Pregled in ocena smartsheet-a

Vsako uspešno podjetje že uporablja preglednice in verjetno za veliko več kot le pripravo proračuna. Smartsheet pretvori tiste znane vrstice in stolpce celic v aplikacijo za upravljanje projektov. Rezultat je edinstven hibrid, ki zmore vse, od priprave proračuna in poročanja do upravljanja virov in sledenja nalog. Ta aplikacija v oblaku zagotovo naredi preglednice pametnejše, za določene vrste dela pa je morda bolj priporočljiva bolj tradicionalna platforma za upravljanje projektov. Če je preizkušena in resnična več kot to, kar ste imeli v mislih, pa poglejte naše bolj tradicionalne zmagovalce izbire urednikov pri upravljanju projektov, Zoho projektih in projektih skupinskega dela.

Cene in načrti

Smartsheet ponuja štiri stopnje storitev in 30-dnevno brezplačno preskusno različico. Vendar pa nima brezplačnega nivoja storitev. Obstajata dve vrsti načinov, na katere se lahko prijavite neposredno s spletnega mesta: Standardni posameznik (19 USD na osebo na mesec ali 168 USD na osebo, ko se plačuje letno) in Standard Business (32 USD na osebo na mesec ali 300 USD na osebo letno). Včasih je obstajala možnost, imenovana Smartsheet Team, vendar so jo ukinli.

Poleg tega ima Smartsheet Enterprise načrt in Enterprise Premier. Obe ravni storitev sta namenjeni velikim organizacijam, ki potrebujejo obsežen skrbniški in varnostni nadzor. Za ceno ene od podjetij se obrnite na podjetje.

Če želite pridobiti brezplačno preskusno različico, potrebujete poslovni e-poštni naslov - kar pomeni, da ni očiten brezplačni e-poštni račun. Ne potrebujete kreditne kartice. Brezplačno preskušanje ima tudi nekaj omejitev. Na primer, lahko imate naenkrat le 50 listov. Vendar pa lahko liste delite z neomejenim številom sodelavcev in dodate sodelavce, da preizkusijo nekatere funkcije poslovnega načrta. Vsaka oseba dobi tudi 5 GB prostora. Lahko se igrate z obrazci Smartsheet (to so spletni obrazci in druge vrste obrazcev za zbiranje podatkov), vendar jih ne morete objaviti, ko uporabljate brezplačno preskusno različico.

Razlika med računom Standard Individual in Standard Business se omeji na nekatere funkcije in funkcije administriranja uporabnikov. Posamezni računi imajo lahko 10 sodelavcev na kos, skupaj 10 listov, pet poročil in eno nadzorno ploščo. Ta stopnja ima 50 GB prostora za shranjevanje na uporabnika z licenco. Poslovni računi dobijo neomejene sodelavce, poročila in nadzorne plošče, lahko imajo 100 listov na uporabnika z licenco. Poslovni računi dobijo tudi 100 GB prostora za shranjevanje na uporabnike z licenco; kontrole za upravljanje uporabnikov, skupin in virov; in dostop do dnevnikov dejavnosti.

Primerjave cen

Kako se cena in vrednost Smartsheet primerjata z drugimi aplikacijami? Res je odvisno od tega, kako uporabljate storitev. Če ga na primer uporabljate za upravljanje projektov, je cena primerljiva z aplikacijami srednjega cenovnega razreda v tej kategoriji, ki se gibljejo od 30 do 45 dolarjev na osebo na mesec. Aplikacije za upravljanje projektov po najbolj konkurenčnih cenah stanejo od 5 do 12 USD na osebo na mesec.

Če uporabljate Smartsheet več iz kotov baze podatkov in kotov preglednice, ga lahko primerjate z Airtable. Letalo stane manj, od 12 dolarjev na osebo na mesec in do 24 dolarjev na osebo na mesec. Ta aplikacija ima tudi brezplačno stopnjo storitev, tako da jo lahko preizkusite toliko časa, kolikor potrebujete.

Uvod v Smartsheet

S Smartsheetom lahko veliko storite, če želite pripraviti kakšno delo. V programu Smartsheet lahko naredite skoraj vse, kar lahko naredite v programu za preglednice. Ni pa vse v zvezi z aplikacijo zelo intuitivno, zato bi morali načrtovati nekaj časa za gledanje video vadnic in učenje vsebin in programov.

Ko začnete s Smartsheetom, ki deluje v oblaku (prek spletne aplikacije) in v iOS in Android, ustvarite prazen list ali izberete predlogo. Predloge so razporejene po kategorijah, ki vključuje človeške vire, trženje, IT, projekte, prodajo in druga področja. Če želite predstaviti obseg, lahko najdete predloge za najpogostejše uporabe, kot so obrazec za povratne informacije strank in letni koledar po dnevu, pa tudi bolj ciljno uporabne namene, kot so vzdrževanje nepremičnin, poročilo o odhodkih, prodajni cevovod po Rep ter načrt dogodkov in proračun dogodkov. Potem so na voljo predloge za upravljanje projektov, ki vključujejo:

• Agilni projekt z Ganttom
• Izdaja sledilca z obrazcem
• Načrt za zagon projekta
• Projekt z različico Gantta in proračuna
• Projekt s trdim rokom in Ganttom
• Odbor za načrtovanje šprinta

Ne glede na to, kako se potapljate v aplikacijo, se na zaslonu prikažejo prekrivni elementi, ki pojasnijo vse vidne funkcije. Namig z orodji in povezava do videoposnetkov o dokumentaciji in usposabljanju so vedno dosegljivi, kar boste v nekem trenutku potrebovali. Tudi če ste ljubitelj Excela, vas bo Smartsheet na trenutke še vedno lahko spotaknil. Niso vse formule v obeh aplikacijah enake.

Smartsheet ohranja urejen vmesnik. Preglednica zaseda sredino zaslona. Microsoftova podobna orodna vrstica na vrhu ima gumbe za oblikovanje in možnosti za spreminjanje pogleda. Ko je Gantov grafikon vključen v vaš list, ga lahko izberete za ogled; kaže se desno od celic. Drsniki vam omogočajo, da spremenite širino oken, da bolje prilagodite svoj pogled.

Zložljiva leva stranska plošča vam omogoča, da vidite vse liste, ki ste jih ustvarili ali ki so jih ljudje dali v skupno rabo z vami. Uporabljate ga za hitro premikanje med rjuhami.

Na desni strani vmesnika je več ikon, ki omogočajo ogled vseh pogovorov, ki so potekali na tem listu, priloge in komentarje, povezane s prošnjami za preverjanje. Glede na stopnjo dostopa in vrsto računa boste morda videli tudi zahteve za posodobitev, dnevnik dejavnosti, gumb za objavo, s katerim je list viden na javnem URL-ju in povzetek lista.

Funkcije in uporaba

Smartsheet naredi podatke preglednic bolj dinamične za guruse, ki niso v Excelu. Vsaka vrstica ali stolpec je lahko spustni meni vrednosti po meri, seznam stikov, datum, potrditveno polje, simbol itd. Če želite ustvariti seznam opravil, na primer, lahko v enega stolpca postavite potrditvena polja in ga poimenujete Dokončano, nato pa zraven postavite stolpec z imenom Ime opravila. Lahko dodate celo tretji stolpec, ki vsebuje seznam stikov, tako da lahko dodate prejemnika. Smartsheet vam omogoča, da nalogo dodelite tudi več oseb. V stolpcu Seznam stikov morate izbrati dovoljenje več stikov na celico.

Če razmišljate, da bi Smartsheet uporabljali le za preprosto sledenje nalog, ga lahko primerjate tudi z drugimi aplikacijami za upravljanje dela, kot sta Airtable in Trello. Zlasti podjetje Trello zasluži veliko pohval za tako enostavno uporabo. Naredi lahko le delček tistega, kar lahko Smartsheet, vendar če je vse, kar želite iz aplikacije, način skupnega upravljanja in sledenja nalog, je Trello morda bolj primeren.

Za razliko od Trella pa lahko na seznam opravil v Smartsheetu dodate hierarhije. S klikom lahko vstavite vrstice pod nadrejene vrstice. Celice in vrstice lahko preprosto povlečete v in iz nadrejenih vrstic ali pa zgrabite nadrejeno vrstico, da jo premaknete in vse njene podrejene vrstice.

Si želite ogledati preglednico na drug način? Dodajte stolpec za začetne in končne datume in za list lahko ustvarite Ganttov grafikon. Dodajte še nekaj stolpcev in prilagodite nekatere nastavitve, naloge pa lahko povežete na Ganttovi grafikoni, da odražajo, kdaj se en konča in začne drugi. Na žalost Ganttova tabela neenakomerno deli zaslon z vašo preglednico.

Smartsheet odlikuje dodajanje orodij, ki jih želite standardnim preglednicam, ki so na voljo bolj uporabniku. Na primer, njegovo orodje za pogojno oblikovanje vam omogoča, da določite parametre slog izpolnjevanja v prazno. Za postavitev lista, ki samodejno poudarja katero koli vrstico z vrednostmi, ki jih želite poudariti, potrebujete le nekaj klikov. Enako velja za njegov sistem za pripravo poročil, ki izpušča nove liste na podlagi določenih meril.

Ker ima Smartsheet vsa orodja aplikacije za preglednice in vodja projektov, lahko ustvarite močne hibridne dokumente. Na primer, lahko ustvarite proračunski list, ki uporablja formule za izračun porabe za vsak projekt v podjetju, prav tako pa lahko določite, kdo je odgovoren za posamezen projekt, kako daleč je napredoval ta projekt in čas, ko je vsak projekt začel. in konec.

Seveda lahko s Smartsheetom naredite veliko več. Na primer, lahko celice na enem listu povežete s celicami na popolnoma drugem listu in tako prenašate podatke med projekti. Izdelate lahko spletne obrazce za zbiranje podatkov, ki se samodejno dodajo na ustrezen list. Z nekaj finalizacije lahko na Gantove lestvice dodate vrstice napredka. S še bolj natančno nastavitvijo si lahko ogledate in upravljate, koliko dela je dodeljeno vsaki osebi v vašem podjetju ter ustrezno uravnotežite obremenitev. Storitev lahko tudi uvozi vaše stare preglednice, kar vam omogoča, da razčistite svoj obstoječi organizacijski sistem.

Nadaljnje Smartsheet

Smartsheet ima nekaj čednih lastnosti, ki se jih je vredno naučiti. Še posebej je vredno raziskati Workflows. Delovni tokovi so funkcija, ki vam omogoča ustvarjanje lastne avtomatizacije znotraj aplikacije. Nastavite nekatere parametre in ko so pogoji izpolnjeni, se samodejno izvede drugo dejanje. Na primer, lahko ustvarite naslednji potek dela: Po 1. januarju, ko je kateri koli element označen kot "dokončan", obvestite Mary Manager s sporočilom, ki jo opomni, naj pregleda delo s stranko.

Vmesnik Workflows je enostaven za uporabo, čeprav ne izgleda zelo impresivno, z njim pa je precej rudimentarna zasnova.

V prejšnjem pregledu Smartsheet smo ugotovili, da ni idealen sistem za sledenje časa, poročanje in nekaj drugih običajnih poslovnih nalog. Zagotovo bi lahko našli in prilagodili predlogo, ki deluje za vaše posebne potrebe, ali pa bi lahko zgradili sistem, če boste dovolj spretni s preglednicami. Toda trenutno v aplikaciji ni ničesar za sledenje časa. Ko smo o tej težavi vprašali predstavnika podjetja, so omenili, da je Smartshee pred kratkim pridobil 10000ft, poslovno aplikacijo za načrtovanje virov, načrtovanje projektov in sledenje časa. S časom pričakujte, da bosta med obema aplikacijama več sinergije.

Nekaj ​​drugega, kar je bilo ugotovljeno v prejšnjem pregledu, ki je bil spremenjen, je, kako Smartsheet shranjuje podatke. Prej samodejno shranjevanje sploh ni bilo. Ročno ste morali pritisniti gumb za shranjevanje, kar je zelo nenavadno za aplikacijo, ki temelji na oblaku. Zdaj pa obstajajo možnosti za samodejno shranjevanje v intervalih. V svojih osebnih nastavitvah izberite dve možnosti: samodejno shrani po 1 minuti neaktivnosti in samodejno shrani spremembe, ko zapustim list, poročilo ali nadzorno ploščo. Te nastavitve so boljše, vendar še vedno niso idealne. Radi bi videli, da je Smartsheet privzeto samodejno shranjevanje za vsako dejavnost.

Integracija in mobilne aplikacije

Smartsheet je izven škatle sodeloval z lepim številom drugih aplikacij in storitev, kot so Box, Dropbox in Google Drive. Na voljo je tudi obsežna trgovina z aplikacijami, ki ji dodate več funkcije. Če ne najdete tistega, kar potrebujete, lahko z Zapierjem povežete Smartsheet z drugimi aplikacijami ali pa delate s Smartsheetovim API-jem.

Na mobilni strani ima Smartsheet aplikacije za iOS in Android. Aplikacija za mobilne naprave je dobro optimizirana v smislu, da ni tako nadrejena in vrtoglava, kot si lahko predstavljate za aplikacijo za preglednice. Najbolje deluje pri stvareh, kot je na primer iskanje razprav ali preverjanje datotek.

Najboljše in najslabše iz obeh svetov

Smartsheet je močno orodje za upravljanje projektov, tako na dobre kot tudi na slabe načine. Mnogim vodjem projektov prihajajo preglednice z znanjem in prilagodljivostjo. Obdelujejo neobdelane podatke, vi pa jih lahko sestavite, da delajo karkoli želite. Učenje njihove uporabe pa je lahko mukotrpno, če že niste na tekočem. Poleg tega lahko za prilagoditev, ki jo včasih potrebujejo, zahtevajo spretnosti, ki so resnično sramežljiva pri dejanskem računalniškem programiranju.

Dobro: Smartsheet je močan in prilagodljiv, z ogromnim razdelkom dokumentacije za pomoč in video učilnicami. Slabo: Na koncu morate obvladati tako programsko opremo za upravljanje projektov kot programsko preglednico.

Če upravljanje projektov prek preglednic zasliši vašo uličico, ne boste našli nič boljšega kot Smartsheet. Če ste majhno podjetje, ki se mora hitro obvladati z upravljanjem projektov, ne da bi jih obvladal Excel, držite se nekaj bolj uporabniku prijaznega. Najpomembnejša izbira naj bi bila naša izbira urednikov Zoho Projects, ki je odlična za mala podjetja s proračunom, Projekti za timsko delo, ki jih odlikuje enostavnost uporabe, in LiquidPlanner, ki je najboljši za zelo velike organizacije s kompleksnimi potrebami.