Kazalo:
Video: Kam se vam nabira maščoba - samopodoba, pogodba s seboj in odločitev za spremembo (Oktober 2024)
Hitra navigacija med zavihki in barvna razlikovanja med zavihki so dobrodošla pri večjih podjetjih ali za podjetja s številnimi pogodbami. Za tiste, ki bodo upravljali le omejeno število pogodb, se lahko število zavihkov zdi prekomerno. V tem primeru se lahko odločimo za enostavnejšo zasnovo, kot je tista, ki jo ponuja pogodbeni asistent za programsko opremo Blueridge.
GCD ima na vsakem zavihku veliko možnosti za prilagoditev. Uporabniki lahko filtrirajo in združijo pogodbe, dokumente, mape in predvajalnike prek spustnih menijev. Uporabniki lahko tudi preuredijo stolpce, ki so prikazani. Vendar pa ta prilagoditev prihaja za ceno preprostosti. Vsi spustni meniji, zavihki in gumbi na celotnem zaslonu se lahko počutijo zasedene v primerjavi s čistostjo programov, kot je SecureDocs ContractWorks - ki ponuja manj takojšnjih prilagoditev, a nudi manj zapleten vmesnik.
Nastavitev
Ko se uporabniki prvič pomikajo po GCD-ju, se ob odprtju novega zavihka pojavijo predstavitvena okna. Informacije so še posebej koristne, saj ne pojasnijo le praktičnih stvari, ki jih je mogoče storiti na tem področju, ampak tudi teorijo za tem jezikom. Na primer, ko uporabniki kliknejo zavihek Mape, GCD obvesti uporabnika, da "mapa v GCD-ju ustreza fizični mapi ali vezavi" in uporabniku pokaže, kako naj ustvari novo mapo.
Ta koristna pojavna okna prihajajo na račun obsežnejšega priročnika za uporabo, kot so navodila po korakih, ki so bila na voljo pri pogodbeni asistentki ali video navodila, ki so bila na voljo pri ContractWorks in Contract Insight. Vendar obstaja funkcija "Vprašaj GCD" za vsa vprašanja, ki jih imajo uporabniki, na katera niso odgovorili mini vodiči.
Dodajanje novih pogodb, dokumentov, predvajalnikov, map in drugih elementov GCD je prepir. Gumbi za dodajanje so dostopni s katere koli strani na tanki sivi vrstici, ki prečka vrh delovnega prostora. Ti gumbi so naredili mojo prvotno nastavitev hitro in nebolečo, kar mi je omogočilo, da v nekaj minutah dodam kopico map in jih napolnim s pogodbami. Tipke za hitro dodajanje so funkcije iskanja in e-poštno sporočilo za lažji dostop.
En edinstven vidik GCD je, da razlikuje med tem, kar imenuje pogodbe in dokumente. GCD na začetku opredeli pogodbe kot dokončne pravne sporazume, ki lahko ustrezajo dokumentu, številnim dokumentom ali sploh nobenemu. Uporabniki lahko med pogajalskimi postopki dodajo dokumente v eni ali več fazah, vključno z novimi različicami, ko postanejo na voljo. Ko (in če) dokument postane pogodba, ga lahko spremenite s klikom na potrditveno polje.
Dejanja in opozorila, mehanizme, s katerimi se uporabniki varujejo pred manjkajočimi pomembnimi pogodbenimi dogodki, je prav tako enostavno ustvariti. Opozorila so priložena pogodbam ali dokumentom in jih je enostavno prilagoditi. Opozorila so lahko nastavljena tako, da sedijo na nadzornih ploščah uporabnikov, pošiljajo obvestila po e-pošti, priložijo dokumente in vključujejo posebno besedilo. Opozorila lahko ustvarite na podlagi datuma poteka, zaključnega datuma ali katerega koli datuma, ki ga uporabnik želi. Za nastavitev prvega opozorila sem potreboval približno 30 sekund, pri čemer skoraj nisem imel navodil. Dejanja so naloge ali zadolžitve za določenega uporabnika ali skupino uporabnikov, ki jih je prav tako enostavno ustvariti.
Glede na prilagoditev so vsa polja za vnos podatkov prilagodljiva. Izobraževanje in znanje iz IT ni potrebno. Hitro sem lahko dodal in preuredil polja po svojih željah. Vsako besedilo, spustni meniji in potrditvena polja so ustvarili le nekaj trenutkov. Koledar ponuja dober vizual za tiste, ki imajo raje tradicionalni slog koledarja. Prilagodimo ga lahko tako, da vključuje samo informacije, ki so pomembne za pogodbo, njegovi dogodki pa se lahko povežejo s pogodbami, dokumenti in ukrepi za hitro navigacijo.
Iskanje in poročanje
GCD ustvarja poročila na podlagi informacij, ki jih trenutno gleda uporabnik. Ker lahko uporabnik filtrira in preuredi vse vidne podatke, lahko uporabnik ustvari poročilo s popolnim nadzorom. Vendar je ena omejitev ta, da se poročila lahko izvozijo samo v Excel, čeprav se postopek lahko izvede s klikom gumba.
GCD ima zelo robustno funkcijo iskanja, v kateri je mogoče iskati vsa podatkovna polja in besedilo dokumenta, ki jih vnese uporabnik. Ena omejitev GCD je, da rezultatov iskanja ni mogoče izvoziti, kot v Agiloft. Poleg tega obstajajo številne funkcije, ki GCD ločijo od drugih sistemov za upravljanje pogodb. Ena koristna sposobnost je integracija GCD z Microsoft Word in Outlook. Dodatek za Word uporabnikom omogoča, da dokumente odprejo neposredno v Wordu, uredijo ali spremenijo, nato pa shranijo iz Worda neposredno v GCD. Obstaja podoben vtičnik Outlook, ki uporabnikom omogoča, da vključijo GCD v obstoječo e-pošto, namesto da poskušajo sprožiti razpravo iz e-pošte in v sistem za upravljanje pogodb, kot bi ga našli v vnosu Onit.
Nekaj drugih zanimivosti je gumb Prenos, ki uporabnikom omogoča, da zgrabijo zadnjo različico vseh naštetih dokumentov ali pogodb, predogledajo funkcije PDF ali Word, naložene v GCD (ki so v celoti iskane in uporabnikom omogočajo ogled dokumentov, ne da bi naložili datoteko) in možnost pošiljanja e-poštnih sporočil neposredno iz GCD.
GCD je izjemno enostaven za učenje in konfiguriranje. Vgrajuje se v programe, ki jih verjetno uporabniki že uporabljajo (na primer Microsoft Word, Excel in Outlook) in omogoča obsežno prilagoditev. Iskanje in poročanje je enostavno, saj dodajate nove pogodbe, dokumente in izvajate delovni tok. V GCD-u je malo napake, zato je GCD eden izmed naših zmagovalcev izbire urednikov PCMag v tem okrožju.
