Pregled in ocenjevanje upravljanja življenjskega cikla pogodbe Coupa

Če iščete platformo za upravljanje pogodb, ki v celoti sprejema model programske opreme kot storitev (SaaS), potem upravljanje življenjskega cikla Coupa ni ravno tisto, kar iščete. Vendar je to zelo funkcionalen izdelek, če ste slučajno njegova ciljna skupina. To je zato, ker je Coupa specializirana platforma, namenjena posebej tistim, ki se osredotočajo na upravljanje porabe podjetij in nabave. Medtem ko je Coupa v proces upravljanja porabe vpeljal napredno funkcionalnost, vključno s usmerjanjem delovnega toka in samodejnimi sprožilci, ponovnim črtanjem in pregledom sprememb ter širšo operacionalizacijo pogodb v sistemu. Prav tako je upravljanje pogodb samo ena sestavina tega veliko večjega poslovnega okvira.

Vse to združuje, da upravljanje življenjskega cikla pogodbe Coupa ni tako prilagodljivo za tako širok spekter primerov uporabe kot zmagovalci izbire urednikov Agiloft ali Updraft. Prav tako ni tako močno orodje za pogajanja in sodelovanje v pogodbah, kot je Onit Contract Management, čeprav je podobno Onitu, da je del večjega okvira uporabe. Vendar nobena od drugih platform za upravljanje pogodb, ki smo jih preizkusili, ne ponuja enotne poslovne vrednosti in tržno usmerjene analitike, da bi v celoti vključila življenjski cikel pogodb v dobavno verigo.

Struktura cen podjetij

Coupa je preusmeril tisto, kar je bilo nekoč pogodbeno, iz osnovne storitve v oblaku v ciljno rešitev za upravljanje pogodb, skupaj z nakupom, prodajo in obdelavo transakcij. Kot poroča Coupa, je podjetje osredotočeno predvsem na podjetja z letnimi prihodki, ki se začnejo pri 75 milijonih dolarjev ali več. To ni platforma za mala in srednje velika podjetja (SMB-ji) in ne ponuja brezplačne naročnine na programsko opremo ali vhodno programsko opremo (SaaS), kot je tisto, kar boste našli v Agiloft ali Concord. To je rešitev za velike svetovne organizacije podjetij.

Upravljanje življenjskega cikla pogodbe Coupa je vključeno kot del naročnine Coupa Snage Management. To vključuje neomejeno število pogodb, uporabnike, opozarjanje in samodejno porabo in sledenje porabi. Pogodbeno sodelovanje je dodatna pristojbina in se ceni kot odstotek naročnine Coupa Snage Management. Upravljanje življenjskega cikla pogodbe Coupa vključuje možnost ustvarjanja neomejenih pogodb, vključno z avtorstvom, urejanjem in e-podpisom z vsemi strankami, ter dodajanje črta in nadzor različic.

Trgovinsko upravljanje pogodb

Ker gre za pregled sistema upravljanja pogodb, smo se naše testiranje osredotočili predvsem na vidike upravljanja življenjskega cikla pogodbe Coupa in sodelovanje med pogodbami Coupa v celotni platformi Coupa Spend Management. Na nadzorni plošči Coupa je jasno razvidno, da se vsak vidik izkušnje vrača nazaj v porabiti za upravljanje in nabavo. Na zgornji vrstici za krmarjenje so zavihki za odhodke, zahteve, naročila, računi, zaloge, iskanje, dobavitelji, pogodbe in poročila, skupaj z izredno natančno nastavitveno ploščo, ki vam omogoča prilagajanje vseh vidikov modularne platforme - od vsebine in dobaviteljev do nakup orodij, sprožilci za avtomatizacijo delovnih procesov, integracije in še več. Na splošno Coupa ponuja široko funkcionalnost, podobno celoviti rešitvi za načrtovanje poslovnih virov (ERP).

Glavna nadzorna plošča vam omogoča tudi dinamično univerzalno iskalno vrstico za poizvedbe v naravnem jeziku, s pomočjo katere se lahko pomikate prav do tistega, kar potrebujete v gosti platformi. Omogoča vam tudi filtre, ki jih lahko določite po oddelkih ali določenih predmetih. Gre za sistem, zasnovan za preusmeritev zapletene operacije dobave podjetja do ciljanih podatkov in prilagojenih pogledov, do katerega lahko dostopate iz katerega koli brskalnika.

Začel sem na zavihku Pogodbe, ki je enotno integrirano skladišče vseh dobavnih pogodb v sistemu. Postavljen je v podobnem pogledu na seznam, kot ga boste našli v Concord ali ContractWorks. Prikaže podrobnosti, kot so datum začetka in poteka, status pogodbe in skupine vsebin poleg ikon za urejanje in brisanje vnosa. Zgornja filtrirna vrstica vam omogoča, da ustvarite nov vnos pogodb, naročila v velikem obsegu za prenos iz datoteke, izvozne pogodbe v datoteke CSV ali Microsoft Excel in številne filtre za razvrščanje pogodb po jeziku, datumu, časovnem okviru in napredni različici filtre, ki omogočajo natančno določitev števila pogodb ali ključnih besed. Iskalna vrstica lahko zažene optično prepoznavanje znakov (OCR) na pogodbenih dokumentih in datotekah PDF za prepoznavanje določenih besed in določb.

Vse to je v standardnih rešitvah pogodb za upravljanje pogodb, ki smo jih preizkusili, dokaj standardno. Pri Coupi je edinstveno, da vam nadzorna plošča Contracts omogoča tudi lestvice najbolj kupljenih artiklov in blaga v sistemu. To vam pomaga, da prednostno določite pogodbe na podlagi upravljanja porabe. Vse je tudi pod nadzorom dovoljenj. Na podlagi uporabniških skupin, dostopnih vlog in skupin vsebin različnih pogodb, ki jih je konfiguriral skrbnik na zavihku za nastavitev, bo vsak uporabnik videl nekaj drugega. Vsaka pogodba ima lahko eno ali več pogodbenih skupin, ki jih vežejo na določen oddelek ali skupino uporabnikov, določen strateški račun, določeno državo ali jezik ali kateri koli drug atribut.

Pri ustvarjanju nove pogodbe sem vnesel osnovne podrobnosti pogodbe, kot sta dobavitelj in termin. Vključil sem možnosti, da izberem vrste dokumentov in storitev, naložim povezan dokument pogodbe in po potrebi povežem pogodbo z glavnim sporazumom. Coupa mi je dal niz vnaprej določenih predlog, ki jih lahko izbiram pri dodelitvi dobavitelja. Dovolite mi, da izbiram med prodajalci, ki so trenutno navedeni v sistemu.

Ko ustvarite pogodbo ali najdete pogodbo, po kateri ste iskali, lahko kliknete njeno stran s podrobnostmi. Coupa vam ne daje samo podrobnosti o pogodbi, kot so vrsta dokumenta in številka različice, ampak vključuje tudi razdelke o podatkih o računih, zahtevkih, skupinah vsebin, cenah in pogojih, opozorilih ter določenih izdelkih ali izdelkih v sistemu e-trgovine, povezanih s to pogodbo.. Oddelek o cenah in pogojih je še posebej dober, saj vam omogoča, da na pogodbi določite prihrankovne številke na poljuben način, naj bo to odstotek popustov na izklicnih cenah ali na podlagi parametrov minimalne / največje porabe. To gre z roko v roki s funkcijo "Vir to", ki je gumb, ki po ponudbi za ponovno pogajanje prikaže ponudbe za blago in storitve po primerni ceni.

Z drugimi moduli je tudi vnaprej integrirana zmogljivost, tako da imate en klik stran od ogledov naročil po oddelkih ali blaga, računov ali katerega koli drugega oddelka platforme. Coupa ima svojo nadzorno ploščo za prejeto opozorilo in obvestila, vendar je družba dejala, da se raje povezuje s storitvami drugih proizvajalcev, kot sta Gmail ali Slack, za pošiljanje obvestil uporabnikom (v kateri koli aplikaciji ali vmesniku, v katerem že delajo).

V Coupi na tej strani ne dobite modula za sodelovanje in pogajanja, kar počnete v Onitu. V ta namen na kateri koli strani s podrobnostnimi pogodbami pritisnete gumb »Avtorska pogodba«, da vas popelje v okolje sodelovanja Coupa pogodbe. Tukaj najdete napredno urejanje in ponovni seznam pogodb, ki več strankam omogoča sprejem, zavrnitev in komentiranje sprememb drugih strank. Vse to poteka v skupnem prostoru za sodelovanje, ki naj bi posnemali Google Doc. Na voljo je nadzor nad različicami, ki vam omogoča, da vrnete spremembe, skupaj z revizijsko sledjo za vse spremembe in interakcije v okolju. Lahko celo nastavite notranje sporazume o ravni storitev (SLA) in določite dodeljena okna za čas, v katerem se morajo različne skupine znotraj podjetja pogajati. Zasnovan je za izboljšanje časovnih ciklov pogodb.

Sama ureditev pogodb se zgodi v osnovnem urejevalniku WYSIWYG, na desni strani pa je revizijski dnevnik, ki vam pomaga, da vnesete vnaprej odobren pogodbeni jezik, številke iz drugih virov ali posebne klavzule. Ko shranite spremembe, vam Coupa nudi možnost ogleda primerjave ob straneh s spremembami, označene z natančnostjo in barvno. Če povabite dodatne uporabnike, bodo spremembe videli le od trenutka, ko so začeli s sporazumom. Novi uporabnik bo videl samodejno pojavno okno s tem, kdo je ključni lastnik pogodbe. Od tam lahko lastnik nadzoruje dovoljenja, dodaja in odstranjuje uporabnike ali dodeljuje določene naloge v okolju sodelovanja. Proces sodelovanja in pogajanja o pogodbah je v Onitu bolj centraliziran in poenoten. Vendar Coupa zagotavlja natančen nadzor nad postopkom urejanja, ki ga pri našem testiranju ujemajo le spremembe skladbe in bogate možnosti oblikovanja Concord.

Končno Coupa vključuje enostavno integracijo DocuSign na koncu postopka življenjskega cikla pogodbe za dokončanje postopka e-podpisa in izvajanje pogodbe. Coupa samodejno naloži ustvarjeni dokument v DocuSign s preprosto izkušnjo klika in podpiši, tako za notranjega uporabnika kot zunanjega dobavitelja ali prodajalca, ki sklene pogodbo. V Coupi preprosto vtipkate ime podpisnika, kliknite Podpiši in Coupa zajame IP naslov podpisnika. Ta beleži edinstven digitalni odtis za revizijo varnosti. Dobavitelj in vse ustrezne stranke nato samodejno prejmejo e-poštno sporočilo s PDF kopijo pogodbe.

Granularno poročanje

Coupa Contract Lifecycle Management ponuja tudi nekaj najbolj podrobnega poročanja in analitike vseh platform za upravljanje pogodb, ki sem jih preizkusil. Na kartici Poročila je prikazana meritev po meri z imenom Perfect Fit Insights, ki prikazuje odstotek vaše porabe glede na obseg pogodbe, znesek v dolarju ali druge dejavnike za določitev ciljanih "meritev uspeha" in priporočil za optimizacijo dobička. To ciljno usmerjeno poročanje o prodaji je za razliko od katerega koli drugega orodja, ki sem ga preizkusil, pri čemer je generirala analitiko s pogodbo, označeno z zeleno, rdečo ali rumeno, da bi določila cilje varčevanja na določenih dobavnih pogodbah. Coupa mi je dal tudi priporočila za varčevanje, učinkovitost in uporabo glede optimizacije katalogov, računov in virov za večjo donosnost naložbe (ROI). Ta inteligentna priporočila ne obstajajo v vakuumu; lahko nalogo dodelite neposredno na strani s priporočili, da začnete ukrepati v zvezi s podatki.

Obstaja tudi več drugih poročil in meritev, ki jih je mogoče prilagoditi določenim skupinam vsebin ali oddelkom ali razrezati po panogah. Na primer, grafikoni v odstotkih porabe od dobaviteljev tehnološke industrije v primerjavi z dobavitelji predelovalne industrije. Coupa je dejal, da obveščevalna priporočila izhajajo iz resničnih empiričnih podatkov, ki jih je anonimiziralo več sto poslovnih strank in njihovih transakcij. Te meritve poročanja so seveda povezane z ozkim scenarijem upravljanja porabe in naročanjem storitev platforme. Toda analitiki se poglobijo globlje v vpogled v pogodbene cilje, kot so Agiloft, Onit ali katera koli druga platforma za upravljanje pogodb, ki je bila pregledana v tem okrožju.

Osredotočeno na dno

Coupa Contract Lifecycle Management ni platforma za upravljanje pogodb, ki je namenjena vsem, za vse vrste pogodb in poslov kakršne koli oblike in velikosti. Bolj gre za platformo za upravljanje porabe podjetij in nabavo, s pogodbami za upravljanje pogodb in poročanjem, specializirane za primer uporabe. Kot rezultat je veliko bolj napreden. Za prilagodljivo ustvarjanje pogodb, pogajanja in upravljanje življenjskega cikla sta Agiloft in Concord cenejša, uporabnikom prijaznejša in veliko bolj prilagodljiva glede na postavitev in uporabniški vmesnik. To ni rešitev za upravljanje SMB pogodb. Vendar pa za velike organizacije podjetij, ki upravljajo z obsegom dobaviteljskih pogodb in gosto ponudbo izdelkov med podjetji (B2B), Coupa ponuja raven specializiranega, zmogljivega upravljanja življenjskega cikla pogodb s pametnimi meritvami, usmerjenimi v ROI, « ne najdem nikjer drugje.