Microsoftova spletna ocena in ocena

Uvod v SharePoint Online

Prijava s programom Microsoft SharePoint Online je preprosta. Preprosto izberite načrt in vnesite svoje ime, e-pošto, telefonsko številko, podjetje in naslov. Nato ustvarite ID uporabnika, geslo in edinstven URL (npr. Yourname.onmicrosoft.com). Po tem preverite, da niste robot, tako da vnesete kodo, ki vam jo bomo poslali prek besedilnega ali telefonskega klica. Na koncu vnesite svoje podatke o plačilu in izberite, ali boste plačevali mesečno ali letno. Podatki o plačilu niso potrebni, če se odločite za brezplačno preskusno različico.

Če je to vaša prva izkušnja z Office 365, boste morda pri prvi prijavi naleteli na nekaj preobremenjenosti informacij. Če ste se prijavili na brezplačno preskusno različico programa Microsoft Office 365 Enterprise E3, bo nadzorna plošča vsebovala več kot ducat ploščic, povezanih v različne Microsoftove programe in funkcije, vključene v stopnjo Enterprise E3. Ena od teh ploščic je Microsoft SharePoint Online. Poleg tega lahko s skrbniškim modulom na levi strani dostopate do administrativnih vidikov programa Microsoft SharePoint Online v modulu Administrator.

Microsoft SharePoint Online omogoča uporabnikom ustvarjanje posameznih spletnih mest kot organizacija in organizacija za upravljanje. Vsako spletno mesto SharePoint ima lahko svojo knjižnico dokumentov, zvezke, varnost in oblikovanje. Poleg tega so spletna mesta lahko organizirana kot samostojna spletna mesta ali v hierarhiji z uporabo podvrst. Pri ustvarjanju spletnega mesta boste pozvani, da izberete med timsko ali komunikacijsko stranjo. Skupinska spletna mesta so tradicionalna spletna mesta SharePoint, namenjena sodelovanju v organizaciji, zlasti tam, kjer bo pomemben odstotek uporabnikov vključen v upravljanje dokumentov. Spletna mesta za komunikacijo so uporabna za scenarije, v katerih posameznik ali majhna skupina ustvarja vsebino, ki jo porabi večja skupina uporabnikov; mislite na to kot na križ med knjižnico dokumentov in spletnim dnevnikom. Obe možnosti spletnega mesta se lahko uporabljata za izmenjavo dokumentov in sta zelo prilagodljivi.

Ekipna spletna mesta v programu Microsoft SharePoint Online so prilagodljiva, pod pogojem, da je kdo pripravljen krmariti po krivulji učenja. Na primer knjižnica dokumentov spletnega mesta je lahko konfigurirana s številnimi polji metapodatkov, ki jih je mogoče uporabiti za številne različne funkcije. Pogled dokumenta je mogoče prilagoditi tako, da prikaže določena polja, ki jih boste uporabljali za iskanje in razvrščanje. Pogled lahko filtrirate tudi tako, da prikazuje le dokumente z ujemajočimi se metapodatki, kar vam omogoča ustvarjanje več pogledov, od katerih je vsak prilagojen za prikaz določenega niza dokumentov.

Knjižnice dokumentov Microsoft SharePoint Online lahko sinhronizirate z računalnikom ali mobilno napravo z odjemalcem Microsoft OneDrive. Uporabniki namizja lahko preprosto kliknejo gumb Sync v knjižnici dokumentov, da konfigurirajo povezavo (ali prenesejo programsko opremo). Nove datoteke lahko dodate v knjižnico dokumentov s povleci in spusti, s kopiranjem datotek v sinhronizirano mapo na namizju ali z uporabo različnih Officeovih aplikacij v namizje ali mobilnih naprav. Eden trkov proti Microsoftu SharePoint Online je bil dolga leta posledica nepredvidljivosti odjemalca za sinhronizacijo OneDrive. Microsoft je odtlej izdal novega odjemalca OneDrive, za katerega se zdi, da je veliko boljše delo pri sinhronizaciji datotek.

Skupna raba dokumentov in sodelovanje

Microsoft SharePoint Online je v bistvu platforma za upravljanje dokumentov. Microsoft SharePoint Online poleg osnovnih zmožnosti upravljanja dokumentov, kot so nalaganje datotek in nalaganje datotek, urejanje in skupna raba, obravnava tudi sledenje spremembam. Vodenje dnevnika o tem, kdo je opravil spremembe in vam omogočil prenos prejšnjih izdaj dokumenta za pregled sprememb ali vrnitev na prejšnjo revizijo, daje Microsoft SharePoint Online kar nekaj prilagodljivosti. Uporabniki lahko konfigurirajo tudi opozorila v knjižnici dokumentov, da prejmejo obvestilo ob spremembah. Preverite lahko dokumente, da preprečite težave z več ljudmi, ki urejajo isto datoteko, čeprav je za sodobne Officeove dokumente podprto soavtorstvo (več uporabnikov hkrati ureja isto datoteko), ob predpostavki, da vsi uporabniki uporabljajo Office 2010 ali novejši.

Microsoft v Office 365 ponuja nekaj dokaj zaostrenih varnostnih in skladnih funkcij, od katerih jih je veliko mogoče uporabiti za Microsoft SharePoint Online. Večina drugih paketov za upravljanje dokumentov poslovnega razreda, kot je Ascensio System OnlyOffice, ponuja osnovne varnostne funkcije, kot so dovoljenja in sledenje reviziji. Microsoft SharePoint Online podpira tudi te funkcije, vključuje pa tudi funkcije, ki so v višini nad konkurenco. Za začetek lahko ustvarite pravilnike, ki urejajo stvari, kot so nalepke dokumentov, preprečevanje izgube podatkov, hramba dokumentov in nadzornik. Nalepke dokumentov se uporabljajo za identifikacijo dokumentov, ki imajo lahko občutljive podatke, kot so kreditne kartice, številke socialnega zavarovanja ali podatki o strankah.

SharePoint ponuja orodja za ne samo ustvarjanje in upravljanje teh oznak, temveč za njihovo uporabo na obstoječih dokumentih (ali celo poštnih naslovih, če uporabljate celoten paket Office 365) na podlagi vsebine dokumenta. Za preprečevanje izgube podatkov so na voljo podobna orodja, na primer preprečevanje deljenja dokumentov, ki vsebujejo občutljive informacije, zunaj vaše organizacije. Orodja so na voljo tudi za upravljanje hrambe dokumentov, tako za preprečevanje uporabnikov, da trajno izbrišejo dokumente, kot tudi za uveljavljanje arhivskega arhiva ali odstranitev po določenem času. V mnogih od teh primerov Microsoft ponuja vnaprej določen nabor filtrov, namenjenih olajšanju skladnosti s predpisi v različnih državah, vključno z Zakonom o prenosljivosti in odgovornosti zdravstvenega zavarovanja (HIPAA) in ustreznimi predpisi. Program za pravilnike lahko konfigurirate tudi z uporabo iskalnih izrazov. Te pravilnike je mogoče uporabiti na Microsoftovem SharePoint Online ali na posameznih spletnih mestih.

Zapisovanje revizije se lahko uporablja za sledenje dejavnosti na ravni uporabnika ali administrativnih sprememb. Ko je beleženje omogočeno, lahko poiščete revizijski dnevnik po določenih dejanjih, uporabnikih, časovnem oknu ali iskalnih izrazih, da usmerite pogled. Ena izmed lastnosti, ki je bila že omenjena, eDiscovery, je izčrpno orodje za iskanje dokumentov, povezanih z določeno temo, kot je pravni postopek. Z uporabo eDiscovery lahko najdete dokumente, ki spadajo v sodni poziv ali drugo zahtevo po informacijah, zaščitite ustrezne dokumente, tako da zadržite njim, ali celo izvozite ustrezne datoteke, da bi izpolnili zahtevo.

Če te varnostne značilnosti zvenijo zastrašujoče, potem vedite, da so popolnoma neobvezna in vam ne bodo na poti, če jih ne upoštevate. Na voljo so tudi bolj standardne varnostne možnosti, kot so dovoljenja za skupine ali uporabnike. Prav tako lahko konfigurirate, kako deluje skupna raba datotek zunaj vaše organizacije, na primer skupna raba samo preverjenim uporabnikom, nastavitev roka veljavnosti za anonimni dostop ali z uporabo skupine za upravljanje, ki lahko dokumente delijo navzven. Povezave za skupno rabo lahko konfigurirate tudi tako, da zagotovite dostop samo do dokumentov za branje.

Prilagodljiv in razširljiv potek dela

Microsoft SharePoint že nekaj časa podpira ustvarjanje delovnega toka in SharePoint Online ni izjema. Medtem ko večina sistemov za upravljanje dokumentov z modulom delovnega toka podpira osnovne naloge upravljanja dokumentov, na primer usmerjanje pregledov ali zahteve za podpisovanje, Microsoft SharePoint Online tesno integrira s programom Microsoft Flow, orodjem za ustvarjanje delovnih tokov med različnimi platformami. Z uporabo Flow lahko pošljete zahteve za odobritev, ko so dokumenti naloženi v knjižnico, se integrirate z Microsoft Forms, da informacije usmerite v ustrezen stik ali povežete knjižnico dokumentov s platformo za shranjevanje v oblaku drugih proizvajalcev, kot sta DropBox Business ali Google Drive za Delo. Microsoft ponuja več kot sto predlog (Flow Flow) ali pa jih lahko poženete tudi sami.

Microsoft se še naprej zavzema kot integracijska točka v svojo celostno platformo za upravljanje informacij, in sicer Microsoft PowerApps. Namen PowerAppsa je, da lahko uporabniki zelo enostavno (sorazmerno) ustvarijo aplikacijo, ki lahko zajame in shranjuje podatke v programu Microsoft SharePoint (tudi z uporabo Flow). Ti PowerApps so lahko navedeni v Microsoftovi trgovini in se uporabljajo za notranje poslovne procese ali kot portale, usmerjene k strankam.

Ko že govorimo o aplikacijah, Microsoftov dolgoletni odnos z razvijalci pomeni, da je Microsoftov katalog aplikacij Microsoft SharePoint poln aplikacij, ki jih lahko vključite v svoja spletna mesta Microsoft SharePoint. Te aplikacije so na voljo v plačljivih in brezplačnih možnostih, vendar se morate zavedati, da tudi brezplačne aplikacije ponujajo ceno. Dovoljenja za Microsoft SharePoint so podobna pričakovanju na mobilni napravi, vsaka aplikacija pa vsebuje seznam stvari, ki jih bo aplikacija lahko storila z vašimi dokumenti in podatki, zato je z njimi treba ravnati ustrezno previdno. V pravilnih okoliščinah lahko aplikacije Microsoft SharePoint dodajo funkcionalnosti, kot so izboljšane zmožnosti obveščanja, dodatne možnosti koledarja, integracija v druge storitve in kopica drugih možnosti.

SharePoint Online je zmogljiva platforma

Ugled Microsoftovega SharePointa, da ga je težko upravljati ali celo uporabljati, je rezultat njegove osredotočenosti na funkcije pred uporabnostjo. Microsoftov SharePoint Online je s povečano osredotočenostjo na to, da Office 365 in njegove različne komponente postanejo dostopni skrbnikom s krajšim delovnim časom (zlasti tisti, ki vstopajo v nujne namene), kar pomeni odkritje v smislu ponudbe naprednih funkcij, ki so privlačne za poslovne uporabnike, ne da bi ponudili rešitev tako zapletena, da je manjše informacijske trgovine ne morejo uporabljati. Če smo pošteni, še vedno obstaja nekaj pretankosti upravljanja Microsoft SharePoint, vključno z več lokacijami za administrativne nastavitve. Toda večina funkcij je za konfiguriranje veliko bolj preprosta, kot so bile v preteklosti.

Microsoftove cene Office 365 so agresivne, zato je Microsoft SharePoint Online na voljo za zelo ugodnih 5 USD na uporabnika na mesec. Vendar je to še vedno daleč od cen, ki jih lahko dobite pri konkurenčni Ascensio System OnlyOffice, naši drugi uredniški izbiri. Kljub temu pa Microsoft SharePoint Online na podlagi novega osredotočenja na preprosto uporabo, naprednih funkcij sodelovanja in zaščite, ki jih ponujajo Flow, eDiscovery in široke raznolikosti nastavljivih politik upravljanja, zlahka zasluži eno od nagrad urednika za izbor dokumentov. kategorija.