Pregled in ocena nadgradnje

Priprava in izvedba pogodb

Neprijavljeni uporabniki lahko do pripomočka ali portala, ki je vdelan v spletno stran podjetja, dostopajo do uporabniškega vmesnika za pripravo pogodbe. Za tiste, ki dostopajo do nadzorne plošče skrbnika Updraft, pa najlažje ustvarite novo pogodbo s pomočjo zavihka Document. Kot rečeno, Origin Systems prilagodi vsako vrsto vprašalnika za pogodbo, tako da je platforma pripravljena za uporabo s prilagojenim intervjujem takoj, ko se prijavite. Naložite lahko obstoječi dokument ali začnete postopek razgovora, da ustvarite svoje v zadevi minut. Postopek nalaganja spominja na postopek intervjuja, samo brez dejanskega dela intervjuja in vprašanja. Uporabnik izbere vrsto pogodbe, vnese osnovne podatke in nato naloži dokument. Pogodbe, ustvarjene z intervjuji, in naloženi dokumenti so funkcionalno podobni, le da jih ni mogoče spremeniti ali klonirati. Postopek spreminjanja in kloniranja pomenita informacije o intervjuju, ki se ne vnesejo, ko je dokument neposredno naložen.

V nasprotju s pristopom knjižnice klavzul k ustvarjanju pogodb, ki jih uporabljajo orodja, kot sta Agiloft in Coupa Contract Management Lifecycle Management, Updraft odpravi tveganje napak, vključno z izračunom napačnega datuma odpovedi pogodbe ali z uporabo napačnega izraza, ker je upravljan, voden postopek vnaprej odobril pravni oddelek. Ne obstaja tveganje, da bi nepopolna ali neizvedljiva pogodba povzročila morebitne globe ali kazni za spoštovanje, ker uporabniki dejansko ne bodo pravno odločeni. Prednost prilagojenega postopka razgovora na drevesu odločitev je, da poslovnim uporabnikom in nepridipravom, zlasti tistim, ki niso seznanjeni s pravnimi pogodbami, ni treba izbirati med desetimi različnimi sporazumi in scenariji ter različnimi precedensi, ki so z njimi povezani.

Sam postopek intervjuja je bil preprost pri ustvarjanju različnih pogodb. Postopek je prilagojen kot že omenjeno. Toda za namene testiranja smo poskusili ustvariti več različnih vrst predhodno konfiguriranih pogodb. NDA, pogodbe o zaposlitvi, komercialni najemi, sodni spori, posojilne pogodbe, prodajne pogodbe in drugo so vsi podprti pogodbeni precedensi.

Ko odgovarjate na vprašalnik in ustvarjate svojo pogodbo, je na vrhu zaslona prikazana vrstica napredka, ki vam prikaže predviden preostali čas. Intervju lahko kadar koli začasno ustavite, tako da navedete razlog in navajate svoje delo, ki je v teku, in nato kadar koli pritisnete gumb Predvajaj, da nadaljujete intervju. Tudi če se nenamerno odjavite, bo Updraft shranil vaše mesto in vas ob prijavi vrnil nazaj k vprašalniku. Vsak vprašalnik za intervju ima edinstven ID, po katerem je mogoče iskati.

Sistem tudi samodejno izloči ključne roke in nastavi ponavljajoča se obvestila in dogodke. Nastavite lahko tudi svoje opomnike z opisom, datumom in številom opozorilnih dni ob določenem razpisu pogodbe. Obvestila so bila primerljiva z orodji, kot sta Concord in ContractSafe, pri podajanju trdnih opozorilnih opozorilnih opozoril s koristnim izborom sprožilcev e-pošte za avtomatizirane odobritve.

Na koncu vprašalnika mi je Updraft vsakič dal možnost, da svojo izpolnjeno pogodbo vidim kot datoteko Microsoft Word ali PDF. Po približno 10–20 minutah na pogodbo, odvisno od zapletenosti, lahko sestavim strokovno pisno pravno pogodbo, ki izhaja iz mojih odgovorov na intervju. Ko je pogodba ustvarjena, se lahko vedno vrnete v intervju, da jo spremenite, ali pa naložite novo ali podpisano različico dokumenta. Informacijska polja lahko preprosto posodobite tudi, če se ne želite vrniti v vprašalnik. Pogodba se lahko tudi podvoji (to se v Updraftu imenuje "klonirano"), dodajo se lahko opombe in opisi, priložijo pa se tudi dokazni dokumenti.

Updraft ima domačo platformo za elektronski podpis in se ne integrira z Adobe Sign, DocuSign ali drugimi ponudniki drugih ponudnikov. Injiciranje lahko uporabite za podpisne slike prek datotek PDF, vendar se Updraft osredotoča na upravljanje delovnega toka odobritve in pridobivanje dokazov o pravnem soglasju. Skrbniki lahko dodeljujejo naloge uporabnikom in postavljajo sprožilce pravni skupini, na primer, da je nov vgrajen intervju zaključen in je pripravljen za pregled.

Ko vsaka stranka dobi e-poštno sporočilo, da je pogodba pripravljena za podpis, domače orodje za e-podpis odpre stran s podpisom, ki zajame datum in čas podpisa za zapis podatkov o poročanju. Updraft ima najboljše zmogljivosti za ustvarjanje pogodb, ki smo jih preizkusili, postopek podpisovanja in izvrševanja pa je nemoten in varen. Medtem ko ne ponuja vgrajene funkcije sodelovanja in domačih pogodb o pogajanjih, ki so prisotna v orodjih, kot sta Agiloft in upravljanje pogodb o Onitu ter pregled in odobritev pogodb, postopek priprave, ki temelji na intervjuju, temelji na vodenju izdelave in vodenja dokumentov. Ta postopek je temeljni razlog, zakaj smo orodje označili za urednikov izbor.

Vmesnik, upravljanje in poročanje

Uporabniški vmesnik Updraft Administrator je redek in se lahko krhko krmi, vendar ima številne uporabne funkcije upravljanja. Po prijavi je prva stvar, ki jo vidite, Inbox, ki je seznam opravil s čakalno vrsto najbolj perečih opravil in pogodbenih rokov. Kartica Administracija omogoča skrbnikom, da omejijo dostop in poglede na podlagi posebnih vrst dokumentov in oddelkov, združenih v "varnostne skupine. Zato bo tisto, kar vidite v prejetem sporočilu, odvisno od vaše vloge in pogodb, ki jih upravljate.

V mapi Prejeto obstaja barvno označena shema, ki predstavlja nujnost. Črna pomeni, da je pogodba potekla, zelena pa pomeni, da je aktivna, lestvica oranžne in rdeče barve pa pomeni, da se bližajo roki. Če kliknete pogodbo, se vam bo odprlo okno s celotno zgodovino datoteke in s tem povezanimi podatki. V mapi Prejeto imate na voljo številne možnosti upravljanja: Na voljo so ikone za posodobitev pogodbe ali dodajanje opomb, spremnih dokumentov ali dogodkov. Obstajajo tudi ikone, s katerimi lahko spremenite status dokumenta ali dejanja, na primer kloniranje dokumenta ali prenos lastništva na drugega uporabnika.

Drugo koristno področje je zavihek Primeri, ki omogoča pravnim timom, da shranjujejo dokumente, pomembne za določen primer, skupaj z vnaprej določenimi intervjuji za pripravo povezanih pogodb ali zajemanje informacij strank, kar bi povzročilo več dokumentov in transakcij, povezanih s primerom. Na zavihku Dokumenti, ki smo ga že omenili, je bogato iskalno okno s filtri, ki jih lahko razvrstite po vrsti dokumenta, ID številki, specifičnih opisih in ključnih besedah, lastniku pogodbe ali posebnem statusu dokumenta. Updraft je namenjen napredovanju in izpolnjevanju nalog, zato vas bo pritisk gumba Nazaj, ko ste sredi dejanja, včasih odjavil iz uporabniškega vmesnika. Zaradi tega je navigacija naprej in nazaj nekoliko manj intuitivna kot v Gmailu podobnem uporabniškemu vmesniku, ki ga najdemo v Concordu, ali enostavnejših izkušnjah, kot sta ContractSafe in Contract Hound. Toda na koncu je bil to majhen prepir.

Orodna skrbniška orodja in poročanje so prav tako trdni, čeprav ne tako napredni v podrobnostih kot poročila ali podatkovne vizualizacije upravljanja Coupa Contract Lifecycle Management ali Agiloft. Lahko zaženete poročila o parametrih, vključno z aktivnimi ali potekom pogodb, roki za podaljšanje in aktivnostmi uporabnikov. Podatke lahko izvozite (v datotečni obliki CSV, Microsoft Excel ali XML) ali jih zaženete z nekaterimi preprostimi možnostmi vrstic in črtnih grafov, ki vam jih ponudi Updraft. Poročila lahko dodatno konfigurirate s časovnimi razponi po meri in dodatnimi dokumenti, opisi, podatki ali uporabniškimi filtri.

Kar zadeva skrbniško ploščo, lahko skrbniki konfigurirajo posebne uporabniške skupine za dostop, varnost in obvestila ter vrste dokumentov po meri s priloženimi posebnimi privilegiji. Torej, uporabnik je lahko član več varnostnih skupin, poleg tega pa ima privilegij za ogled ali urejanje določenih pogodb ali vrst dokumentov.

Naravna vprašanja Q&A

Updraft je trdna platforma za upravljanje pogodb z dobrim izborom skrbniških funkcij, iskanja in kategorizacije, poročanja in upravljanja nalog. Ampak zato ne zasluži izbire urednikov. Postopek izdaje naročil na podlagi vprašalnika ni enak nobenemu drugemu orodju, ki smo ga preizkusili. V kombinaciji z brezhibnimi odobritvenimi delovnimi tokovi in ​​podpisovanjem je Updraft zagotovo najlažja platforma za vsakega poslovnega uporabnika pri ustvarjanju in izvrševanju pogodb. Zahteva pomembne nastavitve ponudnika in vnaprejšnje stroške, vendar pa pravni oddelek, ki želi celotni organizaciji omogočiti, da varno pripravlja pogodbe za različne scenarije, izkušnje z intervjujem Updraft naredijo čim bolj preprost in naraven postopek.