22 Excel-ovi nasveti, kako postati profesionalna preglednica

Na planetu Zemlja je zelo, zelo malo ljudi, ki bi lahko rekli, da so popolnoma obvladali vsako zapleteno malenkost v zvezi z Microsoft Excel. Gre za svetovno premierno aplikacijo za preglednice in je že 35 let industrijski standard, ki je nadomestil nekoč ugledni Lotus 1-2-3, prvo morilsko aplikacijo za osebne računalnike v osemdesetih letih prejšnjega stoletja.

Prevlado Microsoftovega Excela kot preglednice je treba še preizkusiti, zagotovo ne Corelov Quattro Pro (še danes se prodaja v WordPerfect Office Pro), odprtokodna orodja iz Apache ali LibreOffice ali celo Googlovi listi (preglednica Google Drive)).

Za to obstaja razlog. Excel je več kot blagovna znamka, ki jo vsi poznajo: močan je. To je skoraj vse, kar bi človek lahko zahteval v preglednici. Trenutna različica programa Excel 2019, ki je na voljo v programu Microsoft Office 2019 kot del naročnine na Microsoft 365 in druge metode, je izbira urednikov PCMag.

Ne gre samo za številke. Na videz neskončno omrežje Excel s številnimi ljudmi naseli veliko podatkov s pomočjo podatkovnih datotek. Lahko naredi sorazmerno učinkovit upravitelj stikov ali popoln upravitelj odnosov s strankami. Ni vse tako šokantno, ko ljudje, ki ga uporabljajo kot svoj urejevalnik besedil, kljub Microsoftu Word običajno sedijo tik ob njem.

Ena stvar, ki jo ima skoraj vsak uporabnik Excela: premalo vedeti. Obstaja toliko načinov, kako narezati in narezati številke, dati tem podatkom nov videz in še več, nemogoče jih je ponovno našteti. Na temo je napisanih celih knjig. Toda preprosto je obvladati nekaj bolj zanimivih in zapletenih nasvetov, ki bodo vaš čas uporabe programa nekoliko olajšali in naredili boste videz vašega urada za visokotehnološko razpredelnico. Torej, bodite pozorni na katere koli ali vse te trike, da boste v Excelu izstopali.

Prelomi vrstic in zavijanje besedila

Vnašanje v celice preglednice je lahko neprijetno, saj se privzeto za besedilo, ki ga vnašate, nadaljujete večno, ne da bi se vrnili nazaj na novo vrstico. To lahko spremenite. Ustvarite novo vrstico tako, da vnesete Alt + Enter (s pritiskom na Enter vnesete celico). Ali pa kliknite možnost Preveri besedilo na zavihku Domov na vrhu zaslona, ​​kar pomeni, da se vsi zapisi besedila desno na rob celice, v kateri ste. Spremenite velikost vrstice / stolpca in besedilo znova zavijte tako, da ustreza.



Ctrl + Shift za izbiro

Obstajajo veliko hitrejši načini za izbiro nabora podatkov kot uporaba miške in vlečenje kazalca. Kliknite prvo celico, ki jo želite izbrati in pridržite Ctrl + Shift, nato pritisnite puščico navzdol, da dobite vse podatke v spodnjem stolpcu, puščico navzgor, da dobite vse podatke zgoraj, ali puščico levo ali desno, da dobite vse vrstica (seveda levo ali desno). Združite navodila in lahko dobite cel stolpec, pa tudi vse v vrsticah na levi ali desni strani. Izbral bo samo celice s podatki (tudi nevidnimi podatki). Če uporabljate Ctrl + Shift + End, bo kazalec skočil na spodnjo desno celico s podatki in tako izbral vse vmes. Če je kazalec v zgornji levi celici (A1), je to vse. Še hitreje: Ctrl + Shift + * (zvezdica bo izbrala celoten nabor podatkov ne glede na to, katera celica je izbrana. ( Slika xuuxuu iz Pixabaja )



Samodejno polnjenje

To je brez možganov, vendar je tako enostavno spregledati. Začnete tipkati vrsto ponavljajočih se stvari, kot so datumi (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20 itd.) In veste, da ste dolg dan. Namesto tega začnite serijo in premaknite kazalec na zaslonu v spodnji desni del zadnje celice - ročaj za polnjenje. Ko se spremeni v znak plus (+), kliknite in povlecite navzdol, da izberete vse celice, ki jih morate izpolniti. Čarobno bodo napolnili z vzorcem, ki ste ga začeli. Prav tako lahko gre navzgor po stolpcu ali levo ali desno po vrsti.

Še bolje - samodejno napolnite brez večjih vzorcev. Spet izberite celico ali celice, premaknite se na ročaj za polnjenje, kliknite in povlecite. Dobili boste meni možnosti. Več podatkov, ki jih vnesete na začetku, bo boljša možnost Fill Series ustvarila možnosti samodejnega izpolnjevanja. Oglejte si to Microsoftovo vadbo.



Flash Fill

Flash Fill bo pametno napolnil stolpec na podlagi vzorca podatkov, ki ga vidi v prvem stolpcu (pomaga, če je zgornja vrstica edinstvena vrstica glave). Na primer, če so v prvem stolpcu vse telefonske številke, ki so oblikovane kot "2125034111" in želite, da so vsi videti "(212) -503-4111, " začnite tipkati. V drugi celici bi moral Excel prepoznati vzorec in prikazati, kaj misliš, da želiš. Samo pritisnite Enter, da jih uporabite. To deluje s številkami, imeni, datumi itd. Če vam druga celica ne daje natančnega obsega, vnesite še nekaj - vzorec je morda težko prepoznati. Nato pojdite na zavihek Data in kliknite gumb Flash Fill. Za več informacij oglejte si Microsoftovo vadnico.



Besedilo v stolpce

Recite, da imate stolpec, poln imen, najprej do zadnjega, vendar želite dva stolpca, ki ju razčlenita. Izberite podatke in nato na zavihku Podatki (na vrhu) kliknite Besedilo v stolpce. Izberite jih tako, da jih ločite z ločili (na osnovi presledkov ali vejic - odlično za vrednosti podatkov CSV) ali s fiksno širino. Fiksna širina se uporabi, kadar so vsi podatki vpisani v prvi stolpec, vendar so ločeni z določenim številom presledkov ali obdobja. Ostalo je kot čarovnija, z dodatnimi možnostmi za določene številke.



Posebno lepljenje za prenos

Imate kup vrstic. Želite, da so stolpci. Ali obratno. Šli bi na stvari, ko bi stvari premikali po celici. Kopirajte te podatke, izberite Posebno lepljenje, potrdite polje Transpose in kliknite V redu, da prilepite v drugo usmeritev. Stolpci postanejo vrstice, vrstice postanejo stolpci.



Več celic, enaki podatki

Iz nekega razloga boste morda morali isto in vnovično zapisovati v celice na delovnem listu. To je mučno. Preprosto kliknite celoten niz celic, tako da povlečete kazalec ali držite tipko Ctrl, ko kliknete vsako od njih. Vnesite ga na zadnjo celico in nato pritisnite Ctrl + Enter - in tisto, kar ste vnesli, gre v vsako izbrano celico.



Posebno lepljenje s formulami

Recimo, da imate ogromno številk v decimalni obliki, ki jih želite prikazati v odstotkih. Težava je v tem, da številka 1 ne bi smela biti 100%, ampak to vam daje Excel, če samo kliknete gumb Percent Style (ali pritisnete Ctrl-Shift-%). Želite, da je ta 1%. Torej ga morate razdeliti na 100. Tu pride Paste Special.

Najprej vtipkajte 100 v celico in jo kopirajte. Nato izberite vse številke, ki jih želite preoblikovati, izberite Prilepi posebno, kliknite izbirni gumb " Razdeli " in boom se premakne dinamika: številke pretvorite v odstotke. To deluje tudi tako, da očitno takoj dodajate, odštejemo ali množimo številke.



Uporabite grafiko v grafikonih

Grafiko lahko vstavite v kateri koli element grafikona Excel. Kateri koli element. Vsaka palica, kos pite itd. Lahko podpira svojo podobo. Zgoraj je na primer na plošči torte postavljena zastava države Južna Dakota (nameščena tako, da izberemo rezino, z uporabo izpustnega menija Možnosti serije in izberemo "Slika ali polnjenje teksture") ter vdelani logotip PCMag (nameščen z Vstavi gumb Slike. Sploh lahko greš z "brez polnjenja", kar je povzročilo manjkajočo rezino.

Izrezke je mogoče razrezati in prilepiti na element - dolarske račune za prikaz porabljenih dolarjev, kapljanje vode za vodovodne stroške. Z mešanjem in ujemanjem preveč grafičnih elementov je branje nemogoče, toda možnosti, ki jih imate, se je vredno dobro pozanimati. Pred uporabo jih pustite, da jih pregleda rezidenčni grafični oblikovalec.



Shrani grafikone kot predloge

Excel ima več vrst lestvic, kot jih ima Jimmy Carter zob in arašidi, vendar je skoraj nemogoče najti privzeti grafikon, ki je kot nalašč za vašo predstavitev. Na srečo je Excelova sposobnost prilagajanja vseh teh grafov zgledna. Ampak, ko ga morate ponovno ustvariti? To je bolečina. Ni nujno, da bo. Izvirni grafikon shranite kot predlogo.

Ko se lestvica izpopolni, z desno miškino tipko kliknite nanjo. Izberite Shrani kot predlogo. Shranite datoteko s pripono CRTX v privzeto mapo predloge Microsoft Excel. Ko to storite, je nanos predloge torta. Izberite podatke, ki jih želite grafikovati, pojdite na zavihek Vstavljanje, kliknite Priporočljivi grafikoni in nato zavihek Vsi grafikoni in mapo Predloge. V polju Moje predloge izberite tistega, ki ga želite prijaviti, in kliknite V redu.

Nekateri elementi, kot je dejansko besedilo v legendah in naslovih, ne bodo prevedeni, razen če so del izbranih podatkov. Dobili boste vse izbire pisav in barv, vgrajene grafike, celo možnosti serije (na primer spustno senco ali sijaj okoli elementa grafikona).



Delo s celicami po listih

Ta, imenovan 3D Sum, deluje, če imate v delovnem zvezku več listov, ki imajo vsi enako osnovno postavitev, recimo četrtletne ali letne izjave. Na primer, v celici B3 imate na voljo vedno znesek dolarja za isti ustrezen teden.

Na novem delovnem listu v delovnem zvezku pojdite v celico in vnesite formulo like = sum ('Y1: Y10'! B3). To kaže formulo SUM (dodajanje stvari) za vse liste, ki imajo naslov Y1 do Y10 (torej 10 let vreden), in v vsaki celici B3. Rezultat bo seštevek vseh 10 let. To je dober način za izdelavo glavne preglednice, ki se nanaša na vedno spreminjajoče se podatke.



Skrij se v navadnem pogledu

Vrstico ali stolpec lahko preprosto skrijete - preprosto izberite celotno stvar s klikom na glavo črke ali številke, z desno tipko miške kliknite in izberite »Skrij«. (Odkrijete jih lahko tako, da izberete stolpce na obeh straneh hkrati, z desno miškino tipko in izberete »Skrij«). Kaj pa, če imate le majhen del neprijetno postavljenih podatkov, ki jih želite skriti, pa še vedno želite sodelovati? Preprosto. Označite celice, kliknite z desno miškino tipko in izberite Formatiraj celice. Na zavihku Številka na vrhu pojdite na Kategorija in izberite » Po meri «. V polje Type: vnesite tri podpičja (;;;). Kliknite V redu. Zdaj številke niso vidne, vendar jih lahko še vedno uporabljate v formulah.



Skrij celoten list

Vaša tipična Excelova delovna knjiga - datoteka, v kateri delate - se lahko naloži z obilico delovnih listov (vsak list je označen z zavihkom na dnu, ki ga lahko poimenujete). Če želite skriti list, ga raje ne izbrišite, tako da bodo njegovi podatki še vedno na voljo ne le za referenco, ampak tudi za formule na drugih listih delovnega zvezka. Z desno miškino tipko kliknite zavihek spodnjega lista in izberite Skrij. Ko ga boste morali znova najti, morate iti na zavihek Pogled na vrhu, kliknite Skrij in na seznamu, ki se prikaže, izberite ime lista.

Na vrhu zavihka Pogled na vrhu je tudi gumb Skrij. Kaj se zgodi, ko kliknete na to? Skriva celoten delovni zvezek, ki ga uporabljate. Videti je, da ste datoteko zaprli, vendar Excel še naprej deluje. Ko program zaprete, vas bo vprašal, če želite shraniti spremembe v skriti delovni zvezek. Ko greste odpreti datoteko, vam Excel prikaže prazen delovni zvezek - dokler znova ne kliknete Pokaži.



Uporabite osebni delovni zvezek za makra

Ko skrijete celoten delovni zvezek, boste verjetno videli delovni zvezek, za katerega niste vedeli, da ste ga skrivali: osebno datoteko.XLSB. To je pravzaprav osebni delovni zvezek Excel, ustvarjen za vas; Odpre se kot skriti delovni zvezek vsakič, ko se Excel zažene. Razlog za uporabo? Makroni Ko ustvarite makro, ne deluje v vseh privzetih ustvarjenih preglednicah (tako kot v Wordu) - makro je povezan z delovnim zvezkom, v katerem je bil ustvarjen. Če pa makro shranite v Personal.XLSB, bo na voljo ves čas v vseh datotekah preglednic. Trik je v tem, da ko posnamete makro, v polju "Shrani makro v" izberite "Osebni delovni zvezek makra." (Makro lahko posnamete tako, da vklopite zavihek Razvijalci - pojdite na zavihek Datoteka, izberite Možnosti, kliknite Prilagodi trak in nato v polju Glavni zavihki potrdite razvijalce in kliknite V redu.)



Pivot! Pivot!

Celotne knjige so bile posvečene PivotTabels. So povzeti iz vaše velikanske zbirke podatkov, zaradi katere je veliko lažje razčleniti informacije na podlagi referenčnih točk. Če na primer dobite celoten sklop ocen za vse svoje študente na vseh testih za celo leto, vam lahko PivotTable pomaga, da stvari za en mesec zožite na enega študenta. Vsakdo, ki ima velike podatke, se mora igrati z njimi (najprej kopirajte izvirne podatke).

Če ga želite ustvariti, preverite, ali so vsi stolpci in vrstice naslovljeni tako, kot morajo biti, nato pa na zavihku Vstavljanje izberite vrtilno tabelo. Še bolje, poskusite z možnostjo Priporočene pivotTables in preverite, ali lahko Excel izbere pravo vrsto za vas. Ali pa poskusite PivotChart, ki ustvari vrtilno tabelo z vključenim grafom, da jo boste lažje razumeli.



Pogojno obliko

Če pogledate ogromno podatkov in se sprašujete, kje so vrhunce? Kdo ima najvišjo (ali najnižjo) oceno, kakšna je najboljša petica itd.? Excelov pogojni oblikovanje bo naredil vse, od postavitve obroba okoli poudarkov do barvnega kodiranja celotne tabele. V vsako celico bo celo sestavil graf, tako da lahko na prvi pogled predstavite vrh in dno obsega števil. (Zgoraj so najvišje številke v hitro zeleni barvi, najnižje v zaustavitvi rdeče, s spektrom vmes.) V podmeniju Označena pravila celic ustvarite več pravil za iskanje stvari, na primer besedilo, ki vsebuje določen niz besede, ponavljajoči se datumi, podvojene vrednosti itd. Obstaja celo več kot / manj kot možnost, tako da lahko primerjate spremembe številk.



Preverite veljavnost podatkov za izdelavo osipov

Ali želite ustvariti preglednico za uporabo drugih? Če želite ustvariti spustni meni izbir, ki jih želite uporabiti za določene celice (tako da jih ne morejo zajebati!), Je to enostavno. Označite celico, pojdite na zavihek Podatki in kliknite Validacija podatkov. Pod "Dovoli:" izberite " Seznam." Nato v polje "Vir:" vnesite seznam z vejicami med možnostmi. Ali pa kliknite gumb poleg polja Vir in se vrnite na isti list, da izberete niz podatkov - to je najboljši način za obdelavo velikih seznamov. Te podatke lahko skrijete pozneje, vendar bodo še vedno delovali. Validacija podatkov je tudi dober način za omejitev vnesenih podatkov - na primer podajte časovno obdobje in ljudje ne morejo vnesti nobenega datuma pred ali po tem, kar določite. Lahko celo ustvarite sporočilo o napaki, ki ga bodo videli.



Posnetek zaslona

Excel omogoča zelo enostavno posneti posnetek zaslona katerega koli drugega odprtega programa na namizju in ga vstaviti v delovni list. Pojdite na zavihek Vstavljanje, izberite posnetek zaslona in prikazal se bo spustni meni s sličico vseh odprtih programov. Izberite eno, da vstavite sliko v polni velikosti. Velikost spremenite po želji.



Vstavite Excelove podatke v Word

Pred petintridesetimi leti je bila v Office Office Suites v mislih umestitev podatkov iz Excela v Word ali PowerPoint. Danes ni nič. Ne glede na to, ali jemljete podatkovne celice ali grafično grafiko v celoti, kopirajte in prilepite v drug program. Vedeti je treba, da je to postopek povezave in vdelave - če spremenite podatke v preglednici, se bodo spremenili tudi v Word DOC ali PowerPoint PPT. Če tega ne želite, ga prilepite kot grafiko. Za to uporabite Wordovo orodje Posebno lepljenje. Če pa ga vzamete iz Excela, pojdite na zavihek Domov na vrhu, izberite meni Kopiraj in uporabite možnost Kopiraj kot sliko. Nato lahko grafiko sploh prilepite v kateri koli program.



Uporabite $ za preprečevanje premika

Ko napišete formulo, sklicujete celice na njihov položaj, na primer A1. Če kopirate formulo in jo prilepite v naslednjo celico navzdol, bo Excel to referenčno celico prestavil, tako da bi namesto nje rekel A2. Če želite preprečiti premik, uporabite znak dolarja ($). Vtipkajte $ A1 in ga na primer izrežite in prilepite v novo celico, kar preprečuje premik stolpca (A); A $ 1 preprečuje premik v vrstici (1), $ A $ 1 pa preprečuje spremembo premika v katero koli smer pri kopiranju formule.

To je priročno, če imate eno celico za uporabo v celem številu formul. Recimo, da želite vse deliti s 100. Lahko bi naredili formulo kot = (A1 / 100), vendar to pomeni, da 100 ne morete enostavno spremeniti skozi celotno ploščo. Postavite 100 v celico B1 in uporabite = (A1 / B1) - vendar se nato, ko jo izrežete in prilepite, spremeni v = (A2 / B2), nato = (A3 / B3) itd. $ Popravi, da: = (A1 / $ B $ 1) lahko razrežete in prilepite vrstico, vendar se referenca $ B $ 1 nikoli ne spremeni. Nato lahko spremenite vrednost 100 v celici, kot je potrebno, da poskusite z drugimi spremembami.



Izvedite hitro analizo

Če ne veste natančno, katere podatke želite uporabiti za podatke v Excelu, poskusite hitro prikazati meni za hitro analizo. Izberite podatke in kliknite na polje za hitro analizo, ki se prikaže v spodnjem desnem kotu. Prikaže se meni, ki se prikaže z možnostmi za hitro uporabo pogojnega oblikovanja, ustvarjanje grafikonov, urejanje seštevkov, prikazovanje iskriv in še več.



Odlične tipke za bližnjice v Excelu

Excel ima tako kot vsa odlična programska oprema številne odlične bližnjice na tipkovnici. Tu je nekaj najboljših.

Ctrl +; -Vstavi današnji datum.

Ctrl + Shift +: -Vstavi trenutni čas (dvopičje je tisto, kar je v branju ure, na primer 12:00).

Ctrl + Shift + # - spremeni obliko datuma.

Ctrl + 5 - uporabi prečrtano besedilo v celici.

Ctrl + 0 - skrije trenutni stolpec.

Ctrl + 9 - Skriva trenutno vrstico

Ctrl + F6 - preklaplja med odprtimi delovnimi zvezki (to je, da odprete datoteke Excel v različnih oknih).

Ctrl + ` - to je znak za poudarjanje navzgor s tipko 1. Ta kombinacija preklopi pogled na listu in prikaže vse formule.

Ctrl + PageUp ali PageDown - hiter premik med listi v trenutno odprtem delovnem zvezku.

F2 - Začnite urejati trenutno izbrano celico (veliko hitreje kot dvoklik).

Shift + F10 - odpre meni z desno tipko miške za celico, v kateri ste.



16 Microsoftovih nasvetov za Word, ki se jih morate naučiti zdaj

Mislite, da veste vse o programu Microsoft Word? Tu je nekaj skritih trikov in prihrankov časa, ki jih morate vedeti o aplikaciji za urejanje besedil Redmond.