Organizirajte se: 5 korakov do bolj produktivnih delovnih dni

Verjetno veste, da bi lahko bolje izkoristili svoj čas v službi. Toda kako to storite?

Obstaja nekaj trikov, kako biti bolj produktivni, pet korakov, opisanih spodaj, pa bo natančno razložilo, kako priti do tja.

Ni lahko. Če želite biti resnično bolj produktivna oseba, boste morali gojiti navade in se ne zanašati na hitre popravke. Vendar lahko nekaj, kar si lahko pomagate, prevzamete nove navade. Prav tako boste našli veliko mobilnih aplikacij, programskih programov in tehničnih storitev, ki vam bodo lahko v pomoč pri bolj produktivnem delovnem dnevu.

1	Preslikajte cikel produktivnosti

Najpomembnejše, kar lahko storite za povečanje produktivnosti pri delu, je, da najprej spoznate svoj cikel produktivnosti. Vsakdo ima čas tekom dneva, ko se zna osredotočiti, in druge čase, ko se njihova pozornost zmanjšuje. Čeprav ima vsak svoje najboljše ure za opravljanje dela, "je za večino ljudi najbolj produktivna ura prvi dan - ne ko se prvič zbudiš, ampak razmeroma zgodaj, " pravi Dan Ariely, vedenjski ekonomist in profesor na Dukeu Univerza. Ariely se zelo zanima, kako najti mobilne aplikacije za osebno izboljšanje. "Na primer, " je dodal, "delati e-pošto zjutraj je ponavadi potratno, ker so minute zjutraj bolj dragocene." Niso vsi minutaži ustvarjeni enako.

Prvi korak v tem, kako najbolje izkoristiti te dragocene, minljive minute, je ugotovitev obdobja visoke in nizke produktivnosti ali visoke in nizke zmogljivosti, kot jih Ariely raje imenuje.

Medtem ko mnogi mislijo, da vedo, kateri čas dneva je v njihovem najboljšem in najslabšem času, ne boli preveriti. RescueTime je daleč najboljše orodje, ki sem ga našel za ugotavljanje vašega cikla produktivnosti. RescueTime je majhna namizna aplikacija, ki beleži, katere programe uporabljate in katera spletna mesta obiskujete čez dan in kako dolgo. Razvrsti tiste različne aplikacije in spletna mesta (zelo produktivne, produktivne, nevtralne, moteče ali zelo moteče) in ustvari poročilo o tem, kako preživite svoj čas. Na primer, spletna mesta v družabnih omrežjih so privzeto "zelo moteča". (Vsaka spletna mesta in programe lahko prerazvrstite, če privzete vrednosti niso natančne za vas.) O svojem ciklusu produktivnosti lahko veliko povete tudi tako, da opazujete, kako pogosto menjate naloge.

Priporočam, da uporabite RescueTime vsaj teden dni pred analizo vašega poročila. Poskusite ga uporabljati, ne da bi spremenili svoje običajno vedenje. Poanta ni v tem, da bi bili teden dni vzorni zaposleni. Ugotoviti je treba, kdaj so vaši naravni trenutki za visoko in nizko zmogljivost.

Ko imate nekaj podatkov, si oglejte čas dneva, ko ste dober kos časa (40 minut ali več) porabili za eno, zelo produktivno opravilo. Zdaj poiščite čase dneva, ko ste bili manj produktivni, hitro preklopite med različne naloge ali porabite dolge čase časa za odvračanje pozornosti.

Na primer, najbolj sem osredotočen med približno 9:00 in 11:00 uro. Nato se moja produktivnost zmanjša. Običajno sem zelo moten okoli kosila. Včasih, vendar ne vedno, imam popoldne še eno močno produktivnost, vendar ni zanesljivo.

Naslednji korak je vedeti, kaj storiti s temi informacijami.

2	Spremenite svojo rutino

Ko spoznate svoj cikel produktivnosti, morate spremeniti svojo rutino, da jo boste prilagodili.

Na primer začnite načrtovati sestanke za čas dneva, ko imate manjše osredotočenosti. Srečanja le redko zahtevajo, da smo v svojih najboljših močeh. Tako si na primer omogočite, da se jutranjih sestankov nikoli ne udeležite, če so jutra vaš produktivni čas.

Nasprotno pa se lotite svojih najpomembnejših nalog z visokim poudarkom v dnevnem času, ko je vaš um najboljši. Pogosto ne načrtujemo najpomembnejšega dela. Do nje pridemo šele, ko le moremo. To je v redu, če imaš navado, da to počneš v dnevnem času, ko se lahko resnično osredotočiš.

Če večina ljudi prej opravi naloge z visoko osredotočenostjo, začnite uvajati samo programe, ki jih za ta opravila uporabljate v času največje ucinkovitosti. Če na primer e-pošta za vas ni zelo produktivna, je ne odpirajte. Samo ne zaženite programa. Če morate resnično preveriti svojo e-pošto, poglejte v mapo »Prejeto« na svojem mobilnem telefonu ali tabličnem računalniku, nato pa jo odložite, da se lahko vrnete k nalogam, ki resnično zahtevajo vašo pozornost.

Kaj pa, če se v brskalniku zgodi večina vašega visoko produktivnega dela, vendar so tudi vaši največji zapravljavci časa? Obstaja nekaj trikov za zmanjšanje motenj te vrste. Za začetek lahko aktivni jeziček prestavite v celozaslonski način. To vam bo pomagalo ostati pri tej nalogi. Prav tako lahko namestite vtičnike in razširitve brskalnika, ki vas zaklenejo na spletnih mestih, ki jih določite. Moj najljubši se imenuje StayFocusd za Chrome. V mojem članku najdete več priporočil, kako ostati osredotočen.

3	Preglejte svoj dan, vsak dan

Še ena sprememba, ki jo morate spremeniti v svojo rutino: poskrbite, da boste svoj dan vedno pregledali, preden se začne. Najprej poglejte koledar in seznam opravkov, da vas ne bodo ujeli na seji ob 15. uri, ki ste jo načrtovali pred dvema tednoma. Ne glede na to, ali gre čez vašo prvo skodelico kave ali med službo na poti, če en sam trenutek (in to je vsak dan, da postane navada), da pregledate svoje načrte za cel dan, je resnično pomembno.

Ustvarjanje nove navade, da vsak dan pregledate svoj dan, je lažje reči kot narediti. Ena mobilna aplikacija, ki vas lahko spomni, je Any.Do, ki ima funkcijo z imenom AnyDo Moment. Trenutek AnyDo igra prijeten ton in hkrati vsak teden potisne obvestilo, ki vam pove, da je čas, da pregledate svoj dan. Aplikacija nato na seznamu vašega koledarja in opravil navede vse, kar vas vpraša, ali ga želite ohraniti na urniku ali ga premakniti na drug dan.

4	Prelomi urnika

Odmorite se. In ne samo enega odmora za kosilo. Vaš um se mora osvežiti, če boste najbolj produktivna oseba.

Sem velik oboževalec sledilcev aktivnosti za fitnes in ena od njih, ki jih imam rad, je tihi alarm. Nastavite lahko alarm, ki povzroči, da bo vaš fitnes bend ob določenem času vihral v določenem času. Všeč mi je, da ga nastavim za ostro za 16. uro, ko vem, da bi si moral oddahniti, ali mislim, da ga potrebujem ali ne. Celo samo vstajanje s stola, da se sprehodim do kuhinje in si umijem skodelico za kavo, je dovolj, da se oči nekoliko oddaljim od računalniškega zaslona.

Nekateri sledilci dejavnosti imajo tudi opozorila o prostem teku. Ti alarmi povzročijo, da sledilnik vibrira, če sedite mirno nekaj časa, običajno eno uro. Zasnovani so tako, da vas opomnijo, da vstanete in se premikate, vendar menim, da so enako dragoceni kot opomniki, da nehajo delovati za dve minuti in si oddahnejo. Morda boste želeli namestiti tudi program za prekinitev, lahek program, ki vas opomni na odmori in vas lahko celo za kratek čas zaklene iz računalnika, da odpravi težavo. Naš najljubši je aplikacija Mac, imenovana TimeOut Free.

Še en dober za Windows, Mac in brskalnike se imenuje Focus Booster.

5	Poravnajte opravke ob koncu dneva

Predstavljajte si, da vam dan mineva ravno plavalno. Nato 16:40 zadetkov. Poskušaš ostati zaposlen. Zdi se, kot da večnost mineva! Nato spet pogledate na uro, in… je 4:42 popoldne

Kako pogosto na koncu dneva zapraviš zadnjih 20 minut? Koliko ur je enak v mesecu? Koliko časa porabite za spletna mesta v družabnih omrežjih ali pošiljate sporočila prijateljem?

Preklopite to navado tako, da si položite nekaj opravkov ob koncu dneva. Poskusite jim narediti nekaj, kar bi radi počeli, vendar bi to lahko štelo za zasedeno delo. Nekaj ​​primerov vključuje:

• vložitev papirjev
• spremljanje starih e-poštnih sporočil
• odlaganje predpomnilnika računalnika
• brisanje zgodovine brskalnika
• vrnitev telefonskih klicev
• brisanje prahu in drobtin z mize, tipkovnice in monitorja.

Če imate pred časom kratek seznam možnosti za naloge, ki jih lahko opravljate, je večja verjetnost, da boste dejansko opravili katero od njih. Zapišite si v svoj koledar ali celo pustite lepljivo noto blizu svoje mize z nekaj idejami, ki služijo kot opomniki. V petek pridite ob 16:45, vaše oko se bo verjetno sprehajalo do njih. Dodatni viri