Zoho knjige in ocene

Zoho ni namensko podjetje za finančne storitve, kot je Intuit: Razvijalec zelo dobrih integriranih spletnih aplikacij za produktivnost. Od leta 2011 je ena od teh knjig Zoho Books, ki zbira orodja, ki izpolnjujejo levji delež računovodskih potreb malih podjetij. Uporabnost, fleksibilnost in globina Zoho Books v standardnih knjigovodskih območjih - prodaji in nakupih, sledenju časa in projektov ter upravljanju zalog - so enaka in včasih presegajo ponudbo konkurenčnih spletnih mest. Ponuja tudi več virov pomoči kot večina tekmecev, kar je kritično za računovodske rešitve. Zoho Books je med računovodskimi spletnimi mesti za mala podjetja odlična vrednost, čeprav so njegove integrirane plačne možnosti omejene.

Cene in načrti

Po 14-dnevnem brezplačnem preskusu pri Zoho Books se lahko naročite na Osnovni načrt za 9 USD na organizacijo na mesec, kar vas omeji na 50 stikov, enega uporabnika in računovodjo ter pet samodejnih delovnih tokov (več o tem pozneje). Podprte funkcije vključujejo račune, sledenje stroškov, projekte in časovnice. Standardni načrt (19 USD na organizacijo na mesec) vam omogoča večje omejitve za vse, kar je osnovno, in dodaja račune, prodajne kredite in oznake za poročanje. Professional (29 USD na organizacijo na mesec) poleg naročil, prodajnih naročil in sledenja zalog ponuja neomejene stike in uporabnike ter 10 avtomatiziranih delovnih tokov na modul.

Ta cena je na primer primerljiva z izbiro urednikov Intuit QuickBooks Online, ki za svoj preprost začetni načrt začne od 20 dolarjev na mesec. Naslednja stopnja je Essentials, ki za 35 dolarjev na mesec doda zmogljivosti za obračunavanje, več uporabnikov in časovno sledenje. Plan plus 60 USD na mesec ponuja popolno sledenje projektov in zalog. Sage Business Cloud Accounting se začne pri 25 USD na mesec. Začetni načrt ZipBooks je brezplačen, saj ponuja neomejene stike in izdajanje računov, en vir za banke in upravljanje prihodkov in odhodkov. Wave je tudi brezplačna za uporabo, čeprav zaračuna transakcijske pristojbine.

Odkar smo ga nazadnje pregledali, je Zoho Books vključil na desetine majhnih sprememb, ki izboljšujejo fleksibilnost in uporabnost, in nekaj večjih sprememb, kot so dodajanje plačilnih listov za Kalifornijo in Teksas, izvozne predloge, pregledovanje dokumentov, bližnjice na tipkovnici in postopek odobritve za transakcij.

Obstaja eno področje, kjer Zoho Books ne dosega ali presega standardnega, ki sta ga postavila Intuit QuickBooks Online in Xero, vendar je za nekatera podjetja ključnega pomena: Kot že omenjeno, je izplačilo plač na voljo samo za Kalifornijo in Teksas; New York je naslednji. Toda na vseh drugih področjih - evidenca stikov in predmetov, transakcije, upravljanje zalog in projektov, prilagodljivost, avtomatizacija in uporabniški vmesnik - spada med najboljše, kar smo pregledali.

Odlična namestitev, možnosti uvoza

Zoho Books v svojem postopku nastavitve ponuja najboljše iz obeh svetov. Po ustvarjanju računa vas spletna stran vodi skozi vrsto zaslonov (ZipBooks nima tega orodja), kar vam pomaga pri konfiguriranju osebnih nastavitev. Na vsaki strani vam pove, da lahko pozneje znova pregledate možnosti nastavitev.

Kot nekateri tekmovalci tudi Zoho Books razdeli vaše nastavitvene naloge v skupine povezanih opravil. Prvi na seznamu je profil podjetja, ki vključuje podrobnosti, kot so kontaktni podatki, davčna osnova in proračunsko leto. Prilagodljivost spletnega mesta postane očitna tudi na tej strani, ki je običajno zbirka dejstev, ki je razrezana in posušena: Določite lahko do pet polj po meri. Nato vnesete začetne bilance. In če mora več kot ena oseba uporabljati Zoho Books, jih lahko nastavite kot dodatne uporabnike, tako da jih dodelite enemu od več stopenj dostopa, ki jih je mogoče klonirati, nekatere pa lahko urediti.

Podatkov, ki jih ne morete uvoziti v knjige Zoho, je malo. Lahko prenesete vzorčne datoteke, da se prepričate, da je vaše preslikavo pravilno, in nato uvozite stike, zapise o artiklih in transakcije prodaje / nakupa v CSV-u in peščico drugih globalnih formatov (zadnja funkcija je edina za Zoho Books med računovodskimi storitvami malih podjetij. preizkušen).

Odličen uporabniški vmesnik, navigacija in pomoč

Nadzorna plošča Zoho Books ponuja več finančnih informacij kot Kashoo, vendar ni tako interaktivna kot Xerova. Kratkoročne in zapadle terjatve / obveznosti in denarni tok so prikazane na vrhu v številkah in grafih. Spodaj je prilagodljiv grafikon, ki primerja prihodke in odhodke ter računovodstvo vaših največjih stroškov. Stanje projekta in stanje na računih s povezavami do registrov transakcij zaokrožita podatke na zaslonu.

Uporabniški vmesnik Zoho Books je izjemno čist, privlačen in lahko razumljiv. V levem navpičnem podoknu so prikazane navigacijske povezave do funkcionalnih področij Zoho Books: nadzorna plošča, stiki, predmeti, bančništvo, prodaja, nakupi, računovodja, obrazec in poročila (in zdaj plačilna lista). Nekateri vas popeljejo naravnost na delovni zaslon, medtem ko drugi prikazujejo podmeni možnosti. Učinkovita kombinacija gumbov, spustnih seznamov, polj v poljih in potrditvenih polj naredi jasne možnosti navigacije in vnosa podatkov.

Kliknite ikono majhnega zobnika v zgornjem desnem kotu in odpre se meni, v katerem so prikazane povezave do nastavitvenih strani za številne funkcije. Sem spadajo valute, davki, predloge, opomniki in avtomatizacija. Obstaja tudi povezava do strani, na kateri so navedene vse vgrajene integracije, ki jih ima Zoho Books z drugimi aplikacijami (poleg lastnih Zoho CRM, Zoho Expenses in drugimi), kot so Office 365, Outlook, Avalara, Slack in Square.

Pred začetkom finančnega poslovanja boste želeli klikniti tudi povezavo do nastavitev storitve. Med drugim lahko izklopite nekaj bolj naprednih modulov, določite nastavitve portala za odjemalce (nenavadno na tej ravni izdelka), ustvarite več polj po meri za skoraj vse vrste zapisov in transakcij ter določite nastavitve za dobavnice in liste za pakiranje (dveh orodij ni mogoče najti na spletnih mestih konkurentov).

Povezava do virov pomoči se prikaže tudi v zgornjem desnem delu zaslona. Številna navodila za pomoč (FAQ, dokumentacija, skupnost) Zoho Books so konkurenčna tistim v Xero, ki imajo najboljše možnosti za podporo, kar sem jih videl. S strokovnjaki se lahko obrnete tudi prek klepeta, telefona in e-pošte. Upoštevajte pa, da Zoho Books nima na voljo skoraj mreže strokovnjakov, ki jih je QuickBooks ustvaril v več kot četrt stoletja, odkar je prvič izšel. Kljub temu je njegov izdelek ugleden za izdelek, ki je izšel šele leta 2011.

Impresivni zapisi

Zoho je sestavil nabor predlog za snemanje, obrazce za transakcije in poročila, ki navdušujejo. Upoštevajte pa, da imajo QuickBooks še vedno prednost, ko gre za poročanje o prilagodljivosti.

Stiki so lahko kupci ali prodajalci ali oboje. Na vrhu vsakega zapisa vnesete svoje primarne kontaktne podatke, nato pa se premaknete navzdol v zavihek spodaj, ki vam omogoča preklapljanje med davčnimi in plačilnimi podatki, naslovom, kontaktnimi osebami, polji po meri, oznakami poročanja in pripombami. Nobeno drugo spletno mesto za računovodstvo malih podjetij, ki smo si ga ogledali, ne omogoča ustvarjanja do 10 polj po meri za zapise in nobeno od njih ne podpira tako temeljitih profilov za stike.

Ko sestavite nekaj zapisov o stikih, si jih lahko ogledate v oknu, ki je, še enkrat, boljše od tekmecev Zoho Books. Na privzetem zaslonu so prikazane ključne kontaktne informacije ter številke in grafi za terjatve / obveznosti in prihodke / odhodke - vrsta mini nadzorne plošče za vsakega kupca. Kliknite zavihek Transakcije in dobite seznam vseh transakcij s tem stikom in status za vsako. Kartica Zadnje dejavnosti odpre neke vrste revizijsko sled trenutnega stika.

Zmožnosti upravljanja zalog prav tako presegajo konkurenco. Zapisi o predmetih vsebujejo standardna polja (opis prodaje in nakupa, stopnje in računi), lahko pa ustvarite in uporabite merske enote. Če navedete, da želite slediti zalogom, lahko izpolnite polja za odpiranje zalog, stopnjo odpiranja zalog na enoto, točko naročila in želenega prodajalca. Računi prikazujejo številko, ki je na voljo ob vnosu predmeta. Tu lahko enostavno nastavite cenike in prilagodite ravni zalog. Nobeno drugo računovodsko mesto za mala podjetja ne ponuja te globine sledenja zalog, zlasti z lahkoto, ki jo opravlja Zoho Books.

Transakcijski obrazci in še več

Zoho Books ponuja več vrst transakcij in večjo prilagodljivost znotraj samih obrazcev kot kateri koli drug izdelek. Poleg standardnih prodajnih obrazcev, ki jih konkurenti podpirajo, vključuje račune za shranjevanje, dobavnice in liste za pakiranje. Računi poleg popustov in davka na promet vsebujejo polja za stroške pošiljanja in prilagoditve. Nakupne transakcije - odhodki, računi, naročila itd. - so podobno podrobni in prilagodljivi. Tako kot zapisi lahko tudi obrazci za transakcije vsebujejo do 10 polj po meri, kar je edinstveno za Zoho Books.

Nihče drug na tej ravni rešitev ne ponuja avtomatiziranih delovnih procesov, kot to počne Zoho Books. To orodje ima nekaj krivulje učenja - v resnici je dokaj zapleteno, razen če prej niste delali formul z več segmenti -, vendar je lahko zelo koristno. Lahko na primer določite, da želite, da vodja prodaje prejme opozorilo po e-pošti, ko se ocenjeni znesek spremeni za več kot 250 dolarjev. To je preprost primer - lahko ustvarite formule s še več pogoji in rezultati.

Zoho Books je od lanskega leta dodal funkcijo, ki je običajno ni mogoče najti na spletnih mestih za računovodstvo malih podjetij - možnost, da zahteva odobritve za prodajne in nakupne transakcije. Ko je to vklopljeno v nastavitvah, lahko samo skrbnik (ali nekdo, ki ga imenuje skrbnik), odobri transakcije, kot so računi in naročila.

Novo leto je tudi upravljanje z dokumenti. Skenirajte dokumente, kot so računi in potrdila o odhodkih ter jih pošljite po e-pošti ali jih prenesite v Zoho Books. Spletno mesto nato prebere datum, ime trgovca, znesek in kategorijo odhodkov (potem, ko Zoho Books prepozna vzorec za kategorizacijo ali preprosto samodejno "ve") in vnese te podatke v transakcijske obrazce; dokončate ostalo. Pet preiskav na mesec je vključenih v vašo naročnino, vendar lahko kupite več. Noben drug izdelek na tej ravni ne ponuja take funkcije.

Vodenje projektov v Zoho Booksu je bolj sposobno kot drugi v tej skupini, z izjemo Kashooja. Strankam lahko dodelite projekte in izbirate med štirimi vrstami obračunskih stopenj (fiksni stroški na podlagi ur opravil) in jim nato dodelite uporabnike in naloge. Časovne zapise lahko posnamete tudi posamično in jih lahko obračunate ali vnesete ure, ki jih delate v obliki preglednice. Manj računovodstva nima te funkcije, čeprav je QuickBooks na spletu dokaj sposoben.

Mala podjetja običajno sodelujejo z računovodjo, da nadgradijo iz aplikacije za majhna podjetja v srednji razred, zato so pomembne izvozne zmogljivosti. Knjige Zoho Books in QuickBooks na spletu imajo med drugim tudi te.

Dobra mobilna izkušnja

Zoho Books prikazuje toliko odličnosti v svoji aplikaciji iPhone in aplikaciji Android kot v različici, ki temelji na brskalniku. Na primer, zapisi o stikih, ki so v brskalniški različici precej robustni, so v mobilni aplikaciji izjemno dobro izvedeni. Odprite ga in takoj boste videli kontaktne podatke ter stanje terjatev / obveznosti. Ikone na tem zaslonu omogočajo klicanje, pošiljanje e-pošte ali pošiljanje stikov, medtem ko vas druga ikona vodi do povezav za ustvarjanje novih transakcij, sprejemanje plačil in več.

Druga orodja so tako globoka, kot so podatki o izdelku, plačilo računov, sledenje časa, poročila in projekti. Pravzaprav bi verjetno lahko svoje podjetje vodili iz telefona, če je potrebno - aplikacije so tako obsežne. Različice za iPhone in Android imajo različne navigacijske sisteme, vendar ponujajo podoben nabor orodij. Aplikacija iPhone uporablja orodno vrstico na dnu zaslona, ​​medtem ko Android deluje iz navpičnega menija; oboje je precej učinkovito in privlačno.

Odlična vrednost

Zoho Books ustreza najrazličnejšim poslovnim potrebam. Z lahkoto lahko uporabite tisto, kar potrebujete, ne da bi vam postale bolj napredne funkcije. Nima prilagajanja poročil ali razvejane mreže svetovalcev, kot to počne urednik QuickBooks Online, niti ne ponuja celovitih možnosti plač, ki jih imajo konkurenti. Storitev ponuja več edinstvenih funkcij, ki jih konkurenti ne najdemo, na primer transakcijska polja po meri, uvoz CSV-ja in avtomatizirani delovni tokovi. Kljub temu, kar Zoho Books počne, to počne zelo dobro. Če imate na trgu novo računovodsko rešitev in že imate storitev plač, s katero ste zadovoljni, je Zoho Books dobro razmisliti.