4 načini za boj proti preobremenitvi e-pošte v pisarni

E-pošta je težava skoraj vseh, predvsem pa v pisarni ustvarja motnje in porabi čas, ki bi ga bilo mogoče bolje porabiti za dejansko delo. Nekateri navajajo preverjanje in odgovarjanje na e-pošto kot "opravljanje dela", ne pa samo dela.

Lastniki in upravitelji podjetij lahko pomagajo sebi in svojim zaposlenim pri boju s preobremenitvijo e-pošte pri delu.

Najprej spodbudite komunikacijo iz oči v oči. Spodbujanje zaposlenih med seboj, ko e-pošta ni potrebna, lahko resnično pomaga zmanjšati nepotrebno e-pošto. Tudi pogovori iz oči v oči so boljši od e-pošte za občutljive teme, ko sta ton in občutek res pomembna. Zelo malo ljudi je tako spretno, da svoja čustva prenesejo v pisnem jeziku, kot ustno.

Drugič, uporabite program za takojšnje sporočanje. Za hitra vprašanja in odgovore ne morete premagati IM-ja. Nekatera podjetja zaposlenim prepovedujejo namestitev takšnih programov, vendar menim, da so v pisarni pravzaprav resnična blagodat. Hitra sporočila lahko dobite v samostojni aplikaciji ali vgrajeni v spletno poslovno platformo, kot so Podio, Yammer, Jive. Če vaša organizacija uporablja Google Apps, lahko vedno samo izkoristite Google Talk. Ne glede na aplikacijo za pomenke, se prepričajte, da vsi v organizaciji uporabljajo isto stvar. Če ima IT oddelek omejitve glede tega, kaj lahko zaposleni namestijo, se prepričajte, da skupina ve, katero aplikacijo za IM naj bi uporabljali vsi, da lahko preveri namestitve.

Tretjič, poiščite boljše mesto kot e-pošta za običajna sporočila. Jasen primer je, ko zaposleni pošljejo e-pošto, da vsem sporočijo, da so bolni, na dopustu ali odhajajo zgodaj. To so običajna sporočila, ki dodajajo nerede po e-pošti, vendar jih ni treba. Ena izmed rešitev bi lahko bila, da imate koledar v skupni rabi. Druga možnost je, da bi administrativni asistent spremljal, kdo vstopa in ne, in namesto tega poslal eno prečiščeno e-pošto.

Četrtič, bodite vzornik v e-pošti. Če ste vodja podjetja ali oddelka, poskrbite, da bodo vaše e-poštne navade odražale, kaj želite zaposleni. Ko lahko pišete krajša e-poštna sporočila. Z ljudmi govorite iz oči v oči, kadar je to pravi način komunikacije. Uporabljajte pomenke in počnite vse, kar želite zaposleni. Ljudje bodo sledili vašemu mnenju in tako boste ustvarili boljšo kulturo podjetja okoli e-pošte.

Dodatni viri

Za več nasvetov za boj proti preobremenitvi e-pošte glejte te povezane članke:

• Intervju: Push for Zero Email
• Kako zmanjšati neželeno e-pošto
• Intervju: Dmitrij Leonov o upravljanju e-pošte SaneBox
• 11 nasvetov za upravljanje e-pošte