Adobe standard pregledovanje standardov v oblaku in ocena

Adobe je blagovna znamka, ko gre za objavljanje na namizju in ustvarjalne vsebine. Obenem je podjetje vodilno tudi v prostoru datotek PDF in Acrobat. Z združitvijo teh dveh področij moči lahko Adobe ponudi platformo za upravljanje dokumentov, kot je Adobe Document Cloud (ki se začne pri 12, 99 USD na mesec).

Ne boste presenečeni, da podjetje, glede na blagovno znamko Acrobat in njegove prednosti, večino orodij Adobe Document Cloud osredotoča na obdelavo datotek PDF, pa tudi na področja, ki jih običajno prevladujejo označevalnik, papir, pisalo in kurir. Čeprav to pomeni, da se vam zdijo bolj omejeni kot tisti upravitelji dokumentov, ki so manj specifični za obliko, na primer zmagovalca izbire urednikov Ascensio System OnlyOffice in Microsoft SharePoint Online, je Adobe Document Cloud še vedno dobra izbira za mala podjetja, ki so standardizirana na PDF ali samo želite zbirati podpise ter deliti in spremljati pomembne dokumente.

Paketi v oblaku Adobe Document Cloud

Na Adobe Document Cloud se lahko naročite samostojno ali kot del Creative Cloud, paketa devetih Adobeovih orodij, ki vključuje tudi Adobe Illustrator in Adobe Photoshop. Adobe Document Cloud je v paketu z namiznim izdelkom Adobe Acrobat DC, čeprav je vsak lahko tudi samostojen. Priložen je tudi Adobe Sign za zahtevanje digitalnih podpisov in sledenje povezanih dokumentov. Ni brezplačne različice ali brezplačnega preskusnega programa Adobe Document Cloud, vendar je vključen v program Adobe Creative Cloud Suite, ki ima brezplačno 30-dnevno preskusno različico.

Adobe Document Cloud ima dva plačana načrta. Standardni načrt stane 12, 99 USD na mesec (ki smo ga pregledali) z enoletno naročnino ali pa lahko mesečno odidete za 22, 99 USD na mesec. S tem načrtom lahko ustvarite, urejate in izvozite datoteke PDF ter pošiljate dokumente, ki jih želite elektronsko podpisati. Standardni načrt vključuje program Acrobat Standard DC, ki je združljiv samo z Windows 7, 8 in 10.

Pro načrt stane 14, 99 USD na mesec za celoletno naročnino ali 24, 99 USD na mesec za mesečni načrt. Na voljo je licenca za Acrobat Pro DC, ki dodaja možnost vstavljanja avdio in video datotek v datoteke PDF in urejanje skeniranih dokumentov. Acrobat Pro DC je združljiv z Windows in Mac (OS X v10.9 in v10.10). Vključuje tudi 30-dnevni dostop do Adobe Photoshop, Lightroom in druge programske opreme Creative Cloud. Oba naročniška načrta vključujejo brezplačne posodobitve. Če se odločite za nakup Creative Cloud, se načrti, ki vključujejo Adobe Document Cloud, začnejo pri 49, 99 USD na mesec.

Uvod v Adobe Document Cloud

Če se želite prijaviti z Adobe Document Cloud, se lahko prijavite v obstoječi račun ali ustvarite račun pri Adobe-u. Ne glede na to, ali se želite naročiti na Creative Cloud ali samo Adobe Document Cloud, morate predložiti svoje kontaktne in plačilne podatke ter se odločiti, ali želite mesečni ali letni načrt.

Verjetno ste že prej uporabljali izdelek Adobe, čeprav samo za ogled datotek PDF, zato bo uporabniški vmesnik Adobe Document Cloud (UI) morda videti znano. Funkcije so razdeljene med storitve PDF in storitve Adobe Sign. Na nadzorni plošči lahko dostopate do datotek in izvozite, urejate in ustvarjate datoteke PDF. Datoteke lahko tudi kombinirate in uporabite tri poslovne funkcije: Izpolni in podpiši, Pošlji in sledite ter Pošlji za podpis. Adobe Document Cloud je združljiv z uporabniškimi vmesniki zaslona na dotik.

Skupna raba dokumentov in sodelovanje

Adobe Document Cloud manj skrbi za shranjevanje datotek in več za delovni tok sodelovanja s PDF-jem, ne glede na to, ali urejate in dopolnjujete korporativne dokumente ali morate pošiljati pogodbe za več podpisov. Adobe Document Cloud podpira shranjevanje več vrst datotek, vendar jih je treba omogočiti urejanje v format PDF. Ta omejitev je uporabna za določene primere uporabe, na primer medresorsko sodelovanje s sodelavci z lastno licenco Acrobat, vendar bi to lahko predstavljalo kritično opustitev organizacij, ki se usklajujejo z zunanjimi uporabniki pri ustvarjanju dokumentov. Datoteke lahko po dejstvu izvozite kot Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint ali druge datoteke. Po drugi strani pa lahko Adobe Acrobat DC (ne Adobe Document Cloud, ampak namizna aplikacija Acrobat, pa tudi mobilne aplikacije) doseže ponudnike shranjevanja v oblaku, kot sta Microsoft OneDrive for Business in DropBox Business za upravljanje datotek PDF, ki jih morda imate v eno od teh lokacij.

V Adobe Document Cloud Cloud je več orodij za ravnanje z običajnimi nalogami z datotekami PDF, vključno z ustvarjanjem dokumentov PDF (resnično, pretvorbo dokumentov v PDF, saj je ne morete ustvariti iz nič), kombiniranjem več datotek v PDF, reorganizacijo strani PDF in izvozom datoteke v PDF. Ta orodja zagotovo niso izključna za uporabniški vmesnik Adobe Document Cloud Cloud, saj lahko licenčni uporabniki opravljajo enake naloge v Adobe Acrobat DC ali mobilnih aplikacijah v sistemu Android ali iOS. Toda možnost, ki temelji na oblaku za ta opravila, zagotovo ponuja nekaj koristi uporabnikom, ki lahko opravljajo delo iz več računalnikov. Datoteke PDF, urejene v Adobe Document Cloud, lahko celo uporabijo optično prepoznavanje znakov (OCR) za pretvorbo skeniranih datotek PDF v besedilo, ki ga je mogoče urejati ali iskati. To je funkcija, ki je še posebej koristna za organizacije z obstoječo knjižnico dokumentov.

Kjer je Adobe Document Cloud resnično lasten, njegova sposobnost ravnanja z nalogami, ki so običajno potrebna, ko dokument doseže končno ali skoraj končno stanje. Ni naključje, da gre za isto sladko točko, ki jo je Adobe živel z Acrobatom in PDF formatom na splošno že več kot desetletje. Funkcije, ki jih mnogi uporabniki sprejmejo za samoumevne, na primer možnost vdelave pisav, stiskanje slik in upravljanje z obrazci, omogočajo Acrobat trdno izbiro za vse, od objavljanja prodajnih dokumentov do priročnikov za izdelke do pravnih dokumentov in vsega drugega.

Podjetja, ki porabijo poljubno količino časa za usmerjanje dokumentov za pregled ali podpis, lahko iz Adobe Document Cloud neomejeno koristijo. Uporaba e-poštnih sporočil za pošiljanje dokumentov, ki jih je treba natisniti, podpisati, skenirati in poslati nazaj po e-pošti, je neverjetno neučinkovita v primerjavi z zmožnostjo Adobe Document Cloud, da upravlja z usmerjanjem dokumenta do več podpisnikov. Možnosti, kot so zaščita z geslom, vsakodnevni ali tedenski opomniki in sledilne zmožnosti, so, odkrito povedano, zadnji žeblji v krsti katerega koli argumenta o stroškovna korist Adobe Document Cloud. Omeniti velja tudi, da so zmogljivosti za podpisovanje, pridobljene z Adobe Document Cloud, zlahka v zgornjem nivoju sistemov za upravljanje dokumentov, ki smo jih pregledali. Microsoft SharePoint Online prinaša nekaj podobnih funkcij v igri in podpira več formatov datotek, vendar ne obravnava datotek PDF tako dobro kot Adobe Document Cloud.

Obrazce lahko enostavno izpolnite s funkcijo Izpolni in podpiši. Prikladno lahko shranite običajno uporabljena polja, vključno z imenom, naslovom, e-pošto in telefonom, tako da vam teh podatkov ni treba večkrat vnašati. Ko izpolnite obrazec, ga lahko shranite v PDF datoteko ali ga natisnete. Datoteke lahko delite s komur koli (pod pogojem, da imate njihov e-poštni naslov) s funkcijo Send & Track in se odločite za prejemanje obvestil, ko prejemnik pogleda datoteko. Te funkcije so na voljo tudi za vse datoteke, ki ste jih morda shranili v računu Creative Cloud.

Ko izberete datoteko, lahko nato dodate podpisno polje, začetno polje ali blok podpisov ter ime in datum. Končni dokument lahko nato shranite v svojo knjižnico dokumentov za nadaljnjo uporabo, kar je koristno, če isto pogodbo pošljete dosledno. Prejemniki se lahko odločijo, da bodo podpis podelili komu drugemu. V nasprotnem primeru lahko nato izpolnijo vsa potrebna polja in ustvarijo e-podpis, tako da vtipkajo svoje ime, ga narišejo ali naložijo slikovno datoteko. Možnost tipkanja ustvari nekaj izbire podpisov. Potem ko prejemnik odda podpisano datoteko, lahko prenese kopijo ali se prijavi na brezplačno 14-dnevno preskusno različico Adobe Sign (9, 99 USD na mesec in več).

Težava te funkcije je, da vas preusmeri na uporabniški vmesnik Adobe Sign in ni takoj jasno, kako se vrniti v Adobe Document Cloud ali na nadzorno ploščo Creative Cloud. Prihranili vam bomo nekaj časa: Kliknite logotip Adobe Sign v zgornjem levem kotu zaslona.

Adobe Document Cloud podpira tudi predloge knjižnice, ki so predmeti za večkratno uporabo (bodisi dokument ali prekrivanje obrazca), ki jih je mogoče uporabiti za učinkovitejše izvajanje ponavljajočih se nalog. Predloge dokumenta vključujejo vsebino in obrazec dokumenta polja, in so idealni za pošiljanje celoten dokument za podpis (razmišljajte o pogodbah o strankah, sporazumih o nerazkritju itd.). Prekrivanja obrazca so nekoliko bolj nejasna, vendar vam omogočajo, da poljuben dokument z isto postavitvijo dodate vnaprej konfiguriran obrazec. To je uporabno za stvari, kot je blok podpisa poslovnega pisma, obrazce, ki zahtevajo različno trženje blagovne znamke ali besedno besedilo, odvisno od stranke, in nešteto drugih primerov uporabe.

Adobe ima več mobilnih aplikacij za Android in iOS, ki razširjajo funkcije Adobe Document Cloud. Acrobat Reader Mobile zrcali tisto, kar vidite na namizju in v spletu. Datoteke PDF si lahko ogledate in urejate na poti. Do datotek, ki jih vsebujejo Dropbox, OneDrive ali drugi ponudniki za shranjevanje v oblaku, lahko dostopate tudi, če ste povezali svoj račun. Adobe Sign Mobile vam omogoča, da e-podpisujete dokumente, zahtevate e-podpise od drugih in spremljate napredek. Svoj podpis lahko preprosto zajamete tudi z zaslonom na dotik telefona, ga shranite in uporabite v Adobe Document Cloud. V aplikacijo se lahko prijavite s svojim ID-jem znaka ali Adobe ID-jem, tako da je povezan z vašim računom.

Fill & Sign Mobile se lahko uporablja za izpolnjevanje in podpisovanje obrazcev na poti, čeprav ta aplikacija ni povezana s vaš račun Adobe. Pravzaprav Adobe ID-ja sploh ne potrebujete. Z njim lahko celo fotografirate obrazec in ga izpolnite v svoji mobilni napravi. Če posnamete slike, Adobe Scan pretvori kamero mobilne naprave v prenosni optični bralnik dokumentov in vam celo omogoči, da naložite PDF v Adobe Document Cloud, kjer OCR lahko pretvori vaš dokument iz preproste slike v besedilo, ki ga lahko uredite ali kopirate.

Adobe ponuja veliko pomoči, če naletite na težave. Po Adobe lahko iščete temeljito spletno dokumentacijo o podpori, čeprav smo med preprostimi iskanjem naleteli na nekaj sporočil o napakah. Obiščete lahko tudi uporabniške forume. Če morate vzpostaviti stik z Adobeom, lahko uporabite klepet v živo, ki je na voljo 24/7 ali klic podporna skupina ob delavnikih med 5. in 19. uro (PST). Preden pa se lahko neposredno obrnete na Adobe, morate najprej izpolniti interaktivni obrazec specifična vašo izdajo. To je nekoliko moteče (čeprav poskuša ponuditi možne rešitve, preden pokličete ali začnete klepet).

Trdna e-podpisovanje in sodelovanje

Oktobra je Adobe predstavil posodobitve Adobe Document Cloud, ki vključujejo centralno središče dokumentov in podporo za povezane mobilne aplikacije. Družba je tudi povedala, da je poenostavila preglede dokumentov in dodala urejanje tablic, omogočeno na dotik. Poleg tega funkcija umetne inteligence, imenovana Adobe Sensei, pomaga avtomatizirati ponavljajoče se naloge pri uporabi Adobe Scan in Adobe DC.

Adobe Document Cloud ni mišljen kot celovita storitev upravljanja dokumentov, kar pomeni, da se po široki podpori, sinhronizaciji, zanesljivi varnosti in prilagajanju ne primerja s sistemom Ascensio OnlyOffice in Microsoft SharePoint Online. Biti pošten, vendar , Adobe Document Cloud odlikuje ključno funkcionalnost svojih strank. Poleg tega Adobe ponuja tudi integracijo v glavne poslovne sisteme v oblaku, kot so Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint Online, Salesforce in številni drugi. Te integracije služijo vašemu poslovanju, saj izkoriščajo prednosti več storitev v oblaku in omogočajo opravljanje skupnih delovnih nalog v okviru vašega osredotočenega področja - naj bo to pošiljanje dokumenta na spletno mesto SharePoint za komentar ali pošiljanje pogodbenih dokumentov za podpis strankam znotraj podjetja Salesforce.

Če mora vaše podjetje postati učinkovitejše pri deljenju in sledenju pomembnih dokumentov in zbiranju podpisov, potem Adobe Document Cloud naredi trik. To je še posebej, če je seznanjen z Acrobat DC, ki ima več združljivosti datotek, integracij in možnosti urejanja. Za popolne zmožnosti upravljanja dokumentov boste verjetno želeli poiskati drugje, čeprav obstaja velika možnost, da bi morali razmisliti o Adobe Document Cloud, tudi če to ni vaša izbira za sistem upravljanja dokumentov. Čas je denar, samo zmogljivost digitalnega podpisa in obrazcev pa bi lahko Adobe Document Cloud naredila koristno naložbo in bistven del vašega podjetja.