Video: RSI :: Planiranje projekta (Oktober 2024)
Za upravljanje s prenapolnjenim kupom projektov z najmanj težav, ne morete biti veliko boljši od projektov skupinskega dela, enega od naših uredniških izbir za programske rešitve za upravljanje projektov. Projekti timskega dela so sodoben, intuitiven uporabniški vmesnik (UI) in nabor funkcij, ki pokažejo najpreprostejšo, uporabniku prijazno funkcionalnost in je enostavna možnost za organiziranje projektov in skupin.
Ker imajo projekti za timsko delo tako odlične funkcionalnosti, se podjetja morda ne zavedajo, da je pod površjem veliko uporabnih funkcij in integracij za nadaljnjo prilagoditev in poenostavitev izkušenj pri upravljanju projektov. Naslednjih sedem nasvetov vam lahko pomaga, da se vaša skupina osredotoči na dokončanje projektov in povečanje produktivnosti na namizju in mobilnih napravah.
1. Objemite predloge
Da bi prihranili čas pri ponavljajočih se nalogah in podobnih projektih, vam Projektno delo omogoča, da kateri koli projekt shranite kot predlogo. Če želite kopirati projekt in ga označiti kot predlogo, kliknite gumb Možnosti na pregledni strani katerega koli projekta in izberite "Kopiraj / premakni ta projekt." Od tam lahko projekt preimenujete kot določeno vrsto predloge ali spremenite datum začetka in posodobite posamezne elemente, tako da okvir projekta spremenite neposredno v vaš naslednji projekt.
Seznam nalog lahko shranite tudi kot predlogo. Na katerem koli seznamu opravil v projektih za timsko delo lahko kliknete možnosti in izberete Predloge, da shranite ta seznam opravil kot predlogo (skupaj z opombami o primeru uporabe seznama). Ko ustvarjate predlogo seznama opravil, lahko določite tudi, ali želite vključiti opravljene naloge in se odločite, ali naj bo javna predloga ali zasebna predloga samo za vaše podjetje. Če želite ta seznam opravil dodati novemu ali obstoječemu projektu, izberite Nov seznam opravil in kliknite na zavihek Napredno, če si želite ogledati predloge, ki so na voljo.
2. Označite vse
Drug način, kako Projektno delo ohranja stvari organizirane, je tako, da imate možnost označiti vse vidike projekta. Skupinsko delo je pred kratkim predstavilo novo funkcijo z imenom Opravila oznak, ki je dostopna prek ikone oznake na skrajni desni strani katerega koli projekta na seznamu. To potegne seznam barvnih oznak razpoložljivih oznak, vključno s potrjenimi, zavrnjenimi, fakturiranimi, za pregled ali v čakanju. Dodate lahko tudi oznake opravil po meri, projekt označite z več oznakami ali združite oznake. Funkcija vključuje tudi skrbniško nastavitev, s katero lahko določite, ali lahko samo skrbniki ali vsi člani skupine ustvarijo oznake.
Naloge niso edini element projekta Projektno delo v skupini omogoča označevanje. Platforma vključuje tudi možnosti za označevanje datotek, povezav, sporočil, mejnikov, zvezkov ali projektov. Označevanje deluje na enak način: preprosto premaknite miško nad katero koli datoteko, mejnik ali projekt, izberite ikono oznake in bodisi izberite obstoječo oznako bodisi ustvarite novo.
3. Utišaj hrup
Pri posebej zasedenem projektu, morda takšnem, v katerem se povezuje več skupin, vedno pa je več sporočil sporočil in novih posodobitev, bodo uporabniki morda želeli izklopiti obvestila, da bi nabirali sporočila. Če želite izklopiti določene vrste obvestil o projektih, izberite možnost Urejanje mojih podrobnosti v svojem profilu in pod nastavitvami izklopite nastavitev za prejemanje celotnih e-poštnih sporočil, e-poštnih sporočil o posodobitvi stanja, "dodanih e-poštnih sporočil kot sledilcev" itd. Obvestila lahko tudi utišate samo za določen projekt, tako da odprete zavihek Ljudje in izberete ikono pošte poleg svojega imena. Ko postane rdeča, ne boste več prejemali obvestil za ta projekt.
Skupinsko delo je lani predstavilo tudi novo funkcijo, imenovano Filter, ki lahko poleg obvestil pomaga razbiti projekt, nalogo ali nadzorno ploščo mejnika. Če v vrstico za filter v zgornjem desnem kotu nadzorne plošče vnesete ključno besedo, bo postavitev zapolnjena le z rezultati, ki vsebujejo to ključno besedo. Filtri lahko iščejo tudi po določenih oznakah, si ogledajo projekte na določeni stopnji delovnega toka ali določenega uporabnika, da spremljajo trenutno delovno obremenitev in napredek člana ekipe. Filtrirna vrstica deluje tudi za datoteke, sporočila in zvezke.
4. Vzemite bližnjice
Projekti za timsko delo vključujejo številne vgrajene bližnjice na tipkovnici, da prihranite čas pri običajnih dejanjih. Nekatere izmed najbolj uporabnih so:
- Uredi trenutno nalogo, s katero miška premaknete miško.
- Zabeleži časovni žig trenutne naloge z miško.
- Zažene timer pri trenutni nalogi.
- Hitro pritrdi datoteke na nalogo, s katero je miš končan.
- Hitro ustvari opomnik za nalogo.
- Zapre / prekliče vsako odprto pogovorno okno.
- Odpre Ganttovo lestvico na zavihku z nalogami projekta.
- Usmeri iskalno polje za takojšen vnos iskanja.
- Odpre meni »Hitro dodajanje« v zgornjem levem boku.
- Odpre meni "Preklopi projekt".
- V bazi znanja o skupinskih projektih je veliko drugih bližnjic.
5. Vključite službo za pomoč
Projekti timskega dela so združeni s podjetjem, ki nudi rešitev za pomoč pri delu Teamwork Desk, ki vam omogoča, da dodate naloge Desk v projekte. Če želite omogočiti integracijo s stola za skupinsko delo, pojdite v Nastavitve na glavni nadzorni plošči. Izberite Dodaj nalogo, da izberete projekt in seznam nalog neposredno iz projektov timskega dela; nato se bo prikazal označen z ikono Desk Work Desk. Ko je omogočeno, lahko uporabniki timskega dela izkoristijo funkcije funkcije Desk, kot je Smart Inbox, da težave s strankami pretvorijo v vozovnice, ki jih je nato mogoče spremeniti v projekte in dokončati v projektih Teamwork.
6. Izkoristite prednosti mobilnih aplikacij
V zadnjih dveh letih so se osredotočili na osrednji razvojni projekt skupinskega dela v svojih aplikacijah Android in iOS. Rezultat je precej dobra izkušnja z aplikacijami, ki segajo v projekte skupinskega dela in nekatere funkcije mize za skupinsko delo in skupinskega klepeta. Aplikaciji Android in iOS sta uporabni za začetek ali beleženje napredka v glavnih komponentah projektov Teamwork Project, zato je podjetje nedavno za iOS aplikacijo uvedlo gumb Quick Add, da dodate nalogo, dogodek, mejnik, napišete sporočilo, se prijavite ali prenesete datoteka. V projektu lahko upravljate tudi člane skupine in statuse ter začnete klepet neposredno v aplikaciji z drugim uporabnikom. Ko ustvarite nalogo, jo lahko vedno hitro dodelite sebi, tako da povlecite desno. Obvezno konfigurirajte obvestila tako v sami aplikaciji za določene projekte kot tudi v nastavitvah pametnega telefona (da zagotovite, da boste prejemali samo potisna obvestila, ki jih želite).
7. Kavelj v razširitvah in integracijah
Skupinsko delo je dodalo kup koristnih integracij in razširitev, da bi izboljšali zmožnosti upravljanja projektov na mobilnikih in poenostavili stvari na namizju. Razširitev Mobile Share za projekte skupinskega dela za Android in iOS omogoča uporabnikom, da s preprostim prstom in hitrim nalaganjem delijo slike, datoteke PDF ali katero koli drugo vrsto datoteke v račun za skupinsko delo. Na voljo je tudi integracija iPhone z imenom Today, ki uporabnikom omogoča upravljanje z nalogami ali časom na kartici Today na zaklenjenem zaslonu iPhone.
Z razširitvijo brskalnika Google Chrome dodajte naloge, ustvarjate projekte, beležite čas in številne druge možnosti neposredno iz brskalnika, ne da bi uporabnik moral imeti odprte projekte timskega dela. Dodajte projekte skupinskega dela za Chrome iz spletne trgovine Chrome, da namestite razširitev in po prijavi odpre razširitveno okno, da dodate nov projekt, nalogo itd. Ko ustvarite nov element, brskalnik omogoča, da nastavite, kateri uporabnike, vrsto obvestil in visoko prednostno nalogo za določitev naloge. Skupinsko delo ponuja tudi dolg seznam drugih integracij drugih proizvajalcev, vključno z Xero in Zendesk.
