Video: Getting Started With Zoho Docs - Webinar (Oktober 2024)
Skupna raba dokumentov in sodelovanje
Skupna raba datotek je podobna tudi Googlovemu disku, kjer lahko vnesete e-poštne naslove in nastavite dovoljenja, tako da izberete datoteko in kliknete gumb Skupna raba. Dokumenti imajo tudi stalne povezave za skupno rabo zunaj programske opreme. Uporabniki lahko tudi delijo celotne mape in ustvarijo skupine, da olajšajo skupno rabo z več kolegi. Lepa lastnost je, da lahko dokument delite, vendar ga zaščitite z geslom za dodatno varnost; lahko celo določite datum poteka, ko bodo vsi, ki ste jim dali dokument v skupno rabo, izgubili dostop. Datoteke je mogoče prijaviti in odjaviti (z drugimi besedami, zakleniti), da se prepreči prekrivanje urejanja.
Naloge lahko dodate dokumentom, če jih morate poslati kolegu na pregled ali revizijo. Ko nekomu dodelite nalogo, bo prejemnik prejel opozorilo in povezavo do pridruženega dokumenta; po opravljeni nalogi boste prejeli opozorilo.
Če že uporabljate Googlov G Suite (prej imenovan Google Apps for Work), lahko svoj račun integrirate z izdelki Zoho. Zoho Docs Standard se lahko integrira z Google Drive in Googlovim upravljanjem uporabnikov. Poskusil sem povezati račune Zoho Docs Standard in Google G Suite. Potem ko sem dovolil nekaj dovoljenj in se prijavil v Google, me je pozval, naj nadaljujem z nastavitvami - in potem sem bil duhovit. Zaslon je bil preusmerjen na moj račun Zoho Docs brez znaka, da je Google integriran. Po posvetovanju s člankom pomoči sem odkril rešitev: pritisnil sem gumb za prenos, v spustnem meniju izbral Google Drive in pozval k pristnosti. Ko uspešno povežete svoje račune, lahko datoteke in mape naložite iz Google Drive. Mapo Dropbox lahko sinhronizirate tudi z mapo Zoho Docs neprekinjeno ali samo enkrat. Obe integraciji sta odličen način, kako izkoristiti Zohove funkcije, medtem ko še naprej uporabljate znano programsko opremo za shranjevanje v oblaku. Lahko se povežete tudi z Adobe Sign, da omogočite digitalni podpis.
V programu Zoho Docs Standard lahko uporabniki ustvarjajo in urejajo dokumente s pomočjo programa Zoho Writer, ki vključuje funkcijo za spreminjanje skladb, digitalne podpise in številna napredna orodja za urejanje. Na primer lahko ustvarite makrone, barvite grafikone in vrtilne tabele. Dokumente, preglednice in predstavitve lahko izvozite v PDF, Windows in druge datoteke. Datoteke lahko urejate tudi brez povezave; spremembe bodo sinhronizirane, ko ste spet v spletu.
Kul funkcija je možnost urejanja dokumenta hkrati s svojimi sodelavci. Komentarji vas in vaših kolegov se bodo prikazali na zaslonu vseh, ki jih bo označilo ime urednika. Uporabniki lahko ves čas postopka komentirajo in klepetajo. Vsaka datoteka ima zgodovino različic in kadar koli se lahko vrnete na prejšnjo različico.
Za Android in iOS je na voljo aplikacija Zoho Docs Standard, kjer lahko dostopate do njih, ustvarite in urejate datoteke na poti. Prenesla sem aplikacijo Android, ki ima ustrezen uporabniški vmesnik (uporabniški vmesnik) in se odpre v mapo Nedavni dokumenti. Ogledate si lahko vse mape, jih razvrstite po imenu ali datumu in poiščete datoteke.
