Pregled in ocenjevanje pogodbe o upravljanju pogodb

Onit Contract Management se začne s 3000 dolarji na mesec in je manj samostojne rešitve kot en del veliko večjega ekosistema aplikacije Onit, ki zajema ne le upravljanje s pogodbami, temveč tudi upravljanje poslovnih procesov (BPM), prodajo, človeške vire (HR), skladnost, IT in še več. Stranke delujejo v tem okviru prek Onit App Builderja, ki strankam v bistvu omogoča gradnjo prilagodljivih delovnih tokov v vseh poslovnih procesih. To je zelo močan koncept, če kupci objavijo celotno platformo. Za samo upravljanje pogodb pa je nekoliko bolj zapleteno kot večina konkurence in vsekakor dražje, kar je tisto, kar drži za našimi zmagovalci urednikov izbire v tej kategoriji, Agiloft in Updraft. Če pa iščete fleksibilno platformo s celovitim poročanjem, ki lahko spretno upravlja pogodbe in ima več kot dovolj prostora za razširitev po vsej vaši organizaciji, je Onit kos tej nalogi.

Cene in integracije

Onitove pogodbe za upravljanje pogodbenih cen se začnejo pri 3000 dolarjev na mesec, vendar je podjetje povedalo, da so cene v celoti odvisne od konfiguracije. Onitove cene lahko nihajo glede na zapletenost delovnega toka in druge dejavnike. Toda rešitev je cena z uporabo naročniškega modela brez uporabniških omejitev ali licenc. Naročnine vključujejo vzdrževanje, podporo in nadgradnjo programske opreme.

Integracije Onita so na voljo tudi po meri, vendar platforma podpira standardno metodologijo za razvoj in dostavo integracijskih točk, odvisno od specifikacij stranke. Onitovi standardni vmesniki so sestavljeni iz SFTP / FTP in HTTPS, pa tudi integracije aplikacijskega programskega vmesnika SOAP in REST (API). Onit se za funkcije eSignature integrira z DocuSign, Adobe Sign in Hello Sign.

Glede na zahteve stranke je Onit izjavil, da je podjetje vgradilo SOAP integracije za platforme, ki vključujejo IBM Emptoris in OpenText, REST integracije z Googlovimi API-ji in datotečne integracije s protokoli in storitvami, ki segajo od Active Directory (AD) in SharePoint do SAP, Workday in integracijo na ravni SQL s Tableau, med drugimi storitvami. Onit podpira tudi varnostne protokole, vključno z SAML 2.0 z enim podpisom (SSO) in OAuth 2.0 avtentikacijo.

Upravljanje življenjskega cikla pogodbe

Onit uporablja pristop, ki temelji na uporabniku, s programom Onit Builder za prilagajanje izkušenj organizacije glede potreb podjetij in oddelkov. Privzeta nadzorna plošča za upravljanje pogodb in pregled in odobritev pogodb se od prvega pregleda ni bistveno spremenila, zato je linearni koledar pogodbenih dejavnosti, ki temelji na časovni premici, postavljen na vrh, da bi spremljali stanje pogodb v sistemu.

Privzeta postavitev Onitovega vmesnika je siva in podobna Microsoftu Excel, glavna krmilna plošča pa se pojavlja z barvo vzdolž kronološkega prikaza časovnice. Spodaj prikazani pripomočki interaktivnega poročila prikazujejo hitre navidezne pripomočke s števcem datumov poteka in odobritve pogodb ter razčlenitvijo vrst pogodb, vrednosti in števila pogodb v vsaki fazi življenjskega cikla v pitah, vrsticah in vrsticah. Namesto da bi podatke za poročanje in analitiko postavil na ločen zavihek, tako kot pri Agiloft in Concord, Onit centralizira podatke o poročanju kot prvo, kar opazite, ko se prijavite. To vam preprečuje, da bi morali dolgočasno združevati podatkovne baze ali e-poštne verige za podatke kar potrebuješ Medtem ko ni toliko možnosti prilagajanja poročanja, kot so merila donosnosti naložbe, specifična za Agiloft ali oddelek, kot jih najdemo v Coupa Contract Management Lifecycle Management, so interaktivna poročila dobro zasnovana, pripomočke in polja nadzorne plošče povleci in spusti pa so popolnoma prilagodljivi.

Levi navigacijski meni vključuje tudi bolj poglobljeno stran poročila. Tu lahko ustvarite ad hoc poročila, ki jih filtrirajo po skupinah, fazah, vrsti pogodbe itd. Ta so lahko shranjena kot tisto, na kar Onit govori kot shranjeni "Pogledi", ki so na voljo v meniju in poslana kot tedenska poročila ali v prilagojenem časovnem okviru. ali izvožen kot datoteke Microsoft Excel. Pogledi se lahko vzpostavijo tudi na oddelčni in osebni ravni, tako da bi se metrike in pogledi generalnega svetovalca na nadzorni plošči razlikovali od vodstvenih.

Če želite začeti dejanski postopek vnosa pogodb, preprosto pritisnete velik gumb (+) na zgornji desni strani vmesnika poleg iskalne vrstice. Od tu vidite prilagodljiv seznam možnosti na podlagi vrst pogodb in zahtev, ki jih obravnava vaš oddelek. Imel sem možnost, da predložim novo zahtevo za pravne storitve, novo revizijo pogodbe, obrazec za upravljanje pogodbe, standardni sporazum o nerazkritju podatkov ali pogodbo o zaupnem razkritju (CDA).

Obrazec, ki ga vidite, je popolnoma prilagodljiv, vendar ga je mogoče standardizirati kot osnovno predlogo za različne vrste pogodb. Če želite vnesti nov obrazec za pregled in odobritev pogodbe, sem vnesel ime in datum pogodbe, oddelek, s katerim je bila povezana, ter vrsto pogodbe, znesek, rok trajanja in opombe. Nato sem imel možnost vnesti podatke za druge stranke, povezane z dokumentom, in naložiti dejansko pogodbo. Onit ne izvaja avtorskih pogodb znotraj platforme; je lasersko osredotočen na pogodbeni življenjski cikel pogodbe, začenši z zahtevo po pogodbi in se kronološko premika z odobritvijo podjetja, pravnim in finančnim pregledom, podpisom in izvedbo.

Najbolj dinamičen del tega procesa je sodelovanje in pogajanje, ki ga omogočata vsa vgrajena funkcionalnost, ki je prisotna v vsaki pogodbi. Nove pogodbe in zahteve so dodane v glavni arhiv pogodb, ki je dostopen na levem meniju. Tako meni kot poročila in skladišče pogodb je mogoče konfigurirati z neomejenimi pogledi po meri. Na primer, lahko sklepate pogodbe na določenem prodajalcu ali tretji osebi, po vrsti pogodbe ali oddelka ali celo s kompleksnejšim pogledom, kot je "Vse NDA v pravni."

Ko kliknete na pogodbo, na vrhu vidite potrditveni načrt z ikonami, ki prikazujejo, v kateri fazi postopka ima vsaka pogodba trenutno. Na levi strani se lahko pomikate po osnovnih podrobnostih pogodbe, skupaj z meritvami življenjskega cikla, vključno s tem, koliko časa je pogodba čakala na odobritev podjetja, pravni pregled ali finančni pregled, ali je pogodba podpisana itd. vgrajen modul za sodelovanje z možnostjo objavljanja komentarjev, povezav in prilog kot pogodba. Še ena odlika je edinstven e-poštni naslov, ki se samodejno ustvari za vsako pogodbo, ki ga je mogoče uporabiti za kakršno koli dopisovanje in pogajanja v zvezi s pogodbo, ki je zunaj sistema Onit.

Najpomembneje je, da na desni strani vsake strani pogodbe obstaja plošča z možnostmi, s katero lahko posodobite trenutno stanje življenjskega cikla pogodbe (samodejno se odraža v pogledu zgornje časovne premice) in možnosti za sklenitev pogodb s konkretnimi uporabniki izvirno znotraj pogodbe mapa. Onit vam omogoča tudi dinamično sposobnost dodeljevanja nalog v tem okolju in povezovanje pogodb in nalog z večjimi projekti. Plošča vam omogoča tudi dodajanje novih udeležencev, dodajanje zapiskov med pogajanji o pogodbi in ogled celotne zgodovine sledenja revizijskih dejanj uporabnikov, urejanja pogodb in pogajanj, sprememb faz, poslanih e-poštnih sporočil in še več.

Samo Concord je zagotovil to raven vgrajenega sodelovanja, preglednosti in upravljanja opravil s platformami, ki smo jih preizkusili med tem krogom, in ne s stopnjo izvorne spremembe faz in pogajalskih lastnosti, ki jo najdemo v Onitu. Ta vmesnik ustvarja nevtralen portal, s katerim lahko predstavniki razpravljajo o sporazumih, delijo spremembe v črti in posodabljajo faze, dokler izvršljiva pogodba ne bo pripravljena za podpis. ContractWorks vam omogoča podoben pogled od zgoraj navzdol na sledenje življenjskemu ciklu pogodbene dokumentacije, vendar brez dodane komponente sodelovanja in pogajanj, ki jo Onit zagotavlja za reševanje celotnega delovnega procesa v skupnem portalu.

Končno, ko je pogodba pripravljena za podpis in faza posodobljena na »Pripravljen za podpis«, Onit omogoča, da povlečete in spustite podpisna polja v dokument - sinhroniziran z DocuSign, Adobe Sign ali Hello Sign - in pošljete pogodbo na ponudniki e-podpisa Lahko nastavite samodejni potek odobritve pogodbe, ki pogodbo usmeri od ene strani do druge za podpis. Ko je pogodba podpisana s strani tretjih ponudnikov e-podpisa, Onit samodejno prestavi pogodbo v fazo "Izvršeno", dodeli datum izvedbe in spusti podpisano datoteko PDF v polje Izvedena pogodba. Od tu sem lahko kliknil datoteko PDF in se pomaknil po njej, da sem videl podpisana polja na različnih točkah celotne pogodbe.

Dinamična platforma za izvajanje pogodb

Onit ni poceni v primerjavi z večino drugih izdelkov, preizkušenih v tem okrožju. Ima pa najboljše lastnosti sodelovanja, pogajanj in upravljanja v domačem življenjskem ciklu pogodb z natančnim nadzorom v končnem delovnem toku. Izbira urednikov Agiloft je premagala pri prilagajanju in poročanju, medtem ko vam Concord ponuja enostavnejšo uporabniško izkušnjo z zmogljivimi možnostmi avtorskih pogodb. Vendar pa za podjetja, ki iščejo platformo, pripravljeno za podjetja, ki lahko reši večstranska pogajanja in prevzame pogodbo od zahteve in odobritve vse do podpisa in izvršitve - in vse to v okviru centralizirane izkušnje - Onit so sanje upravnika življenjskega cikla pogodb.