35 nasvetov za Google Drive, ki si jih ne morete privoščiti

Dvignite roko, če se spomnite Writelyja. Avgusta 2005 je štirinožno podjetje Upstartle zagnalo samo besedilni procesor, ki je izkoristil novo tehnologijo brskalnika AJAX. Uporabnikom je omogočil takojšnje shranjevanje in pridobivanje vsebine, ustvarjene v brskalniku, vendar shranjene na strežniku. In uspelo je tako dobro, da je Google kupil Upstartle manj kot leto dni pozneje. Takrat je bil izdelek, kot je Writely, edinstven (programska oprema ni prišla na CD-ju) in je veljal za igranje.

Hitro naprej do danes. Googlov spletni pisarniški paket orodij ni naredil nič drugega kot rast in izboljšanje. Zdaj pod okriljem Google Drive najdete storitev upravljanja datotek in shranjevanja ter različne spletne in mobilne aplikacije. Sem sodijo: urejevalnik besedil (Dokumenti ali Writely, vsi odrasli), preglednica (Sheets), predstavitve (diapozitivi), risanje in obrazci.

To je popoln nabor orodij, ki zdaj prevzema Microsoftov veliko bolj zrel Office; Dejansko je Google Drive prerekaval Microsoft, da je ustvaril spletne različice Word, Excel in PowerPoint, da bi delal s svojo storitvijo za shranjevanje / sinhronizacijo OneDrive.

Podjetja lahko uporabljajo G Suite, različico Google Drive z vsem pomnilnikom in orodji ter integracijo Gmaila, Koledarja, spletnih mest in več pod svojim domenskim imenom. Cene se začnejo pri 6 USD na uporabnika na mesec za 30 GB spletnega prostora za shranjevanje na uporabnika; neprofitne organizacije in šole jo lahko dobijo brezplačno.

Pogon - naša izbira urednikov za produktivnost v pisarni - je resen nabor orodij za resno (ali zabavno) delo, povsem povsem brezplačno. Potrošniki plačajo le za dodatno skladiščenje. A splača se vedeti več kot le osnove. Tukaj je opisano, kako kar najbolje izkoristiti Google Drive.

Shranjevanje datotek je brezplačno, vrsta

Vsak osebni račun Google Drive - ki ga dobite, če imate katero koli Googlovo storitev, na primer Gmail ali Google Photos - ima 15 gigabajtov brezplačnega prostora za shranjevanje. Vedno lahko to nadgradite prek Google One, vendar upoštevajte: v teh 15 GB je mogoče uporabiti samo tuje datoteke - na primer Microsoftove datoteke, PDF ali slike. Datoteke Google Dokumentov / listov / diapozitivov, ki jih ustvarite, se ne štejejo za dodelitev prostora za shranjevanje v storitvi Google Drive.



Sinhronizirajte vse datoteke

Google Drive se sinhronizira med napravami, tako da lahko začnete projekt v računalniku in ga prevzamete v telefonu, tabličnem računalniku ali domačem prenosniku. In deluje s katero koli vrsto dokumenta, ne samo z izvornimi dokumenti, listi in diapozitivi. Na namizje namestite Googlov program za varnostno kopiranje in sinhronizacijo, da v Google Drive samodejno varnostno kopirate datoteke iz računalnika, kamere ali kartice SD.

Ta vidik Google Drive bo verjetno porabil 15 GB brezplačnega prostora za shranjevanje, saj poskrbi za druge vrste datotek. Če vam zmanjka, boste morda morali plačati dodatni prostor za shranjevanje prek storitve Google One. Toda možnosti se začnejo pri 1, 99 USD na mesec (ali 19, 99 USD na leto) za 100 GB. Tudi 2TB znaša le 10 USD na mesec ali 99, 99 USD na leto.



Dobro sodelujte z drugimi

Ime igre z Google Dokumenti je "sodelovanje". Ni pomembno, ali ste vsi na prenosnikih, tabličnih računalnikih ali pametnih telefonih, hkrati pa lahko dokument natisne več oseb, hkrati pa do 50.

Če želite ohraniti zavihke o tem, kaj so storili vaši prijatelji, družina in / ali sodelavci, si oglejte zgodovino revizij prek Datoteka> Zgodovina različic> Glej Zgodovino različic. (Ali na vrhu kliknite Vse spremembe, shranjene v storitvi Drive, če se prikaže.) Seznam na desni strani bo prikazal, kdo je posodobil dokument in kdaj; kliknite ime in si oglejte, kaj so storili. Različnim različicam dodajte različna imena, da jih boste lažje spremljali - kliknite gumb v zgornjem desnem kotu, če si želite ogledati samo poimenovane različice.



Revizija kot v programu Microsoft Word

Kaj, če želite, da so revizije videti, kot se dogajajo, ko sledite spremembam v dokumentu Microsoft Word? Dokumenti podpirajo funkcijo, ki se imenuje Predlagaj spremembe. Kliknite gumb Urejanje (z ikono svinčnika) navzgor z gumbi Komentarji in Skupna raba. Dobili boste meni, s katerim lahko urejate, dajete predloge (z vidnimi sledljivimi spremembami, ki jih lahko pozneje sprejmete vi ali drugi) ali si ogledate končni dokument.



Poiščite sodelavca

Če se ne morete spomniti imena želenega dokumenta, vendar se spomnite, kdo ga je dal v skupno rabo z vami, v levem meniju Google Drive kliknite Skupna raba z mano. Dobili boste seznam vseh dokumentov, ki so jih ljudje delili z vami. Če je seznam predolg za razčlenitev, v iskalno polje na vrhu vnesite ime sodelavca.



Objavite dokument

Če želite biti del sodelovanja, je treba dokument deliti. Omejitev je 200 ljudi, če pa več kot 50 sodelavcev poskuša urediti dokument, si lahko spremembe ogledajo le pokojni uporabniki.

Lastniki dokumentov lahko določijo, kdo ima privilegije za urejanje. Da pa ne bo težav, dokument objavite v javnosti. V zgornjem desnem kotu kliknite gumb »Skupna raba«, pojdite na Napredno in nato v razdelku »Kdo ima dostop« kliknite »Spremeni«. Izberite javnost v spletu ali koga s povezavo; nekatere stranke G Suite lahko svoje dokumente dajo na voljo le vsem v svoji organizaciji.

Javni dokumenti so na voljo iskalnikom… in Google ima tudi enega od teh.



Nastavite raven dostopa

Ko delate vse te dokumente, boste morda mislili, da so vsi enaki. Ne tako. Obstajajo štiri stopnje dostopa do dokumentov. Lastniki lahko datoteko naredijo karkoli - tudi izbrišejo - in povabijo več sodelavcev. Uredniki lahko seveda urejajo, a povabijo več sodelavcev le, če lastnik to dovoli. Gledalci lahko vidijo, kaj se dogaja. Komentarji ga lahko vidijo in pustijo pripombe na njem. Gledalci in komentatorji lahko delajo kopije dokumentov, zato o dokumentih ne razmišljajte kot o "varnih."



Komunicirajte med sodelovanjem

Google Drive prikazuje vaše sodelavce dokumentov v zgornjem desnem kotu. Med delom lahko za določene ljudi puščate vmesne komentarje ali vprašanja, lahko pa jim pošljete tudi takojšnje sporočilo. Kliknite mehurček za klepet zraven pogovornih predalov sodelavca in vnesite svoje sporočilo. Vendar to ni zasebno sporočilo. Tudi vsi drugi v dokumentu lahko vidijo vašo razpravo.



Objemite dodatke

Obstaja vrsta dodatkov, ki lahko razširijo funkcionalnost, ki jo že prejmete brezplačno v Dokumentih in Preglednicah. Poiščite ali aktivirajte jih s klikom na Dodatke> Pridobivanje dodatkov pri urejanju dokumenta.



Objemite ga s aplikacijami

Da ne bi zamenjali dodatkov, obstajajo tudi številne aplikacije Google Drive - v celoti spletne aplikacije, ki jih lahko povežete na Google Drive. Nekaj ​​se prekriva z dodatki - verjetno ne potrebujete aplikacije in dodatka HelloFax. Toda aplikacije, ki jih najdemo v spletni spletni trgovini Chrome, olajšajo nekaj dodatnega urejanja drugje.



Naloži prek povleci in spusti

Google Drive ima na vmesniku velik gumb "Novo" za ustvarjanje novih datotek. Prav tako je nalaganje datoteke ali mape. Preskočite ta del - povlecite datoteke iz Windows Explorerja ali macOS Finderja desno na seznam datotek Google Drive. Na dnu zaslona brskalnika se prikaže oblak s puščico navzgor, ki kaže, da lahko datoteko, ki jo vlečete, spustite naravnost v Drive.



Povezave za hitro ustvarjanje

Če želite hitro ustvariti nov dokument, preglednico, predstavitev ali risbo, dodajte naslednje povezave v vrstico z zaznamki brskalnika:

http: //doc.new– nov Google dokument

http: //sheets.new– nov Google Sheet

http: //deck.new– nov Google Slide

http: //site.new– novo Googlovo spletno mesto

http: //form.new– nov Googlov obrazec



Uporabite Companion za zagon namizja Windows

Razširitev Drive Companion za Google Chrome izpolnjuje specifično potrebo: razbijanje zagnanih dokumentov Google Drive / diapozitivov / listov v pojavna okna brskalnika, ki zagotavljajo videz namenskega programa na namizju. V operacijskem sistemu Windows pojavna okna dobijo celo ikono Google Drive v opravilni vrstici, tako da lahko preprosto skočite nanjo. Novo okno lahko zaženete s praznim dokumentom ali odprete obstoječega.



Dostop do datotek pogona brez povezave: namizje

Do datotek, shranjenih v Googlu Drive, običajno dostopate, ko je vaš brskalnik povezan z internetom. Toda za tiste čase, ko Wi-Fi ni na voljo, Google Drive podpira dostop brez povezave.

Najprej namestite razširitev za Chrome Docs Offline (to deluje samo v Googlovem brskalniku), nato pa pojdite na nastavitve Google Drive. Potrdite polje poleg možnosti »Ustvari, odpri in uredi svoje nedavne datoteke Google Dokumenti, Preglednice in Diapozitivi v tej napravi, ko je brez povezave.« To aktivira storitev, vendar boste morali izbrati datoteke, ki jih želite brez povezave. Pomaknite se do drive.google.com, z desno miškino tipko kliknite želene dokumente (pritisnite Shift / Ctrl ali Command za več datotek) in vklopite "Na voljo brez povezave".



Dostop do datotek Drive Offline: Mobile

Če želite na pametnem telefonu sodelovati z datoteko Google Drive, vendar nimate dostopa do interneta, nastavite datoteko, da bo pred časom na voljo brez povezave. Odprite datoteko Dokumenti, Diapozitivi ali Preglednice, tapnite tristranski meni ( ) v zgornjem desnem kotu in preklopite stikalo ob možnosti » Na voljo brez povezave «. Ko se naslednjič vključite v splet, se bodo vse spremembe, ki ste jih naredili, spet sinhronizirali z Google Drive.



Shranite za kasneje z Google Drive

Evernote je spletno skladišče vseh vaših digitalnih stvari. Google Drive lahko uporabljate na podoben način. Razširitev za Google Chrome, imenovana Shrani v Google Drive, omogoča, da skoraj vse, kar vidite v spletu, shranite v mapo na Googlovem disku. Vendar obstaja nekaj opozoril. Ne morete zares shraniti samo dobrih besedilnih delov strani - pogled si lahko shranite le kot datoteko PNG, celotno izvorno kodo HTML ali pa jo shranite kot Google Doc (s tem bo oblikovanje zavrženo). Z desno miškino tipko kliknite sliko in shranite lahko le to. Za resno varčevanje informacij se držite Evernote, OneNote ali Pocket.



Neposredna skupna raba dokumentov prek Gmaila

Če uporabljate Gmail in Google Drive, imate srečo: nikoli več vam ni treba priložiti dokumenta. To pomeni, da nikoli ne boste naleteli na omejitev priloge 25 MB, namesto tega pošljite do 10 gigabajtov datotek.

Datoteke je treba najprej naložiti v shrambo Google Drive. Datoteke vstavite v Gmail sporočilo s klikom ikone Google Drive ( ) na dnu zaslona za pisanje e-pošte. Če so datoteke na trdem disku, jih povlecite in spustite z zavihka Nalaganje.



Za urejanje uporabite ločene mobilne aplikacije

Google je že dolgo ponujal aplikacijo Drive za iOS in Android, vendar je urejanje datotek mešano, zato je Google to funkcionalnost premaknil, da je ločil aplikacije za Dokumente (iOS, Android), Sheets (iOS, Android) in Diapozitive (iOS, Android). Aplikacija Drive živi in ​​omogoča dostop in ogled shranjenih datotek; ko ga boste morali urediti, vas bo preusmeril v eno od drugih aplikacij, če bodo nameščene.



Pretvarjanje v obliko Google Dokumentov

V Google Drive lahko za shranjevanje dodate skoraj katero koli datoteko, kako pa z njimi delate, ko jih naložite? Pretvarjanje datoteke v format Google Dokumenti, Preglednice ali Diapozitivi je precej enostavno. Naložite datoteko in z desno miškino tipko kliknite "Odpri z". Prikaže se podmeni izbire z možnostmi, s katerimi lahko na primer spremenite Wordov dokument v Google Dokument. Ustvaril bo kopijo, izvirno datoteko pa pustil nedotaknjeno.

Za urejanje vseh dokumentov Office, ki jih povlečete v brskalnik, lahko uporabite tudi razširitev za urejanje Officeov za dokumente, tabele in diapozitive Chrome. Nato jih lahko shranite nazaj v prvotno obliko ali jih shranite v obliki Google Drive, da prihranite prostor.



Vse slike / PDF pretvorite v besedilo

Če želite, da se vsak element, ki ga naložite na namizje, tudi PDF-ji, pretvori v besedilo, ki ga lahko uredite kot Google Dokument, pojdite na Google Drive (ne Dokumenti) na namizju in kliknite ikono zobnika ( ) zgoraj in izberite Nastavitve. V pojavnem oknu potrdite polje zraven Pretvori nalaganje. Nalaganje datotek lahko traja nekoliko dlje, vendar je vredno. Na koncu boste imeli Google Doc, ki ima vstavljeno sliko, spodaj pa je mogoče urejati besedilo.



Optično branje z aplikacijo Mobile

Ena edinstvena funkcija mobilne aplikacije Google Drive (ne v ločenih aplikacijah Dokumenti in Preglednice) je možnost nalaganja slike. Zakaj bi to naredil? Besede na sliki pregleda Google in postanejo besedilo, ki ga je mogoče iskati. Odličen je za fotografiranje receptov, jedilnika, shranjevanje ur - vse, kar bi morali pozneje najti, vendar ne želite ponovno vnesti. (Aplikacija iOS pa besedila ne omogoča urejanja z OCR - ki deluje samo z namizja ali s sistemom Android.)



Zbiranje podatkov od drugih

Ena aplikacija v Googlovem pogonu, ki ne pritegne veliko pozornosti, je Obrazci, vendar je priročna. Zamislite si to kot svojo osebno anketo. Ustvari anketo, anketo, kaj imaš in jo daj v skupno rabo. Zbrani podatki so vstavljeni v datoteko preglednic Sheets. Obrazci so prav tako kolaborativni za izdelavo vseh dokumentov. Obrazci podpirajo vrstice o napredku (da anketirancem pokažejo, kako dolgo morajo do konca), slike in YouTube video posnetke.



Narišite v Dokumentih

Aplikacija Risbe v Googlu Drive v resnici ni za urejanje fotografij. Lahko pa ga uporabimo za zdrs nekaj grafike. Če v dokumentu potrebujete nekaj slikovne ustvarjalnosti, jo imate. V Dokumentih, Preglednicah ali Diapozitivih se pomaknite na Vstavi> Risba> + Novo - dobili boste pomanjšano zadnjo različico aplikacije Risanje, s katero boste lahko vključili svojo umetnost. Če ste že shranili umetnost, ki ste jo ustvarili v storitvi Drive, izberite Risba> Iz Drive v meniju Vstavljanje.



Pojdite preko celotnega zaslona (dvakrat)

Potrebujete nekaj časa za pisanje brez motenj? Izberite Pogled> Celozaslonski način, da se na vrhu znebite menijev in orodnih vrstic aplikacij (za vrnitev pritisnite tipko Esc). Pritisnite tipko F11 v celozaslonskem načinu, da skrijete tudi menije brskalnika in se spet vrnejo.



Podokno za raziskave najde več

Ko imate projekt in glavo nepremičnin z omejenimi zasloni, je zadnja stvar, ki jo želite storiti, zapustiti stran, kjer boste iskali. Raziskovalno podokno (dostopno samo v Dokumentih) to obide. Kliknite Orodja> Razišči (ali Ctrl + Alt + Shift + I), da dostopate do nje. V dokument je enostavno vstaviti navedbo opombe, ki se nanaša na rezultate. Uporabite Ctrl + Shift + Y, ko je kazalec na določeni besedi in v podoknu je prikazana definicija. Podokno Raziskovanje lahko celo uporabite za vstavljanje slik, ki jih najde.



Vstavite povezave z iskanjem

V Google Dokument je enostavno vstaviti povezavo. Izberite besedilo, kliknite ikono verige ali pritisnite Ctrl-K in prikaže se meni, kamor lahko prilepite URL. Če pa še nimate URL-ja za povezavo, bo Google našel enega za vas, saj je Googlovo iskanje integrirano. Najprej bo iskal izraz, ki ste ga izpostavili. Če to ne deluje, vnesite drugo poizvedbo - besedilo dokumenta ne bo spremenilo. Ko najdete povezavo, ki vam je všeč, jo kliknite tako, da jo takoj vstavite.



Prikaži vsako posamezno bližnjico

Pridobite bližnjice na tipkovnici in postali boste Google Drive. Razen kaj so in kako jih najdete? Ne glede na to, v kateri aplikaciji Drive ste, tudi na glavni strani Google Drive samo vnesite Ctrl + / in v bližnjičnem meniju bodo prikazane vse razpoložljive možnosti tipkovnice.



Prevedi na muho

Imate dokument v tujem jeziku? Naložite ga v Google Drive, odprite ga (kot Google Dokument), kliknite Orodja> Prevedi dokument. Dobili boste podvojeni dokument v želenem jeziku.

• Vpišite glas v dokumentih

  Odprite povsem novo prazno datoteko Google Doc za obdelavo besedila na namizju in če ima računalnik mikrofon, imate možnost vnesti glasovno tipkanje. Poiščite ga v meniju Orodja ali pritisnite Ctrl + Shift + S. Zraven dokumenta postavi ikono mikrofona - kliknite jo, da spregovori, in to, kar rečete, se pojavi v dokumentu. Ikona mikrofona postane rdeča in ob zaslišanju bo dobila ciljni oris.

  Google je v zadnjih nekaj letih naredil veliko za izpopolnjevanje prepoznavanja in diktiranja glasu, kar deluje precej. Ne samo zato, da zapišete, kar govorite (vključno z osnovnimi ločili - recimo "obdobje", na primer, ko zaključite stavek), ampak tudi za popravke in oblikovanje sprememb prek glasu ter za krmarjenje po dokumentu, ne da bi se dotaknili miške. Seznam podprtih jezikov presega le angleščino v ZDA. Vendar boste vaše prekletstvo cenzurirali z zvezdicami - to sranje boste morali znova navesti pozneje.



Popolno iskanje datotek

Iščete določeno datoteko ali dokument v storitvi Google Drive? Googlu so stvari za iskanje manjše, zato je običajno enostavno. Če želite izvesti napredno iskanje, odprite možnosti za to s puščico navzdol v iskalnem polju. Od tam poiščite vrsto datoteke, lastnika, če je z zvezdico ali smeti, kdaj je bila nazadnje spremenjena, s kom je bila v skupni rabi in še več.

Še bolje, pri iskanju storitve Drive uporabljajte obdelavo naravnega jezika. To pomeni, da lahko preskočite ezoterične iskalnike in poskusite nekaj takega, kot je "najdite moje prodajne sestanke minut od lanskega julija."



Barvajte mape

Pomaga ohranjati vrstni red, včasih pa želite, da se vaše oči privadijo na najpogosteje uporabljene mape, recimo z barvno izbiro. Google Drive ponuja mavrico izbire. Z desno miškino tipko kliknite katero koli mapo in izberite Spremeni barvo, da odprete meni.



Pridobite nov Outlook

Če uporabljate Outlook.com ali Outlook aplikacijo za iOS ali Android, niste omejeni na uporabo Microsoft OneDrive za dostop do datotek v oblaku. Dobite jih lahko tudi iz Dropboxa, Boxa, Facebooka in ja, tudi Google Drive.



Zaščitite posebne celice

V Google Sheetu lahko nastavite zaščito celotnega delovnega lista z orodji> Zaščitni list, tudi če delate list. Še bolj natančna in uporabna pa je možnost zaščite samo delov podatkov. Pod Podatki> Zaščiti liste in obsege lahko nastavite obseg celic, ki se jih nihče razen vas ali izbranih nekaj ne more dotakniti.



Poiščite več pisav

Če menite, da izbira pisave v dokumentih Google Drive omejuje vašo ustvarjalnost, dodajte še nekaj. V meniju Pisava (v orodni vrstici) je najboljša izbira Več pisav. Pogovorno okno, ki se prikaže, vam omogoča prikaz pisav po vrstah, kot so rokopis, monospace, serif ali sans-serif; nato lahko razvrstite po priljubljenosti ali datumu dodajanju ali trendu. Poiščite določeno ime pisave. Nato postavite ček poleg katere koli pisave, do katere želite hiter dostop s samega dokumenta. Pisave niso specifične za dokument - če izberete novega, bo ta nato na voljo v vseh Google Dokumentih, Preglednicah in Diapozitivih. Vse Googlove pisave si lahko ogledate na fonts.google.com, vendar niso vse na voljo za uporabo v Googlu Drive.



Organizirajte ta pogon

Če ste resni uporabniki Googlovega diska, ste verjetno bili dovolj dolgi, da bi vsebino vašega Drive spremenili v nered. V tem primeru si oglejte 7 preprostih korakov za čiščenje Google Drive.