4 načini programske opreme za upravljanje poslovnih dokumentov vam lahko prihranijo denar

Če vaše podjetje razmišlja o programski opremi za upravljanje poslovnih dokumentov, naj vas vodijo številke. Seveda vas verjetno skrbi še ena večna pristojbina za licenciranje programske opreme, ki se bo seštevala mesec za mesecem in leto za letom, vendar bodite prepričani, da bodo ta orodja na koncu prihranila več denarja, kot stanejo. Orodje za izbiro urednikov, kot je Zoho Docs, vam nudi večjo fleksibilnost, funkcije sodelovanja in prostor za shranjevanje, ki ga boste kdaj imeli s papirjem, mapami datotek in omarami za shranjevanje.

Z Lisa Croft, vodjo trženja tržnih izdelkov v Adobe Document Cloud, ki je sposobno in stroškovno učinkovito orodje za upravljanje poslovnih dokumentov, sem govoril o številnih načinih, kako lahko upravljanje poslovnih dokumentov prihrani vašemu podjetju čas, prostor in še pomembneje, veliko denarja. Tu so štirje najočitnejši načini, s katerimi ta orodja zagotavljajo donosnost naložbe.

1. Stroški tiskanja

Če se lahko popolnoma znebite papirnatih dokumentov, tako da celotno delovanje postanete digitalni, boste kupili veliko manj papirja kot vaši konkurenti. Poleg tega boste porabili manj denarja za tiskanje, kar vključuje stroške energije, črnila in poštnino, povezano s fizičnim pošiljanjem dokumentov na oddaljene lokacije.

Podjetja, ki natisnejo 10.000 dokumentov, bodo s prehodom na digitalne dokumente prihranila približno 2.740 dolarjev (10.000 dokumentov je približno 1/6 GB, več o tem kasneje), po izračunih družbe Adobe. Če vas stroški papirja ne zasukajo, pomislite, koliko boste pomagali okolju. Deset tisoč dokumentov zahteva 11.427 litrov vode, 961 funtov odpadkov in 3.725 funtov lesa. To je za naš ekosistem veliko škode.

"Poskusi, da sploh ne bi nikoli tiskali, " je dejal Croft. "Ko natisnete dokument, boste z upravljanjem tega dokumenta uvedli stroške. Če ga hranite digitalno od konca do konca, prihranite denar od začetka."

2. Stroški skladiščenja

Stroški poslovnih nepremičnin v Midtownu na Manhattnu, kjer se nahajajo pisarne PCMaga, znašajo približno 73 USD na kvadratni čevelj. Če za shranjevanje dokumentov namenite le 100 kvadratnih čevljev, porabite približno 7.300 dolarjev na mesec ali 87.600 dolarjev na leto, za shranjevanje papirja.

Če pa bi v celoti digitalizirali svoje papirno delovanje, bi lahko shranili 64.800 dokumentnih strani programa Microsoft Word v manj kot 1 GB digitalnega pomnilnika v oblaku. Z dokumenti Zoho Docs bi lahko na primer plačali samo 96 dolarjev za 100 GB prostora za shranjevanje na leto. Sto gigabajtov je ekvivalent 64.800.000 strani Word. Z Zoho Docs boste dobili tudi dostop do funkcij, kot so skupna raba datotek, spletno in hkratno urejanje skupin ter celo dnevniki revizij, ki natančno povedo, kdo je dostopal do njih in spremenil svoje dokumente (več o tem pozneje).

3. Naredite več za manj in to storite hitreje

Prej sem omenil nekaj digitalnih funkcij, zaradi katerih so sistemi za upravljanje poslovnih dokumentov bolj pomembni za vaše podjetje kot običajni papirni dokumenti. V tem razdelku bom podrobneje predstavil svoje mnenje. Z Adobe Document Cloud, na primer, lahko pošljete eno datoteko več uporabnikom in zahtevate podpise od vsakega prejemnika. Pomislite, koliko bolj zapleten in drag bi bil ta postopek s papirjem in poštno službo ZDA. Zdaj pomnožite stroške tolikokrat, kot lahko ponovite postopek skozi vse leto.

"Elektronsko podpisovanje dokumenta vam prihrani denar, " je dejal Croft. "Ni vam treba FedEx. Ni vam treba čakati, da ga vrnete nazaj. S tem se skrajša čas in dodatne kopije dokumenta. Prav tako odpravite težave z ljudmi, ki spreminjajo dokument, tako da veste, da dokument dokument, ki ste ga dejansko poslali. " V varnost bom prešel v naslednjem razdelku.

Kaj pa urejanje skupin? Z orodji, kot so Zoho Docs, lahko združite skupino in hkrati spremenite dokumente, ne da bi jih morali pošiljati naprej in nazaj od člana do člana. Tudi če bi že uporabljali Microsoft Word in e-pošto, bi bil ta postopek veliko počasnejši in manj sodelovalni. Verjetno boste ustvarili dokument in ga poslali v verigo ukazov za več pregledov, nato pa bo dokument vrnjen nazaj v pregled. S programsko opremo za upravljanje poslovnih dokumentov bi lahko vse naložene stranke hkrati urejale dokument, vse v istem pregledovalniku dokumentov.

"Zagotoviti sodelovanje pri dokumentu je vsekakor korist, " je dejal Croft. "Vrednost tega je, da prihranite denar za potovanje, poleg tega pa zmanjša cikle pregledovanja. Dokument vzamete od začetka do konca skozi precej zapleten cikel. Kadarkoli lahko ta čas zmanjšate, prihranite denar. Tiste obrobne stvari, o katerih ljudje ne razmišljajo, vendar vam na dolgi rok prihranijo denar."

4. Številni vidiki varnosti dokumentov

Nemogoče je količinsko določiti, koliko varnosti dokumentov lahko prihrani vaše podjetje, dokler ni prepozno. Na primer: Kaj pa, če nekdo prevzame pogodbo, ki ste ji jo poslali, na fizični list papirja in izvede nepotrjene spremembe pogojev pogodbe? Možno je, da sprememb ne boste videli v ponarejenem dokumentu, preden ga podpišete. Zdaj ste pravno odgovorni za pogoje novega in lažnega sporazuma.

Poleg tega kaj, če nekdo izgubi kos papirja, ki vsebuje vitalne podatke podjetja, in te informacije dobijo v napačne roke? Lahko bi izgubili konkurenčno prednost ali pa bi lahko tožili. Čeprav ni mogoče določiti, koliko bi to škodo lahko stalo vaše podjetje, je skoraj zagotovo nižja od cene letne naročnine za upravljanje poslovnih dokumentov.

"Orodja za upravljanje dokumentov vam omogočajo, da veste, kdo ima dostop in kaj lahko naredi z dokumentom, " je dejal Croft. "Lahko vam pošljem datoteko in povem, ko ste jo odprli, če ste jo pogledali, ali ste jo natisnili. Vem, kje je dokument. Ali bo šel ta dokument v napačne roke? Ta orodja to tveganje v celoti odpravijo. To je nekaj, na kar ne razmišljate o varčevanju denarja, a na dolgi rok bi to lahko bilo."

Poiščite pravo orodje za vas

Čeprav so Zoho Docs in Adobe med najboljšimi orodji na trgu, drugi izdelki, kot so Google Drive, Microsoft SharePoint in Dropbox Business, ponujajo edinstvene nabore funkcij, ki bi morda bolje ustrezali vašim potrebam.

Na primer: Google Drive ponuja popoln spletni dostop do dokumentov, lahko bere datoteke Microsoft Office in ponuja neomejeno shranjevanje za več kot pet uporabnikov. SharePoint je idealno orodje za podjetja, ki se zanašajo predvsem na orodja Microsoft Office 365, kot so Word, PowerPoint in Excel. Dropbox je najboljši pri shranjevanju, upravljanju in prenosu datotek. Podjetje je celo pred kratkim dodalo orodja za skrbništvo IT, da bi vam zagotovili večjo prožnost glede tega, kdo vidi katere dokumente.