Bodite organizirani: izberite pravi optični bralnik za brezpapirni papir

Če se ukvarjate z organiziranjem in pospravljanjem digitalnega življenja, ste zagotovo delali strategijo za brezpapirno delovanje. Verjetno ste tudi že odkrili, da ni tako enostavno, kot se sliši. Nekatere vrste papirja, kot so posamezni dokumenti in potrdila, so dovolj preproste za digitalizacijo s katerim koli starim optičnim bralnikom. Toda vstavite kup 63 vizitk z zadnje konference ali škatlo starih receptov, ki jih želite skenirati, ki so bili iztrgani iz revij ali so še vedno vezani v knjigah, in imate opravka s povsem drugo težavo, ki jo lahko se ne rešim z istim starim optičnim bralnikom.

Ni delo za vaš MFP

Doma imam na primer šestletni večnamenski tiskalnik in ploščat optični bralnik. Predstavljam si, da ima tudi veliko drugih ljudi nekaj v lasti. Za enkratne naloge, kot je digitalizacija mojega zadnjega prejema od okulista, ki ga vložim za zahtevke za zdravstveno varstvo, deluje v redu.

Ampak ni hitro. In funkcija podajanja še nikoli ni delovala pravilno, zato ne morem skenirati sveženj papirja. Poleg tega je moškost v barvi kiti, ki je na mojem kovčku zajela velik odtis (nikoli nisem našel boljšega mesta za to).

Kadar so naprave nerodne, grde in nezanesljive, jih ne uporabljamo skoraj toliko, kot bi lahko. Čisto dejanje, da bi jih spodbudilo, se počuti kot preglavice. Če želite skenirati svojo pot do življenja brez papirja, resnično potrebujete skener, ki ga imate radi, in takšen, ki je narejen posebej za lažje življenje brez papirja.

Posebni skenerji

Na srečo obstaja cela kategorija optičnih bralnikov (in aplikacij, ki jih lahko uporabimo) prav za ta namen. Kompaktni in učinkoviti so, poleg tega pa se lahko spoprimejo z različnimi opravili skeniranja, s katerimi se domači uporabniki in zelo majhna podjetja pogosto srečujejo.

Medtem ko ne ljubim svojega okornega MFP-ja, sem danes povsem navdušen nad nekaterimi skenerji na trgu. So boljši v skeniranju kot moj šestletni MFP in tudi oni so hitri. Nekateri optični bralniki priročno izvozijo skeniranje na mesta, ki jih dejansko želite obdržati, na primer Dropbox, Evernote in druge storitve za shranjevanje v oblaku - in ne v privzeto mapo v računalniku Windows ali Mac.

V zadnjem času eksperimentiram z dvema optičnima bralnikoma, ki sta mi resnično prišla v oči. Oboje je idealno za domačo uporabo in bi lahko bilo dobro tudi za nekatera mala podjetja. Gre za optični bralnik NeatDesk in Fujitsu ScanSnap iX500. (Neat ima pravzaprav novejši model z imenom NeatConnect, ki ima vmesnik na dotik, vendar sem osebno bolj seznanjen z drugim modelom.)

Fujitsu ScanSnap

Pri Fujitsu ScanSnap mi je všeč, da vse, kar skenirate, izvozite v Evernote, Dropbox, Google Drive, e-pošto (kot prilogo), SugarSync in druga mesta, za katera boste verjetno vseeno povlekli končni izid.

Prebral sem kup vizitk (resnično sovražim vizitke) in jih vse poslal v Evernote, kjer bi jih hitro prilepil v zvezek z imenom Contacts in jih primerno označil, pripisal in drugače upravljal. Nekatere vizitke so bile različnih debelin papirja in različnih širin, optični bralnik pa se ni kolcal. To je moč uporabe optičnega bralnika, ki vam bo pomagal brez papirja.

S programom ScanSnap sem ugotovil, da sem jih moral, ko sem prinesel skeniranje vizitk v Evernote, zavrteti in jih ustrezno imenovati. (Evernote pa lahko opravi OCR za vse, kar skenirate, kar omogoča iskanje po besedilu, čeprav gre za sliko.)

Moj zelo priljubljeni vidik ScanSnap-a je ta, da se zloži, da zmanjša količino prostora, ki ga zavzame. Lepo je.

NeatDesk

Medtem je NeatDesk prepričljiva rešitev, če se želite popolnoma kupiti v okolju Neat. Ko uporabljate rešitev za shranjevanje v oblaku, NeatCloud in mobilno aplikacijo Neat, poleg enega od skenerjev podjetja resnično dobite tesno zlepljene rezultate. Čisto okolje naredi veliko za samodejno razvrščanje obrazcev, ki jih skenirate, zlasti davčne dokumente. Morate pa plačevati mesečno pristojbino za kos NeatCloud, cene pa se začnejo pri 5, 99 USD na mesec.

NeatConnect, ki sem ga uporabil le nekajkrat, ima vmesnik zaslona na dotik, ki podobno kot ScanSnap omogoča pošiljanje dokumentov neposredno v vsebnike za shranjevanje v oblaku, kot so Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive in Evernote.

Udobnost je ključna

NeatDesk je bil eden prvih bralnikov, ki sem jih kdaj uporabil, in je bil zelo osredotočen na pomoč gospodinjstvom in malim podjetjem, da ostanejo brez papirja, in navdušen sem nad tem, kako hitro sesa in razsuje kup papirja. V vir lahko vstavite različne papirje, saj obstajajo reže za dokumente, potrdila in vizitke, stroj pa vse skupaj preprosto obdela.

ScanSnap je enako hiter in impresiven. Všeč mi je, da lahko samo pospremim dokumente in zaupam, da jih bo dobro zasnovana mehanizacija z lahkoto napajala prek optičnega bralnika.

Čisto samodejno nekaj več kot ScanSnap, na primer vrtenje slik. Toda ScanSnap prihaja s programsko opremo, ki jo lahko uporabite za doseganje enakih rezultatov, v nekaterih primerih pa tudi veliko več. Moj paket je vključeval ABBYY Fine Reader, enega najmočnejših programov OCR tam. Priložen je tudi Adobe Acrobat, saj lahko z vsemi PDF-ji vedno počnete vse stvari, ki jih vedno morate storiti, vendar z brezplačnim Adobe Readerjem ne morete.

Oba sta na splošno zelo sposobna. Če slučajno veste veliko o skenerjih, verjetno želite vedeti, da ScanSnap deluje nekoliko drugače kot večina drugih optičnih bralnikov, saj ne uporablja standardnih gonilnikov. O tem si lahko nekaj preberete v podrobnem pregledu PCMaga o ScanSnap Evernote Edition, ki je dokaj podoben iX500. Če pa ste tehnično manj naklonjeni, morate vedeti le, da deluje hitro, je videti odlično na ogled in skenirane dokumente poslati tja, kamor jih želite.

Bistvo vožnje domov je naslednje: če želite brez papirja postati del vašega življenjskega sloga, potrebujete napravo, ki je ne sovražite. Videti mora dobro. Delovati mora hitro, nekdanji papir postavite nekam, kjer ga boste zlahka našli, in začeli iskati po besedilu, ki ga vsebuje. Čeprav stanejo nekaj sto dolarjev, jih je vredno kupiti specializirani bralniki, če ste zavezani, da boste šli brez papirja. Vaš MFP ga preprosto ne bo zmanjšal.