Organizirajte se: kako izboljšati komunikacijo za boljše upravljanje projektov

Med vsakim projektom je ključnega pomena poznavanje komunikacije in uporaba storitve upravljanja s projekti za komunikacijo. Po poročanju Inštituta za upravljanje projektov je komunikacija z vsemi zainteresiranimi stranmi najpomembnejši dejavnik uspešnosti upravljanja projektov. Slaba komunikacija je prepogosto vzrok za druge težave, zaradi katerih projekt ne pride v poštev ali pa ga v celoti potopi.

Kaj pomeni jasna, odprta in učinkovita komunikacija v smislu vodenja projektov in kako to storite? Prejšnji teden je bil v stolpcu Get Organized predstavljen, kako začeti voditi projekt. Ključni ukrepi so se nanašali na opredelitev projekta (in zagotavljanje, da gre za projekt, ne pa le za tekoče delo) ter njegovih zahtev, obsega, dosežkov, mejnikov in akterjev, vključno z zainteresiranimi stranmi. Če ga še niste prebrali, priporočam, da se tega lotite, preden se lotite tega članka.

Kako slabo komuniciranje vpliva na vodenje projektov

Najboljše tri težave, ki preprečujejo uspešnost projekta, so spremembe obsega, slaba ocena v fazi načrtovanja in slabo določeni cilji in cilji, je pokazala raziskava PricewaterhouseCooper. Toda Jason Westland, izvršni direktor ProjectManager.com, vse to vidi kot težave, ki izhajajo iz drugega korena: slaba komunikacija.

"Če vodja projektov nima omejitve obsega ali če igralci ne poznajo časovnice, se stvari razidejo ali pa dobavljeno ne ustreza zahtevam, " je dejal Westland, ko sem pred kratkim z njim govoril o najboljših praksah vodenja projektov.

Westland, ki je napisal tudi življenjski cikel vodenja projektov , je dodal: "Običajno se zgodi, da vodja projekta nima pravega ročaja glede obsega projekta. Skupina v resnici ne ve, kaj ponuja. Nihče res ve, kakšni so končni datumi mejnikov ali ključnih rezultatov. In ves čas projekta jih nihče ne obvešča o celotni viziji, razlogu, zakaj to počnejo. In stvari preprosto zdrsnejo."

Westland je odraščal na Novi Zelandiji. Z mano je delil analogijo med ovčarskimi ovcami na terenu svoje matične države in vodenjem projekta.

Predstavljajte si mladega fanta, ki mora prestaviti 300 ovac iz enega vesla v drugega, pri čemer uporablja le nekaj psov. "S piščalko ste v stalni komunikaciji, " je dejal. "Psi se nenehno gibljejo v razdeljene skupine ali združitve." Delo se lahko zdi neprijetno za enega fanta in nekaj goničev, toda če nikoli ne pride do prekinitve komunikacije in se fant še naprej spominja na svojo tarčo, je to mogoče.

Poglejte The Big Picture

Med začetkom sestanka projekta morajo vsi akterji, ki bodo delali na projektu, sestanek zapustiti z jasnim opisom, kaj bo vseboval končni projekt. Z drugimi besedami, vsi bi morali imeti ne samo vizijo, ampak tudi napisane podrobnosti.

Predstavljajte si projekt, ki traja eno leto. Nekaj ​​mesecev v projektu je povsem mogoče, da se je vizija v očesu nekoga že od prvega dne spremenila. Vodja projekta mora opomniti vse na opis končnega projekta - in to mora storiti pogosto. Tovrstna komunikacija z vizijo se lahko zgodi med redno načrtovanim sestankom (več o tem v trenutku) ali tako, da naročnik projekta občasno pripelje, da ekipo opomni, v kaj si prizadeva.

Poleg tega so vsi v projektni skupini odgovorni za sporočanje, ko se naloga ali niz nalog oddalji od naslednjega dosežka ali končnega opisa projekta. Ko se pojavi naloga, ki ne spada v obseg, morajo delavci spregovoriti, vodje projektov pa morajo prisluhniti. Komunikacija je dvosmerna ulica. Podobno, če ekipa verjame, da ne bo dosegla roka, morajo obvestiti vodjo projekta, ko je v nevarnosti, ne potem, ko bo prepozno. Vodja projektov, ki sliši tovrstno komuniciranje, se lahko ustrezno odloča. In kot ste uganili, mora vodja projekta obvestiti skupino o vseh spremembah in zahtevati povratne informacije.

Bodite pozorni na natančno podrobnost

Poleg tega, da se k viziji pogosto vračajo in preverjajo področje uporabe, morajo vodje projektov vedeti o vseh podrobnostih. "Med projektom je res pomembno, da se vodja projekta v celoti zaveda vsake naloge in kakšen je status te naloge, " je dejal Westland.

Projekti imajo lahko na tisoče opravil, kar si lahko zapomni vsak vodja projektov. Prav zaradi tega je storitev upravljanja projektov tako dragocena. Dva primera sta Zoho Projects in Teamwork Projects, čeprav jih na trgu obstaja na desetine za ekipe različnih velikosti in zahtevnosti.

Ko ekipe uporabljajo platforme za upravljanje projektov, so vsa opravila zabeležena v sistemu in so vidna vsem, ki jih morajo videti (ali so včasih vidna vsem, odvisno od orodja). Vsaka naloga ima prejemnika in rok zapadlosti. Običajno obstajajo tudi dodatne informacije, ki opisujejo, ali naloga trenutno še ni na nikogaršnji plošči, trenutno aktivna ali zaključena. Nekatere platforme še podrobneje spremljajo odstotno stopnjo dokončanja vsake naloge. Tako se lahko vodja projektov kadar koli prijavi na nalogo, da vidi njen status, ne da bi se moral sprehoditi do pisalne mize, tapniti to osebo po rami in vprašati. Popolnoma spremeni naravo komunikacije.

Orodja za upravljanje projektov centralizirajo informacije in vsem omogočajo dostop do njih. Na koncu je dokumentacija le še ena oblika komunikacije.

Peter Clarkson, direktor podjetja Maestro Development, ki ustvarja platformo za upravljanje projektov Maestro Project Office, je nekdanji vodja projektov, ki je upravljal na tisoče projektov. "Veliko sem revidiral slabe projekte. Bil sem znan kot reševalec, " mi je rekel. "Neprekinjeno, vezano na pomanjkanje metodologije in neznanje, kaj se je dogajalo v projektu: ne dokumentiranje sestankov, vprašanj, ukrepov."

Ko Clarkson svoj dan opiše kot vodja projektov, postane pomemben pomen komunikacije in vodja projektov, ki sta povezana z vsakim koščkom komunikacije. "Kot vodja projektov sem vedno trdil, da sem len, ker nikoli nisem ničesar dodelil sebi, " je dejal. "Vse, kar sem počel, sem hodil naokrog in se pogovarjal z ljudmi ali bral poročila ali preverjal v bazi podatkov o težavah, ki so se pivile in snemale, a nihče ni ničesar storil. dejansko ne grem. " Povedal je, da je tretjino svojega delovnega dne brez težav preživel v poljubnem orodju za upravljanje projektov in zbirki podatkov, ki jih ekipe uporabljajo.

Naj se sestanki nadaljujejo

Večina projektov in projektnih skupin se do neke mere opira na sestanke. Kot pojasnjuje Westland, "pred spletnimi orodji so vodje projektov običajno vodili tedenski stand-up sestanek, na katerem so vsi preprosto izpostavili, katere naloge delajo, katere naloge so opravili in kakšne so druge rezultate ali naloge." Toda, ali obstaja vzpostavljena platforma za upravljanje projektov, na kateri so vse te informacije zabeležene in vidne, ali še vedno obstaja smisel za srečanja?

Pravzaprav da. Medtem ko komunikacijo močno izboljšujejo spletna orodja, so srečanja še vedno koristna. "Ne gre za to, da še vedno nimate pripravljenosti, ampak samo, da se nameni spremenijo. Namesto tedenskega pripravljanja nalog lahko postane dvotedensko srečanje, na katerem vodja projektov znova oblikuje vizijo in poskrbi, da bodo vsi ve, kam mora iti, ali pripelje stranko, da se pogovori o tem, zakaj se projekt izvaja. To postane bolj strateško zasedanje kot izvedbeno sejo, "je dejal Westland.

Načrt za Postmortems

Komunikacija je ključnega pomena za uspeh vsakega projekta, ne le v fazi načrtovanja in sestanka, ampak tudi v celotnem poteku projekta in tudi po njegovem zaključku. Postmortem sestanki dajo članom skupine končno priložnost, da sporočijo, kaj je šlo narobe in kaj narobe v projektu.

Člani skupine bi morali biti iskreni in odprti s svojimi povratnimi informacijami, vendar pa je prav tako pomembno, da mora vodja projekta prisluhniti povratnim informacijam, jih posneti in se nanje sklicevati naslednjič, ko se pojavi podoben projekt.

Platforme za upravljanje projektov so lahko tudi odličen vir referenčnega gradiva po zaključku projekta. Večini timov koristi pregledovanje poročil in zgodovine njihovih projektov, da bi bolje razumeli, kaj se je zgodilo, ko je šlo kaj narobe.

Za več nasvetov, kako kar najbolje izkoristiti dve storitvi upravljanja projektov PCMag za izbiro urednika, si lahko preberete 7 načinov za poenostavitev upravljanja projektov v projektih za timsko delo in 5 funkcij Zoho projektov za organizacijo vašega podjetja.