Bodite organizirani: počistite stike iz gmailja

"Kje je imenik?"

To je eno najpogostejših vprašanj, ki se mu zdijo novi uporabniki Gmaila. Če veliko ljudi ne more najti svojih Gmailov / Google Stikov, raje verjemite, da sistem ni neverjetno intuitiven ali enostaven za upravljanje. (V tem članku uporabljam Googlove kontakte in Gmailove stike zamenljivo, saj so res enaka stvar.)

Tudi če veste, da območje stikov v vašem Gmailu obstaja, obstaja velika možnost, da gre za območje katastrofe neopredeljivih e-poštnih naslovov in morda celo telefonskih številk, ki so nejasno združeni kot drugi kontakti.

Moj poslovni Gmail račun je imel več kot tisoč vnosov v skupini Drugi stiki. Odločil sem se, da je to nesprejemljivo, zato sem začel čistiti svoje Gmailove stike. Tu bom delil, kaj sem storil, kaj sem se naučil, in nekaj alternativnih rešitev, ki jih priporočam, če se ne želite zapletati z neurejenimi Gmail kontakti.

Zadnja rešitev, ki uporablja povsem drugo, je pravzaprav tisto, kar priporočam. Čiščenje Google Stikov zahteva veliko ročnega dela, še posebej, če imate na tisoče "drugih" stikov. Obstaja toliko odličnih aplikacij in storitev za upravljanje stikov, ki resnično dobro delujejo in se priklopijo neposredno na vaš Gmail račun, če bi radi šli po tej poti.

5 Dejstva o Gmailu / Googlovih stikih

Gmail Stiki deluje drugače kot številni drugi upravitelji stikov, zato vam lahko poznavanje osnovnih načel zelo pomaga. Tu je pet dejstev, ki bi lahko spodbudila nekaj vpogleda:

• Kako pridete do svojega Gmail naslova? Skrita je pod veliko pošto v zgornjem levem kotu vmesnika. Kliknite na pošto in videli boste spustno možnost za stike. Lahko pa se prijavite v Google in pojdite na google.com/contacts.
• Ko odgovorite (vključno z "odgovori vsem") ali pošljete e-poštno sporočilo, Google samodejno doda kogar koli in vsakogar na nitko na seznam stikov, razen če niste izključili te funkcije. Če uporabljate napravo Android, lahko vaši Googlovi stiki vključujejo tudi sezname telefonskih številk, ki ste jih poklicali, odvisno od tega, kako je vaš račun konfiguriran v napravi.
• Google Stiki imajo orodje za spajanje, vendar ne deluje vedno in ni videti tako, kot bi pričakovali (več o tem pozneje).
• Podatki o Googlovem stiku navajajo podatke o klasifikaciji tako iz Gmaila kot s strani Google+ (skupine in krogi), vendar se ne sinhronizirajo, čeprav se včasih zdi, da bi morda morali.

Zdaj pa preiščimo nekaj nasvetov in navodil za čiščenje Google Stikov.

Čiščenje Google Stikov

Razumevanje skupin stikov in krogov

Ko vstopite v Googlove stike (spet kliknite logotip pošte v zgornjem levem kotu in izberite Imenik), prvo mesto, na katerega boste opozorili, so seznami, ki so prikazani na levi tirnici.

Kot vidite v mojem računu, imam več osnovnih razdelkov: Moji kontakti, Krogi, Najpogosteje in Drugi stiki. Moji kontakti in krogi imajo podskupine. Število v oklepajih za imenom skupine kaže, koliko ljudi je v tej skupini.

Moji kontakti so ljudje iz Gmaila, ki sem jih dodal kot stike. Krogi so podatki o ljudeh, ki jih poznate in spremljate v storitvi Google+ in nimajo ničesar z e-pošto. Ko si ogledate seznam oseb iz Gmailovih stikov (na primer uporabite iskalno vrstico, da poiščete vsakogar, ki se imenuje Smith), lahko vidite tudi, ali so ti ljudje v katerem koli vašem krogu v storitvi Google+, saj se ti podatki zdijo daleč pravica do njihovih imen. Med skupinami stikov in krogi se nekaj prekriva, vendar ne veliko, čeprav se ljudje v vaših krogih v celoti pojavljajo v vaših Google Stikih.

Zmeden še?

Najpogosteje se obrnete na prvih 20 oseb, s katerimi ste izmenjali največ e-poštnih sporočil, tudi če ste bili tiho. Z drugimi besedami, osebe, ki jih e-poštno pošiljate najbolj nujno, niti niso novejše, kot je celotna zgodovina e-pošte. Vaš bivši izpred treh let bi se še vedno lahko zelo dobro uvrstil med 20 najboljših.

Zadnjo skupino Drugi so vsi drugi iz Gmaila (in morda vaše naprave Android, kot sem že omenil), s katerimi ste kdaj stopili v stik.

Poiščite in združite

Najboljši postopek je po mojem mnenju začeti z iskanjem podvojenih stikov v vaši skupini Drugi stiki (ali v vseh Googlovih stikih, če še nimate nobenih podskupin) in jih združiti.

Kliknite Drugi kontakti, nato na vrhu strani izberite Več in v spustnem meniju izberite Najdi in združi dvojnike. Prikaže se povzetek, ki vam omogoča pregled podrobnosti o možnih združitvah, preden sprejmete dejanje. Na tem seznamu se prepričajte, ali so v navadi dve različni imeni.

Če je ta seznam presenetljivo dolg, morate preklicati in ponovno najti funkcijo najdi / združi v manjši podskupini svojih stikov. Lahko izberete drugo podskupino z leve tirnice ali pa poiščete iskanje, na primer iskanje po domeni (npr. Iskanje vseh e-poštnih naslovov s strani pcmag.com). Kakor koli že, na pregled boste dobili bolj obvladljiv del potencialnih dvojnikov. Po potrebi ponovite.

Za podrobnosti si oglejte uradna Googlova navodila za iskanje in združevanje stikov.

Dodelite osebe skupinam, dodajte podrobnosti

Tik pod tem vnosom za Druge stike lahko vidite Novo skupino. Če želite razvrstiti svoje stike v različne skupine, je to naslednje področje Google Stikov, ki bi moralo pritegniti vašo pozornost.

Če želite imeti neko osebo v kateri koli skupini, jo morate dodati tudi v Moje kontakte. Tako pač je.

Če želite ljudi dodati v skupine, uporabite gumb z ikono treh glav na njem. Od tam je precej samoumevno, za podrobnosti pa si oglejte Googlova navodila za urejanje stikov.

Nisem še prodana v skupinah, ki so resnično dragocene, saj sem jih uporabljal le omejeno, vendar bi lahko predvidel nekaj scenarijev, kjer bi utegnili biti koristni. Ena skupina, ki sem jo naredil, so na primer Tech Company Managers. Če bom kdaj ob roku in obupan za ponudbo, bi zagotovo pomagalo vedeti, kdo je v tehnološki industriji, s katero sem se v preteklosti neposredno povezoval (v nasprotju s povezovanjem prek PR podjetja).

Če bi imel neomejen čas (kdo to počne?), Bi resno zajadral razdelek o "notah" posameznikov. Kliknite katerega koli posameznika na svojem seznamu stikov in lahko dodate značilne podatke o imeniku ter fotografijo in opombe.

V moj osebni Gmail račun bi bilo koristno dodati podrobnosti za PR strokovnjake, saj njihovi e-poštni naslovi in ​​celo predhodna komunikacija ne pomagajo vedno ugotoviti, ali predstavljajo podjetje ali izdelek, ki ga moram raziskati.

Izklopite funkcijo samodejnega dodajanja

Če po preverjanju seznama Other Contacts zaznate, da gre večinoma za neželeno (splošne naslove in podobne naslove), priporočam, da izklopite funkcijo samodejnega dodajanja.

Pojdite na ikono zobnika v zgornjem desnem kotu in izberite Nastavitve. Ostanite na zavihku Splošno in se pomaknite navzdol, da najdete "Ustvari stike za samodejno dokončanje" (pod sliko profila je dva).

Vas zanimajo druge aplikacije in storitve?

Recimo po branju teh informacij, se odločite, da ne boste samo uporabljali Google Stikov. Ne morem te kriviti. Tu je še nekaj mest za shranjevanje vašega imenika, ki vam omogočajo samodejno pridobivanje in dodajanje informacij iz Google Stikov.

LinkedIn in LinkedIn Stiki. Resnična težava pri upravljanju lastnega imenika je, da je težko posodabljati podatke. Ne bi smel biti odgovoren za posodobitev vašega delovnega mesta in e-poštnega naslova, ko zamenjate delodajalce. To je na tebi, prijatelj. In zato imam rad LinkedIn kot adresar. Veliko lažje je imeti posodobljene podatke, če so za vzdrževanje odgovorni vsi vaši stiki.

LinkedIn deluje dobro, ker vam pomaga najti stike in njihove osnovne informacije, vendar posebna aplikacija, imenovana LinkedIn Contacts, gre nekoliko naprej.

Če svoj LinkedIn račun povežete z Gmailom, bo spletno mesto za profesionalna omrežja na podlagi informacij, ki jih najde v Googlu, priporočilo ljudem, ki jih morda poznate. Nekateri to resnično sovražijo, vendar bi bilo lahko koristno, odvisno od tega, kako uspešen je vaš LinkedIn račun.

Na drugi strani imate tudi možnost, da svoje LinkedIn izvozite in jih nato uvozite v Gmail.

Stiki za iOS. Če ste uporabnik iPhone ali iPad, boste morda želeli sinhronizirati Googlove stike s svojo napravo iOS, tako da boste lahko kot osnovni naslovnik uporabili samo Applov program Contacts. Navodila so za uporabnike Google Apps nekoliko drugačna.

EasilyDo in iOS. Drug način za upravljanje stikov iz iOS-a je aplikacija EasyilyDo in njena nova (plačljiva) funkcija, imenovana Catch All Contacts. Ko zaženete Ujemite vse stike, EasilyDo v zadnjih dveh letih svojega e-poštnega sporočila poišče podatke o stikih iz telesa sporočil in jih shrani v aplikacijo Stiki za iOS. Čeprav je aplikacija EasilyDo brezplačna, stane ta funkcija 39, 99 USD (enkrat) na e-poštni račun. Žal funkcija ni na voljo za uporabnike Android. o Easy Easy za iPhone in EasilyDo za Android v njihovih ocenah.

Zaprite. Spletna aplikacija in aplikacija za mobilne naprave Cloze združuje vse vaše mape »Prejeto« in tudi vaše vire družabnih medijev ter potegne tudi nekaj zanimivih informacij o vaših stikih. Ni ravno upravitelj stikov, vendar vseeno podpira dober stari Gmail. Cloze lahko prepozna ljudi, ki so za vas pomembni (zato lahko povečate njihov ego tako, da jim všečkate njihove objave na Facebooku), pa tudi ljudi, s katerimi izgubljate stik. Kot sem že rekel, ne gre ravno za aplikacijo za upravljanje stikov, vendar je precej čeden, če želite vpogledati v svoje stike prek Gmaila, Yahoo Maila, Twitterja, Facebooka in drugih spletnih računov.

Če želite več nasvetov o upravljanju stikov, glejte Organiziranje: 7 načinov samodejne organizacije stikov. In ko boste pripravljeni na Gmail inbox, si oglejte 30 Gmail nasvetov, ki vam bodo pomagali osvojiti e-pošto.