Odlična pametna programska pogodba pregled in ocena prednosti

Če se odločite za raziskovanje programske pogodbe Great Minds Software Contract Advantage, vas to spletno mesto ne bo odložilo. Da, tako počasi in težko je krmariti, toda če se kopate po tem, boste informacije našli na zelo dobro opremljeni in zelo prilagodljivi platformi za upravljanje pogodb. Na žalost spletno mesto nekoliko zrcali aplikacijo v tem, da so Great Minds med vami postavili precejšnjo oviro za učenje in polno uporabo pogodbene prednosti. Vendar podjetje še naprej izboljšuje izdelek, kar dokazuje dejstvo, da je že od prvega pregleda Contract Advantage dodal izboljšave uporabniškega vmesnika (UI), nove integracije, avtomatizacijo delovnega toka in še več; in to pomeni, da bi bilo morda prestopanje te učne ovire marsikomu vredno.

Ta veteranska platforma za upravljanje pogodb začne s 75 USD na imenovanega uporabnika na mesec in se ne osredotoča na noben vidik postopka upravljanja pogodb. Namesto tega ponuja vrsto funkcionalnosti v vseh pogodbah, shranjevanje in kategorizacija pogodb, ustvarjanje in urejanje pogodb, delovni tokovi in ​​elektronski podpis, pa tudi poročanje in opozorila. Največje težave, povezane s tem izdelkom, so bile glede uporabnosti in združljivosti za začetek delovanja in delovanja. Podjetje ponuja veliko izčrpnih vodnikov, dokumentov pomoči in virov, ki vam bodo pomagali pri navigaciji in prilagajanju sistema. Toda velika količina prilagajanja je lahko zastrašujoča in tudi z izboljšavami od prvega pregleda in gradiva za pomoč je uporabniški vmesnik uporabniku prijazen šele potem, ko prejmete izdelek. V podjetju pravijo, da njegovi viri pomoči ne nadomestijo formalnega usposabljanja. Podjetje ponuja predstavitvene programe in vadbe, vključno s 3-5 dnevi treninga na terenu in nastavitvijo, odvisno od načrta, ki ga izberete.

Izbira uredništva izbira omogoča boljše pisanje pogodb, izbiro uredništva pa je Agiloft enostavnejši za uporabo s prav toliko možnosti prilagajanja. V tem okrožju so bili pregledani tudi številni bolj intuitivni izdelki v oblaku, ki jih je veliko lažje uporabljati, a brez skoraj toliko funkcionalnosti na ravni podjetja. Za srednje velika podjetja in organizacije, ki lahko namenijo čas za vzpostavitev sistema in prilagajanje uporabniškega vmesnika, predloge pogodb in možnosti upravljanja ter avtomatizacijo delovnega toka, je Contract Advantage med najmočnejšimi orodji na trgu.

Izdaje in cene

Pogodbena prednost je na voljo v treh različnih različicah: WebEssentials, WebPro in WebElite. Cene se razlikujejo glede na to, ali želite, da je gostovani izdelek na voljo prek spletnega portala ali nameščena različica Contract Advantage, ki bi živela na strežniku za vašim požarnim zidom. Blueridge Software Assistant Contract Assistant je edini drugi izdelek, preizkušen v tem okrožju, ki ponuja lokalno možnost.

Načrt WebEssentials se začne pri 75 USD na imenovanega uporabnika na mesec in 90 USD na sočasno sedež na mesec. Za nameščeno različico je cena enkratne licenčne pristojbine v višini 500 USD na imenovanega uporabnika in 875 USD na sočasnega uporabnika. Naslednji načrt je WebPro, ki se začne pri 83 USD na imenovanega uporabnika in 99 USD na sočasnega uporabnika na mesec. Nameščena različica stane 550 USD na imenovanega uporabnika in 963 USD na sočasnega uporabnika za enkratno licenco.

Končno je tu še izdaja WebElite, ki se začne pri 95 USD na imenovanega uporabnika in 114 USD na sočasnega uporabnika na mesec. Nameščena različica WebElite stane 633 USD na imenovanega uporabnika in 1.108 USD na sočasnega uporabnika za enkratno licenco. Programska oprema Great Minds ponuja tudi sedeže, namenjene samo pogodbi, za pogodbeno prednost, in sicer od 15 do 20 USD na mesec za gostovane sisteme in 150 do 175 USD licenčne pristojbine za nameščene sisteme. Kot rečeno, podjetje ponuja tudi usposabljanje na kraju samem z vsakim načrtom, da bi si pomagali pri pomembni krivulji učenja. Vključeno usposabljanje je tri dni za WebEssentials, štiri dni za WebPro in pet dni za WebElite.

Medtem ko imajo te izdaje v svojih imenih "splet", to ne pomeni, da delujejo le kot gostovane storitve v oblaku. Namesto tega pomeni, da uporabniki z njimi komunicirajo prek spletnega brskalnika, ki je usmerjen v programsko opremo, ki deluje bodisi na strežnikih, ki jih gostuje Great Minds Software, bodisi na strežnikih, ki delujejo v centrih za podatke strank. Izbira je odvisna od vas. Contract Advantage ima več možnosti uvajanja in oblikovanja cen, zato pred nakupom ne pozabite razumeti celotne slike. In ne pozabite, da zagon programske opreme lokalno pomeni vlaganje v Microsoft SQL Server (2008, 2012, 2014 ali izdaja 2016) ali Windows Server (strežnik 2008 R2, 2012 R2 ali 2016 R2).

Ta dodana back-end infrastruktura pomeni dodatne stroške, ki presegajo osnovno ceno licenciranja Contract Advantage: dovoljenja za dostop do strežnika in odjemalcev za obe Microsoftovi platformi, pa tudi stroške namenskega strežniškega stroja, bodisi fizičnega ali virtualnega. Potencialno pomeni tudi nekaj dodatne zapletenosti za majhne operacije brez notranjega strokovnega osebja IT za upravljanje strežnikov in baz podatkov. To bi lahko pomenilo več stroškov tretjega svetovanja za IT. Vse to bi lahko bilo preveč zapleteno za nekatera podjetja, zlasti zelo majhne dejavnosti, kot so samostojni podjetniki. Pri srednjih operacijah s fizičnim ali navideznim strežnikom, ki so na voljo, in nekaj ciklov IT, ki so odprti za upravljanje, pogodba Prednost ponuja fleksibilno licenciranje, vse osnovne komponente in veliko možnosti prilagodljivosti.

Stranke bi morale natančno raziskati zmogljivosti vsake izdaje, ker obstajajo izrazite razlike. Na primer, obstaja več funkcij, ki niso na voljo v različici WebEssentials ali WebPro. Izdaji WebElite in WebPro ponujata knjižnico klavzul in intelektualno lastnino (IP), finančne in posebne funkcije za sledenje. Prav tako izdaja WebElite ponuja uporabniško določeno poročanje, potek dela s samodejnim obveščanjem, uporabniško definirane in vnaprej napolnjene predloge dokumentov in sledenje računov. Število razpoložljivih poročil se povečuje tudi po izdaji. S programom WebEssentials dobite 60 poročil, 70 z WebPro in dostop do 115+ poročil s programom WebElite. Tako kot pri mnogih sistemih za upravljanje pogodb je tudi tu najrazličnejših lastnosti in visoka stopnja individualizacije. Ta pregled se osredotoča predvsem na običajne funkcionalnosti - ključne značilnosti upravljanja pogodb - in druge številne funkcije v manjši meri.

Uvod

Kot mnogi drugi zelo prilagodljivi sistemi upravljanja pogodb, ki smo jih pregledali, vključno z upravljanjem življenjskega cikla Agiloft in Coupa, je tudi po pogodbi Prednost sprva težko najti. Široka funkcionalnost, ki je zajeta v Contract Advantage, pomeni, da se srečujete z množico uporabniškega vmesnika gumbov, zavihkov, podatkovnih polj in menijev, da prilagodite svojo izkušnjo.

V primerjavi z racionaliziranim Gmail-ovim uporabniškim vmesnikom Concord ali preprostimi nadzornimi ploščami na oblaku, ki jih najdemo v manj zmogljivih SaaS-ovih orodjih, kot sta ContractSafe in Contract Hound, Contract Advantage ni orodje, v katerega se lahko preprosto prijavite in začnete uporabljati. Great Minds Software je poleg predstavitvenih dogodkov namesto uradnih vadb zagotovil tudi številne uporabniške priročnike, potrebne za uveljavitev. Oborožen z uporabniškim priročnikom za začetek, vodnikom za potek dela, mini vodnikom o spreminjanju prikazov in preimenovanja polj in mini vodnikom z nastavitvami spletnega brskalnika se je postopek namestitve začel z mojim testnim računom, povezanim z vzorčno bazo podatkov.

Great Minds Software pravi, da sistem deluje z Google Chrome, Microsoft Edge in Safari ter Internet Explorerjem (IE) za različne ponujene portale. Toda osrednji sistem trenutno deluje samo na IE in zahteva motečo stopnjo nastavitve nastavitev, da lahko deluje. Za posodobljeno testiranje pregledov sem uporabil računalnik z operacijskim sistemom Windows 10 z nameščenim Microsoft Edge in Google Chrome. Da pa bi lahko spleten portal Contract Advantage deloval, sem moral odpreti IE in iti skozi vodnik brskalnika, da sem vklopil pravilne nastavitve združljivosti. Pogodbena prednost je optimizirana za IE 6, 7, 8 in 9, ki so zastareli. Novejši osebni računalniki z IE11 morajo v brskalniku konfigurirati številne internetne in napredne varnostne možnosti, da bodo lahko delovali. Za spletni izdelek v letu 2017 je ta stopnja dodatnega nastavitvenega dela, da bi omogočila združljivost za nazaj, velik napredek izdelka za vse organizacije, ki še ne uporabljajo starejše programske opreme. Družba je dejala, da pričakuje, da bo celoten osnovni sistem omogočen več brskalnikov v prvem četrtletju leta 2018.

Prilagojeni življenjski cikel upravljanja

Skoraj vsak vidik Pogodbene prednosti je zelo prilagodljiv. Pogodbeno prednost lahko nastavite tako, da se odpre na uporabniški nadzorni plošči ali samo v glavnem meniju (ki je prav tako nameščen na nadzorni plošči). Nadzorna plošča je sestavljena iz različnih oken ali ploščic, imenovanih "pripomočki." Te gradnike je mogoče konfigurirati tako, da prikazujejo skoraj vse vrste informacij, vključno s preteklimi zapadlimi dejanji, prihajajočimi dejanji, uporabnikovimi dejanskimi nalogami in potekom pogodb. Vse pripomočke na nadzorni plošči lahko povlečete in spustite na novo mesto in dodate lahko več pripomočkov. Celo barvno shemo lahko spremenite, tako da lahko uporabniki na primer dodelijo različne barve za redne pogodbe, podizvajalce ali glavne pogodbe za lažjo vizualno identifikacijo. Nadzorna plošča je lahko tudi konfigurirana tako, da prikazuje objave podjetja ali graf, ki prikazuje poročila, kot so primerjave številk pogodb med letom. Vsak uporabnik lahko prilagodi svojo nadzorno ploščo z barvnimi shemami in pripomočki v meniju z nastavitvami, vendar je glavni meni vedno dostopen s spodnje leve strani.

Pogodbena prednost vam daje tudi centralno shrambo dokumentov z več dodatnimi moduli, ki jih lahko dodate glede na vaše poslovne potrebe (na primer finančni ali nepremičninski modul). V tem pogledu je sistem upravljanja pogodb v svoji konfiguraciji skoraj podoben sistemu za načrtovanje virov podjetja (ERP). Obstaja tudi portal za zahteve po pogodbah za uporabnike, ki ne potrebujejo skrbniških zmogljivosti. To poslovnim uporabnikom in nadzornikom omogoča uporabniški vmesnik, s katerim lahko oddajo pogodbe v odobritev, potrdijo ali zavrnejo dokumente in upravljajo z delom. Vse obrazce in polja lahko prilagodi administrator, zato je tovrstni portal uporaben za podjetje, v katerem morajo različni oddelki oddati in upravljati različne vrste pogodb.

Čeprav pogodbena prednost nima enakih zmogljivosti grafov na nadzorni plošči kot Agiloft, uporabniki Contract Advantage imajo nekoliko edinstveno možnost, da sami izberejo svoje barvne sheme na nekaj straneh, zlasti na strani nadzorne plošče in pogodbe. Nekoliko presenetljivo je, da ta funkcija v drugih sistemih ni več na voljo. Pogodbena prednost je ena redkih, ki smo jo videli s takšnimi zmogljivostmi. Uporabniki lahko s polno paleto naredijo pogodbeno prednost po svojih željah.

Glavni naslov (na vrhu strani) je mogoče prilagoditi z logotipom podjetja in barvami. Obstajata dva osnovna načina za krmarjenje po pogodbeni prednosti: po menijski vrstici in po glavnem meniju. Glavni meni je seznam različnih vidikov osnovne funkcionalnosti pogodbene prednosti, vključno s pogodbami, pogodbenicami, stiki in shrambo dokumentov v obliki pripomočkov. Vrstica vsake strani je v menijski vrstici; omogoča hiter dostop do številnih področij na straneh glavnega menija, pa tudi do modulov in poročil.

Eden zanimivih vidikov uporabniškega vmesnika je, da imajo številni zasloni za izbiro pogodb občutek preglednice Microsoft Excel, še bolj kot mnogi drugi izdelki, ki sem jih pregledal. To bi verjetno zagotovilo določeno raven udobja uporabnikom, ki so dobro seznanjeni z Microsoft Excel ali programi za preglednice. Vendar pa to morda ne bo všeč uporabnikom, ki raje pristopajo k navideznim datotekam do upravljanja s pogodbami, ki jih najdemo v sistemih, kot so ContractWorks in ContractSafe.

Dodajanje pogodbe sistemu je dokaj neboleče; samo kliknite novo pogodbo in vnesete ustrezne podatke, da začnete postopek vnosa podatkov. Ko so za vzpostavitev profila vnesene osnovne informacije o pogodbi, se lahko dodajo tudi ostali ustrezni podatki. V različici WebElite lahko pogodbo naložite tudi iz predloge. Na tej strani lahko dodate tudi bolj napredne podatke o pogodbeni stranki in pogajanjih, vključno z "odgovorno osebo" za vsako podjetje, ki sodeluje v sporazumu. Dodate lahko tudi imena vseh strank, ki so na vsaki strani primera, in uporabnike, ki so označeni kot podpisniki.

Profili pogodb imajo na levi strani navigacijski indeks strani za premikanje med povzetkom, dejanji, spremembami in klavzulami. Strani s pogodbami po meri lahko dodate v izdajo WebElite. Na strani Povzetek je naslov, ki prikazuje najosnovnejše podatke (kot so vrsta, izraz, rok trajanja in status). Vnesejo se lahko podatki, ki se nanašajo na pogodbenice, stike, podrobnosti in stanje. Če uporabnik ima dovoljenje, lahko skoraj vse na strani po želji prilagodimo ali spremenimo po celotnem sistemu.

Stranke in stike lahko dodate s seznama obstoječih zainteresiranih strani ali pa dodate, če gre za novo podjetje. Ta funkcionalnost omogoča tako hiter vnos podatkov kot tudi učinkovitejše poročanje. Kadar ni nobenega osrednjega seznama strank, lahko uporabniki spremenijo natančno besedilo podjetja (npr. Med XYZ Incorporated, XYZ Inc. in XYZ), kar lahko privede do napak v iskanju in poročanju o napakah. Pogodbena prednost ima dodatno koristno funkcijo, ki je prej nisem videl na zavihku "Zgodovina FKA". FKA pomeni "Nekdaj znan kot" in ta koristna funkcija omogoča, da se nekdanja imena podjetja dokumentirajo v profilu, kar omogoča sledenje spreminjanju imen korporacij.

Sledijo podrobnosti pogodbe in ključni datumi. Na teh področjih bo vnesena večina podatkov o pogodbi. Razdelek Podrobnosti o pogodbi lahko konfigurira administrator tako, da predstavi določena podatkovna polja glede na vrsto pogodbe, ki jo je sprva izbral uporabnik ali za vse vrste pogodb. Izberete lahko poljubno vrsto polja: potrditvena polja, besedilna polja, spustni seznami, seznami z več vnosi, valutna polja in datumi. Poleg tega je mogoče določiti številne ključne datume, vključno s datumom sporazuma, veljavnosti, prenehanja, prenehanja veljavnosti in datuma podaljšanja.

Iz ključnih datumov je mogoče hitro ustvariti ukrepe, s katerimi opomnimo odgovorne na pomembne prihodnje dogodke. Zgodnja opozorila je mogoče nastaviti, avtomatizirana e-poštna sporočila pa se pošljejo ustreznim osebam poljubno število dni pred dogodkom. Če dogodek vključuje finančne podatke, jih je mogoče dodati. Obvestila je mogoče stalno pošiljati, dokler se status akcije ne spremeni. Obvestila je mogoče poslati celo nasprotni stranki.

Če imate modul za podpisovanje dokumentov, ki je na voljo samo z izdajo WebElite, lahko postopek vključite tudi z DocuSign za elektronski podpis. Če omogočite, če na pogodbeni strani kliknete ime stika, lahko njihove poverilnice shrani neposredno v DocuSign. Ko ustvarite dokument z vsemi ustreznimi datumi, lahko dodelite izbirnega podpisnika. Če uporabljate predlogo, bo ta že imel določen pogodbeni jezik in lahko preprosto izpolnite ustrezna polja. Lahko ustvarite datoteko Microsoft Word ali PDF s podpisnimi bloki, spuščenimi na določena področja pogodbe. Vsaka pogodba ima svoje skladišče dokumentov, v katerem lahko prilagodite strukturo mape. Sistem bo naročilo samodejno shranil v delovni postopek odobritve. Če gre za pogodbo o nakupu, potem ne boste videli map za finančno zavarovanje ali zavarovanje itd. Domačega elektronskega podpisa ni, zato lahko omogočite integracijo DocuSign, če imate račun ali pa boste morali natisniti dokumente, ročno podpišite in naložite različico nazaj v delovni postopek odobritve.

Napredni potek dela, iskanje in poročanje

Za naprednejše uporabnike v izdaji WebElite lahko v razdelku Stanje postopka postopka dodate tudi informacije o pogodbi o pogodbi. Udeleženci lahko ustvarijo seznam korakov, s katerimi lahko upravljavci spremljajo napredek pogodbe. Da / Ne možnosti gumbov lahko nastavite poleg različnih stanj (npr. Poslano v pravno, Izvršeno, Poslano v računovodstvo, Poslano pogodbenici in Zahtevaj sprejeto) z datumskimi polji za dokumentiranje časovnice.

Zmogljivosti za avtomatizacijo delovnih procesov so bile izboljšane že od prvega pregleda, z več predlogi delovnega toka in nalogami po opravljenem poteku. Po izpolnitvi pogodbe lahko dodelite nadaljnja dejanja, na primer pošiljanje podpisanega dokumenta, ustvarjanje poročila itd. Vsa ta nadaljnja dejanja se sprožijo samodejno. Predloge delovnega toka se lahko spremenijo, tako da se nakaže, kdo je odgovorna zanjo, njeno trajanje in obvestila o novem koraku v delovnem toku. Povzetek opozoril lahko nastavite tudi v prilagojenih časovnih intervalih.

Contract Advantage ima tudi napredne pogodbene pogajalske funkcije in funkcije sledenja. Te vam omogočajo, da spremljate spremembe pogodbe, priložene k vnosu sprememb v skladišču dokumentov pogodbe. Sistem ima tudi funkcijo za primerjavo različic in vključuje nadzor povratnih informacij ter celotne dnevnike revizij vseh sprememb in posodobitev. Urejanje pogodb bo neposredno zagnalo Microsoft Word in omogočilo spremembe sprememb v dokumentu. Toda sistem bo pregledal in obdelal posodobljeno različico z optičnim prepoznavanjem znakov (OCR) in tako registriral spremembe.

Kot v mnogih sistemih za upravljanje pogodb obstaja tudi funkcija Note. V pogodbeni prednosti se ta funkcija imenuje "pogodbeni dnevnik" in uporabnikom omogoča pripisovanje komentarjev na pogodbeni profil z ustvarjanjem vnosov v dnevniku, ki so označeni z datumom in časom. Kot v mnogih sistemih se lahko tudi pogodbeni profili kopirajo, vendar Contract Advantage doda možnost nadziranja kopiranja posameznih informacij v profilu.

Pogodbena prednost ima nekoliko drugačen pristop k dokumentu ali datotečni strani organizacije. Vsak pogodbeni profil vsebuje shrambo dokumentov, v kateri je razvidno, da je nekaterim pogodbam priloženo množica dokumentov ali podpogodb. Vsako skladišče ima skupine dokumentov, ki uporabnikom omogoča, da datoteke postavijo v različne kategorije. Številni sistemi na trgu omogočajo uporabnikom, da v en sam naročniški profil priložijo več datotek ali dokumentov. Vendar večina ne zagotavlja enake ravni organizacije, kot jo ima pogodbena prednost. Mape je mogoče ustvariti in strukturo urediti. Dokumente je mogoče zakleniti tudi za preprečevanje težav z nadzorom različic. Prav tako se e-poštna sporočila, poslana prek Contract Advantage, prijavijo v skladišče.

Za skrbnike, ki skrbijo za varnost, lahko uporabnike dodelimo skupinam za preprost nadzor dostopa in urejanja. Uporabnike je mogoče obdržati s celotnih področij sistema ali zgolj preprečiti urejanje določenih polj, s čimer je zagotovljen nujan pristop k varnosti.

Kot vsi drugi vidiki pogodbe je tudi funkcija iskanja zelo prilagodljiva. Iskanje lahko poljubno podatkovno polje, ki zagotavlja skoraj neomejene možnosti iskanja. Parametri iskanja so organizirani v zavihke. To ohranja najosnovnejše informacije spredaj in v sredini, medtem ko še vedno iščete poljubno polje. Iskanje lahko shranite tudi za kasnejšo uporabo.

Kot že omenjeno, ima pogodbena prednost priloženi OCR za naložene dokumente. Ta funkcija omogoča iskanje po besedilu dokumentov in datotek znotraj sistema. Funkcija iskanja besedila Contract Advantage je bolj koristna kot večina, ker prikazuje število zadetkov v vsakem dokumentu. Prefinjene zmogljivosti iskanja se pretvorijo v robustno poročanje. Vsako iskanje ali seznam pogodb je mogoče izvoziti v Microsoft Excel in stolpce informacij je mogoče popolnoma prilagoditi. Poleg izvoza katerega koli iskanja ima pogodbena prednost tudi številna vnaprej izdelana poročila, ki jih lahko prilagodite posameznemu uporabniku. Ta poročila ponujajo nekoliko bolj estetski izdelek in jih je mogoče izvoziti v Microsoft Excel ali si ogledati v sistemu.

Poleg številnih zanimivosti, o katerih smo že govorili, je treba omeniti še nekaj. Na primer, pogodbena prednost je eden redkih sistemov, ki omogoča globalno posodobitev sistema. To upravitelju omogoča, da hkrati posodablja informacije v različnih stikih, podjetjih ali podatkovnih poljih. Ta funkcija lahko prihrani ogromno časa in energije pri izvajanju novih polj ali posodabljanju in spreminjanju starih.

Za pomoč pri organizaciji se lahko pogodbe arhivirajo. Contract Advantage ima še vrsto drugih funkcij, kot so uvoz stikov za Microsoft Outlook, ustvarjanje predloge in knjižnice klavzul. Na voljo je tudi integracija Active Directory (AD) in podpora za enoten vpis (SSO) za načrt WebElite.

Platforma za upravljanje težkih pogodb

Pogodbeno prednost lahko prilagodimo potrebam skoraj vsake stranke. Toda sistemske zahteve in nastavitve so morda za posameznike in manjša podjetja prepovedane. Contract Advantage ponuja številne koristne funkcije, kot so OCR in globalne posodobitve, ter edinstven pristop k shranjevanju dokumentov. Za tiste uporabnike, ki želijo takoj začeti delovati z bolj naravno izkušnjo upravljanja pogodb, bi lahko bili zmagovalci izbire urednikov Agiloft in Updraft boljši. In za preprosto možnost v oblaku z intuitivnim sodelovanjem je Concord morda bolj primeren.

Kadar pa gre za resnično neskončno prilagajanje ter napredne funkcije avtomatizacije in upravljanja, potrebne za upravljanje s pogodbami na ravni podjetij, je Contract Advantage med najbolj sposobnimi orodji na trgu. Ko greste skozi namestitev in usposabljanja, da se boste udobno spopadli s tem kompleksnim izdelkom, gre za tako celovit in prilagojen sistem, kot ga bo našlo vaše podjetje.