Pregled in ocena vodstva pogodbe Gimmal

Gimmal Contract Management je še en zelo prilagodljiv sistem s pogodbami za upravljanje pogodb, ki ga takoj ločimo s svojo ceno: 20.000 dolarjev na leto. Toda ne dovolite, da vas nalepke z nalepkami izboljšajo; Gimmal Contract Management (prej znan kot Prodagio, preden je bilo podjetje pridobljeno v začetku tega leta) je prilagodljiva rešitev, ki ponuja vse glavne funkcije upravljanja pogodb, hkrati pa ponuja številne dodatne funkcije, kot so avtomatizacija delovnega toka, ustvarjanje pogodb na podlagi predlogov in Naloge uporabnika, zaradi katerih so nekateri morda vredni denarja. Vendar je naš urednik izbire urednika Agiloft ponudil enakovredno raven prilagajanja z manj zapletenosti in nižjo cenovno ceno.

Če upoštevate Gimmal, bo zapletenost verjetno vaša največja ovira. Ko boste Gimmal konfigurirali tako, kot potrebujete, so to odlični sistemi, vendar je pomembno upoštevati, da bo količina prilagoditve, ki jo sistem potrebuje, resno zapletla življenje skrbnikov, ki so zadolženi za izvajanje. Še bolj nesrečno, ni možnosti, da poskusite pred nakupom. Agiloft ima enakovredno raven prilagajanja, vendar uspe biti manj zapleten, ker se je odločil za čarovniško konfiguracijo, kar bi Gimmal moral upoštevati.

Skupno je izhodiščna cena za Gimmal zagotovo strma za manjše organizacije. Takšna podjetja bi se morala prepričati, da jim dovoljenje za uporabnika ne bo bolje služilo, in si natančno ogledajo Getting Contracts Done, drugega zmagovalca PCMag Editor's Choice. Gimmal Contract Management je v celoti namenjen srednje velikim in velikim podjetjem, ki bodo morali oceniti programsko opremo na podlagi prilagoditve glede na kompleksnost in vzdrževanje.

Možnosti in načrti za oblikovanje cen

Gimmal ponuja tri različne izdaje, ki se v veliki meri razlikujejo po največjem številu uporabnikov, pa tudi po različnih stopnjah zmogljivosti in zahtevnosti.

Ironično je, da izdaja Essentials z najnižjimi cenami omogoča neomejeno število uporabnikov. Zato je izdaja Essentials usmerjena v tiste, ki večinoma iščejo skladišče pogodb in se jim ni treba vključevati v druge sisteme ali imajo nestandardne pogodbe ali potek dela. Napredna izdaja je namenjena posameznim oddelkom zelo velikih podjetij ali srednje velikih organizacij z manj kot 25 uporabniki, katerih potrebe so bolj specializirane in ki morda potrebujejo integracijo z obstoječimi sistemi. Končno je izdaja Enterprise namenjena podjetjem z več kot 25 uporabniki in specializiranimi potrebami, ki presegajo tiste iz napredne izdaje.

V času tega pisanja Gimmal še vedno ni v celoti vključil Prodagio v svoje spletne lastnosti. Z izhodiščno ceno 20.000 dolarjev je razumljivo, da podrobne informacije o cenah ne bodo na voljo prek interneta, temveč na podlagi kupca po kupcu z neposrednim stikom s prodajalci podjetja Gimmal. Gimmal prav tako ne ponuja brezplačne preskusne različice za prenesene ali dostopne, zato se pri testiranju pred nakupom zanašate na prodajno osebje.

Ikona-težak vmesnik

Gimmal vmesnik je težak po ikonah in zato dokaj enostavno krmarjenje. Velike ikone v desnem kotu zaslona zajemajo vsa področja, ki so ključnega pomena za upravljanje pogodb, vključno z dokumenti, mojimi nalogami, poročili, iskanjem in skrbnikom (za tiste, ki so določeni kot skrbniki). Ko je izbrana ikona, se zavihki nad delovnim prostorom spremenijo, da odražajo to kategorijo razpoložljivih informacij.

Oblika območja Dokumenti Gimmal bo takoj seznanjena z vsemi, ki uporabljajo računalnik z operacijskim sistemom Windows. Ikone osnovnih funkcij tečejo po vrhu delovnega prostora (npr. Nova mapa, uvozni dokument in kopija), z leve strani se nahaja indeks, podoben datotečni omarici, ki se ustrezno imenuje Kabinet. Gimmal se je odločil za preizkušen dizajn, ki omogoča začetek intuitivnosti.

Zavihek Dokumenti je še posebej koristen, ker ima tako organizirano podjetje način shranjevanja pogodb (Omare), uporabnikom pa omogoča tudi hitri dostop do zavihkov do njihovih najnovejših dokumentov in seznam, v katerem lahko shranijo svoje "najljubše" pogodbe. Poleg popolnoma prilagodljivega prikaza stolpcev s pogodbami pri ogledu seznamov pogodb se ob pogodbah prikažejo ikone, ki označujejo, kdaj so priloženi opomini, obveznosti, povezani dokumenti ali opombe. To se mi je zdelo koristna funkcija, zato sem takoj ugotovil, v katerih pogodbah so priložene te dodatne vrste informacij.

Dokumente je mogoče ustvariti prek predlog ali jih neposredno uvoziti v sistem. Vsak dokument ima prikazovalno nadzorno ploščo, na kateri je enostavno dostopati do vseh informacij o pogodbi. Pričakovana polja so tam, vključno z ustreznimi dokumenti, opombami, opomniki in revizijsko sledjo. Toda Gimmal ponuja tudi številna druga področja, vključno s pogodbenimi obveznostmi, ki jih je mogoče dodati, kontrolne sezname poslovnih procesov, ki jih lahko ustvari skrbnik, pogodbeni potek dela, ki si ga lahko ogledate, in priložene stike, ki jih je mogoče upravljati.

Poročila so enostavna. Preprosto izberite vrsto poročila s seznama, vnesite podatke poročila (npr. Omejitev datumov ali imena dokumenta, vrste ali ID-ja) in ustvarite. Celoten postopek traja le nekaj sekund. Gimmal je na voljo s številnimi prednastavljenimi standardnimi poročili, a nova poročila lahko skrbniki ustvarijo tudi s preprostim postopkom. Poročilo lahko natisnete ali izvozite v CSV (po možnosti za dodajanje, odstranjevanje ali preureditev stolpcev s podatki) in ga lahko odprete v Excelu.

Če želene informacije niso na voljo prek poročila, je na voljo robustna iskalna komponenta. Uporabniki imajo možnost med hitrim iskanjem in naprednejšim. Hitro iskanje pregleda tako podatke, ki jih vnese uporabnik, kot tudi priložene dokumente. Odlična funkcija Gimmal-a je, da ima optično prepoznavanje znakov (OCR), ki pretvori PDF-datoteke v dokumente, ki jih je mogoče iskati. Rezultati iskanja so zelo koristni in vključujejo odstotek uvrstitve in kontekst za tekme. Zdi se mi, da je ta funkcija še posebej koristna, da pomagam presejati veliko število rezultatov iskanja in se izognemo zaletavanju z odpiranjem in preverjanjem rezultatov ene tekme.

Za uporabnike, ki iščejo natančnejše informacije, naprednejša funkcija iskanja uporabnikom ponuja orodja za iskanje skoraj katere koli pogodbe. Uporabniki lahko iščejo določene besede ali stavke, vrste dokumentov, vsebino katerega koli določenega polja ali celo velikosti datoteke v kateri koli možni kombinaciji. Ko najdete želene rezultate, lahko uporabnik označi želene vnose in z desno tipko miške kliknete za izvoz v CSV, tako da lahko vsako iskanje ali seznam poroča. Če bo uporabnik verjetno ponovno uporabil iskanje, ga je mogoče shraniti in celo objaviti vsem uporabnikom, da pospeši postopek v prihodnosti.

Nastavitev

Gimmal ponuja tako na voljo tako storitve, ki jih je mogoče ustvariti tako hitro, kot en dan, in tudi bolj zapletene integracije in specializacije. Izdelana različica programske opreme bi verjetno zagotovila potrebne zmogljivosti za tiste, ki iščejo osnovne funkcije upravljanja pogodb, vključno s Trgovino, Sledenje in Opozorilo, Iskanje in Poročilo.

Za tiste, ki želijo še bolj avtomatizirati svoje poslovne procese, je mogoče ustvariti bolj napredne funkcije. Bolj pametni skrbniki lahko ustvarijo delovne tokove, ki avtomatizirajo postopek odobritve novih pogodb, kontrolne sezname opravkov, ki so priloženi pogodbam, in predloge, ki jih je mogoče polniti s podatki, ki jih vnesejo uporabniki.

Gimmal ponuja široko paleto koristnih virov in celoten zavihek Reference v razdelku Dokumenti. V tem razdelku so navodila za ustvarjanje predlog, hitri referenčni vodniki, videoposnetki za usposabljanje in priročniki za uporabnike. Če določena težava ne bo zajeta v nobenem od teh virov, bo verjetno odgovor na celoten uporabniški priročnik z več kot 250 stranmi. Poleg tega je podpora strankam na voljo s pogodbo o letni podpori.

Gimmal Contract Management ponuja zelo prilagodljiv sistem, ki ga je mogoče prilagoditi potrebam določene stranke. Kljub velikemu številu storitev, ki jih ponuja Gimmal, je ustvaril vmesnik, ki je enostavno vodljiv in intuitiven. Ponuja številne funkcije, ki presegajo osnovne funkcije upravljanja pogodb za nadaljnjo avtomatizacijo poslovnih praks in prihranitev dragocenega časa zaposlenih. Vendar pa je prilagajanje lahko zastrašujoče in ga je težko izbrati, cena pa je lahko manjša za manjše organizacije.