Pregled in ocena Agiloft

Vmesnik in osnovne funkcije

Agiloft prilagodi vsako izvedbo glede na posamezne poslovne potrebe, tako da je tisto, kar vidite v Agiloftu, popolnoma povezano z vašo vlogo uporabnika in določenimi delovnimi postopki upravljanja pogodb, prilagojeni vaši organizaciji. V nasprotju s platformo, kot je Coupa Contract Lifecycle Management, ki svoje pogodbeno upravljanje osredotoča izključno na upravljanje porabe in scenarije nabave, je Agiloft prazna plošča, ki jo lahko prilagodite vsakemu primeru uporabe.

Vaniljev uporabniški vmesnik (uporabniški vmesnik) lahko postane nekoliko zastarel, če ga uporabljate, ne da bi pri tem uporabil prilagoditve. Toda Agiloft vam omogoča, da barve, blagovno znamko in postavitev prilagodite svojim željam ali da se ujemajo s spletnim mestom vašega podjetja. Za preizkus posodobljene platforme sem se prijavil na štiri različne portale, prilagojene posebnim vlogam. Glede na to, ali sem se prijavil kot skrbnik, upravljavec pogodb, odobritelj pogodbe ali pogodbeni uporabnik, sem videl drugačno razporeditev razpoložljivih funkcij in polj.

V vseh uporabniško definiranih nadzornih ploščah je prva stvar, ki jo vidite, prilagojena nadzorna plošča s grafikoni in pripomočki ter levi navigacijski meni, ki prikazuje razpoložljive "tabele" platforme, nedavno odprte zapise in pogodbe ter katero koli nalogo, ki jo " dodeljen. Na vrhu uporabniškega vmesnika je tudi univerzalna iskalna vrstica, ki lahko izvaja poizvedbe v vsaki pogodbi, datoteki, strani in zapisu v bazo. Za namene tega pregleda smo preizkusili z vidika upravljavca pogodb, odobritelja in uporabnika iz različnih prilagojenih uporabniških vmesnikov.

V prijavo na portal za upravljanje pogodb so mi takoj podelili grafikone pogodb na podlagi gradnikov, ki so v teku, in prihajajoče poteke in podaljšanje pogodb. Dobil sem tudi seznam zapisov za upravljanje aktivnih pogodb. Ikona pošte poleg vsake pogodbe mi je dala možnosti, da nastavim obvestila ali avtomatizirana dejanja za določeno pogodbeno dejanje ali dodelim nalogo drugemu uporabniku. S te strani sem lahko tudi uvozil in izvozil pogodbe, preverjal pogodbo, ki sem jo želel množično urejati itd. Kot vodja pogodb sem imel nato na levem meniju vrsto možnosti. Ogledal sem si lahko seznam imenikov vseh ljudi in podjetij, povezanih s pogodbami znotraj in zunaj moje organizacije, ter vseh pogodb v sistemu z ikono drevesa. To mi omogoča prikaz diagrama odnosov uporabnikov in podjetij, povezanih s to pogodbo. Tako kot za upravljanje naročil Onit in pregled in odobritev pogodb tudi tu obstajajo delovni postopki odobritve za sledenje pogodb, pa tudi vrste pogodb in možnost ustvarjanja različnih predlog. Agiloft vam omogoča tudi iskanje po določenih klavzulah v pogodbi in iskanje po knjižnici, specifični za klavzule. Za ponazoritev razlike v vlogah uporabnikov je portal za odobritev naročila pokazal le osnovni tabelo in odobritve pogodb brez globlje funkcionalnosti; pogodbeni uporabnik ne bi videl možnosti odobritve.

Da bi preizkusil, kako Agiloft obravnava življenjski cikel pogodbe, sem ustvaril novo pogodbo, zanj določil postopek odobritve in sledil pogodbi od začetka do podpisa. Ko kliknete gumb Nova pogodba, Agiloft odpre podrobno okno z vrtoglavo paleto možnosti. Vsak novi zapis ima privzeto identifikacijsko številko, nato pa sem imel možnost izbrati, ali je ta zapis pogodba, podizvajalec, glavni dogovor ali sprememba obstoječe pogodbe. Na voljo je tudi vrsta pogodbe, ki vam daje vse prilagojene vrste in predloge, ki jih je vaše podjetje ustvarilo med katerimi lahko izbirate. Te vrste in predloge vključujejo takšno pogodbo o storitve za stranke, pogodbo o razkritju, pogodbo o zaposlitvi, prodajalca in partnersko pogodbo.

Izbral sem pogodbo za storitve za stranke in jo dodelil interni skupini za stranke (Agiloft vam omogoča ustvarjanje skupin, skupin in oddelkov po meri). Od tam sem konfiguriral svojo PCMag testno pogodbo za samodejno podaljšanje vsakih 12 mesecev, nato pa vnesel datum začetka in konca pogodbe, znesek in podatke o podjetju, povezane s pogodbo. S pogodbenim čarovnikom se lahko podrobneje seznanite s podrobnostmi. Ta čarovnik vam omogoča povezovanje priloženih dokumentov in sredstev, konfiguriranje e-poštnih sporočil in opravil ter seveda nastavitev odobritve delovnih tokov in podpisov s celotno zgodovino in revizijsko sledjo, povezano z zapisom. Povezane priloge in sredstva lahko vključujejo tudi zavarovalna potrdila, povezana s podjetjem ali pogodbo.

Ko končate, lahko upravnik pogodbe ali skrbnik svojih pogodb shrani svoje spremembe v pogodbo ali klikne gumb »Pošlji v pregled« in ga pošlje na naslednji korak v postopku. Na splošno se je postopek ustvarjanja pogodb počutil nekoliko presenetljivega v primerjavi z bolj racionaliziranimi izkušnjami platform, kot sta Concord in ContractWorks. A to je samo zato, ker vam Agiloft ponuja bolj natančne možnosti in polja kot katera koli druga rešitev, ki smo jo preizkusili. Zmožnost prilagajanja vam omogoča, da delovni potek upravljanja s pogodbami naredite tako preprost ali zapleten, kot želite.

Napredni delovni tokovi, poročila in integracije

Agiloft sije, ko gre za napredne funkcije upravljanja pogodb in avtomatizacijo delovnega toka. S skrbniškega portala si lahko ogledate celoten obseg funkcionalnosti platforme, če se odločite, da jo prilagodite do te mere. To se začne z naprednim iskanjem in bolj dinamičnimi domačimi možnostmi urejanja.

Nova vrstica za hitro iskanje je privzeta za iskanje po besedilu, tako da lahko vnesete katero koli ključno besedo in Agiloft bo z OCR skeniral vse tabele v zbirki podatkov in vse datoteke PDF v sistemu. Spustni meni za iskanje lahko konfigurirate tudi tako, da poiščete določena polja, na primer iskanje vsake pogodbe, ki ji je priložen status v čakanju. Skrbniki izberejo, katera polja se prikažejo v spustnem meniju za iskanje, iskanje pa lahko shranite tudi za hitro ponovitev poizvedbe. Če ste iskali določen zapis in želite na novo spremeniti spremembe, vam nove funkcije urejanja tabel in neposredne funkcije urejanja datotek omogočajo, da preverite in uredite dokument v programu Microsoft Word. Nato ga lahko znova shranite, ko končate, s celotnim dnevnikom sprememb, vendar brez potrebe po shranjevanju lokalne kopije dokumenta.

Obsežno je tudi poročanje. V skrbniškem vmesniku vsak zavihek na levem meniju vključuje možnost Grafi / Poročila, ki vam omogoča, da izvlečete analitiko na kateri koli vidik življenjskega cikla upravljanja pogodbe. V nalogah lahko na primer vidite povprečni čas, ki ga zaposleni potrebujejo za zaključek nalog, ali pa podatke razdelite po skupini ali oddelku. Poročila o odobritvah vam lahko pomagajo določiti ozka grla za nerešene pogodbe. Poročila, ki se izvajajo v celotni zbirki pogodb, vam lahko pomagajo, da določite prednost glede na denarno vrednost, izteke, napredek ali številne druge dejavnike. Pri ustvarjanju novega poročila sem lahko izbiral med 10 različnimi vrstami grafikona (črta, vrstica, več osi, merilniki, pita, lijak itd.), Dodal filtre za datum in zapis, dodal dodatno oblikovanje in prilagoditev, načrtoval, da se poročilo ponovi na kateri koli podlagi in pošljite poročilo določenim uporabnikom, oddelkom ali skupinam. Končani grafikoni in poročila niso najlepši v primerjavi z upravljanjem življenjskega cikla Concord ali Coupa, vendar Agiloft ponuja najbolj napredno prilagoditev poročil, ki smo jo preizkusili.

Če izkoristite zmogljivosti BPM Workflow BPM Agiloft (brez dodatnih stroškov, če imate plačan načrt), potem lahko nadomestite zmogljivo avtomatizacijo delovnega toka nad življenjskim ciklom upravljanja pogodb. Izboljšani grafični urejevalnik dela omogoča pregled vseh stanj, v katerih je lahko zapis, in vseh transakcij, ki potekajo v okviru pogodbenega postopka. Od tam je enostavno dodati dejanja in sprožilce v kateri koli korak življenjskega cikla pogodbe, ki ga sprožijo spremembe v zapisu. Torej, če pogodba traja 60 dni, preden je pripravljena za podaljšanje, potem lahko v tem koraku delovnega toka nastavite e-poštni sprožilec, da sproži e-poštno sporočilo.

Končno ponuja Agiloft močan seznam integracij in dostop do programskega vmesnika (API). Platforma ne ponuja lastniške funkcije eSigning, saj izbere prilagoditev izkušenj z integracijami Adobe Sign in DocuSign glede na poslovne potrebe ali želje. Agiloft ponuja tudi vgrajeno integracijo s Salesforce za prodajne osebe za sinhronizacijo kontaktov, podjetij in pogodbenih zapisov neposredno s sistemom upravljanja odnosov s strankami (CRM). Agiloft ponuja tudi integracije koledarja z Apple iCal, Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange in Rescue by LogMeIn. Na sprednji strani API in varnosti se Agiloft sinhronizira z OAuth 2 in SAML 2. Integrira se tudi s protokoloma LDAP in Active Directory (AD). Če ste naročeni na načrt podjetja, potem dobite tudi dostop do Agiloftovega API-ja REST, spletnega API-ja, skript Python in Perl ter integracije JSON.

Kjer prilagoditev ustreza preprostosti

Agiloft je najbolj prilagodljiv sistem upravljanja pogodb na trgu. Njegov pristop k prilagoditvi, ki temelji na čarovniku, olajša konfiguracijo kot mnogi drugi sistemi. Pripravljen je, da gre brez težav, njegova brezplačna storitev pa omogoča tako majhna podjetja, saj je močna za velika podjetja. Agiloft je bil v preteklosti že orodje za izbiro urejevalcev, njegove izboljšave uporabnosti, dinamičnega urejanja in avtomatizacije delovnih procesov pa le še okrepijo položaj na vrhu prostora za upravljanje pogodb.