Sistemi kamnitih kamnov pregledajo in ocenijo vpogled v pogodbo

CobbleStone Systems Contract Insight (ki se začne pri 59 USD na uporabnika na mesec) je še en zelo prilagodljiv sistem upravljanja pogodb, ki ponuja množico različnih funkcij za olajšanje postopka sklepanja pogodb. Podjetje, ki deluje že 20 let, ponuja široko paleto strank - od vladnih, manjših do velikih organizacij. Pomembno je poudariti, da je Contract Insight eden od relativno redkih sistemov za upravljanje pogodb, ki ponuja prosto dostopno preskusno različico neposredno s svojega spletnega mesta. Kljub temu, da je veliko pogodb vpogled konfiguriran, ima Agiloft, eden izmed zmagovalcev izbire naših urednikov PCMag, še večje možnosti prilagajanja. Poleg tega ponuja brezplačno storitev, kar pomeni, da jo boste lahko presodili glede na vsebino vašega srca brez časovnega obdobja.

Cene in načrti

Obstajajo tri različne izdaje, ki ponujajo različne ravni storitev: Enterprise, Express in Work Group. Cobblestone ponuja primerjalno tabelo različnih različic na svojem spletnem mestu, v bistvu pa izdaje Enterprise prinašajo dodatne zmogljivosti delovnega toka, indeksiranje celotnega besedila, množični uvoz, spletni oblikovalec poročil in sistem ocenjevanja pogodb med prodajalci in odjemalci. Vse izdaje imajo neomejeno shranjevanje pogodb in podatkov.

Rešitve podjetja Cobblestone se lahko na mestu odpravijo skupaj s stranko ali gosti podjetje v modelu Software-as-a-Service (SaaS), cene pa se razlikujejo glede na to, katero možnost izberete. Spletne možnosti so cene po nižjih ponavljajočih se cenah, medtem ko so na kraju samem višje in enkratne. Izdaja Delovne skupine ni na voljo, saj SaaS, izdaja Express pa ni na voljo na lokalni ravni. Izdanje Express se začne pri 59 USD na mesec na uporabnika. Izdaja Enterprise se začne s 5000 USD na leto za pet uporabnikov. Kot več drugih izdelkov v tem okrožju, vključno z Blueridge Software Assistant Contract Assistant in Great Minds Software Contract Advantage, ima pogodbeni vpogled za uporabo različice Microsoft SQL Server 2005 ali novejšo različico Enterprise.

Preprost vmesnik

Vmesnik ima preprost dizajn: belo ozadje z različnimi odtenki modre barve, ki označujejo palice in gumbe. Ob spustnih menijih so ikone, za katere se zdi, da besedilo "cutesy". Zdi se, da menične možnosti zadevajo vse glavne kategorije ukrepov, ki jih bo potreboval upravnik pogodb, vključno s pogodbami, zaposlenimi, podjetji, poročili in iskanjem ter upravljanjem in nastavitvijo.

Ko se uporabnik prvič prijavi, je privzeti pogled koledar pogodb, ki jim je dodeljen. To je mogoče konfigurirati tako, da vključuje tudi "nadzorne plošče" in "dok", ali pa jih nadomeščajo, ki so v bistvu prilagojena poročila, ki se bodo samodejno posodabljala. Uporabnik bi lahko na primer konfiguriral dok, ki prikazuje vse aktivne pogodbe, ki so jim dodeljene, ali tiste, ki kažejo vse pogodbe, ki potečejo v naslednjih 30, 60 ali 90 dneh. Ta funkcija daje uporabniku najpomembnejše informacije zanj ali njeno pravico ob prijavi.

Podobno kot pri izbiri urednikov Agiloft je ena najbolj opaznih lastnosti sistema globina prilagajanja. Contract Insight je v zgornjem nivoju sistemov za upravljanje pogodb, ki skrbnikom omogočajo, da ustvarijo in spremenijo podatkovna polja pogodb, avtomatizirajo in usmerjajo postopek odobritve ter omejijo dostop uporabnikov na podrobni ravni, tudi glede na vrsto pogodbe, posebno pogodbo ali določeno področje.

Uvod

Contract Insight je na voljo s poučnimi videoposnetki, ki sprejemajo nove uporabnike prek nastavitve sistema in opravljanja skupnih nalog. Videoposnetki uporabnikom prikazujejo, kako natančno izvajati te funkcije in nastaviti Contract Insight natančno po svojih željah. Medtem ko sem videoposnetke smatral za zelo lahko prebavljive, je sistemski Help Wiki po drugi strani nekoliko težko krmaril. Posebej široka funkcija izdelka naredi celo pametno iskanje wikija malo zadolžitve. Vendar, ko je najdena, je dokumentacija pomoči jasno predstavljena skupaj z ilustracijami.

Dodajanje nove pogodbe v sistem je enostavno: preprosto kliknite »Dodaj pogodbo«. Vendar Contract Insight tu doda sloj pogodbenega profila. To je informacija o zbirki podatkov in delovnem toku, da mora sistem obdelati dokument in upravljati njegov življenjski cikel. Profil pogodbe lahko ustvarite skupaj z nalaganjem datoteke pogodbe ali pa jo ustvarite na podlagi podatkov prodajalca ali stranke. Dejanski postopek vnosa vključuje izpolnjevanje ustreznih obrazcev, ki jih lahko sistemski administrator ali Cobblestone prilagodite v skoraj neomejeni kombinaciji, če programsko opremo uporabljate v modelu SaaS. Polja lahko dodate ali odstranite glede na vrsto pogodbe, omejite glede na ID uporabnika ali razred uporabnikov in konfigurirate tako, da sprejemajo le nekatere vrste informacij, kot so celo število, datum, valuta ali element s spustnega seznama.

Po vnosu vseh podatkov lahko uporabnik dodatno prilagodi profil dokumenta v pogodbi. Na desni strani profila pogodbe je seznam, ki uporabnikom ponuja različne možnosti, vključno z nalogami in e-poštnimi sporočili, dodeljevanjem zaposlenih, tiskanjem, osvežitvijo, pogodb o povezavah, ogledom zgodovine in e-pošto. Poleg tega lahko uporabniki na profil pogodbe priložijo neomejeno število datotek.

Dodajanje profilov zaposlenih in podjetij je hitro in neboleče z uporabo vrstice Glavni meni. Z izpolnitvijo enostavnega obrazca za dodajanje zaposlenega ali podjetja v sistem se lahko uporabniki zaščitijo pred nepravilnostmi pri iskanju in poročanju. Če na primer ni bilo obstoječih profilov podjetij, bi lahko en uporabnik napisal v "XYZ Corp." drugi pa bi lahko pisal v "XYZ Corporation", kar bi lahko povzročilo izpustitev pogodb iz rezultatov iskanja in poročil.

Iskanje je tudi zelo prilagodljiv posel. Iskanje lahko opravite na katerem koli polju in nato dodatno zožite na podlagi katere koli kategorije pridruženih informacij. Stolpce podatkov je mogoče enostavno spremeniti in konfigurirati po želji uporabnika. Ko je iskanje pravilno konfigurirano, lahko poročilo natisnete ali izvozite v Word, Excel ali PDF. Poleg svojih prilagodljivih zmogljivosti sistem ponuja tudi številna prednastavljena iskanja in poročila, uporabniki pa lahko ustvarijo tudi svoja ad hoc iskanja v prihodnosti.

Nad osnovami

Koristna funkcija so Zahteve, ki bi bile verjetno koristnejše za večja podjetja. Kot bi pričakovali, funkcija Zahteva uporabnikom omogoča, da od ustrezne osebe zahtevajo novo pogodbo. Uporabnik klikne »Dodaj novo zahtevo« in doda ustrezne podatke. Skrbniki lahko na podlagi posredovanih informacij določijo, kdo bo o zahtevi obveščen.

Za bolj napredne uporabnike ima Contract Insight res uporabno funkcijo za tiste, ki pogosto uporabljajo predloge na podlagi predloge. S funkcijo Paketi lahko skrbniki nastavijo predloge, ki metajo podatke iz pogodbe ali profila podjetja. Skrbniki lahko tudi ustanovijo knjižnice klavzul, da pomagajo pri ustvarjanju pogodb.

Klesarnica omogoča, da se pogodbeni vpogled še dodatno prilagodi z različnimi dodatnimi moduli. Eden najbolj koristnih dodatkov je Document Collaboration and eSign Module, ki je v bistvu različica sistema za podpisovanje v sistemu Cobblestone System. Modul omogoča, da pogodbo v celoti izvršijo prek spleta, tako člani organizacije kot nasprotne stranke. Preverja identiteto podpisnika. Če bi organizacija raje uporabljala DocuSign, lahko Cobblestone ta program vključi tudi v življenjski cikel pogodbe.

Na voljo so tudi drugi moduli za številne druge okoliščine in so na splošno osredotočeni na določeno panogo ali vrsto dela. Na primer, eden od razpoložljivih modulov je portal za javni dostop, ki omogoča objavo določenih pogodb na spletu. Ta funkcija bi se uporabljala predvsem za javne subjekte, za katere veljajo zakoni o svobodi obveščanja. Na voljo so tudi moduli za upravljanje naročil, odnosi med prodajalci in strankami ter priključek Salesforce. Ti dodatki omogočajo še večje prilagoditve glede na uporabnikove potrebe.

Contract Insight je zelo prilagodljiva rešitev, vendar bo za nekatere zmeden in zastrašujoč. Podobni sistemi, kot je Agiloft, so odpravili nekatera od teh težav glede zapletenosti prilagajanja s skrbno implementiranim čarovniškim pristopom. Vendar Contract Insight ponuja veliko modulov in dodatkov, s katerimi lahko izdelek prilagodite potrebam kupca, zato je zelo vredno pogledati podjetja z večplastnimi delovnimi tokovi in ​​zapletenimi zahtevami za ustvarjanje pogodb.