Organizirajte se: kako narediti ključne dokumente za nujne primere za dom in podjetja v manj kot eni uri

Če upravljate pisarno, ali imate v spletu shranjen tloris, če pride do katastrofe ali kakšnega drugega razloga, da morajo vanj vstopiti ljudje, ki jih prostor ne pozna? Če v svojem domu najamete počitniško stanovanje ali celo samo sobe, ali svojim gostom nudite ustrezne nujne informacije? Kje je vaš zemljevid za izhod v sili za vašo družino in goste, ki bivajo pri vas?

Razmišljanje o pripravljenosti na izredne razmere ni nikoli zabavno, načrtovanje vnaprej in priprava pa je veliko boljše od želje, da bi to storili po nesreči. Tu je preprost projekt, s pomočjo katerega boste bolje pripravljeni: ustvarite zemljevide za izhod v sili, tlorise in druge potrebne dokumente in to storite v približno eni uri.

Skrivnost tega projekta ni v uporabi programov za diagramiranje, ki so na voljo na spletu in so preprosti za uporabo. Prav tako pomembne so te aplikacije s predlogi za vse vrste diagramov, zemljevidov, grafikonov in podobno.

Ko delate s temi šablonami, morate samo preurediti pohištvo, kakršno je bilo. Ničesar vam ni treba risati iz nič.

Katero aplikacijo za diagramiranje uporabiti?

Ob predpostavki, da o programski opremi za oblikovanje ali vektorsko risanje sploh ne veste, obstajata dve aplikaciji, ki ju priporočam za izdelavo načrtov za izhod v sili, talnih zemljevidov in drugih ključnih dokumentov za vaš dom, počitniške nepremičnine in podjetja. To sta Lucidchart in SmartDraw.

Po mojih izkušnjah s temi aplikacijami je Lucidchart nekoliko lažji za uporabo, vendar ima SmartDraw več predlog za pripravljenost na izredne razmere. Vendar sta oba izjemno koristna. Oba imata brezplačno storitev, zato vam za izdelavo teh kritičnih datotek ni treba ničesar plačevati. Oba imata spletno aplikacijo, tako da lahko aplikacijo uporabljate neposredno v svojem brskalniku, ne da bi namestili programsko opremo.

Dokumenti pripravljenosti na izredne razmere

Predložiti želim nekaj primerov dokumentov pripravljenosti na izredne razmere, saj pogosto ne veste, katere bi potrebovali, dokler ne boste imeli možnosti za brskanje po nekaterih možnostih. Nekaj ​​pogostih je:

• Tloris / zemljevid evakuacije tal,
• Načrt / zemljevid evakuacije, vključno z varnim stičiščem,
• Načrt / zemljevid evakuacije doma, vključno z varnim stičiščem,
• Načrt neprekinjenega poslovanja,
• Seznam stikov v nujnih primerih (vsak dom bi ga moral imeti v hladilniku ali objavljen nekje zelo vidno),
• Zasilno telefonsko drevo,
• - podatki o prvi pomoči in informacijah o CPR in -
• Nasveti za požar, poplave, potres in zavetje.

Lahko bi nadaljeval in nadaljeval, vendar upam, da ta seznam sproži nekaj idej za dokumente in diagrame, ki so primerni za vašo lokacijo in okoliščine. Seveda ni vsak dokument primeren za vsak dom ali podjetje. Nekateri od teh dokumentov so na voljo za preprosto tiskanje, na primer CPR in karte prve pomoči. Drugi so tako preprosti in preprosti, da jih lahko celo hitro osnujete v aplikaciji za obdelavo besedil. Lahko bi vas celo zamikalo, da bi jih napisali ročno. Priporočam pa digitalno kopiranje, ker je digitalne kopije lažje shraniti v oblaku. Če imate digitalne kopije v oblaku, pomeni, da jih lahko enostavno posodobite in 2) informacije lahko dobite, tudi če niste na papirju, ki ste ga natisnili.

Kako narediti nujne dokumente

Z uporabo ene od teh dveh aplikacij, ki sem jo že prej omenil, SmartDraw ali Lucidchart, bo ta projekt hiter in učinkovit. Morda boste celo uživali v uporabi orodij.

Začnite z ogledom predlog, ki jih ponuja aplikacija. V programski opremi za načrtovanje programov "predloga" pomeni vzorec dokumenta, zato dobite veliko več kot le datoteko z ustreznim oblikovanjem. Vzemimo za primer zemljevid evakuacije v pisarni. Predloga ima pravzaprav vzorčni tloris in pot evakuacije, ki je že narisana na njej (namesto da bi vam dali prazno platno in knjižnico ustreznih predmetov, da se na njej udarite). Vse, kar morate storiti, dobesedno in metaforično, je premikanje pohištva. Predmete, ki predstavljajo vrata, okna, mize, stole, lončnice, vodne hladilnike, kopalnice, omare in podobno, povlečete, dokler vzorčni tloris ne spremeni v vaš dejanski pisarniški prostor. Prav tako se premikate in zasukate, podaljšate ali skrajšate rdeče puščice, ki kažejo na najbližje izhode.

Morda ne boste mogli najti točno želene predloge, vendar lahko vedno uporabite podobne diagrame za svoj namen. Na primer, navpična org karta ni vse tako, shematično gledano, drugačna od telefonskega drevesa.

Vzemite si eno uro, da boste bolje pripravljeni

Aplikacije za načrtovanje tako enostavno odstranijo nekaj dokumentov o pripravljenosti na izredne razmere, da bi morali v eni uri izločiti večino tistih najbolj pomembnih, ki jih potrebujete. V petek pojdite v pisarno, ko vas čakajo drugi delavci ali v soboto zjutraj doma po osebne dokumente in naredite nekaj kritičnih spisov.

Seveda je to le vrh ledene gore, ko gre za načrtovanje najslabšega. Kaj boste storili, če se napajanje ugasne? Kaj pa, če vas računalniki udarijo z odkupno programsko opremo? Ali so vsi vaši podatki varnostno kopirani v oblaku? Ko čas dopušča, si preberite, kako odpraviti težave pred vašimi podjetji, ki vključujejo informacije o načrtovanju, izvajanju in usposabljanju za pripravljenost na nesreče.