Bodite organizirani: prevzemite svoje davke

Ne glede na to, ali sami vložite davke ali plačate računovodji za strokovno pomoč, je najboljša stvar, ki jo lahko naredite, da postopek poteka nemoteno - in ne pozabite na denar ali davčne olajšave -, organizirati svoje davčne dokumente. Toda kako to storite?

Tako kot pri mnogih nalogah organiziranja, je urejanje davkov bolj navada, da bi morali živeti skozi vse leto, ne pa eno samo pospravljanje. Kot boste videli, gre za igro premikanja naprej in nazaj.

Začnite tako, da greste naprej

Čeprav je rok za vlaganje davka od dohodka v ZDA 15. april, bi morali začeti organizirati svoje davke 1. januarja - za naslednje leto, to je. Začnite z razvijanjem novih navad za varčevanje donacijskih obrazcev, prejemkov upravičenih stroškov in drugih dokumentov za tekoče leto. Z drugimi besedami, začnite organizirati prejemke za leto 2014, ki jih boste vložili v letu 2015.

V številnih organizacijskih projektih je enostavno usmeriti pozornost na zaostanke, vendar je pogosto bolj koristno ustvariti boljši sistem, ki gre naprej. Datum prijave v prihodnjem letu bo tu, preden boste vedeli.

Že sem ustvaril mapo z oznako »Davki 2014«. Takoj, ko imam dokument, ki je v tej mapi, na primer e-poštno potrdilo o spletnem darovanju, ga takoj odložim tja. Če imam dokument na papirju, ga bom pustil v mapi na svojem skenerju do vikenda, ko ga bom lahko digitaliziral in ga dodal tudi v virtualno mapo.

Hitra postavitev teh dokumentov, ko jih zbirate, je resnično ključ do tega, da boste svoje davke olajšali pozneje. (Če želite več najboljših praks za upravljanje map računalnika, glejte Organiziranje: Uporabite mape, da razklenite namizje.)

Bi morali hraniti izvirnike iz papirja?

Recimo, da skenirate svoje davčne dokumente na papirju. Bi morali hraniti tudi originale?

"Ko ljudje digitalizirajo papir, se včasih počutijo prisiljene hraniti izvirnike, a kar zadeva IRS in vlado, so digitalne kopije potrdil in dokumentov sprejemljive, " pravi Chris Barbier. Barbier je podpredsednik za upravljanje izdelkov v podjetju Neat, ki izdeluje izdelke za namizni skener Neat, kot je skener dokumentov NeatConnect, in spletno rešitev za shranjevanje NeatCloud. Več let je bil tudi CPA. Eno izmed Neatovih področij specializacije je samodejno zaznavanje in označevanje določenih davčnih dokumentov, ko jih skenirate.

Organizirajte kategorijo po letih, mesecih in na koncu davčne kategorije

Za vse dokumente, papirne in digitalne, označite svoje mape glede na davčno leto - ne leto, v katerem vložite te obrazce.

Barbier priporoča naslednjo hierarhijo za nadaljnje označevanje in organiziranje:

• Leto
• Mesec ali datum
• Davčna kategorija (tj. Kje bo dokument prikazan o vaših davkih).

Če plačate računovodji, da pripravi svoje davke, pravi Barbier, bi lahko ta metoda kategorizacije prihranila vaš denar, ker ste že prej organizirali vse dokumente zanj in zanjo, zato bo ura za plačilo manj. "Nočete plačati računovodji, da bi organiziral škatlo dokumentov, " pravi.

Poglej nazaj

Ko pride čas, da vložite svoje davke, večina ljudi začne z ogledom vložitve v prejšnjem letu (razen, če je šlo seveda slabo). Razen če ste vi ali vaše podjetje bistveno spremenili status (na primer nakup stanovanja ali se poročili), bodo odbitki in obrazci, ki jih vložite letos, verjetno podobni ali enaki kot leto prej. Uporabite te stare obrazce kot smernice, na primer kontrolni seznam, da se prepričate, da ničesar ne pogrešate.

Če svoje davke vložite sami, si oglejte naš seznam Najboljše davčne programske opreme za leto 2014. Za brezplačno spletno pripravo davkov in vložitev davčnih storitev je naša uredniška izbira zvezni TaxACT in za plačljive storitve, TaxACT Ultimate Bundle so naši uredniki. 'Izbira. (Upoštevajte, da PCMag vsem ameriškim zavezancem za davke ne priporoča uporabe spletne storitve oddaje davkov. V mnogih primerih je varnejši način priprave davka na človeka, zlasti za vse, ki imajo zapleteno davčno napoved.)

Na podlagi teh pregledov sem vložil oba davka za leto 2012 in 2013 s pomočjo sistema TaxACT, ki ima možnost uvoza podatkov za preteklo leto, da vas lahko vodim skozi tekoče leto. Všeč mi je bilo tudi, da je bilo v sistemu TaxACT enostavno uporabiti orodja za pomoč pri iskanju obrazca za hipotekarne obresti, ki sem ga imel pri roki, vendar se ni pojavil samodejno, ko sem sledil čarovniku za davčne napovedi. Pravkar sem vtipkal številko dokumenta in povezava me je pripeljala desno do strani, kjer sem lahko vnesel podatke.

Varnostno kopiranje in brisanje

Če si prizadevate voditi življenje brez papirja in ste razrezali vse svoje občutljive papirne davčne dokumente, morate varnostno kopijo kopijo digitaliziranih davkov.

"Nekateri se bojijo, da bi oblak uporabljali za nekaj tako občutljivega kot davčni dokumenti, vendar vedno želite imeti varnostno kopijo nekje, pa naj gre za drug računalnik, zunanji pogon ali oblak, " pravi Barbier. In zagotovo obstaja veliko programskih možnosti, ki vam pomagajo varnostno kopirati podatke računalnika, vendar morate z občutljivimi dokumenti, kot so davčni obrazci, sprejeti dodatne previdnosti?

Mark Grace, podpredsednik globalnega poslovanja s potrošniki pri podjetju Absolute Software (ki je LoJack za prenosnike), je manj zaskrbljen zaradi informacij v oblaku in bolj zaskrbljen zaradi pozabljenih kopij dokumentov, ki so ostali na vašem pametnem telefonu ali računalniku. Recimo, da posnamete hitro fotografijo obrazca W2 in ga naložite v Evernote, kjer OCR omogoči iskanje po besedilu slike. Zveni kot odlična ideja, vendar fotografija verjetno še vedno prebiva v vašem telefonu. "V trenutku, ko fotografirate svoje občutljive dokumente, ogrožate. Ni takšnega scenarija, " pravi Grace.

"Očitno je, da obstaja ogromna industrija okoli digitalizacije davkov, " pravi Grace, "vendar mislim, da morate biti pozorni na to." Po njegovem mnenju morate izbrisati kopije dokumentov, ki lahko prebivajo na mestih, ki jih boste pozabili, na primer v fotoaparatu telefona.

Poleg tega, da varnostno kopirate svoje davke, Grace priporoča uporabo storitve na mobilnih napravah in prenosnikih, ki vam omogočajo, da jih na daljavo obrišete v primeru izgube ali kraje. "Tatovi so zainteresirani, da najdejo vaše podatke, ko ukradejo napravo."

Denar v banki

Upajmo, da boste letos prejeli debelo vračilo davka. Če vam je izid davčne napovedi v korist, prej ko vložite zahtevek, na splošno, hitreje boste dobili to vračilo. Če zdaj organizirate prejemke, dokumente in papirje za vložitev v naslednje leto, boste morda denar v naslednjem letu dobili še prej. In prej ko bo denar v vaših rokah, prej vam lahko začne prinašati dohodek od obresti… o čemer lahko poročite leto po tem.