Kazalo:
Video: How to Achieve Inbox Zero - 4 Email Productivity Hacks (November 2024)
Vsebina
- Push for Zero Email
- Komunikacija brez e-pošte
Leta 2011 je Thierry Breton, predsednik uprave in predsednik francoskega Atosa, krepko izjavil, da namerava v treh letih izkoreniniti e-pošto podjetja. Ideja je sprožila toliko polemike kot priznanja. Zdaj so tista tri leta na koncu. Kako je torej ravnalo podjetje?
Marc Bovens, vodja globalnega programa Zero Email v Atosu, sem telefoniral po telefonu, da sem ugotovil, ali je podjetje doseglo svojo znamko. Bovens je pojasnil, da je bil pritisk na ničelno e-pošto dejansko del večje osredotočenosti na zdravje ljudi. Ljudje na Atosu (tako kot skoraj vsi ostali, ki cel dan sedijo pred računalniškim terminalom) so se počutili preobremenjeni z e-pošto ali, natančneje, s preobremenjenostjo informacij, ki jo povzroča elektronska pošta.
Atos ni majhen startup. Podjetje zaposluje več kot 76.000 ljudi v 52 državah. Atos je mednarodno podjetje za IT storitve, ki sodeluje z obsežno paleto podjetij - vse od bančne industrije do obrambe in varnosti. Kako lahko vse te ljudi z ogromno paleto del, ki jih opravljajo, oddaljujejo od komunikacije med seboj po e-pošti?
Jill Duffy: Leta 2011 je Atos objavil cilj, da se v treh letih znebi vseh notranjih e-sporočil. Tisto triletno znamenje je zdaj minilo in sprašujem se: kako gre?
Marc Bovens: Triletno obdobje se je končalo v začetku letošnjega februarja. Resnično smo dosegli nekaj pomembnih mejnikov za program, najpomembnejšega, ki obravnava preobremenjenost informacij.
Že smo objavili in sporočili, da smo dosegli 60-odstotno znižanje e-pošte. In to se seveda kompenzira z delom na drugačen način in uporabo novega nabora orodij poleg Outlooka za e-pošto.
JD: Mi lahko poveste o nekaterih tistih orodjih, ki jih uporabljate?
Očitno so ti trije dobro integrirani. Znotraj platforme ZEN-BlueKiwi smo na primer vključili Lync za prisotnost. Ljudje lahko kliknejo katero koli sliko in začnejo takojšnje sporočanje ali začnejo klic prek interneta. Imamo dobro povezovanje med skupnostmi in spletnimi mesti SharePoint, tako da se lahko ljudje enostavno povežejo v skupnost za sodelovanje BlueKiwi.
Če smo se nekoliko bolj posvetili vprašanju, kakšne so bile faze [uvedbe načrta ničesar e-poštnega sporočila], smo v prvem letu porabili veliko časa za tako imenovano etiketo po e-pošti. Začeli smo tudi trenirati svoje vodstvene ekipe.
JD: Ko rečete "etiketa po e-pošti", mislite, kdaj je to primerno v primerjavi s primerom e-pošte za komunikacijo?
MB: Pravilno. Na pozitiven način smo želeli ljudi motivirati za pogovor iz oči v oči, ko je to najbolj primerno. Število posvojitev Lync smo močno povečali. Ljudje so res začeli uporabljati takojšnje sporočanje, pa tudi izmenjavo aplikacij in videokonference prek Lync-a. Res je šlo za spremembo vedenja z uporabo pravega orodja za pravo aplikacijo.
JD: Kako mislite, da je to spremenilo kulturo podjetja?
MB: Lažje je postati veliko bolj osredotočen na stranke. Atos je, kot veste, resnično veliko podjetje. Skozi leta smo s pridobitvijo veliko narasli. Usmerjeni smo v to, čemur pravimo ponavljajoči se dohodek, torej dolgoročni stiki. Ta [prehod na uporabo drugih komunikacijskih orodij] je resnično prinesel novo raven osredotočenosti na stranke. Zakaj? Ker je zdaj ljudem tako enostavno, da vzpostavijo skupnosti strank in imajo skupinsko delo po vsem svetu za reševanje izzivov stranke v skupnosti. V preteklosti bi po e-pošti prejemali nepotrebno količino e-pošte, na primer zaradi ljudi, ki ne sodelujejo v celoti. To je ključni rezultat tega programa.
Druga je ta, da smo Atos spet naredili majhnega. Preprosto dejstvo, da imate seznam profilov, ki jih ljudje vzdržujejo v družbenem omrežju podjetja, v kombinaciji seveda s prisotnostjo Lync-a, toliko lažje najdejo svoje vrstnike, da začnejo razpravo ali se pridružijo skupnosti, za katero menite, da je zanimivo. Torej je Atos majhen in gradi zaupanje.
Imamo veliko strokovnjakov na različnih področjih, ki pa so raztreseni po vsem svetu. Ljudje lažje sodelujejo, če si malo zaupaš v odnos, malo razumeš znanje in si lažje delaš skupaj. To je to vrnilo - in morda sem preveč melanholičen -, vendar je vrnilo ta prijeten občutek podjetja, kjer ljudje lahko sodelujejo. To ni nekaj, kar lahko storite samo z e-pošto ali samo SharePointom.
Res je rezultat načina, kako smo to storili, ki je še vedno edinstven. Mnoga podjetja so začela pobude za socialno sodelovanje. Naredijo pilota. Nato naredijo še en pilotni poskus in ga skušajo razširiti, da bi končno sprejel sprejetje na celotnem podjetju. Ampak to smo storili drugače. Resnično smo porabili veliko časa, da smo ljudem razlagali, da moramo spremeniti sodelovanje, da na primer potrebujemo, da menedžerji spremenijo svoj slog upravljanja.
Imamo velik program usposabljanja, s katerim bodo menedžerji razumeli koristi sodelovanja in tudi v tem okviru pametneje sodelovali v skupnostih v družbenem omrežju podjetja.
JD: Ko ste se odločili zmanjšati interno e-pošto - in vesel sem, da slišim 60 odstotkov; to je res impresivna številka - kaj je bil prvotni zagon za to?
MB: Temu pravimo program. Ena od ambicij Atosa je napredovanje na lestvici odličnega mesta za delo, tako da porabi čas in pozornost, kaj je treba izboljšati na podlagi vložka in povratnih informacij, ki jih dobimo od naših zaposlenih.
Takrat smo res dobili močne signale, da postaja e-pošta težava - ali morda ne »e-pošta«, ampak preobremenitev, ki jo povzroča e-pošta.
Vse te zlorabe e-pošte so povzročile, da je bilo ljudem zelo neprijetno. Količina časa, ki so ga ljudje porabili za e-pošto, se je v nekaterih naših skupinah približala 30 ali celo 40 odstotkom časa podjetja!
V kombinaciji z dejstvom, da smo si začeli postavljati vsakovrstna vprašanja, kot so: "Ali menite, da je to čas, ki je dobro porabljen?" ker morda ni problem, da 40 odstotkov svojega časa porabimo za delo z e-poštnimi sporočili in za razvrščanje e-poštnih sporočil ter odzivanje na e-pošto. Toda na splošno je to veljalo za večinoma neproduktivno.
Torej, tukaj smo, vodstvo velikega podjetja, in vaši zaposleni pojasnjujejo, da je 40 odstotkov tega, kar počnejo, vprašljivo z vidika vrednosti podjetja.
