10 Wrike pro nasveti za master multitasker

Wrike je med najboljšimi možnostmi za podjetje, ki mora hitro razviti platformo za upravljanje projektov. Skrbniki in vodje skupin, ki upravljajo ekipe, naloge in projekte, so po naravi večopravilne in Wrike jim pomaga, da jim pomaga preusmeriti vse te informacije, hkrati pa ohranjati organizirane naloge in delovati v projektnih potekih. Sledi 10 funkcij, orodij in skritih trikov Wrike, s katerimi je upravljanje več projektov čim bolj pregledno in brez stresa.

1. Potek dela po meri

Eden največjih dodatkov Wrikea v letu 2015 so bili potek dela po meri, ki je skrbnikom računov omogočil, da so privzeti delovni tokovi spreminjali preimenovanje ali preusmeritev statusov in ustvarili dodatne delovne tokove za določene skupine. Ti potek dela po meri ima bolj kontekstualni smisel za določene mape, projekte in skupine, še posebej, če jih spustite na nadzorno ploščo, razčlenjeno na različne stopnje. Zlasti za skrbnika projektov ali vodjo ekipe, če delovni tokovi razdelijo na stolpce, kot so Odobreno, V teku, V pregledu itd., Olajšajo pregled in upravljanje upravljanja, ko zavihek med več mapami in nalogami.

Sami delovni tokovi po meri se barvno usklajujejo po stopnjah, kot pri običajnih delovnih tokovih, razčlenjujejo aktivna, preklicana, končana ali zadržna opravila znotraj delovnega procesa. Hkrati lahko na armaturni plošči dodate delovne tokove po meri, ki so vzporedno na armaturni plošči, ki prikazujejo določene povezane faze oblikovalskih, razvojnih ali marketinških skupin, na primer z odstotki dokončanja v drugem delovnem toku poleg tega. Če se je vaše podjetje lotilo računa Wrike Enterprise, izkoristite delovne tokove po meri, ki jih upravljate s svoje centralne nadzorne plošče.

2. Mape, mape in več map

Mape so zagotovo Wrikejevo vseprisotno organizacijsko orodje. Platforma ima različne vrste map za vse, vsaka z različnim naborom dovoljenj in prilagodljivimi dizajni za ustvarjanje intuitivne datoteke za upravljanje datotek. Najprej je pomembno, da v vsako mapo shranite razdelek Informacije s čim več podrobnostmi o ciljih projekta, članih skupine, kontaktnih podatkih skupine in napredku pri različnih nalogah. Wrike oblikuje mape, ki jih je mogoče enostavno prenesti iz skupine v ekipo, in več informacij, ki jih položite na naslovnico, bo naslednji uporabnik manj moral kopati.

Ko gre za same mape, jih lahko razdelite na različne vrste za posebne primere uporabe. Če želite prihraniti čas pri upravljanju z nalogami, lahko organizacija ustvari mapo s šprintom, v katero ekipe spustijo različne naloge, s katerimi bodo vsi obveščeni o poteku projekta. Za e-poštna sporočila lahko skupina za podporo ustvari mapo »Predloge«, iz katere lahko med interakcijo s strankami potegne dosledne odgovore. Obstajajo tudi zasebne mape za občutljive človeške vire (HR) ali preprosto mapa, nastavljena na »Samo za vas«, ki jih lahko uporabljate kot podrobno organizacijsko orodje. Končno lahko ekipe uporabljajo podmape za izmenjavo informacij o projektih zunaj Wrikeja v določenih časovnih obdobjih, izvoženih v obliki Ganttovega grafikona ali datoteke Microsoft Excel.

3. Poročila v realnem času

Druga novejša funkcija so Wrike Reports, ki samodejno ustvari poročilo o vidnosti stanja in napredka v realnem času s funkcijo enega klika na nadzorni plošči Wrike. Na zavihku Poročila lahko skrbnik projektov ali vodja ekipe izbere določene projekte ali naloge, se odloči, iz katerih skupin bo potegnil podatke, dodal filtre (na primer lastnik projekta, status ali datum začetka / zaključka / ustvarjanja) in ustvaril bodisi vrstico ali tabela graf. Te vrste poročil so uporabne za vsakodnevne ali tedenske posodobitve napredka, vendar so lahko prilagojene tudi za prikaz meritev, kot sta skupinska dejavnost in uspešnost. Vizualizacije podatkov niso domišljijske, vendar jih je mogoče hitro ustvariti z najprimernejšimi podatki.

4. Označite vse

Uporabniki Wrike lahko ustvarijo neomejene oznake za mape in opravila; delujejo podobno kot hitro označevanje, ki ga najdemo v orodjih za sodelovanje, kot je Evernote Business, saj oznake ne delujejo le kot orodja za organizacijo, temveč povezujejo različne elemente projekta in dokumente skupaj. Nalogo lahko označite z več ustreznimi mapami tako, da jo povlečete in spustite v mape, tako da nalogo označite kot povezano z vsako mapo, ne da bi je podvojili. Wrike spremlja vse spreminjajoče se oznake, povezane z neko nalogo, zato tudi to pomaga časovno preslikati stanje naloge v različnih projektih in skupinah, s katerimi je povezana.

5. Razvrstite se po zaostanku opravil

Razvrščanje opravil je naravni del upravljanja delovnih procesov v projektu, vendar je pri določanju prednostnih nalog enostavno, da preveč nalog drsi v odsek zaostankov in zavzema vedno več vaše časovne premice Wrike. Naloge so torej znotraj mape navedene kronološko ali po poljubnem vrstnem redu, po katerem ste jih razvrstili. Wrike vam omogoča razvrščanje opravil po prioriteti, datumu, statusu in naslovu. Da bi svojo ekipo prisilili, da se spopade z zaostankom, določite prednostno mapo, nato pa povlecite in spustite zaostale naloge v vrstni red, v katerem jih želite preveriti. Razvrstite po datumih, statusu ali naslovu prednostnih nalog, pri čemer ta zaostala opravila ohranjate spredaj in v sredini, dokler jih ne preverite iz kupa.

6. Integracija in avtomatizacija

Wrike nenehno dodaja nove integracije v različnih aplikacijah Software-as-a-Service (SaaS), vključno z pisarniškimi zbirkami Googla in Microsofta, različnimi storitvami za shranjevanje v oblaku, tržnimi platformami za pomoč in trženje, orodji za spletno anketiranje (kot je SurveyMonkey) in aplikacijami za sodelovanje (kot sta Slack in Atlasijski HipChat).

To so vsi uporabni načini za združevanje več poslovnih prekrivajočih se poslovnih procesov na eno mesto, vendar so te integracije lahko še posebej koristne za avtomatizacijo nekaterih ročnih vidikov upravljanja projektov in nalog. Wrike se integrira tako s storitvijo za avtomatizacijo obrazcev Wufoo kot z avtomatskim akcijskim orodjem Zapier, ki uporabnikom omogoča avtomatiziranje ponavljajočih se vnosov projektov s projektnimi zahtevami, usmerjenimi v samodejno nabirajoče se obrazce Wufooja (izvaja jih Zapier v nove projekte, ne da bi ročno posredoval zahteve projektov ali izpolnjeval nove vnose projektov in nalog.).

7. Pile on the Templates and Widgets

Vključitev Wufoo / Zapier je odlična za avtomatizacijo ponavljajočih se delovnih procesov, vendar so tudi Wrikeove predloge po meri. Če želite ustvariti predlogo po meri iz obstoječega projekta ali naloge, z desno miškino tipko kliknite to nalogo v mapi in jo podvojite z novim naslovom. Prav tako vam omogoča kopiranje opisov in opomb, ki ste jih vključili skupaj z nalogo ali projektom, in celo omogoča kopiranje prek istih uporabnikov, če bo predloga določena skupina, ki bo ponovno uporabljala predlogo. Nikoli vam ne bi bilo treba ročno znova ustvariti projekta ali naloge. Predlogo lahko ustvarite tudi na podlagi več opravil, tako da določite določena opravila v statusu "odloženi" in ponovite postopek podvajanja. Predloge so eno od področij, ki ga Wrike resnično sija, kar mu daje prednost in produktivnost pred podobnimi rešitvami za upravljanje projektov, kot je Basecamp.

Pripomočki so še en način, s katerim vam Wrike pomaga prihraniti čas. Obstajajo vnaprej izdelani pripomočki, kot sta dodeljeni meni in zadnji dan / ta teden, vendar je funkcija bolj dragocena pri ustvarjanju pripomočkov po meri za spremljanje določenih projektov, nalog ali članov skupine. V mapi s projekti ali nalogami z desno miškino tipko kliknite element in izberite Dodaj na nadzorno ploščo, če želite ustvariti preprost pripomoček, da ga povlečete in spustite na nadzorno ploščo.

8. Nadaljite preprosto iskanje

Osnovno iskanje po ključnih besedah ​​Wrike je hitro in koristno pri iskanju naloge ali projekta, ki vsebuje določene besede, toda funkcija za napredno iskanje platforme vam omogoča veliko bolj zmogljiv mehanizem za iskanje po določenih poljih in iskanje ključnih besed v komentarju, opisu ali naslovu. Napredno iskanje vam lahko pomaga tudi pri iskanju prilog, tako da vam omogočite iskanje po imenih datotek. Za napredno iskanje ni posebnega gumba ali možnosti; preprosto začnete tipkati v glavno iskalno vrstico (ali iskalno vrstico v določeni mapi) in uporabite narekovaje, da določite polje, besede ali projekte, ki jih izpustite. Določite lahko tudi dodatne parametre, kot je dodajanje oznake "@me", da najdete rezultate iskanja, v katerih ste bili omenjeni po imenu.

9. Naredite ponovno e-pošto koristno

Integracije e-poštnih sporočil Wrike olajšajo ustvarjanje in urejanje nalog iz Gmaila ali Microsoft Outlooka tako na namizju kot mobilnih napravah, kar vam omogoča, da e-poštna sporočila spremenite v dejanja in jih dodelite neposredno članom skupine. S pomočjo teh integracij lahko v mapi »Prejeto« vidite tudi obvestila Wrike @mention, dodate e-poštna sporočila neposredno v mape Wrike in na komentarje neposredno odgovarjate po e-pošti.

Na mobilni napravi Wrike Android in iOS ponujata tudi novo funkcijo pametnih prejetih sporočil za skeniranje, razvrščanje in arhiviranje sporočil s hitrim potegom, skupaj z možnostjo začasnega skrivanja posameznih ali skupinskih sporočil v različne svežnje, utrditev, kar je bilo nekoč Wrikejeva dejavnost Center za pretok in obveščanje. Tako kot pri novi Googlovi aplikaciji Inbox je tudi to način, kako zmanjšati nered in e-pošto narediti platformo, na kateri lahko uporabniki dejansko opravijo stvari (namesto da bi jih nenehno presejali in čistili).

10. Pametni telefon obrnite v projektni ukazni center

Skupaj z novo pametno mapo »Prejeto« lahko Wrikeove mobilne aplikacije za Android in iOS naredijo skoraj vse, kar spletna aplikacija zmore. Programi Wrike vključujejo en pogled opravil s funkcijo datuma in dodelitve, hitro ustvarjanje opravil in potezanje prstov ter (v aplikaciji Android) dvojni pogled za tablične računalnike. Vodje projektov in ekipe ne bi smeli biti omejeni z mislijo samo na splet v letu 2016. Večino časa je lažje odpreti mobilno aplikacijo na letenje, odjaviti nalogo in nadaljevati svoj dan.