Bodite organizirani: 5 inventivnih uporab za dropbox v poslu

Mala podjetja pogosto stremijo k storitvam za shranjevanje v oblaku, kot je Dropbox, ker nudijo veliko vrednosti - vendar le, če jih podjetja v največji možni meri izkoristijo.

Tu je pet pametnih načinov uporabe Dropboxa v vašem podjetju.

1. Uporabite Dropbox Like Server; Spodbujati preglednost

Morda je najbolj očiten način uporabe Dropboxa v poslovnem okolju alternativa skupnemu strežniku. Zlasti za mala podjetja so stroški računa Dropbox Business lahko precej nižji kot nakup lastnega strežnika in najem osebja za njegovo vzdrževanje.

Uporaba Dropbox-a kot strežnika, ne glede na to, ali gre za FTP strežnik ali skupno omrežje s priloženim pomnilnikom, ljudem omogoča, da se vsi potegujejo za iste datoteke, tako da lahko sodelujejo in imajo boljši nadzor nad različicami. Lahko postane osrednje mesto za shranjevanje priročnikov o kodeksu ravnanja, informacij o ugodnostih in priročnikov o slogu, poleg bolj značilnih datotek, povezanih z delom, ki zahteva sodelovanje.

Če vaše podjetje želi spodbuditi kulturo preglednosti, bi lahko bil na voljo druge vrste poslovnih dokumentov vsem zaposlenim prek Dropboxa, na primer finančna poročila in diaprojekcije, predstavljene vlagateljem ali članom uprave, odličen korak v pravo smer.

2. delite potovalne poti; Naj bodo brez povezave na mobilnih napravah

Lastniki podjetij in zaposleni, ki pogosto potujejo, bodo morda morali načrte deliti z drugimi v pisarni. Za rezervacijo potovanja zanje se lahko zanesejo na drugo osebo. Z nastavitvijo mape za potovalne poti lahko dostopajo vsi, ki morajo vedeti, kje so podrobnosti o potovalnih dogovorih sodelavca.

Poleg tega lahko potnik z mobilno aplikacijo Dropbox označi svoje ustrezne poti kot "priljubljene", da so dostopni brez povezave, tako da so na voljo tudi na 30.000 čevljev. (Če ste oseba, ki je odgovorna za rezervacijo potovanja nekoga drugega, si predstavljajte, koliko preprostejša bi bila ta rešitev, kot če bi popotniku vsakič, ko ga ne bi mogel najti, popotniku poslali kopijo potovanja, se nenehno dogaja nekaj, kar je nedvomno..)

3. Zberite fakse

Včasih za predstavitev, kako podjetja uporabljajo različno programsko opremo in storitve, obiščem podjetja in jih intervjuvam o tem, kaj počnejo. Lani je med pogovorom z Vertom (mobilno svetovno marketinško in oglaševalsko agencijo) soustanovitelj Kevin Planovsky razložil, kako njegovo podjetje zbira fakse v skladišče za shranjevanje v oblaku - Vert dejansko uporablja Box, namesto Dropbox, vendar namestitev podpira bodisi - z HelloFaxom.

Vsakič, ko nekdo pošlje faks, HelloFax digitalni izhod postavi v označeno mapo na Dropbox ali Box. Zelo gre še korak dlje, če orodje za upravljanje delovnega mesta Podio tudi povežete s sistemom. Vsak prihajajoči faks samodejno ustvari nalogo v Podiou, s katerim sporoči Planovskemu in njegovemu soustanovitelju, naj pregledajo prenos.

4. Delite medije s strankami, strankami in partnerji

Ena od velikih prednosti uporabe Dropboxa je, da se lahko z veliko prilagodljivosti odločite, ali želite datoteke deliti samo z notranjo ekipo ali tudi s strankami in sodelavci. Kjer vidim zunanjo skupno rabo datotek Dropbox, je največ na spletnih straneh restavracij, ki pogosto ponujajo svoje menije prek javne povezave Dropbox.

Razmislite o majhni restavraciji. Meni se lahko spreminja vsak dan. Gre za visoko stresno okolje, ki ne deluje na veliko pisarniške opreme. In vsi zaposleni ne smejo biti tehnološko pametni. Če restavracija ohranja svoj dnevni meni, ki je kupcem na voljo prek Dropboxa (ne, recimo, spletne strani), lahko zaposleni zelo enostavno spusti PDF dnevnega menija v ustrezno mapo, ki si jo lahko ogledajo kupci, HTML kodiranja ni potrebno. Povezava s spletnega mesta restavracije na lokacijo menijev na Dropboxu bo vedno enaka, tako da ni nereda, ne glasnosti.

Drug pogost način, kako podjetja uporabljajo Dropbox, je sodelovanje s partnerji pri projektih zelo vizualne narave, kot so prenove spletnih strani. S shranjevanjem konceptne umetnosti in maket v Dropboxu si jih lahko ogledajo vse vpletene strani, ne da bi morali pošiljati velike datoteke.

Ena opomba: Povezave za račune Dropbox Business imajo omejitev pasovne širine 200 GB na dan. Če vaš račun doseže omejitev, se vaše povezave samodejno (vendar le začasno) začasno ustavijo. Dropbox pravi, da bo ob morebitni težavi obvestil skrbnika Dropboxa po e-pošti, medtem pa bo vsakdo, ki poskuša dostopati do povezav, namesto vaše datoteke videl stran z napako.

5. Preizkusite spretnosti kandidatov za zaposlitev

Kandidati za zaposlitev na določenih področjih, kot sta programiranje in pisanje, običajno opravijo test med postopkom prijave. Zakaj ne bi te ideje razširili s testiranjem računalniških znanj in sposobnosti kandidatov, da sledite navodilom, tako da jih prosite, da določene dokumente naložijo v eno od vaših map v Dropboxu?

Ko kandidat opravi začetni pregled in je v fazi intervjuja, ga lahko povabite v mapo v skupni rabi in mu daste navodila, kaj naložiti, na primer življenjepis, pisanje vzorca, del programske kode, umetniško delo, videoposnetki - dobite idejo. Dajte svojim kandidatom natančna navodila, kako poimenovati datoteko, njeno največjo velikost in tako naprej, da boste videli, kako enostavno in hitro lahko dokončajo dejavnost. In če ta preskus odraža običajne prakse vašega podjetja, kandidat zgodaj ugotovi, kako podjetje deluje. (To idejo sem dobil od organizacije, imenovane Nyaya Health. Najemna skupina uporablja podoben test za potencialne najemnike, le z orodjem za sodelovanje in upravljanje nalog Asana, namesto Dropboxa.)