6 skrivnih nasvetov za sveže knjige

Včasih je majhna podjetja in nove operacije lahko naletela na težave pri iskanju primerne programske platforme za mala podjetja, ki banke ni zlomila. Nič več. Današnja programska oprema ponuja množico odličnih rešitev, ki jih ponujamo v oblaku in so namenjene vsem manjšim podjetjem do poslovnih računovodskih platform. Tudi med to veliko prodajno pokrajino izstopa nekaj platform, za mala podjetja pa je ena takih Freshbooks.

Pri FreshBooks-u je veliko všeč, od njegovih vrhunskih stroškov in funkcij za sledenje časa do globokega finančnega poročanja in dolgega seznama dodatkov in integracij. Toda platforma vsebuje tudi številne skrite funkcije in možnosti za izboljšanje poslovnih in strankinih izkušenj. Sledi šest najkoristnejših nasvetov in trikov za poenostavitev izdajanja računov, izboljšanje oskrbe strank, procesiranje plačil in sledenje stroškov, tako da lahko kar najbolje izkoristite naložbe v FreshBooks podjetja.

1. Brezbolna plačila

Za samostojne podjetnike in lastnike malih in srednje velikih podjetij (zlasti malih in srednje velikih podjetij), zlasti v storitveni industriji, je lahko vzpostavljanje spletnih plačil in njihovo vključevanje v programsko opremo za obračunavanje zelo privlačno prizadevanje. Ena izmed stvari, ki se jih mnogi SMB ne zavedajo, je, da FreshBooks ponuja prenovljeno izkušnjo s plačili, posebej zasnovano za mala in srednja podjetja.

FreshBooks sprejema plačila s kreditno kartico kot tudi prek spletnih plačilnih prehodov, kot sta PayPal in programska oprema na prodajnem mestu (POS), vključno s storitvijo Stripe. Izkušnja s plačili FreshBooks podjetjem omogoča, da takoj sprejmejo plačila s kreditno kartico, stranke pa takoj plačujejo račune, samodejno uvozijo pristojbine za plačilne transakcije kot stroške za prihranek časa in vključujejo brezplačno funkcijo samodejnega zaračunavanja. Na strani Nov račun potrdite polje FreshBooks v razdelku Spletna plačila, ki, če je izbrano, omogoča poslovnim uporabnikom, da si ogledajo stanje plačila neposredno na nadzorni plošči računa; strankam omogoča tudi možnost plačila zdaj v e-poštnih sporočilih z računi, ki vodijo do strani za varno plačilo. Če vaše podjetje temelji na preprostih transakcijah brez zapletene strukture obračuna, potrdite plačilno polje FreshBooks in preskočite vse obrazce za nastavitev.

2. Zmanjševanje COGS

Za podjetja, ki temeljijo na storitvah, in spletna prodajalca na drobno ali spletna mesta za e-trgovino, ki beležijo veliko prodaje izdelkov, zagotovo ni več kritičnih računovodskih stroškov, kot jih je treba odšteti Stroški prodanega blaga (COGS) ali knjigovodska vrednost blaga, prodanega v določenem finančnem obdobju. Če morate v FreshBooks-u označiti odhodke ali dobiček in izgubo kot COGS, lahko to pomeni karkoli, od provizij za trgovske račune in blagovne znamke, kupljenih za stranke, do zalog ali storitev za fizični izdelek in stroškov pošiljanja naročila.

Če želite vse te premikajoče se COGS prepisati v FreshBooks, pojdite v razdelek »Dobiček in izguba« svojih stroškov in uredite kategorije odhodkov, da izberete, za katero vrsto stroškov spadajo stroški COGS. Možnosti vključujejo oglaševanje, izvajalce, ugodnosti zaposlenih, pisarniške stroške in poštnino, profesionalne storitve, potovanja in številne druge kategorije. Pod temi glavnimi kategorijami lahko ustvarite in preverite tudi podkategorije stroškov COGS. Dodajanje kategorije stroškov je tudi preprosto; na seznamu stroškov preprosto kliknite Uredi, odprite spustni meni Kategorija in v davčno prijaznem jeziku poimenujte novo kategorijo ali podkategorijo.

3. Odklenite službo za pomoč in upravljanje projektov

Platforma računovodstva v oblaku nikoli več ni samo platforma računovodstva v oblaku. Za vse FreshBooks, ki se lahko ukvarjajo z izdajanjem računov, sledenjem stroškov, finančnim poročanjem, davki in še več, vključuje tudi subtilno funkcionalnost za ustvarjanje in izpolnjevanje postavk, projektov in nalog ter vgrajen sistem za podporo strankam. Koristni trik, s katerim boste stvari organizirali in olajšali ocene in izdajanje računov, je določitev cenovnih postavk v FreshBooks-u. Tovrstna funkcija upravljanja projektov poenostavlja obračunske delovne procese z ustvarjanjem elementov in nalog, ki jih lahko vstavite neposredno v račun ali poročilo po fiksni vrednosti.

Če želite začeti izkoriščati službo za pomoč uporabnikom FreshBooks, preprosto pojdite na Nastavitve in dovoljenja ter omogočite nastavitve za upravljanje s strankami in upravljanje vstopnic. To omogoča poslovnim uporabnikom, da neposredno upravljajo vozovnice v FreshBooks-u in obravnavajo zahteve strank in vprašanja, ki izhajajo iz aplikacije - ne da bi se morali vtikati v ločeno platformo za pomoč uporabnikom.

4. Kako ohraniti vse sinhronizirano

Napake pri sinhronizaciji so temelj mnogih uporabnikov FreshBooks-a. Še posebej, če FreshBooks priklopite v druge aplikacije, lahko težave s sinhronizacijo pogosto povzročijo podvajanje podatkov ali izgubljene datoteke in stike, še posebej, če se vključite v knjigovodstvo. FreshBooks ima vrhunske zmogljivosti za sledenje časa in izdajanje računov, vendar, če prejmete drugo aplikacijo za vodenje knjig ali za neposredno povezovanje s spletnimi mesti za e-trgovino, kot sta Amazon ali eBay, spremembe ene aplikacije ne pomenijo vedno druge.

Čeprav v FreshBooksu ne morete storiti ničesar, kar bi preprečilo težave s sinhronizacijo v drugi aplikaciji, je najpreprostejši in najbolj celovit način pokrivanja baz ustvarjanje poročil o prihodkih in terjatvah v vsaki aplikaciji. Če navzkrižno sklicujete te vsote, skupaj z ustvarjanjem mesečnega kontrolnega seznama območij, ki ga boste lahko pregledali sami in svoje stranke, vam bo omogočil preprost način za zagotovitev, da se vsote ujemajo in ustvarijo odvečnost v primeru napake pri sinhronizaciji, ali gre za manjkajočo nepravilno prilagojen račun ali plačilna postavka, ki se ne sešteva.

5. Prilagodite, prilagodite, prilagodite

FreshBooks vključuje množico vgrajenih možnosti za prilagajanje, oblikovanje in predloge, ki jih veliko podjetij ne izkorišča v celoti. Vzemite si čas, da izboljšate in prilagodite svojo izkušnjo stranke. V možnostih nastavitve kliknite stran Barve in logotipi, da spremenite barvo menija v barvno shemo vašega podjetja in naložite logotip vašega podjetja. Stranka mora imeti občutek, kot da se prijavlja na spletno računovodsko spletno mesto vašega podjetja in ne na FreshBooks.

V Predlogah lahko izberete, kako izgledajo računi, in prilagodite naslov računa, ocene in naslove kreditov z možnostjo prikazati plačilno kartico za tiste stranke, ki tiskajo račune. Prav tako lahko prilagodite e-poštna sporočila, ki jih stranka prejme, ko pošlje račun, zato si vzemite čas za izdelavo predmeta zadeve po meri in e-poštnega sporočila.

Na koncu lahko na strani Različne nastavitve omogočite neposredne povezave z računi po e-pošti, določite, koliko vrstic želite prikazati na računu, počistite možnost blagovne znamke FreshBooks, da se znebite njihovih logotipov in barvne sheme v prid svojih, in dodajte druge zvončke in piščalke, na primer besedilo pod vašim logotipom in pojavna pozdravna sporočila, ko si stranke ogledajo svojo stran. FreshBooks ponuja bolj vizualno privlačno izkušnjo za stranke kot večina drugih spletnih računovodskih platform, zato ne zapravljajte mesečne naročnine, če le opraskate površino, kar lahko stori.

6. Naj bodo FreshBooks dosegli Deadbeats

Vsako podjetje ima svoj delež strank, ki svojih računov nikoli ne plačujejo pravočasno - ali morda sploh. To je težava za katero koli organizacijo, še posebej pa za mala podjetja in startupe, ki ne potrebujejo le svojega denarja pravočasno, morda tudi primanjkuje dodatnih sredstev za najem kreditnih birojev, da bi odgnali te mrtve ritme. Na srečo, če ste v tej situaciji, vas je FreshBook pokril. Preprosto kliknite na razdelek predloga e-poštnih sporočil in našli boste več priročnih predlog, ki jih lahko prilagodite, vključno z e-poštnim sporočilom s poznim plačilom, ki ga je mogoče samodejno začeti, če stranka zamuja ali pa si lahko v drugem urniku nastavite sami.