Organizirajte se: 10 projektov za digitalno čiščenje za novo leto

Če ste poudarjali večno potrebo po reorganizaciji vseh svojih digitalnih fotografij ali ker uporabljate isto geslo za vse svoje spletne račune in veste, da je to slaba ideja (je), zakaj ne odložite nekaj časa na novo Letni dan, da dobite račke po vrsti?

Novoletne resolucije že tradicionalno govorijo o odpravljanju slabih navad ali zagonu novih pozitivnih navad, vendar menim, da je novoletni dan idealen čas za reševanje organizacijskih projektov. V nekaterih kulturah je novoletni dan čas, da naredimo popolno "spomladansko čiščenje", očistimo smeti, potegnemo kavč stran od stene, da se vakuumira, obrišemo podstavke. Morda se ne boste lomili toliko znoja, da bi očistili svoje digitalno življenje, vendar je lahko enako koristno.

Tu je deset priljubljenih digitalnih čistilnih projektov, ki bi se jih morali lotiti na novoletni dan, in nekaj nasvetov za njihovo uresničitev.

1. Doseg nič

Če ste sanjali, da boste naredili celodnevni šprint čiščenja po e-pošti, bi bil 1. januar lahko vaš srečen dan.

Glede na to, koliko sto ali tisoč e-poštnih sporočil morate obdelati, priporočam nekaj različnih taktik.

Eno je narediti "pomet." To je najpreprostejši in najučinkovitejši način, da nered na veliko predelate in najdete srečno začetno mesto za dejansko ukvarjanje s svojo pošto. Sledite mojim navodilom, kako lahko tukaj shranite mapo »Prejeto«. (In če "ničelna pošta" zveni kot nedosegljiva številka, streljajte samo za eno stran sporočil. To je bolj razumen cilj.)

Druga možnost, ki jo priporočam vsem, ki prejmete veliko nezaželene pošte, ki je preprosto ni treba videti, je uporaba SaneBoxa, ki stane približno 6 USD na mesec. Ko zaženete 14-dnevno brezplačno preskusno različico SaneBoxa (ni potrebna kreditna kartica - woo hoo!), Boste videli, kako hitro razčleni nepomembno e-pošto iz mape »Prejeto«, da se boste lažje osredotočili na tisto, kar je pomembno. SaneBox ni dobra rešitev za ljudi, ki pričakujejo, da bodo od recimo potencialnih novih strank ali prosilcev za zaposlitev prejeli veliko nezaželene pošte.

2. Odjavite se s seznamov e-pošte

Če ste ukrotili elektronsko pošto, boste želeli ohraniti tako.

Pritisnite gumb "odjava", nastavite filtre za e-poštna sporočila in tržne e-poštne naslove ter se naučite, kako od sodelavcev umakniti e-poštne niti (to je gumb "prezri" v Outlooku in ne pozabite prebrati, kaj počne in naučite se pametno uporabljati).

Kljub temu, da posežete po nezaželeni e-pošti, ne pozabite, da bo delo, ki ga opravljate zdaj, trajalo tudi v prihodnosti.

Če nastavite svoja pravila za filtriranje sporočil, boste ohranili popoln nadzor, vendar bi lahko trajalo tudi precej časa, razen če uporabljate e-poštno storitev z zelo koristnimi vgrajenimi orodji za filtriranje Outlook.com in Hotmail. izjemno koristne funkcije.

Če bi raje dobili kakšno pomoč, RemoveMe za spletno pošto deluje tako, da v predogled sporočil za sporočila vnesete gumb "odjava", tako da vam jih ni treba odpreti, da se premaknete s poštnega seznama.

Bolj avtomatizirana možnost za zmanjšanje naročniške pošte je uporaba Unroll.me, storitve, ki vam pomaga, da se odjavite iz tržne pošte ali združite v eno zbirko.

3. Konsolidirajte digitalne fotografije

Morda sanjate, da bi naredili popolno preobrazbo organizacij fotografij. Fotografije boste želeli združiti v eno storitev (npr. Prenesti vse fotografije iz Facebooka ali Instagram slike in jih dodati v recimo Flickr ali Dropbox ali zunanji trdi disk), pa tudi dodati ustrezne oznake in napise, s katerimi lahko naredite svoje slike lažje jih najdete in delite kasneje.

Še pomembneje je, da ne pozabite postaviti novega delovnega toka za prihodnost. Nastavite pravila, kako boste pravočasno dodajali fotografije na osrednjo lokacijo vsakič, ko snemate nove slike, in med istim postopkom nalaganja naredite nekaj urejanja (obrezovanje, brisanje slabih posnetkov, dodajanje oznak in napisov).

4. Spremljajte svoje delo v službi

Večina ljudi želi biti bolj produktivna in boljša na svojih delovnih mestih kot trenutno. Ostajam produktiven in nadzorujem svoje delo, tako da beležim, kaj sem naredil in kaj bom naredil. Za sledenje uporabljam zelo preproste preglednice, čeprav obstaja veliko odličnih orodij za samostojno in skupno sodelovanje, Asana je samo eno.

Ko berete in dokončate svoje naloge, vam daje jasno sliko, kaj morate storiti, in kaj ste storili, kar pride prav, ko morate v službi nekaj utemeljiti, na primer prošnjo za dodatno viri ali promocija.

5. Posodobite gesla

V času, ko pišem za PCMag.com, je nasvet številka ena o tehnologiji, ki jo imam za vsakogar, "Pridobite upravitelja gesel!" Olajšali vam bodo življenje in pomagali ohraniti vašo identiteto. Poleg tega so mnogi najboljši upravljavci gesel brezplačni.

Ko imate skrbnika gesla, lahko posodobite vsa gesla in jih naredite edinstvene in težko za vsakogar. Pred kratkim sem v petih 30-minutnih sejah očistil skoraj 200 gesel. Naj povem, da sem se zaradi miru in miru, ki sem ga izšel, splačalo potruditi.

6. Očistite sistem računalnika

Če ne veste, kako očistiti računalnik, ne skrbite. Ni vam treba. Vse, kar morate storiti, je, da namestite majhen del programske opreme (in nekaj popolnoma dobrih je brezplačnih) in pustite, da to opravijo tako, da posnamejo sistem za vas. Najboljši pripomočki za nastavitev bodo samodejno, včasih pa v nekaj minutah, znova zagnali vaš računalnik in njegove programe.

Vzemite si 10 minut novoletnega dne, da izberete pripomoček za nastavitev, in se boste zahvalili skozi celo leto.

7. Posodobite svojo sliko profila

Imam teorijo, da lahko uporaba ene slike profila dosledno na spletnih straneh družbenih medijev in drugih spletnih računih pomaga pri krepitvi vaše osebne blagovne znamke. Seveda, vsi ne skrbijo za tovrstne stvari, toda lastniki malih podjetij, mediji in zabavni strokovnjaki bi lahko imeli koristi od vseh, ki jih želijo spodbuditi svoje poklicno življenje.

Rad posodabljam svojo spletno fotografijo profila približno enkrat na leto (tudi to sem storil). Začetek ali konec leta naredi jasno in nepozabno časovno obdobje za to nalogo.

8. Preuredite aplikacije za pametne telefone ali ploščice Windows 8

To opravilo digitalnega čiščenja je tako preprosto, da ga lahko opravljate v postelji, ko ste obešeni čez novoletni dan: preuredite pametni telefon ali aplikacije Windows 8.

Večina ljudi ve, kaj hoče od svoje organizacije aplikacij, vendar se ne ujame tako, da bi razvrstili aplikacije v ustrezne namene, da pozabite na enostavne trike, kot je določanje prednosti "vročih točk" (tistih področij, kjer prsti najlažje zadržijo) pred zaporednim zaporedjem.

Oglejte si moje nasvete za organiziranje aplikacij za iPhone in nasvete za urejanje ploščic Windows 8 za več.

9. Digitalizirajte stare davke in papirje

Odpravljanje papirja in pregledovanje vseh vaših dokumentov bi lahko bilo večdnevno opravilo, vendar pa ga lahko naredite bolj dosegljivega, če se osredotočite na samo eno vrsto papirja, na primer stare davčne napovedi ali račune.

Če imate še vedno davčne napovedi na papirju, vzemite 45 minut do eno uro, da razvrstite in skenirate v datoteke PDF v zadnjih nekaj letih, in sicer v obratno-kronološkem zaporedju. Če se boste kdaj morali sklicevati na njih, boste verjetno potrebovali najnovejše in ne starejše.

10. Zavezujte se za koledar ali opravilo

Odličen projekt praznega skrilavca za novo leto je sprejetje enega koledarja ali aplikacije za upravljanje nalog, ki se ga boste zavezali uporabljati. Če imate težave pri izpolnjevanju obljub, ki ste jih dali, ste idealen kandidat. Izberite eno koledarsko ali opravilno aplikacijo in se držite. Novo leto označuje popoln čas, da začnete z novo aplikacijo na novo, zato ne skrbite, da boste vse stare sestanke in naloge preselili v novo storitev. V celoti se zavežite novi.

Google Koledar mi je všeč, ker se zlahka sinhronizira s skoraj vsemi drugimi odjemalci koledarja. Za upravljanje z nalogami osebno uporabljam Awesome Note, vendar obstaja veliko čudovitih aplikacij z različnimi močmi in slabostmi.