Xero pregled in ocena

Xero se odlikuje kot računovodsko mesto za majhna podjetja. Za splet je bil zgrajen od začetka in podpira vse pomembnejše finančne elemente, ki jih pričakujete v računovodski rešitvi z dvojnim vnosom: prodajo, nakupe, zaloge in plačilne liste (v večini držav). Ustvarite lahko zapise za stranke, dobavitelje, zaposlene in predmete; in jih lahko uporabite v običajnih prilagodljivih transakcijah, kot so računi, naročila in ponudbe. Xero vam omogoča upravljanje osnovnih sredstev - nekaj, kar konkurenti ne počnejo. Xero je v zadnjem letu dodal tudi številne nove funkcije, vključno z upravljanjem stroškov, integracijo z dodatnimi plačilnimi procesorji in finančnimi institucijami ter izboljšavami svoje iOS aplikacije.

Podjetje ponuja tri ravni cen, ki se začnejo po 30-dnevnem brezplačnem preizkusu. Xero Early (9 USD na mesec) ima mesečne omejitve za pet računov in ponudb, pet računov in poravnavo za 20 bančnih transakcij, vendar ne podpira plačil. Xero Growing (30 USD na mesec) dodaja neomejeno funkcijo zaračunavanja in izdajanja računov, ponudb in računov; podpira tudi plače za do pet ljudi. Xero Established (60 USD na mesec) je edina različica, ki ponuja več valutne podpore. Ponuja tudi plače za do 10 zaposlenih. Xero je veliko bolj dostopna rešitev kot QuickBooks Online, ki se začne pri 20 USD na mesec.

Zgodnje dejavnosti

Če uporabljate drugo računovodsko rešitev (ali Microsoft Excel), ste morda že ustvarili veliko računovodskih podatkov na spletu. Xero z orodjem za direktno pretvorbo olajša uvoz zapisov, transakcij in nekaterih drugih podatkov iz QuickBooks Online. Če imate datoteke že nastavljene v obliki CSV ali TXT (stiki, predmeti zalog, računi ipd.), Jih lahko uvozite tudi v Xero.

Če začnete s Xero na novo, potem dobite minimalno pomoč pri namestitvi, kar je danes precej značilno za spletno računovodstvo za mala podjetja (Sage 50cloud je izjema). Xerov videoposnetek za pomoč predlaga, da skočite noter in ustvarite račun, kar je en pristop. Počutili se boste, kot da dejansko nekaj hitro dokončate (priporočamo, da najprej začnete sodelovati z Demo Company, preden začnete vnašati lastne podatke v živo). Transakcije so lažje, ko vnesete nekaj zapisov o stikih in izdelkih in opravite začetni vnos in konfiguracijo podatkov, vključno z nastavitvami organizacije.

Nekatera računovodska spletna mesta, kot je Kashoo, začnejo premikati nastavitve na povezane zaslone na spletnem mestu, namesto da bi jih postavili na en več delni zaslon ali niz zaslonov. To počne tudi Xero, kar se zdi pametna praksa. Grozljivo je, da se vse te možnosti naenkrat lotite.

Videz in navigacija

Xero in QuickBooks Online imata zelo različen videz. Če se QuickBooks Online razširi po celotnem zaslonu in uporablja velike pisave in grafiko, je Xero kompaktnejši, saj na nekaterih straneh zasede le sredino zaslona. Vsak na svojih domačih straneh ali nadzornih ploščah na različne načine predstavi ključne finančne podatke in povezave do povezanih dejavnosti. Oba sta učinkovita, vendar imam raje Xerov pristop. Spletno mesto prikazuje stanja in stroške računov; številke in grafi, ki predstavljajo neporavnane račune in neplačane račune; in seznam za spremljanje računa. Skoraj vse na nadzorni plošči je povezava, ki vas lahko pripelje do povezanih strani in dejanj.

Vsak računovodski izdelek, ki smo ga pregledali, ima svoj navigacijski sistem in še nismo videli takšnega, ki ne deluje. V Xero-ju zavihki potekajo vodoravno čez vrh, kar spletno mesto deli na logične, funkcionalne skupine: nadzorna plošča, računi, izplačilne liste, poročila, svetovalec, stiki in nastavitve. V območju Računi boste porabili večino svojega dnevnega delovnega časa. Ta meni se odpre za več podfunkcij, kot so bančni računi, prodaja, nakupi in zaloga. Tu so tudi orodja za osnovna sredstva.

Ko se podrobneje seznanite s prodajo, Xero uporablja standardne konvencije sistema Windows za vnos podatkov in navigacijo. Štirje gumbi na vrhu odprta orodja za ustvarjanje prodajnih transakcij, pošiljanje izjav, uvoz računov za prodajo in iskanje določenih računov in ponudb. Spodaj so podatki o vaših računih. Z velikimi gumbi so prikazani število in dolarjev računov v obliki osnutka, tisti, ki čakajo na odobritev in plačilo, in vaše zamude pri prodajnih transakcijah. Navodi delujejo na enak način: na prvi pogled lahko vidite, kateri so v obliki osnutka, poslani, sprejeti in potekli. Nekatera druga spletna mesta delujejo podobno, zato je na prvi pogled enostavno videti stanje obrazcev.

V razdelku Računi kliknite Osnutek in odpre se novo okno s tabelo povezanih transakcij. Označite lahko enega ali več vnosov in kliknete gumbe, ki jih želite poslati v odobritev, odobriti, izbrisati, natisniti ali poslati e-pošto. Xero opravlja odlično delo z zagotavljanjem različnih pogledov na vaše finančne podatke in navigacijska orodja, potrebna za delo z njimi.

Kdo ima takrat najboljši in najučinkovitejši uporabniški vmesnik? To je subjektivni klic. Nekateri uporabniki bodo raje Xerove neumnosti, ekonomičen pristop. Drugim je bolj všeč prostoren, estetsko prijeten videz QuickBooks Online in Zoho Books.

Vodenje zapisov

Drugo področje, na katerem boste opravili veliko dela, predvsem na začetku, so Stiki. Tukaj ustvarite zapise za svoje stranke in dobavitelje, ki vsebujejo tako kontaktne podatke kot temeljite finančne podatke. Vključujejo polja za določitev številnih privzetih nastavitev za vsak stik, kot so davek, račun (prodaja ali nakup), popusti, valuta in teme računov. V nasprotju s tem zapisi strank in prodajalcev QuickBooks Online vsebujejo polja za različen niz privzetih nastavitev: želeni način plačila in dostave, pogoji ipd. Ko ustvarite stik, Xero prikaže izjemen posnetek zaslona, ​​ki vključuje zgodovinsko dejavnost in e-poštna sporočila, čakajočo dejavnost ter povezavo do povezanih transakcijskih obrazcev.

Xero ponuja tudi podrobne predloge za zapise izdelkov in storitev vašega podjetja, ki vsebujejo polja za informacije (cena, račun, opis in podobno) o izdelkih, ki jih kupujete in prodajate. Kliknite polje pred novim poljem Spremljam to postavko in Xero vas prosi, da izberete svoj račun zalog, nato pa v ozadju začne slediti zaloge. Uvoziš lahko otvoritvene bilance zalog ali jih vneseš ročno, čeprav ne tako enostavno kot v WorkingPoint. Prilagoditve nivoja zalog so v Xeroju precej preproste. Na splošno so funkcije upravljanja zalog na spletnem mestu enake tistim QuickBooks Online, vendar niso tako napredne kot funkcije Zoho Books.

Transakcijski obrazci in novi stroški

Če ste ustvarili dobro ponudbo zapisov o stikih in izdelkih / storitvah, je ustvarjanje transakcij v Xero preprost postopek. Spletno mesto ponuja predloge za skoraj vse vrste transakcij, ki bi jih potrebovalo majhno podjetje: račune in ponavljajoče račune, citate, račune (ki jih lahko zdaj pošljete v Xero v obliki PDF), naročila in dobropise. Vsako vsebuje polja, za katere pričakujete, da jih boste potrebovali v teh obrazcih, in dovoljena raven podrobnosti (vključno s popustom, regijo in statusom davka na promet) je primerljiva s ponudbo konkurentov.

Xero smo pregledali ravno takrat, ko je podjetje prehajalo na povsem nov sistem sledenja stroškov na spletu in mobilnih napravah. Novi Xero Expense zagotavlja boljšo uporabniško izkušnjo in izboljšano funkcionalnost, zlasti v svojih mobilnih aplikacijah. Končno lahko fotografirate potrdila in Xero pustite, da v obrazce o stroških vnesejo ustrezne podatke. Nova funkcija omogoča obračunavanje stroškov strankam ali delovnim mestom in ponuja vpogledne razčlenitve, kdo je porabil. Predložite lahko tudi potrdila, ki uporabljajo tuje valute.

Xero izjemno dobro obračuna davke na prodajo. Za razliko od številnih drugih prodajalcev lahko v meniju Nastavitve vklopite Tax Lookup in aplikacija bo potegnila pravilno stopnjo glede na fizično lokacijo stranke. Xero dobiva te stopnje od Avalare, enega največjih prodajalcev podatkov o davku na promet, zato je natančnost zagotovljena. Spletno mesto ponuja tudi dve poročili o prometnem davku: Povzetek davka na promet in Poročilo o reviziji davka na promet.

Xero nima orodja za obračun časa za posamezne aktivnosti Najdeno v ZipBooks in ne spremlja stroškov po projektih, kot to počne Kashoo. Toda obe funkciji delujeta in ju je mogoče predogledati. Spletno mesto je od lanskega leta dodalo nov zavihek za navigacijo: Projekti, katerih meni vsebuje tako upravljanje projektov kot časovne vnose. Projekti so vključeni v Vzpostavljeni načrt.

Xero Inovacije

Do poletja 2019 boste morda opazili še nekaj revolucionarnih izboljšav za Xero. Podjetje sodeluje s strojnim učenjem (ML) in umetno inteligenco (AI), da na spletno mesto doda več avtomatiziranih procesov, pa tudi boljšo povezanost s povezanimi finančnimi mesti.

Medtem Xero oblikuje tisto, kar je že bilo sposobno, inovativno računovodsko spletno mesto. Na primer, spletne prodajne transakcije na spletnem mestu omogočajo sprotno komunikacijo in izmenjavo podatkov med vami in vašimi strankami. Tekmovalci v tem razredu ne ponujajo primerljive lastnosti. Pametni seznami podpirajo prefinjena iskanja. Kategorije za sledenje v Xeroju so podobne funkciji Class v QuickBooks Online, saj obe omogočata dodelitev kategorij računovodskim transakcijam.

Xero je že pred našim pregledom že dodal napredno prilagodljivost svojim predlogam poročil. Letos boste videli več novih poročil, vključno s podrobnostmi o odškodnini (na plačilnih listih), povzetku računov za plačilo in neporavnanih stroških. Zdaj izplačane plače podpirajo 37 držav (čeprav ne ponujajo vseh elektronskih vložitev davkov na plače), njegova stabilna poročila pa so izjemna.

Integrirane aplikacije, pomoč, mobilne naprave

Xero je zgradil nekaj finančnega ekosistema. Tesno sodeluje z nekaterimi najboljšimi ponudniki aplikacij, da se integrira z lastnimi računovodskimi orodji. To lahko pomaga rastočim podjetjem, da razširijo funkcije podjetja Xero na določenih področjih. Spletno mesto in njegova svetovalna mreža še naprej hitro rasteta. QuickBooks Online ima tudi na stotine dodatnih programov za dodatne izdelke v številnih finančnih in drugih kategorijah produktivnosti, vendar teh izdelkov Zoho Books primanjkuje.

Podpora je ključnega pomena za uporabnike spletnih strani za računovodstvo za mala podjetja. Ti posamezniki s spletno knjigovodstvom pogosto začnejo z malo ali nič izkušenj. Xero ima svetovno mrežo svetovalcev, ki so strokovnjaki na tem mestu in lahko delajo z majhnimi podjetji. Spletna dokumentacija spletnega mesta je izjemna in ponuja podrobna navodila za funkcije izdelka. Razen če ne sodelujete s svetovalcem, je vaša edina možnost za odgovore na vprašanja prek e-pošte. To se lahko sliši v redu - vse dokler ne boste imeli nujnih težav. Zoho Books dopolnjuje svojo e-pošto s datotekami za telefon, klepet in spletno pomoč.

Xero ponuja tako aplikacijo za Android kot aplikacijo za iPhone, vendar imata načine, kako se ujemati s spletnimi mesti, kot sta QuickBooks Online in Zoho Books. Začenši z nadzorno ploščo, ki navaja samo stanja na računih, vsote za prodajo in nakupe ter grafikon gotovine / izpisa, je vsak element Xerovih aplikacij skrajšana različica tega, kar je na voljo na spletnem mestu. V orodni vrstici kliknite ikono "Prodaja" in si lahko ogledate obstoječe račune in ponudbe ter ustvarite nove. S klikom na ikono "Nakupi" imate možnost ogledati in plačevati račune ter ustvariti potrdila ročno. (Če želite fotografirati prejemke, morate prenesti ločeno aplikacijo Xero Expense.) Vaš seznam strank in prodajalcev je tam, vendar vsebuje le osnovne kontaktne podatke; to je to. Brskalnik Xero je tako popoln, da smo razočarani, ker večine te funkcije ni bilo na voljo na daljavo.

Hiter razvoj

Xero je začel svoje življenje na Novi Zelandiji, vendar je hitro narasel, odkar je pred nekaj leti vstopil na ameriški trg. Zaradi uporabnosti, lastnosti, razširljivosti in mreže svetovalcev je danes eno najboljših spletnih strani za računovodstvo za mala podjetja. Vendar pa je QuickBooks Online imel več časa, da preraste v bolj celovito, razširljivo in racionalizirano računovodsko spletno mesto, vendar ohrani nagrado izbire urednikov.