Bodite organizirani: uporaba asane v poslu

Vsebina

• Organizirajte se: Uporaba Asane v poslu
• Organizirajte se: Asana v poslu še naprej

Ker e-pošta in sestanki še naprej zapravljajo naš čas, podjetja in ekipe v podjetjih obupajo, da bi našli nove načine dela, ki bi se manj zanašali na ta dva demona. "Asana ali doprsni kip, " pravi Mark Arnoldy, izvršni direktor Nyaya Health, napredne nepridobitne organizacije, ki prevzema učinkovitost svoje družbene kulture v imenu zagotavljanja zdravstvene oskrbe prebivalcem podeželskega Nepala. Nyaya Health uporablja orodje za potek dela in upravljanja projektov, imenovano Asana, v skoraj vseh vidikih svojega poslovanja. Z njim spremljajo kampanje za zbiranje sredstev, načrtujejo, kako pripeljati bolnike iz podeželskega Nepala v bolnišnice v Katmanduju in ga celo uporabijo za preizkušanje računalniške pismenosti kandidatov za zaposlitev.

"E-pošta je orodje številka ena, ki ga ljudje prenehajo uporabljati znotraj svojega podjetja, ko začnejo uporabljati Asano, " pravi Kenny Van Zant, ki se ukvarja s poslovanjem in poslovanjem v Asani. Izkušnje Arnoldyja to potrjujejo: njegova notranja elektronska pošta zdaj predstavlja le približno 20 odstotkov njegovih sporočil, in mnoga od teh sporočil so samo za zabavo. Pravo delo in komunikacija se dogaja v Asani.

Čeprav sem že nekaj časa sam uporabljal Asano, sem želel podrobneje raziskati, kako ga lahko uporabimo v podjetjih za racionalizacijo komunikacije in izboljšanje učinkovitosti ekip. Arnoldyja in izvršno asistentko Monico Landy sem obiskal na sedežu podjetja Nyaya Health v New Yorku, da sem dobil boljši občutek, kako orodje dejansko deluje v resničnem poslovnem okolju.

Kaj je Asana?

Za opis Asane je potrebno nekaj razpakiranja za tiste, ki ga še nikoli niso uporabili. Deloma je to seznam opravkov, deloma pa zapleteno orodje za sodelovanje. Uporabite ga lahko za vodenje projektov ali za sledenje vlagatelja v postopku zaposlovanja. Odprta in prilagodljiva je skoraj na enak način kot Evernote, kar včasih pomeni, da prvi uporabniki na koncu strmijo v prazno ploščo in ne vedo, kako začeti. Ko pa boste enkrat v njem, lahko Asana, kot Evernote, postane karkoli potrebujete.

Asana živi v oblaku, primarni vmesnik pa je na spletu (na asana.com). Obstaja nekaj aplikacij za mobilne naprave, vendar je spletni vmesnik veliko boljši in bolj sposoben. Asana je brezplačna za sodelovanje do 15 ljudi, plačani računi pa se začnejo pri 50 USD na mesec in se od tam dvignejo glede na število članov ekipe. Priporočam, da z majhno skupino ljudi vsaj dva ali tri mesece brezplačno uporabite, da preizkusite njegove vode in se naučite vrvi, saj uporaba Asane zelo veliko zanaša na to, da jo prilagodite svojemu delovnemu toku in potrebam.

Kot lahko vidite v videoposnetku na vrhu tega članka, vam Asana v bistvu omogoča zapisovanje nalog, dodelitev nekomu (tudi sebi), dodajanje roka, zapiske o nalogi in dodajanje sledilcev, ki lahko bodite pozorni na svoj napredek ali prispevajte k pogovoru okoli njega.

Naloge imajo lahko podnaloge. Vse naloge lahko povlečete in spustite na primerno mesto. Na sezname opravil lahko dodate glave razdelkov, da dobro navedete, kar želite. Glave oddelkov so razmejitvene črte, zato vam pomagajo razčleniti sestavne dele zelo velikega ali zapletenega postopka. Več o tem, kako deluje Asana na splošno, se lahko naučite tako, da si ogledate nekaj videoposnetkov, ki jih Asana ponuja.

Nekatere splošne uporabe Asane v poslovanju vključujejo

• zaposlovanje, najem in sledenje prosilcem
• novo usposabljanje zaposlenih in kontrolni seznam za začetek v podjetju
• vodenje projektov
• upravljanje delovnega toka
• upravljanje s seznami
.

Ko sem se srečal z ekipo Nyaya Health, so mi pokazali, kako nekatere od teh uporab dejansko izgledajo in delujejo v njihovih računih Asana.

Asana v poslu v akciji

Nyaya Health ima pet ljudi v New Yorku, štiri v Bostonu, enega v Katmanduju in približno 165 uslužbencev in prostovoljcev na terenu v Nepalu, kjer internetna povezava ni vedno na voljo. Člani osrednje pisarniške pisarne v ZDA so glavni uporabniki Asane, čeprav nekaj koordinatorjev v Nepalu sistem uporablja tudi za koordinacijo.

Generalni direktor Mark Arnoldy je Asano začel uporabljati za svoje osebne dokumente leta 2012, nekaj mesecev pozneje pa je orodje prinesel v hišo. V letu od takrat je okoli Asane ustvaril kulturo podjetja in svojim zaposlenim sporočil, da bo delovalo le, če bo od vseh kupil popoln odkup. Od tod "Asana ali doprsni kip."

Tukaj je nekaj načinov, kako uporabljajo Asano, za katerega se mi je zdelo precej iznajdljivo:

Seznam: Območja odgovornosti. Arnoldyjeva ekipa Asana uporablja za to, da vodi seznam odgovornosti znotraj organizacije in komu pripada. Imajo projekt z naslovom Območja odgovornosti, v katerem je vsaka točka ali naloga na seznamu odgovorna, kot so pripravniški program NYC, koordinacija skrbne oskrbe in revizija 501c3. Odgovorna oseba je navedena kot prejemnik ustrezne naloge. Vsi v Nyayi imajo dostop do tega projekta. Ko mora nekdo za določeno zadevo določiti, kdo je prava oseba v organizaciji, se lahko s seznamom samo posvetuje. Arnoldy pravi, da je na tem seznamu dodatna korist ta, da ljudje čutijo večjo odgovornost za svoja območja odgovornosti, ko se njihovo ime pojavi poleg enega, jasno kot dan, da ga lahko vidijo vsi.

Sledenje: prosilci za zaposlitev . Ko je delovno mesto v Nyayi odprto, se zaposlitvena skupina obrne na projekt, ki ga imajo za sledenje prosilca za zaposlitev. Glave razdelkov v tem projektu prikazujejo različne stopnje pregleda kandidata. "Naloga" je ime prosilca za delo. Vse opombe v zvezi s prosilcem in njegovi intervjuji ostanejo naloge kot komentarji. Ko kandidat opravi vsako stopnjo, najemna ekipa vleče osebo / nalogo po verigi, da se prikaže pod naslednjim ustreznim naslovom odseka. Na primer, če kandidat, imenovan Sandeep, opravi nadaljnje spremljanje e-pošte in telefonski razgovor, se opravilo "Sandeep" premakne na naslednjo stopnjo, "osebni razgovor" in tako naprej, dokler ne opravi ponudbe za zaposlitev. Ko Nyaya najde odlične potencialne zaposlene, ki trenutno ne morejo zavzeti položaja, jih premestijo v drug projekt (spet z uporabo možnosti povleci in spusti). Rezultat je atalenten bazen za prihodnje možnosti najema. Vse opombe o kandidatovem intervjuju so še vedno shranjene z nalogo za hrambo, zato je datoteko enostavno sklicevati, tudi če se nanaša na intervju, ki je potekal pred letom dni.

Preizkus: Nove veščine najema. Druga iznajdljiva uporaba Asane v postopku najema Nyaya Health je povabilo kandidate v delovni prostor Asane in jim dodeliti nekatere naloge. Kako odgovorijo na naloge? Kako dobro odgovarjajo na vprašanja, ki jih v komentarjih postavljajo naloge? Ali lahko ugotovijo, kako uporabiti Asano na podlagi tega, kar vidijo v vmesniku? Po besedah ​​Arnoldyja in Landyja ta test ne daje le, da vidijo, kako kandidati razmišljajo skozi težke težave, ampak tudi preizkuša njihovo računalniško pismenost. V Asani ne iščejo strokovnega znanja, želijo pa potrditi, da so ljudje, ki jih najamejo, učinkoviti pri učenju in uporabi novih tehnologij.

Podvajanje programske opreme Arnoldy je priznal, da včasih njegovo podjetje preiskuje drugo programsko opremo za produktivnost, ki bi jo morda želeli uporabljati njegove neprofitne organizacije, a običajno lahko v Asani posname njihovo osnovno funkcionalnost, ne da bi porabil dodatni denar. Osebje podjetja Nyaya bo v Asani izdelalo predloge za določeno funkcijo, nato pa predlogo podvojilo in jo preimenovalo, ko bo dejansko izveden projekt. Imenovanje konvencij, to je, kako poimenovati projekt, je v naslovu predloge. Na primer, predloga novega razvojnega projekta se imenuje: "PRIJAVA TEMPLATE; ENTITY: NASLOV PROJEKTA: DATE DATE (MANAGER PROJECT)." Ne moreš biti veliko bolj jasen od tega.