Video: How to Asana: Save time with templates | Tutorial (November 2024)
Ko gre za orodja za potek dela in produktivnost, Asana izstreli druge platforme za sodelovanje iz vode. Delovni tokovi so tisto, za kar je bila narejena Asana, in obvladovanje le-teh je prišlo do izbire uredništva, skupaj s pridobivanjem PCMaga, da ga uporablja interno kot naše orodje za potek dela. Vsak element in element oblikovanja je končni cilj vključevanja in organiziranja vseh vidikov projekta ali vsake naloge na uporabnikovi plošči v popolnoma pregledno izkušnjo.
Sedela sem z našim lastnim mojstrom Asana, katerega skrbništvo je razkrilo skrite trike in tehnike za upravljanje orodja za upravljanje delovnega toka s skoraj neomejeno močjo. Z veliko zadržanosti se je strinjal, da bo klical stran od zapletenega spleta navzkrižno indeksiranih opravil, podvrstev in daljnosežnega koledarja projektov, da bi delil nekaj nagelj modrosti delovnega toka. Mojster Asane se je odločil, da bo njegovo identiteto zasenčil v senci, pri čemer je za namene tega članka zahteval, da ga PCMag imenuje preprosto kot Sheev.
1. Objemite moč navzkrižne indeksiranja
Navzkrižno indeksiranje je razlika med uporabo Asane in obvladovanjem Asane. Sheev je to označil za najdragocenejšo platformo: zmožnost prečesanja posameznih nalog v več projektov, medtem ko je s to nalogo različno prikazoval informacije vsakemu uporabniku ali skupini, odvisno od tega, kje je indeksiran. Tudi navzkrižno indeksiranje naloge ne podvaja, zato uporaba le-te pomeni eno nalogo, ki je v različnih projektih 10-krat navzkrižno indeksirana, ne pa 10 enakih nalog na različnih mestih. Če želite opravilo navzkrižno indeksirati, s miško povlecite miško nad imenom naloge in prikaže se gumb plus. Kliknite ga in vnesite ime projekta.
Na ravni upravitelja si lahko skrbniki ogledajo projekt na visoki ravni, ki vsebuje seznam prepletenih opravil in podvsodkov, ki potekajo v skladu s svojo zasnovo delovnega toka. Ko naloga opravi, kot je bilo predvideno v enem zaključenem projektu, si lahko ogledajo, kako bi lahko to nalogo opravila v različnih skupinah, da bi dobili občutek produktivnosti (in se odločili, ali bi bilo mogoče to nalogo opraviti hitreje, če je dodeljena drug član skupine ali skupni projekt).
Lahko tudi navzkrižno indeksirate podvrste: odprite podnaslov, kliknite gumb za prelivanje v zgornjem levem kotu in izberite Dodaj projektu. Podnaslov se bo pojavil v določenem projektu ali projektih, vendar še vedno ohranja svoje mesto v svoji nadrejeni nalogi. Asana vam omogoča, da ustvarite neskončno število in raven opravil in podvrstov, medtem ko še vedno ostajate povezani s celotno zasnovo delovnega toka. Kot je pojasnil Šejev, razmišljanje o navzkrižnem indeksiranju v smislu matičnih nalog, ki se razvejajo navzven, ustvarja zasnovo, v kateri navzkrižno indeksiranje nalog na različne projekte in skupine daje temu delovnemu toku lastno življenje v vašem podjetju.
2. Ekipe in obvestila
Šejeva naslednja pamet Asana modrosti zadeva organizacijo ekipe. Pojasnil je, kako lahko uporabniki vzpostavijo skupinske pogovore in konfigurirajo obvestila, da ustvarijo organizacijsko kulturo okoli delovnih tokov. Na zavihku Team Conversations na nadzorni plošči Asana Sheev pravi, da čeprav osnovni klepet, ki temelji na @ omembi, deluje podobno kot Slack (tudi izbira uredništva za sodelovanje), Asana omogoča pošiljanje skupinskih objav, ki delujejo kot nit - na podlagi obvestil. Pogovori niso priloženi nalogam, vendar lahko uporabnike @menujete ali v njih sklicujete naloge, ki se nato pokažejo kot hiperpovezave. Asana sporočila so omejena po skupinah in zato niso tako primerna za projektni možganski vihar, kot funkcionalnost ekipe, ki jo boste našli na platformi, kot je Basecamp. Toda skupinska dovoljenja poskrbijo, da obvestila z informacijami o določenih nalogah gredo samo ustreznim uporabnikom.
Obvestila ekipe temeljijo na tem, kdo sledi določeni niti in uravnava, koliko informacij pride. Administratorji tudi nadzorujejo, koliko prepoznavnosti dajete drugim članom skupine pri različnih nalogah. Sporočila Asana se nanašajo samo na pogovore, medtem ko se obvestila nanašajo na naloge in projekte, vendar sta oba zdaj prikazana v novi mapi Asana Inbox. Dovoljenja za naloge in projekte lahko nastavite kot zasebna, zasebna za določeno skupino ali uporabniško skupino v skupini ali javna za tim ali večji organizacijski delovni prostor.
3. Z naprednim iskanjem ravnajte kot z zaznamki
Tako kot pri Slack-u je mogoče po vseh arhiviranih podatkih Asane iskati. Asana iskalna vrstica ponuja koristne privzete predloge, vključno z iskanjem dodeljenih nalog in opravil ali pogovorov, ki ste jih ustvarili ali spremljate. Resnično moč pa je mogoče najti na njegovih naprednih iskalnih poljih. Uporabnik Asane lahko iskanje zmanjša po določenih ključnih besedah, članu skupine, ki ji je bila dodeljena naloga ali pogovor, kateri projekti ali odseki organizacije pripadajo nalogi ali celo kdo morda sledi. Iščete lahko tudi do roka, ali je naloga popolna ali nepopolna, ali pa omejite iskanje na priloge, če iščete določeno datoteko. Tu je še daljši spustni seznam parametrov iskanja, vključno s podvrsti, posebnimi oznakami ali iskanjem po več projektih.
Sheev razlaga Asanove iskalne zmogljivosti kot nekakšno konzervirano iskanje menedžerjev. Vsako iskanje je mogoče hitro shraniti in se bo nato pri iskanju prikazalo v levi krmarju na levi strani (kot lahko dostopen zaznamek za dostop do informacij o opravilih, skupini, projektu ali datoteki, za katere vemo, da jih bodo potrebovali znova in znova). Rezultati iskanja bodo prikazani v osrednjem oknu. Kliknite zvezdico levo od naslova strani in shranjena bo v levo iskalno vrstico. Namesto da bi iskali svoje občutke, da bi si zapomnili te iste točne parametre, ko bodo naslednjič potrebovali točne podatke o projektu, so informacije na njihovi nadzorni plošči.
4. Nedodeljeni projekti = Orodja za duševno organizacijo
Naloge so lahko dodeljene v Asani, projekti pa ne morejo, čeprav lahko omejite, kdo vidi projekte. Preden ga delite, tega projekta ne more videti nihče, razen vas. Poleg uporabe Asanovega koledarskega pogleda za vključitev rokov opravil in projektov, Sheev predlaga, da se naloge ne zapišejo v zasebni projekt kot orodje za duševno organizacijo. Na seznam želja lahko zapišete na primer vsako prihajajočo nalogo, ki jo želite opraviti za naslednje leto, in te naloge posamezno za drugim indeksirate v javne projekte, ko se pojavijo v realnem času. To je način, da vse svoje naloge organizirate in delite z drugimi ekipami in oddelki, kot želite, in hkrati spremljate vse, kar delate. Tako lahko nadzirate, kdaj se uporabnik - na primer vaš upravitelj - pozanima o določeni nalogi, ki jo opravljate, namesto da to osebo preobremenite s potopom vaše prihajajoče dejavnosti.
5. Projekt "Stikalna postaja" imejte pri roki
Skupna raba med ekipami v Asani je lahko zahtevna, zato Sheev priporoča uporabo javno vidnega projekta kot medsektorskega seznama opravil, da se ves delovni prostor posodablja glede na to, kako delujejo različne ekipe. Ker se lahko oznake Asane nekoliko zapletejo, to pomeni javni projekt znotraj ekipe, katere vsi so člani. Medtem ko projekti napredujejo, lahko skrbniki dodelite različne naloge na seznamu različnim oddelkom ali uporabnikom. Tako vsi vedo, za kaj so odgovorni in katere skupine si delijo obremenitev za katero koli nalogo.
6. Predloge, varnostno kopiranje in vkrcanje
Ena izmed najnovejših lastnosti Asane je možnost kloniranja nalog med skupinami z dodeljevanjem kopij. Če preprosto kliknete desno od naloge in izberete Dodelitev kopiranja, lahko uporabniki Asane v bistvu ustvarijo predlogo iz te naloge, ne da bi uporabili podvojeni ukaz. Ko dodelite kopijo drugim članom skupine, vas samodejno dodate kot spremljevalca tudi pri tej nalogi, kar je naravni način zadrževanja managerjev v zanki. Kliknite polje Dodeli in nato v polju desno na ikono osebe. Nato vnesite več imen in naloga bo kopirana in dodeljena več ljudem.
Dober način za varnostno kopiranje podatkov o projektu pa je uporaba samega podvojenega ukaza. Asana vsebuje osnovni dnevnik sprememb na dnu naloge ali projekta, vendar je za delovni potek, ki ga spreminjajo več članov ali skupin, dobro uporabiti funkcijo kloniranja za ustvarjanje predloge v skritem projektu, če se kaj kritičnega izbriše ali prepisano. Vsaka stran v Asani ima tudi URL po meri, zato lahko preprosto zaklenete predlogo in jo daste v skupno rabo, če jo želite. Če želite nalogo ročno podvojiti, kliknite gumb Preliv v skrajnem levem kotu naloge in nato kliknite dvojnik. Izberete lahko vsa polja, ki jih želite podvajati v postopku.
Predloge so tudi dobro orodje za vkrcanje. Če ustvarite urejeno serijo predlog, lahko nov zaposleni ujame, kako uporabljati platformo in kakšen je njihov obremenitev s projektom, tako da se pomaknete po tem, kako izgleda postopek njihovega dela. V kombinaciji z interaktivnim ogledom, ki ga je Asana dodala v svoji najnovejši izdaji, klonirana naloga ali seznam projektov deluje kot nabor točk za hitrost hitrejšega pridobivanja novorojenčkov.
7. Večkratna dodelitev
Šejev najboljši trik za ohranjanje projektov, če se naloge ali skupine ustavijo, je, da še enkrat uporablja navzkrižno indeksiranje. To upraviteljem omogoča, da razdelijo projekt na več delov, vključno s podvrstemi, in premikajo stvari, da se projekt zadržuje - kar omogoča, da več skupin deluje vzporedno, ne da bi bili vezani na linearni napredek.
Asana ne sprejme prijaznega do nekoga, ki poskuša dodeliti nalogo več uporabnikom - na podlagi razmišljanja, da zmanjšuje odgovornost s širjenjem odgovornosti. Vendar ima Sheev trik, da to premaga. Ko gledate projekt, ki ga želite dodeliti več uporabnikom, lahko naloge dodelite sami in jih nato podvojite z dodatnimi nalogami ali podvrstemi, dodeljenimi različnim članom skupine. Gre za tehniko, ki bi jo Asana lahko označila za nenaravno, vendar lahko pomaga, da se zastareli projekt znova premakne z učinkovitejšo dodelitvijo delovne sile.
