekatere najboljše storitve za sinhronizacijo datotek imajo tudi orodja za izmenjavo dokumentov, ki jih bomo lahko uporabili naslednjič.

5. Orodje za deljenje dokumentov

Pogost način pošiljanja digitalnih dokumentov je, da jih pripnete na e-pošto. Vendar ta možnost ni vedno idealna, saj ne morete vedno povedati, kdaj jih je prejel ali če jih je prejel. (Lahko uporabite potrdila o branju, vendar delujejo le, če jih prejemnik ni blokiral ali zavrnil.) Druga težava z e-pošto je, da so nekatere datoteke prevelike ali vaš e-poštni program samodejno poslabša kakovost izvirnika.

Alternativni način pošiljanja digitalnih dokumentov je skupna raba prek neke druge storitve v oblaku. Storitve sinhronizacije datotek, na primer tiste iz prejšnjega razdelka, običajno omogočajo skupno rabo datoteke tako, da ustvarite povezavo do nje, ki jo lahko nato pošljete, kolikor želite. Storitve za shranjevanje v oblaku (od katerih jih je veliko zdaj ne ločimo od storitev sinhronizacije datotek) jih imajo običajno tudi.

Običajno datoteke, ki jih želite dati v skupno rabo, vstavite v mapo v aplikaciji za sinhronizacijo ali shranjevanje v oblaku in z desno miškino tipko kliknite povezavo, ki jo lahko daste v skupno rabo. S te povezave lahko prejemnik prenese datoteke. Odvisno od storitve, ki jo imate, boste morda videli, kdaj ali kako pogosto si oseba naloži datoteko. Nekatere storitve, vključno z Dropboxom, celo omogočajo, da ustvarite datum veljavnosti za dostop.

Poglejte naprej, začnite danes

Zadnji nasvet o tem, da gre brez papirja, je začeti danes in se veseliti, ne pa nazaj. S tem mislim, da se ne odlašajte z digitalizacijo ne glede na zaostanke papirja. Namesto tega sprejmite nekaj aplikacij, ki vam bodo pomagale brezpapirno, zdaj pa se lahko pomikate naprej z novimi navadami.