Pregled in ocenjevanje pogodbe in pomočnik programske opreme Blueridge

Blueridge Software Contract Assistant je že od 899 dolarjev za standardno izdajo nekaj starega vpisa na trg upravljanja pogodb. Kjer je večina vse svoje konkurence sprejela model razmestitve v oblaku, se je Blueridge držal starejšega načina namestitve in prenašanja lokalno. Kljub temu gre za dokaj bogato rešitev, ki je že več kot 15 let v uporabi za stranke, kot so kreditne zadruge, bolnišnice, farmacevtska podjetja in druge organizacije, ki morajo hraniti podatke za svojim požarnim zidom.

Od našega začetnega pregleda je pogodbeni pomočnik prestal skromne izboljšave funkcij in prilagoditev. Toda tri izdaje izdelka (Standard, Pro in Enterprise) so še vedno vizualno podobne, s širokim naborom menijev in funkcij v primerjavi z bolj redkimi uporabniškimi vmesniki (UI) novejših možnosti v oblaku. Blueridge Software pravi, da se je odločil, da bo ostal v prostoru za stranko / strežniško programsko opremo, namesto da bi konkuriral na desetine podobnih možnosti v oblaku.

Pogodbeni pomočnik ne ponuja nobenih avtorskih pogodb, pogajanj ali vgrajenih možnosti sodelovanja. Za to se lahko obrnete na Concord ali Editors Choice Updraft. Prav tako ni pogodbeno pomočnik neskončno prilagodljiv ali pakiran s funkcijami upravljanja življenjskega cikla od konca do konca, kot je izbira urednikov Agiloft. Če pa vaše podjetje ali organizacija raje lokalno uveljavljeno možnost za varno shranjevanje pogodb (z natančnimi možnostmi kategorizacije in upravljavskimi funkcijami), je pogodbeni pomočnik dobro opremljeno orodje. Omogoča vam močno poročanje in opozarjanje ter odlične priročnike za uporabo, da boste hitro dosegli hitrost.

Cene in načrti

Kot rečeno, Contract Assistant prihaja v treh različnih izdajah: Standard, Pro in Enterprise. Različne izdaje zagotavljajo različne ravni storitev glede na velikost vašega podjetja ali število uporabnikov. Naklade se gibljejo od 899 do 8.999 dolarjev. Pogodbeni pomočnik se začne pri 899 USD za standardno izdajo, ki je za uporabnika nameščena v računalniku. Ta različica je idealna za samostojne podjetnike ali organizacije, v katerih je za nadzor pogodb v vašem sistemu potreben samo en skrbnik.

Ta izdaja za začetno raven vsebuje popolne elektronske zapise, podporo za več baz podatkov, osnovna polja in podporo datotek ter neomejeno število "alarmantnih dogodkov" ali opozoril na pogodbo. Dobite tudi preprosto in napredno iskanje, poročila in prilagajanje kategorij in polj pogodb. Za dodatno funkcijo poročil po meri si lahko pomagate s standardno izdajo Plus, katere cena znaša 1.198 dolarjev. Omogoča vam dostop do izbirnega oblikovalca poročil. Za razliko od cen programske opreme za programsko opremo (SaaS) za izdelke v oblaku je osnovna cena za vsako izdajo enkratna cena, v nasprotju s ponavljajočimi se naročniškimi stroški vseh izdelkov v oblaku, pregledanih v tem okrožju. Vse izdaje imajo tudi brezplačno 30-dnevno preizkusno različico.

Ena večjih razlik med temi tremi izdajami je možnost vnosa pogodb ali dokumentov neposredno v bazo podatkov. Z različicama Standard in Pro lahko uporabnik poveže lokalno različico dokumentov s svojim profilom v pogodbeni pomočniki. V tem primeru je lahko dokument dokumenta na pogodbeni pomočniki povezan z njegovo lokacijo na pogonu ali strežniku, vendar dokument dejansko ni naložen v bazo podatkov. Za uporabnike različic Standard in Pro najbrž shranjevanje v bazi ne bi bilo potrebno, saj bi dokumente lahko tako enostavno shranili v osebnem računalniku uporabnika ali na skupnem pogonu za majhno skupino. Vendar bi se za velika podjetja ali podjetja takšna ureditev verjetno izkazala kot nepripravljiva tako glede uspešnosti kot tudi zaradi varnosti.

Pro izdaja je izdelek lokalnega omrežja (LAN), zasnovan za mala in srednje velika podjetja (SMB) ali majhne delovne skupine znotraj organizacije. Za osnovno licenco (pet uporabnikov) je cena 3.499 dolarjev, čeprav lahko ob doplačilu dodate dodatne sedeže. Po mnenju programa izdaja Pro vključuje integracijo upravljanja dokumentov z Laserficheom in podporo za več uporabnikov z osnovno varnostjo in dovoljenji.

Končno je izdaja Enterprise za ceno 8.999 dolarjev za osnovno licenco (pet uporabnikov). To je izdelek SQL Server / odjemalec LAN / WAN (široko območje omrežja), ki vsebuje celoten niz naprednih funkcij za kategorizacijo in shranjevanje dokumentov. Te funkcije vključujejo omare in podmape, iskanje v celotnem besedilu, ponavljajoča se opozorila, popolna prilagoditev, shranjevanje dokumentov baze podatkov in poročanje po meri, vezano na raven dovoljenja uporabnika. Neobvezno letno vzdrževanje znaša 18 odstotkov celotne nabavne cene za vse načrte. Tako boste dobili razpoložljivost posodobitev izdelka in dostop do telefonske podpore (v nasprotju s samo brezplačno podporo po e-pošti). Kadar koli lahko nadgradite na drugo različico. Dodatne uporabniške licence so cenovno razvrščene po lestvici, v kateri se cena licence znižuje, kolikor se poveča za izdaje Pro in Enterprise:

Pro izdaja:

1-4 licence: 299 dolarjev

5-9 licenc: 269 dolarjev

10+ licenc: 229 USD

Na primer, če danes kupite dve dodatni licenci, bi plačali po 299 dolarjev. Če pozneje kupite še tri licence, bi za vsako od njih plačali 269 dolarjev.

Izdaja podjetja:

1-9 licenc: 599 USD

10-24 licenc: 529 dolarjev

25–49 licenc: 449 dolarjev

50-99 licenc: 379 dolarjev

100+ licenc: 299 USD

Neomejene licence: 59.999 USD (vključuje osnovno licenco)

Na primer, če danes kupite tri dodatne licence, bi plačali po 599 dolarjev. Če pozneje kupite še osem licenc, bi za vsako od teh plačali 529 dolarjev.

Nastavitev

Programske in podjetniške različice Contract Assistant lahko namestite na uporabnikove osebne računalnike ali virtualizirate (tj. Jih namestite na aplikacijski strežnik, v katerem se izvajajo Citrix ali Terminal Services, ali kot samostojno spletno aplikacijo z uporabo Citrix XenApp.) Z drugimi besedami, pogodbeni pomočnik je odjemalec / strežniška programska oprema, ki gostuje v vašem omrežju, brez podatkov v oblaku. Če želite omogočiti dostop do baze podatkov v večjih podjetjih, to pomeni, da boste morali namestiti Microsoft SQL Server z izdajo Enterprise. Bodite prepričani, da se obrnete na Blueridge Software za podrobne podrobnosti o tem, kakšne bodo zahteve za vaše okolje. Ugotovite, katera različica SQL Server in Windows Server je potrebna in ali se ti viri lahko izvajajo tako rekoč ali potrebujejo svoj fizični strežnik.

Za preizkušanje standardne izdaje za naš posodobljeni pregled sem postavil brezplačno preizkusno različico in naložil programsko opremo na svoj računalnik z operacijskim sistemom Windows 10. Blueridge Software ne omogoča prenosov na Mac. V podjetju pravijo, da podpira sisteme Windows 7, 8 in 10, vendar sem po prenosu programskega paketa moral prenesti starejšo različico.NET Framework, preden se bo namestitev nadaljevala. To je bila manjša prekinitev združljivosti. Toda po prenosu.NET Framework 3.5 SP1 (v nasprotju s trenutno različico 4.7) se je namestitev hitro končala in zagnala sem se.

Ko je pogodbeni pomočnik odprt, na vas vrže veliko funkcij in možnosti. Vendar to počne tako, da je bolje organizirana postavitev kot prevelik izbor menijev v programu Great Minds Software Contract Advantage in Coupa Contract Management Lifecycle. Pogodbeni pomočnik ponuja veliko virov pomoči in dokumentacije za pomoč pri nastavitvi, navigaciji in uporabi. Takoj sem prejel pojavno okno za "Uvod v 10 preprostih korakih", ki sem prešel skozi načrt in navodila za hitri začetek izdelka. Poglavja so indeksirana in jih je mogoče iskati, tako da lahko v vodniku in vseh virih pomoči programa Blueridge Software ustvarite svoje priljubljene. Dokumentacija pomoči in splošna enostavnost uporabe virov sta mi olajšala in hitro prišla do uporabniškega vmesnika.

Na nadzorni plošči so zavihki za upravljanje pogodb, baze podatkov in poročanje, možnosti in orodja, množične posodobitve (urejanje več kategorij, zapisov ali vnosov uporabnikov) in pomoč. Obstaja tudi Microsoftova orodna vrstica, podobna Wordu, z gumbi za ustvarjanje in shranjevanje novega vnosa na pogodbo ter gumbi za brisanje, razveljavitev in iskanje. Na levi strani je abecedni indeks pogodb za hitro iskanje po vaši zbirki podatkov, razdeljen na kategorije in mape. Pogodbeni alarmi, ki "zvonijo" (kar pomeni s pritiskom na pogodbene roke, ki jih je treba rešiti), so prikazani rdeče.

Pod menijskimi vrsticami se nahaja delovni prostor, ki je razdeljen na okna nastavljive velikosti. Okna so razvrščena po vrstah informacij in ponujajo zavihke za indeks pogodb, informacije o pogodbi, ključne datume, kategorije, ključne elemente / klavzule, pregled, povezave do datotek ter opombe in komentarje (kar je obseg funkcij sodelovanja pogodbenega pomočnika). Knjižnica stavkov je podobna tistemu, ki ga boste našli v Agiloftu, struktura označevanja po meri pa je podobna tisti v ContractWorks.

Upravljanje življenjskega cikla pogodbe

Po končanem priročniku za hitri začetek je enako koristen priročnik z navodili za naprednejši vnos in konfiguracije. Uporabniški priročnik daje zelo natančna navodila za ustvarjanje baz podatkov in konfiguracijo različnih podatkovnih polj.

Sam postopek upravljanja pogodb je enostaven in izjemno prilagodljiv. Pri dodajanju novih vnosov pogodb ali urejanju datotek pogodbe lahko preimenujete ali skrijete polja, dodate napise uporabnikov (na zavihku Možnosti in orodja) ter upravljate ključne datume in opozorila. Prav tako lahko dodate in upravljate kategorije ter izvlečete klavzule s pomočjo oken na desni strani strani s podrobnostmi o pogodbi. V izdajah Pro in Enterprise to storite prek skrbniškega modula. Kot v Agiloft in ContractSafe lahko tudi skrbniki dodajo uporabnike in nastavljajo dovoljenja za ogled določenih pogodb ali elementov uporabniškega vmesnika. Čeprav za razliko od teh orodij vam ni treba iti v skrbniško ploščo. Vsa polja lahko urejate z glavne strani. Pro izdaja ponuja samo možnosti branja ali popolne privilegije. Toda izdaja Enterprise ima bolj natančno varnost za določene zapise in različne baze podatkov, v katere uporabnik spada. Pogodba Assistant Enterprise Edition lahko ustvari tudi tako imenovane "Views", da skrije določena polja za različne skupine uporabnikov ali podjetja, ali da prikaže določen kabinet ali mapo. Dodajanje novega zapisa je tako enostavno, kot da kliknete gumb Novo in naredite kopijo obstoječe predloge zapisa.

Ker samo kategorizirate obstoječe in čakajoče pogodbe, nove pogodbe dejansko ne ustvarite, temveč le vnos v bazo. V smislu iskanja lahko poizvedujete po besedilu, ključni besedi, datumu ali poljih, kot so valuta ali vrsta pogodbe. Vsa polja so možna za iskanje in jih je mogoče povleči v standardna ali prilagojena poročila. Vendar ni optičnega prepoznavanja znakov (OCR), saj gledalec pogodbe zahteva, da je dokument urejeno besedilo ali pogodba PDF, preden ga baza podatkov indeksira.

Ta organizacija je pomembna, saj se način organizacije pogodbenega pomočnika vrti okoli več baz podatkov. Število baz podatkov, ki jih lahko ustvari uporabnik, ni omejitev, hkrati pa imate lahko hkrati odprto le eno bazo podatkov. Za poslovne skrbnike je to uporaben način upravljanja občutljivih pogodb, ki jih vaša organizacija zaradi dovoljenj ali varnostnih razlogov raje loči.

Poročila je mogoče pripravljati na različne načine, vključno s profilom posamezne pogodbe, indeksom baz podatkov ali samo podskupino pogodb, ki izpolnjujejo določena merila. Poročilo je mogoče hitro ustvariti o izbrani pogodbi ali o vseh pogodbah v določeni bazi podatkov, ki jih je mogoče naročiti in urediti na različne načine.

Uporabniki lahko vodijo tudi poročilo s pomočjo rezultatov določenega iskanja, kar jim omogoča, da omejijo poročene pogodbe na podlagi želenih meril. Kot pri skoraj vsaki storitvi, večja kot je prilagoditev, bolj je zapletena. Obstajajo osnovni in napredni filtri. Funkcija Osnovno iskanje se upogiba v celoti po željah uporabnika, vendar to počne z nizom potrditvenih polj in filtrskih polj. Osnovno iskanje lahko filtriramo po standardnih filtrskih poljih ali uporabniško definiranih poljih. Bolj pametni uporabniki lahko preidejo na Napredno iskanje, ki je preglednica, ki se odziva na logiko Boola. Contract Assistant je edino orodje, ki smo ga preizkusili za podporo logičnega iskanja.

Izdaja Enterprise ima dodatne možnosti iskanja, kar omogoča priložene dokumente, opombe in opombe ključnih elementov. Parametre iskanja, ki bodo večkrat uporabljeni, je mogoče shraniti za nadaljnjo uporabo. Vodil sem iskanje aktivnih in čakajočih pogodb in dodal naprednejše filtre datumov. Ko je poročilo ustvarjeno, se prikaže v ločenem oknu. To je dobrodošla funkcija, saj služi kot takojšen predogled poročila. Ko je uporabnik zadovoljen s poročilom, ga je mogoče izvoziti v različnih oblikah, vključno z HTML, PDF, obogateno besedilo, navaden tekst, TIF ali Microsoft Excel. Nekaj ​​naprej in nazaj je bilo, vendar sem na koncu lahko prikazal svoje poročilo po želji. Kljub temu bi to lahko postalo težavno za večje organizacije ali ljudi, ki poskušajo uvoziti večje datoteke.

Upravljanje pogodb za staro šolo narejeno pravilno

Pogodbena pomočnica je ta možnost za podjetja in organizacije, ki ne želijo v celoti upravljanega izdelka v oblaku. Ta veteranska platforma vam omogoča popoln nadzor nad požarnim zidom nad zbirko podatkov in pogodb. Na voljo so obsežni viri pomoči, ki vam pomagajo krmariti po tradicionalno oblikovanem uporabniškem vmesniku in prilagoditi vse, kar je na vidiku. Ni avtomatiziranih delovnih tokov, neposrednih integracij in ničesar, kar bi pomenilo avtonomno avtorstvo, sodelovanje, pogajanja ali elektronsko podpisovanje. Agiloft in Concord sta boljši možnosti, če želite platformo, ki temelji na oblaku, za upravljanje celotnega življenjskega cikla pogodbe in za sodelovanje z zunanjimi strankami. Če pa iščete varno upravljanje lokalnih pogodb, je pogodbeni asistent preizkušena možnost, ki vam bo dala tisto, kar potrebujete.