Asana pregled in ocena

Navdušenci nad produktivnostjo ljubijo Asano - in to z dobrim razlogom. To spletno orodje za sodelovanje v skupini je specializirano za upravljanje delovnega toka, hkrati pa z aplombom upravlja tudi z dušilno mero upravljanja nalog. Kljub temu Asane kljub novi funkciji Timeline ne bi smeli zamenjati s celostno programsko opremo za upravljanje projektov. Ne vključuje niti sledenja domačemu času niti drugih naprednih orodij, za katere pričakujemo, da bodo zajemale celostno upravljanje projektov. Toda za upravljanje nalog in delovnih tokov je prilagodljivo in elegantno orodje, ki ga lahko upognete po svoji volji. Asana je ena najboljših aplikacij za sodelovanje in produktivnost za ekipe in izbiro urednikov.

Cene in načrti

Če želite videti, kaj vse počne Asana, storitev ponuja brezplačno stopnjo računa za ekipe, ki štejejo 15 članov in manj. Edine druge večje omejitve so, da ne morete uporabljati Asanovega prikaza časovnice, naprednih nadzornih plošč ali naprednih orodij za iskanje. O vseh teh značilnostih bomo podrobneje razpravljali pozneje. Uporabniki brezplačnih računov dobijo vse druge funkcije upravljanja nalog, vključno z možnostjo ustvarjanja nalog, dodeljevanja oseb, dodajanja rokov, pisanja komentarjev in pripenjanja datotek. Prav tako ni omejitev glede števila nalog ali projektov, ki jih lahko ustvarite. Priporočamo, da brezplačen račun uporabite vsaj nekaj tednov z majhno testno skupino, preden nadgradite na plačljivo raven storitve.

Asana Premium stane 119, 88 USD na osebo na leto ali 11, 99 USD na osebo, če mesečno plačujete. Račun Premium vključuje vse v brezplačnem računu in odstranjuje omejitve glede velikosti ekipe, nadzornih plošč in orodij za iskanje. Premijski računi imajo nekaj dodatnih ugodnosti, vključno s funkcijo Asana Timeline, zasebnimi skupinami in projekti, prilagojenimi polji, odvisnostmi od nalog, administrativnim nadzorom in prednostno podporo. Zasebni projekti so dostopni samo povabljenim članom, medtem ko so projekti, ki niso zasebni, dostopni vsem v skupini.

Zelo majhne ekipe s 15 ali manj osebami, ki želijo premijske funkcije, plačujejo nižjo ceno: 75 USD na osebo na leto ali 7, 50 USD na osebo na mesec. Študentske skupine se lahko obrnejo na podjetje tudi za brezplačno šestmesečno preizkušnjo Asana Premium. Cena se je v zadnjih nekaj letih zvišala, vendar lahko ljudje, ki imajo obstoječe in aktivne sporazume Asana, nadaljujejo z nižjimi cenami.

Za primerjavo, Todoist Premium stane 29 dolarjev na leto za osebno uporabo ali 29 dolarjev na osebo na leto za ekipe. Na vrh strani Podio začne pri 9 USD na osebo na mesec ali približno 86 USD na leto, če se plačuje letno. Torej je Asana precej dražja od Todoista, a je po ceni blizu načrtov Podio Basic in Plus.

Asana ima tudi funkcije kanbanove deske, zato so tudi druge priljubljene kanbanove aplikacije, kot so Trello, Wrike in Volerro, poštena igra za primerjavo. Trello zaračuna 119, 88 USD na osebo na leto, enako kot Asana. Volerro zaračuna le 7, 99 USD na osebo na mesec. Wrike zaračuna skoraj enak znesek kot Asana Premium za profesionalno stopnjo storitve (117, 60 USD na osebo na leto) in veliko višjo ceno za storitev poslovnega razreda (297, 60 USD na osebo na leto)

Kaj je Asana?

Asana je orodje za upravljanje delovnih tokov, ki ga primarno uporabljate za upravljanje nalog. Razlikuje se od tradicionalnih aplikacij za upravljanje projektov, in sicer zaradi svoje strukture. Asana je kot krov kart, medtem ko je programska oprema za upravljanje projektov podobna namizni igri. Namizne igre so zasnovane tako, da se igrajo z vrsto prednastavljenih pravil. Nenavadno je, da se igralci preveč oddaljijo od teh nastavljenih navodil, čeprav se lahko občasno vsi strinjajo z nekaterimi spremembami.

S krovom kartic imate več možnosti. Lahko bi na primer igrali dobro znano igro z uveljavljenimi pravili, na primer žrebanjem s petimi kartami, ali si izmislili svojo igro. Recimo, da se odločite za igranje rummyja. Vsi za mizo se morajo najprej dogovoriti, katero različico rummyja igrati (naravnost rummy, 500 rummy, gin rummy in tako naprej). Predloga za igro obstaja, vendar morajo vsi igralci predhodno določiti natančna pravila.

V primeru Asane je toliko vnaprej določenih načinov, kako jih lahko uporabite, kot je načinov po meri. Še ena odlika je, da je Asana bolj primerna za tekoče delo, medtem ko so aplikacije za upravljanje projektov običajno boljše za projekte z jasnimi začetnimi in končnimi datumi ter dosegljivimi rezultati. Izdelava in zagon spletnega mesta z novicami je projekt. Pisanje dnevnih vsebin za spletno mesto z novicami je tekoče delo.

Natančneje, Asana spremlja, kdo je odgovoren za katero nalogo, podatke, povezane z vsako nalogo, in vse druge informacije, povezane z njenim napredkom. Če to še vedno zveni zmedeno, vedite, da je postavljanje Asane za vaše potrebe najtežji del. Po tem začetnem obdobju je tudi Asana odprta narava eden najboljših vidikov. Oglejte si priročnik Asana o tem, kako začeti in sčasoma obvladati vse njegove funkcije.

Asana struktura

Preden Asano odprejo vsem v organizaciji, se mora skupina skrbnikov dokončno odločiti, kako se bo Asana izvajala in uporabljala. Medtem ko nekatera orodja za sodelovanje kažejo preprostost, pri Asani to res ni tako. Asana je intuitivna, toda ko se enkrat odpravite, lahko njeno popolno pomanjkanje strukture oteži potapljanje brez dobrega premisleka. Asana sicer ponuja nekaj pomoči pri strukturiranju s predlogami projektov, o čemer bomo razpravljali pozneje, toda možnost prevajanja organizacijske strukture na način, ki bi bil smiseln, bi lahko bila zastrašujoča.

Kar zadeva osnovno hierarhijo delovnega toka, je vsaka skupina odgovorna za vrsto projektov s posameznimi seznami nalog. Vsaka naloga ima lahko podvrsti, kot tudi prejemnika, rok, priloge, komentarje, oznake in privržence. Te naloge in podvrste uporabljate za spremljanje dela. S komentarji in drugimi podatki boste lažje razumeli, kaj se dogaja z nalogo, tako da vam o zadevah ni treba razpravljati po e-pošti ali kako drugače. Ko so naloge in podvrsti zaključeni, se vsa njihova zgodovina in vse, kar se je zgodilo, končajo na sami nalogi. Tako ima vsako delovno dejanje pomenljiv kontekst.

Asana je poleg svoje zmožnosti spremljanja podrobnosti koristna tudi za širši pogled na odgovornosti vsakega člana ekipe. Iskanje po meri, o katerih bomo podrobneje razpravljali pozneje ali celo samo pregledovanje seznama opravil nekoga drugega, je učinkovit način, da ugotovimo, ali je nekdo previsok knjigo ali premalo uspešen. Ta spoznanja lahko uporabite za učinkovite spremembe.

Zasebnost in varnost

Asana zavaruje povezave do svojega spletnega mesta z uporabo vsaj protokola TLS 1.1 in podatke shranjuje v "varnih revidiranih podatkovnih centrih SSAE 16 prek Amazona v ZDA." Asana ponuja tudi program napak za odkrivanje ranljivosti s storitvijo. Asana je nedavno pridobila certifikat SOC 2 Type 1. Revizije Soc 2 vodi Ameriški inštitut za CPA in v skladu s to organizacijo se nanašajo na "nadzor v storitveni organizaciji, ki je pomemben za varnost, razpoložljivost in celovitost obdelave sistemov, ki jih storitvena organizacija uporablja za obdelavo podatkov uporabnikov in zaupnosti in zasebnost informacij, ki jih ti sistemi obdelujejo. " Tako kot pri Slacku lahko tudi status Asane preverite prek spletne nadzorne plošče.

Na ravni uporabe Asana vključuje sodelovanje med vsemi člani ekipe. V Asani lahko zagotovo ohranjate zasebne projekte in naloge, vendar je narava orodja vsem članom skupine omogočena enak dostop do ogledov, urejanja in interakcije z informacijami v aplikaciji. Kljub temu vam Asana omogoča, da projekte označite kot samo komentar ali dodelite to stopnjo dovoljenja posameznim članom.

Za ekipe, ki Asano uporabljajo kot odprto platformo, je zelo pomembno, da vzdržujete dialog o pravilih sodelovanja in tako zagotovite, da se vsi strinjajo z uporabo aplikacije na enak način, da ne bodo prepisali dela drug drugega in podobno. Pred kratkim je Asana dodala nove varnostne možnosti za podjetja, vključno z možnostjo nadzora nad tem, katere aplikacije so uporabne pri integraciji, in omejila, kdo lahko doda goste.

Poglej in občuti

Asana je na voljo v spletu in prek App Store in Google Play Store, vendar ne ponuja namizne aplikacije. Nekatere aplikacije za sodelovanje, na primer Slack, ponujajo različice namiznih računalnikov, vendar ne gre za prekinitev posla.

Spletni vmesnik Asana je učinkovit in odziven, z dovolj barvnega in oblikovnega občutka, da bo zanimiv in uporaben, ne da bi bil videti preveč zamašen. Prav tako ima nekaj presenečenj, kot na primer slavnostne animacije, ki se občasno prikažejo na zaslonu, čeprav lahko te dodatne učinke onemogočite, če vam ne bodo všeč. Asana v odsek z nastavitvami vključuje tudi vrsto bližnjic na tipkovnici, imenovane Hacks, ki dodajo različne vrste funkcionalnosti in osebnosti. Na primer, pritisnite TAB + B za mačjo zabavo po omogočanju povezanega kramplja.

Spletna armaturna plošča je razdeljena na tri glavna področja: levo tirnico; glavno okno, ki se spremeni glede na to, kaj izberete na levi strani; in desno polje z informacijami, ki se prikaže navzven, kar si ogledate v glavnem oknu. Glavno okno vsebuje tudi gumb za hitro dodajanje elementov, kot so naloge ali projekti, iskalno vrstico in ikono profila. V nastavitvah profila lahko dodate osnovne podatke o računu, nastavite nastavitve obveščanja, prilagodite nastavitve zaslona in prej omenjene vizualne učinke ter konfigurirate integracije z drugimi aplikacijami, kot sta Harvest in Zapier. Asana vzdržuje celoten seznam podprtih aplikacij in integracij.

Po zadnji posodobitvi zasnove se pomikate po meniju leve tirnice, ki je lahko tudi popolnoma skrit, če se želite osredotočiti na glavno stran. Od zgoraj navzdol so vaše glavne možnosti Domov, Moje naloge, Prejeto in Nadzorna plošča. Te možnosti se lahko razlikujejo glede na globalne nastavitve organizacije. Domov je nov razdelek, ki prikazuje vaše najljubše in novejše projekte, medtem ko Moja opravila prikazuje vse, kar vam je dodeljeno ali ki mu sledite. Če na katerem koli projektu na zavihku Domov opazite novo pasico, lahko z miško po njej pritisnete, da si ogledate najnovejšo dejavnost. Inbox je samo vir Asainih dejavnosti. V razdelek Nadzorne plošče lahko dodate posebne projekte, da spremljate posodobitve in dobite pregled nad izpolnjevanjem nalog. Če imate neprebrana obvestila, se poleg Inboxa pojavi rumena pika.

Premišljeno oblikovanje se glavno okno v Asani upogne po vaših potrebah. Ko na primer kliknete projekt na levi strani, se v glavnem oknu pojavi kontekstni meni pod imenom projekta z časovnico, koledarjem, pogovori, napredkom in datotekami. Predmete lahko razvrstite tudi po prejemniku ali datumu zapadlosti v katerem koli pogledu opravil, na primer ali pa izberete samo izpolnjene ali nepopolne naloge. Naloge drsijo po zaslonu, ko jih kliknete in povlečete, da spremenite vrstni red, zato je reprioritizing res preprost. Če želite, lahko naloge organizirate tudi v Sekcije, vendar upoštevajte, da ti razdelki ne vplivajo drugje na nobene klasifikacije nalog.

Dodatne funkcije in v uporabi

Asana ne varčuje po lastnostih. Ko ustvarite nalogo, jo lahko dodelite članu skupine, načrtujete rok roka ali dodate ponavljajoči se datum, naložite ali povežete na povezane dokumente, napišete komentarje, dodate oznake in se celo naročite ali odjavite, da se boste sami in drugi kadar koli prejemali obvestila pri nalogi se pojavijo spremembe. Razdelek s komentarji je še posebej koristen, saj podpira bogato oblikovanje besedila, urejanje komentarjev in neposredne omembe s simbolom @ med drugim.

Oznake pomagajo narediti naloge bolj iskane, funkcija naprednega iskanja, na katero se bomo pozneje potopili, pa je precej dobra. Interaktivni potrditveni polji omogočajo, da odkljukate naloge, ko jih dokončate - in prav tako jih enostavno počistite, če vi ali drug član Asane nekaj pomotoma odstrani. Asana vam omogoča tudi ustvarjanje polja po meri. Lahko dodate polje, ki označuje prioriteto naloge (nizka, srednja, visoka) ali pa uporabite polja po meri za prikaz stanja naloge (v teku, v čakanju na čakanje na končno odobritev).

Asana vključuje tudi koledar, ki ga lahko uporabite za spremljanje rokov. Pozitivno ugotavlja, da Asana povratne informacije uporabnikov jemlje resno. Ko je prejela izjemno negativne povratne informacije o spremembah v koledarju, je Asana razveljavila posodobitev in si prizadeva zagotoviti, da se poleg izboljšanih zmogljivosti ohranijo zapuščene funkcije.

Asana ne ponuja funkcij za klepet, kar je razočaranje, čeprav se združuje s Slack in Microsoft Teams. Asana ponuja prostor, imenovan Pogovori, oglasno desko, na kateri člani skupine lahko med seboj razpravljajo o vprašanjih, ki niso neposredno povezana s katero od določenih nalog. Člani bi lahko na primer razpravljali o obsegu prihodnjih projektov, kreativnih idej ali postopkov. Kljub temu pa to ni učinkovito za neposredna sporočila ali priložnostne pogovore.

Asana niti ni najbolj spretno orodje za grafično intenzivne projekte, vendar se je z leti izboljševala. Pogled na kanban, o katerem bomo govorili kasneje, je eno takšnih izboljšav. Slike lahko naložite v opravila, vendar jih ne morete označiti v sami aplikaciji. Priložene slike si lahko ogledate v aplikaciji.

Predloge in pogledi

Če niste prepričani, kako vzpostaviti projekt, Asana ponuja vrsto predlog, ki jih lahko uporabite. Če želite začeti, pritisnite gumb Plus> Projekt. Predloge so srednji jeziček. Primeri vnaprej določenih predlog vključujejo dnevni red sestankov, načrt izdelkov in zaposlene na krovu. Seveda lahko ustvarite svojo predlogo, ki se tudi ne držijo teh struktur. Zamislite jih kot izhodišče.

Druga koristna lastnost je sposobnost Asane, da ustvari odvisnosti med nalogami. Recimo, da imamo nalogo A, nalogo B in nalogo C prijavljeno v Asani. Če naloge C ni mogoče dokončati, dokler naloge A in B ni končane, lahko med temi tremi dodamo odvisnosti.

Seveda lahko potem pričakujete, da bo imel Asana nekakšno funkcionalnost grafikona Gantt. Vnesite relativno nedavni pogled na časovnico. Tu lahko uporabniki vidijo vsako svojo nalogo, oblikovano v obliki Ganttovega sloga. Odvisnosti so predstavljene s črtami med nalogami in spremembe lahko spreminjate po volji. Ganttovi grafikoni so še posebej koristni za prikaz, kako lahko zamuda pri eni nalogi ali daljša odsotnost člana ekipe vpliva na ciljne datume navzdol. Asana je razvila tudi sposobnost organizacije nalog v pogledu v oddelke. Projekti za timsko delo ponujajo Ganttov grafikon, vendar ni niti približno tako dobro zasnovan.

Kanban deske v Asani

Asana zdaj vključuje pogled odbora, ki je zasnovan tako, da ekipam omogoča upravljanje dela z uporabo kanbana. Kanban-ove aplikacije so specializirane za pomoč pri vizualizaciji vsega dela, ki ga je treba opraviti, in vsega dela, ki je v teku, s poudarkom na tem, da ekipe ne bodo preobremenjene s toliko nalogami, da bodo izgubile fokus in postale manj produktivne. Kanban to stori tako, da v določenem času omeji število nalog, ki jih je mogoče dodeliti osebi ali oddelku.

Trello je še ena aplikacija za produktivnost, ki uporablja slog kanban. Ena od metod je, da nastavite več stolpcev, ki ustrezajo stanju dokončanosti. Morda bi bilo smiselno na primer imeti stolpce za DEV, QA in proizvodnjo. Če želite nalogo premakniti iz ene stopnje v drugo, jo preprosto povlecite na naslednjo.

Upoštevajte, da uporaba tega pogleda na plošči zahteva, da ustvarite projekte posebej v tem slogu. Z drugimi besedami, v času tega pregleda ne morete preprosto preklopiti s privzetega pogleda na ta slog. Če želite spremeniti svoj pogled, v fazi ustvarjanja projekta samo poglejte pod razdelek postavitve in izberite možnost Board.

Kot smo že omenili, so pogledi na plošči lahko bolj uporabni za ekipe, ki delajo z vizualnimi materiali, saj lahko za vsako nalogo v stolpcu nastavite slike za prvo stran. Tako kot pri drugih pogledih Asane lahko tudi v prikazu plošče ustvarite polja po meri, kadar v prikazu plošče in zastavo komentirate neposredno ljudem s simbolom @, kar je uporabna, a manj pogosta funkcija med namenskimi aplikacijami kanban. Asana pa nima vseh zaželenih funkcij kanbanov. Manjkajo plavalni pasovi in ​​omejitve v teku. KanbanFlow ima vse te lastnosti.

Napredno iskanje in poročila

Asana vključuje odlično napredno funkcijo iskanja. Na najvišji ravni lahko pri poizvedovanju za termin določite, ali iščete nalogo ali pogovor. Druga privzeta polja vključujejo: dodeljeno, v projektih; in sledi. Poleg tega lahko določite, ali ima naloga prilogo, če je dokončana, in datum zapadlosti. Če želite še bolj podrobno prikazati, lahko dodate filtre za polja po meri, osebe, oznake, odvisnosti in celo podvrste. Če s temi orodji ne najdete tistega, kar iščete, verjetno sploh ni obstajalo.

Asana omogoča enostavno shranjevanje katerega koli od teh zapletenih iskanj kot interaktivnih poročil, ki živijo v levem meniju za hiter dostop. Ta poročila se posodabljajo, ko se novi elementi ujemajo s pogoji, pogoje iskanja pa lahko urejate na kateri koli točki. Cenimo to funkcijo, saj je lahko koristna za menedžerje, ki želijo ugotoviti, kdo je produktiven. Tudi za posameznike je to dober način za sledenje napredka posameznika skozi čas.

Asanine mobilne aplikacije

Asana ponuja brezplačne mobilne aplikacije za Android in za iOS. Za testiranje smo namestili Asano na Google Pixel z operacijskim sistemom Android 9.0. S prenosom aplikacije in petjem v račun nismo imeli težav.

Aplikacija je postavljena nekoliko drugače kot v spletu, vendar vmesnik ohranja čist videz. Na primer, večina navigacijskih povezav in struktur je na desni strani zaslona, ​​namesto na levi. Ko se prijavite, vas Asana odpelje neposredno na seznam opravil, kjer boste verjetno preživeli večino časa. Čeprav je vsa osnovna funkcionalnost, vključno s sposobnostjo ustvarjanja, sledenja in dokončanja opravil, v aplikaciji, Asana ponavadi najbolje deluje na velikem zaslonu, kjer lahko naenkrat vidite veliko informacij, zato majhnost majhnega zaslona ni t idealno.

Kljub temu je vsekakor mogoče biti produktiven iz svojega telefona in cenimo, da lahko do Asane dostopate od kjer koli, kjer imate internetno povezavo. Zlasti imajo aplikacije tudi veliko možnosti brez povezave. Ko v mobilnih aplikacijah delate brez povezave, vidite sive oblake, ki kažejo, da se vsebina še ni sinhronizirala, zato je nihče od vaših sodelavcev ne bo mogel videti, dokler se naprava ponovno ne poveže in ne sinhronizira.

Kopica kart

Asana premišljen dizajn, tekoči interaktivni elementi in velikodušna dodelitev članov v svoji brezplačni različici omogočajo močno aplikacijo za upravljanje nalog za osebne projekte in timsko delo. Pohvalna je tudi njegova prilagodljivost, obsežen nabor funkcij in različni pogledi na potek dela. Zaradi vseh teh razlogov Asana zasluži izbiro urednikov za aplikacije za sodelovanje. Čeprav ni poceni in lahko zaradi pomanjkanja strukture sprva povzroči tesnobo, obljubljamo, da je orodje, ki ga je vredno uporabiti.