Bodite organizirani: 11 nasvetov za učinkovitejše upravljanje e-pošte

Po e-pošti se lahko počutimo, kot da se trudimo držati glave nad vodo. Ali so vaše strani s prejetimi sporočili dolge? Vsak dan začnete brati e-pošto in razmišljate, da boste odgovorili na najpomembnejša sporočila, samo da bi pogledali in ugotovili, da je minila ura in še niste storili ničesar doslej? Ali vam zmanjka prostora za e-pošto na vsakih nekaj dni? Se vam zdi, da je e-pošta multiplikator produktivnosti ali ubijalec produktivnosti?

Potrebnih je le nekaj preprostih trikov, da postanete učinkovitejši pri obravnavi e-pošte, tako da se vam ne bo zdelo tehtano. Nekateri od teh nasvetov se opirajo na funkcije, ki jih najdemo v večini e-poštnih programov, drugi pa so načini spreminjanja lastnih navad, tako da vam lahko vsakodnevne interakcije z e-pošto pomagajo pri spremljanju.

Pomislite na to kot na čiščenje zob. Razlika je med vsakodnevno higieno zob in odhodom k zobozdravniku, vendar morate storiti oboje. Ščetkajte dvakrat na dan in nitkajte enkrat na dan. Te navade so zelo pomembne za zdrave zobe. Vsakih šest mesecev morate obiskati tudi zobozdravnika za temeljitejše čiščenje, rentgenske žarke in drugo preventivno nego. Vsakodnevna higiena preprečuje nastanek večjih težav. Obiski pri zobozdravniku vam pomagajo ujeti in odpraviti vedno večje težave, preden uidejo izpod nadzora.

Seveda lahko gre tudi z zobmi narobe. Nesreča bi jih lahko odgnala ali bi lahko nanje vplivali vaši geni, tako kot bi lahko nov projekt ali sprememba delovnega mesta nenadoma povzročila eksplozijo e-pošte. Ne glede na to, to ne pomeni, da bi morali prenehati z nitkanjem ali redno obiskovati zobozdravnika - ali vsak dan pospravljati e-pošto. Če imate nepričakovano težavo, morate vseeno slediti dobrim navadam, da vse preverite.

Ko spremenite način, kako kratkoročno komunicirate z e-pošto - kdaj in kako jo preverite, kako pogosto brišete sporočila in podobno - vam dolgoročno olajša življenje.

Tu je nekaj zgornjih nasvetov, kako e-pošto manj obremeniti. Naj vas opozorim, da so ti nasveti zakoreninjeni v zdravem razumu in ne zagotavljajo čarobnega krogla, kar pomeni, da vam ne bodo raznesli misli ali postali senca čez noč. Ampak niti eno ne bo kolutno.

1. Najprej izbrišite

Prvo, ko odprete mapo »Prejeto«, je skeniranje, da vidite, kaj lahko izbrišete. Poglejte si zadevo in pošiljatelja. Je smeti? Ali je to promocijsko e-poštno sporočilo, ki ga nikoli ne boste brali? Ali je to sporočilo vašega sodelavca, da v zadevi piše, da bodo danes zunaj, poleg tega ni več možnosti, da bodo kakršne koli dodatne informacije v telesu e-pošte pomembne za vas? Če je tako, ga vrzite ven.

Vsa sporočila, ki jih označite kot nepomembna, je treba izbrati in jih v velikem obsegu prestaviti v koš. Če vas nekega jutra ne mudi, lahko celo poskusite identificirati enega ali dva običajna e-poštna sporočila, na katera se lahko odjavite.

Zakaj je pomembno narediti ta korak najprej? Ko takoj izbrišete nepomembna sporočila, si olajšate ogled preostalih sporočil. Ko si lahko ogledate preostala sporočila, lahko hitreje triažete pomembna. Če lahko celo pet ali deset odstotkov vaše vsakodnevne dohodne pošte označite kot "zelo verjetno, da ne potrebujete ukrepov", tako da jo lahko takoj izbrišete, boste v veliko boljši formi, da začnete svoj dan produktivno.

2. Uporabite več kot en e-poštni naslov

Ne prenesem tržnih e-poštnih sporočil ali potrditev pošiljanja, še manj opomnikov banke, da bi plačal moj račun za kreditno kartico, ko je že nastavljeno za samodejno plačilo. (Grr.) Vsa ta sporočila bi prekrila mojo poštno sporočilo in otežila iskanje pomembnih e-poštnih sporočil, le da imam strategijo za njihovo obravnavo.

Za vsa ta sporočila majhnega pomena uporabljam ločen e-poštni naslov.

Obstaja nekaj načinov, kako to storiti. V ta namen lahko v celoti nastavite nov e-poštni račun, kar storim tako, ali pa ustvarite vzdevek naslov s svojim trenutnim računom. Večina ponudnikov e-pošte vam to dovoli. Nato v e-poštnem računu ustvarite pravilo ali filter, tako da vsa sporočila, poslana v vzdevek, preskočijo mapo »Prejeto« in preidejo v drugo mapo. Pokličite ga v mapo »Prejeto 2« ali »malo pomembna« ali karkoli želite.

Ena od prednosti uporabe ločenega e-poštnega naslova v ta namen je ta, da ta ne povsem neželena pošta, včasih imenovana tudi siva pošta, ostane ločena od vaše pomembne pošte. Če podjetje prodaja vaš e-poštni naslov na drug seznam distribucij, se tudi nova in neželena marketinška sporočila ne bodo končala v vaši osnovni mapi »Prejeto«. Tretja prednost je, da vas ta sporočila ne motijo, saj se morate prijaviti v drug e-poštni program ali poiskati drugo mapo »Prejeto«, da lahko dostopate do njih.

3. Napišite kratko

Ko pišete e-pošto, povejte, kaj mislite, bodite jasni in bodite jedrnati. Zakaj? Kratko pisanje pomaga ljudem, ki berejo vaše sporočilo, priti do točke in bolj učinkovito obdelati svojo e-pošto. Morda vas bodo prevzeli na vaš ton in odgovorili prijazno, kar vam bo olajšalo življenje.

Nekatere situacije zahtevajo popolne stavke in formalni jezik, vendar so lahko delci v e-pošti izjemno učinkoviti. Uporabite jih, kadar je to smiselno. Slovnična policija ne bo prišla po vas. Seveda morate včasih biti zelo podrobni in izkoristiti vidik elektronske pošte na papirju - tam je zapisano vse. Na splošno pa privzeto za jedrnat, jasen in neposreden jezik.

Niso vsi spretni v kratkosti in se lahko izkaže kot zakrit. Da se izognete zvoku neprijazno, lahko dodate emoji ali klicaje. Ali pa preprosto sporočite ljudem, da poskušate biti v e-pošti jedrnati in jih ne smejo jemati osebno.

4. Uporaba skupin ali distribucijskih seznamov

Če isti skupini ljudi večkrat pošljete sporočilo, nastavite vzdevek skupine ali e-poštnih sporočil. V Outlooku se imenuje distribucijski seznam. V Gmailu pojdite na Contacts (Contacts.google.com), izberite osebe, ki jih želite dodati v skupino, in kliknite ikono nalepke. Dajte svoji skupini ime. Ko shrani, lahko to ime vtipkate, da samodejno sestavi sporočilo vsem v skupini.

Uporaba skupin ne samo prihrani čas, saj odpravi potrebo po vnosu imena vsake osebe, ko skupino pošljete po pošti, ampak vam tudi nastavi preproste taktike brisanja, kot pojasnjujem nekoliko kasneje.

5. Ustvarite predloge ali konzervirane odgovore

Če imate sporočilo, ki ga pošiljate znova in znova, ga ne napišite iz nič. Znova uporabite to, kar ste že napisali, tako da ustvarite predlogo ali odgovor v pločevinkah, kot ga poimenuje Gmail.

Nekaj ​​primerov sporočil, ki jih ljudje pogosto pošiljajo, je v nadaljevanju:

• Hvala za dosego, vendar me ne zanima,
• Potrdilo o prejemu. Hvala in mi prosim sporočite, če še kaj potrebujete od mojega konca, in
• To zveni kot delo za naš pravni oddelek. Najboljša stična točka je…

Ko imate pripravljenih nekaj predlog, lahko odgovorite na sporočila, ki bi običajno trajala nepotreben čas, ne da bi o tem sploh veliko razmišljali, kar vam omogoča nadaljevanje pomembnejšega dela.

6. Ponovno uporabite predmetne vrstice

Ponovna uporaba poslanih sporočil prek predlog in odzivov v pločevinkah poveča vašo učinkovitost z zmanjšanjem pisanja. Ponovna uporaba predmetnih vrstic vam omogoča lažje in hitrejše brisanje ali arhiviranje starih sporočil. Bom razložil, kako naprej.

7. Razvrstite do Delete

Omejitve podatkov se lahko prikradejo za vsakogar, tudi za visoko organizirane ljudi. Način, da sprostite nekaj prostora, je brisanje sporočil, ki jih ne potrebujete v velikem obsegu. To je tisto delo, ki si ga lahko omislite, da bi bilo podobno odhodu k zobozdravniku. Tega vam ni treba početi vsak dan, vendar bo to redno in redno pomagalo preprečiti večje težave. Tri metode brisanja se mi zdijo še posebej koristne.

Najprej razvrstite poslano pošto po velikosti datoteke ali prilogi in vrzite največje, ki jih ne potrebujete. Razlog, da se osredotočam na poslana sporočila, je, ker če pošljem priponko, obstaja velika možnost, da sem lastnik datoteke, zato imam drugo kopijo shranjeno nekje drugje.

Drugi način je razvrščanje poslane pošte po vrsticah in iskanje sporočil, ki jih redno pošiljate. Če pošljete tedensko sporočilo s temo "Čiščenje hladilnika danes ob 16. uri", jih lahko hitro vidite, izberete in izbrišete naenkrat.

Tretjič, razvrstite svoja sporočila po prejemniku. Verjetno imate nekaj kolegov, prijateljev ali skupin ljudi, s katerimi pogosto pošiljate e-pošto. Verjetno številna sporočila, poslana med vami in njimi, niso zelo pomembna. Če jih nikoli več ne potrebujete, izberite več sporočil hkrati in jih množično izbrišite.

8. Izklopite obvestila, zaprite e-poštno sporočilo v fokus

Obveščanje na zaslonu o vsakem dohodnem sporočilu je neverjetno moteče in moteče. Predvidevam, da bi bilo večini delavcev bolje, da so opozorila po e-pošti popolnoma onemogočena. V pomoč je le v redkih primerih. Torej, izklopite svoja obvestila.

Podobno zaprite svojo e-poštno aplikacijo ali zavihek brskalnika, ko morate vsaj 30 minut opraviti zelo osredotočeno delo. Boli me, da napišem ta nasvet, saj vem, da mu skoraj nihče ne bo sledil. Zelo malo ljudi to resnično počne, vendar bi rad prepričal več ljudi, da poskusijo. Predstavljajte si, kako lažje boste našli svoj tok, če vas e-pošta ne bo motila.

Pomislite na zadnji čas, ko ste delali brez povezave, pa naj bo to na letalu brez Wi-Fi-ja ali ko je vaš internet padel. Ali pa ste morda delali v časovnem pasu, v katerem nimate veliko drugih sodelavcev, zato niste imeli motenj e-poštnih sporočil za daljši del dneva. Z zapiranjem e-pošte se približate ponovitvi izkušnje, da je ne prekinjajo, medtem ko po potrebi še vedno dostopate do drugih spletnih informacij.

9. Co-opt Auto odgovori

V zvezi s prejšnjim nasvetom recimo, da ne boste zaprli okna e-pošte, ker vas skrbi, da vas bo nekdo poskusil kontaktirati z nujno zadevo in ga boste pogrešali. Reševanje? Nastavite sporočilo zunaj pisarne ali samodejni odgovor, ki pravi: "Če je to zelo nujna zadeva, prosim pošljite sporočilo / pokliči / sporoči mi…" in navedite svojo telefonsko številko, ohlapno ročico ali želeno linijo komunikacija.

10. Izbriši! Ali pa datoteko pošljite v mape

Neizpolnjena e-pošta je pogosto dober namen, ki ni bil izpolnjen. Vem, kdaj naj se spustiš. Ne obesite se na sporočila, če verjetno nikoli ne storite ničesar z njimi. Pustiti nepomembna sporočila v mapi »Prejeto« je zelo neproduktivno, moteče in vas samo opominja, kaj bi radi počeli v popolnem svetu, vendar ne morejo.

V nabiralniku vam ne delajo nobenih uslug.

Če se zdi brisanje sporočil hudo, jih namesto tega premaknite v novo mapo. Pokličite to mapo v čakanju ali dobre namere. Pomembno je, da jih odstranite iz mape »Prejeto«. Počakajte nekaj mesecev. Oglejte si, koliko ste jih kdaj izkopali ali odgovorili. Če je odgovor nič, morda najprej premislite, ali jih izbrišete.

11. Občasno izpraznite koš

Občasno izpraznite smeti. Če izbrišete koš, odstranite prostor. Večina e-poštnih programov, vključno z Outlookom, ima nastavitev za samodejno odlaganje smeti med zapustitvijo aplikacije. Če se ne spomnite, da bi smeti odvrgli, priporočam, da vklopite to funkcijo.

Večini ljudi najbrž ni treba izprazniti smeti več kot enkrat na mesec ali enkrat na četrtletje. Obstaja nevarnost, da smeti izbrišete prepogosto, saj boste tam reševali e-poštna sporočila, za katera ste mislili, da jih ne potrebujete, vendar se izkaže, da jih imate. Mnogo sporočil sem rešil iz smetnjaka, ponavadi isti dan, ko sem ga odložil tja.

Kako potegniti vrvico za nujne primere

Če zdaj obupate po čistih skrilavcih z nabiralnikom, je tu še en trik, ki ga lahko poskusite:

1. Ustvari novo mapo. Poimenujte ga Old Inbox ali Mail Pred julijem 2019 (ali trenutnim mesecem in letom).

2. Izberite vse v mapi Prejeto. Premakni vse v novo mapo.

• 38 Gmail nasvetov, ki vam bodo pomagali osvojiti e-pošto 38 Gmail nasvetov, ki vam bodo pomagali osvojiti e-pošto
• Push for Zero Email Push for Zero Email
• 4 načini za boj proti preobremenitvi e-pošte v pisarni 4 načini za boj proti preobremenitvi e-pošte v pisarni

Voilà. V mapi »Prejeto« ste nič, in niti enega sporočila vam ni bilo treba vrgel.

Nihče ne pričakuje, da boste čez noč obnovili kaotično mapo »Prejeto«. Nekaj ​​malega prilagodite nekaj pozitivnih navad. Izvedite nekaj periodičnih dejanj, na primer izpraznitev koša ali skupno brisanje poslane pošte, da se počutite, kot da napredujete.