Efilecabinet spletna ocena in ocena

efileCabinet Online (ki se začne pri 15 USD na uporabnika na mesec) je celovit sistem za upravljanje poslovnih dokumentov (DM), ki ima integriran nov uporabniški vmesnik, ki je bolj intuitiven, z močnejšo digitalizacijo datotek in funkcijo shranjevanja datotek. eFileCabinet Online ponuja odlične funkcije nadziranja različic, izmenjavo datotek in hrambe dokumentov ter skladnosti z njimi. Njegov nabor funkcij je primeren za potrebe malih in srednje velikih podjetij (SMB). Če se vam te napredne funkcije zdijo preobsežne ali če je sodelovanje na vašem seznamu želja večje, potem naš izbor urednikov po izbiri Zoho Docs Standard ponuja boljše funkcije sodelovanja.

Spletni paketi eFileCabinet

eFileCabinet Online ponuja uporabnikom široko paleto možnosti za njihove potrebe DM. Vendar ni na voljo brezplačnega preskušanja in struktura cen se je spremenila od zadnjega pregleda. eFileCabinet Online se začne pri 15 USD na uporabnika na mesec (zaračunava se letno) s 25 gigabajti (GB) prostora za shranjevanje, vendar le za skupno rabo datotek in brez kakršne koli funkcije DM. Stopnja prednosti 30 USD na uporabnika na mesec je bolj trdno izhodišče, saj ponuja 1 terabajt prostora za shranjevanje, dostop do sistema eFileCabinet DM, varno skupno rabo datotek in dostop do uporabnih predlog. Prednostna stopnja vključuje tudi integracijo Microsoft Office, hrambo (upravljanje), orodja skladnosti in dvofaktorsko preverjanje pristnosti (2FA). Edina pomanjkljivost te stopnje je minimalna zahteva za tri uporabnike. Ta načrt vključuje tudi integracijo z eSignature in Intuit QuickBooks.

Popolnejša ponudba je poslovna raven, ki stane 55 dolarjev na uporabnika na mesec brez minimalnih potreb uporabnika. Vključuje vse funkcije stopnje Advantage, vendar dodaja avtomatizacijo poslovnih procesov, usmerjanje datotek, specifično za podatke, samodejno poimenovanje / shranjevanje datotek in zonirano optično prepoznavanje znakov (OCR). Na voljo je tudi stopnja podjetja, vendar se cene za to razlikujejo glede na licenco in funkcije.

Uvod v eFileCabinet Online

Če se želite prijaviti na eFileCabinet Online, morate najprej s predstavnikom za prodajo predstaviti predstavitveni obrazec tako, da izpolnite spletni obrazec ali pokličete brezplačno številko. Predstavnik podjetja vam bo nato ponudil 15-minutno predstavitev, pomagal ugotoviti, kateri načrt najbolje deluje za vas in vam pomagal pri pripravi. Od zadnjega pregleda smo eFileCabinet Online prenovili in prenovili na platformi HTML5, zato ne potrebuje več Microsoft Silverlight. To pomeni, da ga je zdaj mogoče uporabljati v katerem koli brskalniku in je tudi združljiv z računalnikom Mac.

Novi spletni vmesnik eFileCabinet je veliko bolj čist od starega, s poenostavljenimi meniji in vgrajenimi funkcijami pomoči. Na vrhu nadzorne plošče so spustni meniji za Nova, Skupna raba, Uredi, Začnite in "Potrebujete pomoč?" gumbi. Datoteke so organizirane kot njihovi papirnati kolegi, torej v omarah, predalih in mapah. V meniju Novo lahko ustvarite predalnike, mape in omare. Meni Skupna raba vključuje možnosti za skupno rabo prek e-pošte, SecureDrawer in še več. Uvod in "Potrebujete pomoč?" gumbi odprejo drsno okno z dvema zavihkoma: Pomoč in Spoznajte osnove, pri čemer slednji ponuja ogled programske opreme in vodnike do preprostih opravil. Meni na hamburgerju na levi strani armaturne plošče vam omogoča dostop do administrativnih nastavitev, možnosti e-podpisa, možnosti za prehod na klasični pogled programske opreme in še več.

Nove funkcije vključujejo integracijo s Citrix ShareFile. Če za sodelovanje pri dokumentih uporabljate Citrix ShareFile, potem lahko mape Citrix ShareFile preslikate znotraj eFileCabinet Online. Po besedilu dokumenta lahko iščete tudi, če je berljiv; efileCabinet Online bo samodejno OCR PDF in slikovne datoteke.

eFileCabinet ponuja brezplačno namizno aplikacijo SideKick. Predstavlja jo plavajoča, okrogla ikona, ki jo lahko povlečete in spustite kamor koli na zaslonu. Kliknite ga, če ga želite razširiti in lahko dostopate do računa, upravljate dokumente, nalagate nove dokumente, iščete in še več. Namizna aplikacija SideKick se v realnem času sinhronizira z vašim računom in je priročen način za dostop do datotek, ne da bi se prijavili v brskalnik.

Skupna raba dokumentov in sodelovanje

Z eFileCabinet Online lahko datoteke delite z notranjimi in zunanjimi uporabniki ter sledite neomejenim različicam dokumentov. Funkcije prijave in odjave omogočajo, da hkrati spremljate datoteke in več popravkov v istem dokumentu. Kul funkcija je, da jo lahko pri skupni rabi datoteke zaščitite z geslom in celo vključite datum poteka, če imate opravka z občutljivo vsebino. Uporabniki lahko dodajo metapodatke v vsako datoteko, da izboljšajo iskanje in zagotovijo informacije na prvi pogled. Vse datoteke je mogoče predogled vstaviti, tako da vam ni treba čakati, da se vsaka prenese.

Če imate račun pri DocuSign ali Citrix RightSignature, je lahko vsak vgrajen v nadzorno ploščo eFileCabinet Online, tako da lahko zajamete e-podpise. Dokumente lahko pošljete vsakemu, ki se podpiše, in le pošiljatelj potrebuje račun, tako kot to lahko storite v Adobe Document Cloud Standard. eFileCabinet Online ponuja tudi popolno integracijo s Salesforceom. Od Salesforce lahko dostopate do datotek in premikate datoteke v eFileCabinet Online.

Obstajajo tudi koristna orodja organizacije. Kot skrbnik lahko ustvarite in uporabljate predloge za svoje omare. Če želite na primer ustvariti omarico za več oddelkov, vsi z istimi mapami v notranjosti, potem lahko to nastavite enkrat in predlogo uporabite za vsakega. Če želite ustvariti predlogo, morate najprej ustvariti knjižnico. Všeč bi mi bilo, če bi bila na mojem računu že vpisana vzorčna knjižnica.

Če želite ustvariti knjižnico, uporabite spustni meni New Menu, ki na strani skrbnika vključuje knjižnico, pod-knjižnico in predlogo. Na tej strani je navodila za uporabo, kako naj dodam predlogo, ko pa sem jo kliknil, se je pojavilo sporočilo, ki pravi, da ni na voljo. Po dveh poskusih se je pojavilo sporočilo z navodili. Prav tako lahko ustvarite delovne tokove, sestavljene iz samodejnih dejanj, ki jih sprožijo določeni dogodki. Vendar je to na voljo samo pri uporabi klasičnega pogleda. Druge napredne funkcije vključujejo urnike hrambe dokumentov, revidiranje in uničenje.

eFileCabinet Online ima aplikacije za Android in iOS. S pomočjo aplikacij lahko predogledate, upravljate in delite svoje datoteke. S kamero lahko zajemate in shranjujete dokumente tudi na poti. Iskalna spletna pomoč je na voljo neposredno v uporabniškem vmesniku programske opreme in vključuje članke, videoposnetke in uporabniške priročnike. Na voljo so tudi nasveti za orodje za določene funkcije. Na eFileCabinet Online se lahko obrnete tudi neposredno prek klepeta v živo, e-pošte in telefona. Glavna stran za pomoč prikazuje povprečni čas čakanja na telefon in klepet, kar je prijeten dotik. Podpora v živo prek klepeta ali telefona je na voljo ob delavnikih od 8.00 do 17.00 (gorski čas).

Vse funkcije DM na enem mestu

eFileCabinet Online morda nima najbolj vznemirljivega imena, vendar ponuja veliko funkcij, s katerimi lahko vaše podjetje ostane organizirano in skladno. Če želite slediti dokumentom ali upravljati projekte, vam lahko pomaga eFileCabinet Online. Zaradi preoblikovanega uporabniškega vmesnika je vse še lažje, nove integracije pa ponujajo več možnosti skupne rabe in e-podpisa. Toda za podoben nabor funkcij za sodelovanje in možnost urejanja dokumentov v spletu in na mobilnih napravah je naša izbira urednikov Zoho Docs Standard odlična rešitev.