Bodite organizirani: 10 nasvetov za upravljanje digitalnih zapiskov

Ljubitelji Seinfelda se bodo spomnili slavnega prizora iz šova, ko se bosta Jerry in Elaine pojavila pri agenciji za najem avtomobilov. Jerry prosi, naj pobere srednji avto, ki si ga je rezerviral. Agent na šalterju odgovarja, da nimajo nobenega modela srednje velikosti, ker jim je zmanjkalo. "Glej, " pravi Jerry, "veš, kako sprejeti rezervacijo. Samo ne veš, kako zadržati rezervacijo." Enako razmišljam tudi o digitalnih zapiskih. Zapisovanje je zelo enostavno, a veliko težje jih je uporabljati .

Za dejansko uporabo zapiskov, ki jih vzamete, jih morate organizirati in vedeti, kako jih najti. Ti nasveti za začetek uporabe aplikacije za zapisovanje in urejanje beležk bodo v pomoč.

1. Izberite odlično aplikacijo za opombe

Aplikacija za zapisovanje, ki jo izberete, močno vpliva na to, kako in kako boste svoje zapiske še kdaj videli. Osnovna aplikacija za beleženje, ki je bila prednameščena na vašem telefonu ali tabličnem računalniku, verjetno ni ravno dobra. Seveda ste ga že prej uporabljali in deluje v redu, a morda ne veste, katere funkcije pogrešate, ki ločujejo zgolj zadovoljive aplikacije od odličnih.

Tri funkcije, zaradi katerih so aplikacije za beleženje resnično uporabne, so:

• mape,
• oznake in
• optično prepoznavanje znakov (OCR).

V trenutku se bom podrobneje seznanil s posameznimi točkami.

Tri aplikacije, ki jih najbolj priporočam, temeljijo na mojem osebnem preizkušanju številnih aplikacij za zapisovanje v preteklih letih:

• Microsoft OneNote, če želite brezplačno aplikacijo za zapisovanje,
• Če nimate nič proti plačilu naročnine na Premium, in
• Vprašanje za skupno beleženje zapiskov.

2. Ustvari mapo »Prejeto«

Ko beležko hitro zapišete, jo potrebujete za shranjevanje, kjer se ne izgubi. Ustvarite mapo »Prejeto« v aplikaciji za beleženje in jo nastavite kot privzeto mesto za shranjevanje.

Redno pojdite skozi mapo »Prejeto«, da dodate več informacij o svojih zapiskih in jih razvrstite. V naslednjih nekaj nasvetih boste videli, kako to storiti. Prejetih sporočil vam ni treba očistiti po nastavljenem urniku, ampak poskusite to storiti, ko boste imeli aplikacijo za beleženje odprto na celotnem zaslonu (glejte št. 10 spodaj). Lažje je videti, kaj počnete, in videti vse možnosti, ki jih imate.

V aplikaciji za zapisovanje vam ni treba streljati za Inbox Zero. Prejeto je odlično mesto za shranjevanje zapiskov, ki jih pogosto obiskujete. Na primer, hranim beležko z vsemi imeni in gesli omrežij mojih prijateljev, tako da, če v njihovo hišo pripeljem novo napravo ali obrišem geslo za shranjevanje, se lahko spet pridružim omrežju, ne da bi jih motil za podrobnosti. Ta beležka ima v moji mapi prejetih stalno prebivališče.

3. Razvrsti opombe v mape ali zvezke

Mape, ki jih nekatere aplikacije imenujejo tudi Beležnice, vam pomagajo ročno organizirati zapiske. Pozneje postanejo uporabni, ko želite raziskati zapiske o določeni temi, kot so vsi zapiski, ki so recepti.

Mape, ki jih ustvarite, in način, kako jih poimenujete, je odvisno od vrste zapiskov, ki jih beležite in kako jih uporabljate. Če niste prepričani, začnite z mapami za Inbox, branje, gospodinjstvo, osebno in delo. Vedno jih lahko spremenite in ustvarite več, ko dobite občutek, kako jih uporabljate.

4. Naredite bližnjice za svoje najljubše mape

Vsaka dobro uporabljana aplikacija za beležke ima mape, ki vidijo več dejanj kot druge. Do teh map si olajšajte dostop tako, da jim ustvarite bližnjice ali jih označite kot priljubljene. To so mape, v katerih si pogosto ogledate zapiske, ki ste jih naredili, in dodate nove.

Verjetno imate druge mape, ki vsebujejo zapiske do nepričakovanega časa, ko jih potrebujete. Ne smejo biti spredaj in v sredini.

5. Uporabite oznake

Oznake vam pomagajo najti obstoječe beležke. Zmanjšajo lahko vse, kar vidite v določeni mapi, ali pa vam pokažejo vse beležke, označene s skupno temo, v več mapah. Pomagajo vam tudi pri iskanju zapiskov, ki se nanašajo na določeno temo, tudi če se tematska beseda ne pojavi v sami beležki. Naj navedem nekaj primerov.

Primer 1: Recite, da imate mapo z imenom Recepti in načrtujete zabavo za nekatere vegetarijance. Vse opombe lahko izvlečete samo iz te mape, ki so vegetarijansko označene za ideje, kako narediti.

2. primer: Morda ste pisatelj, ki piše za različne publikacije. Članke si lahko zabeležite in jih razvrstite v mape glede na to, kje so objavljeni. Lahko pa pridejo časi, ko želite raziskati vse zapiske, ki jih imate o določeni temi, ne glede na to, kdo je delo objavil. Če ste svoje beležke označili s to temo, lahko poiščete oznako in si jih ogledate, ne glede na to, v kateri mapi so.

Primer 3: Pošljete e-pošto, povezano s projektom, na katerem delate, v aplikacijo za zapisovanje. V sporočilu nikoli ni navedeno ime projekta ali za kaj gre. Tako ljudje komunicirajo, ko so v nečem debeli. V tem primeru lahko dodate oznake, s katerimi določite opombo (ime projekta, odjemalec, opis dela), tako da boste lahko beležko našli, ko jo boste potrebovali.

6. Oznake Cull

Obstaja takšna stvar, da ima preveč oznak. Bolj ko dodate oznake, bolj dobljen je drsnik. Zato občasno razrežite svoje oznake. Tukaj je, kako to storiti.

Potegnite seznam vseh uporabljenih oznak. Pogosto lahko poleg oznake opazite tudi število beležk. Najprej poiščite skoraj podvojenike. Če imate oznake za "app" in "apps", se znebite ne glede na to, kateri ima manj zapisov. Odprite prizadete beležke in dodajte oznako, ki jo boste obdržali. Izbrišite drugo oznako.

Če imate oznake z dvema ali več opombami, se jih znebite. Verjetno vam ne bodo nič koristili.

7. Ustvarite bližnjico v telefonu

V telefonu si ustvarite bližnjico, če želite začeti novo beležko v aplikaciji za beleženje, tako da bo zajem idej in informacij vedno na dosegu roke. V napravah iOS lahko naredite bližnjico Siri, v Androidu pa v aplikaciji poiščite možnost New Note Widget.

8. Diktirajte

Ko vam nekaj pride na misel, si želite to zapisati, vendar resno hitete ali sprehajate svojega psa in komaj obvladujete povodec in telefon hkrati, narekujte.

Večina pametnih telefonov ima funkcijo govora v besedilo. Uporabi! Začnite novo opombo, pritisnite ikono mikrofona na tipkovnici in izgovorite, kar želite zapisati. Lahko pa posnamete glasovni zapis in ga prepisujete pozneje. Če ste se navadili in na koncu pogosto narekujete dolge odlomke, boste morda želeli uporabiti storitev prepisovanja, da si prihranite nekaj časa. Na voljo je veliko dobrih brezplačnih in plačljivih možnosti, čeprav so plačljive možnosti bistveno bolj natančne.

9. Priložite slike in PDF, uporabite OCR

Če ima vaša aplikacija OCR, lahko išče besedilo, ki ga najdemo v slikah, PDF-jih in drugih datotekah, ki jih naložite vanj. Ne sramežljivo dodajte datoteke v svoje zapiske, ko jih potrebujete. To vključuje fotografiranje informativnih znakov, ročno napisanih zapiskov, strani knjig itd.

Kako je koristno, lahko vidite na primeru. Recimo, da priložite PDF potrdila o obroku, ki ga morate zahtevati v poročilu o stroških. Pozabil si ga označiti z "prejem" in ne veš, kje je. Če se spomnite imena restavracije, ga lahko vnesete v iskalno vrstico in OCR ga bo zapisal.

Bodite pozorni na omejitve, ki jih aplikacija ali račun računa za beleženje postavlja na vašo uporabo in shranjevanje OCR. Na primer, brezplačna različica Evernote izvaja OCR na slikah, ne pa na PDF-jih in Officeovih dokumentih. Za to potrebujete račun Premium ali Business. Če v vaši aplikaciji ni vgrajeno optično branje, lahko razmislite o seznanjanju z mobilno aplikacijo za optično branje.

10. Organizirajte se na velikem platnu

V idealnem primeru bosta imela vaša aplikacija za beležke namizno in spletno aplikacijo. Uporabite enega od njih (na splošno gledano, namizne aplikacije so v ta namen boljše) pri razvrščanju po nabiralniku in urejanju beležk. Če imate velik zaslon, boste videli več aplikacije in s tem več strukture mape, oznak in drugih informacij, ki jih dodate v opombe, da jih boste organizirali. Če lahko vidite vse svoje možnosti, je večja verjetnost, da boste izbrali prave.

Vzemite opombo, držite opombo, ponovno preglejte noto

Ko organizirate svoje izkušnje s pisanjem beležk, izboljšate svoje možnosti, da ne le beležite ustreznejših zapiskov, ampak jih tudi shranite na način, ki vam omogoča, da jih ponovno obiščete, ko je čas.