Pregled in ocena Trello

Spletna orodja za sodelovanje in komunikacijo so zelo različna. Nekateri, na primer Jira, so priljubljeni med razvijalci programske opreme, ki morda uporabljajo prilagodljiv ali pravočasen slog dela. Trello uporablja drugačen pristop in namesto tega uporablja metodo dela v stilu kanban, ki je zelo vizualna. Trello je spletni delovni prostor za sodelovanje, ki se uporablja za upravljanje vseh vrst dela, ne glede na to, ali gre za poslovne projekte ali osebna opravila. Deluje dokaj preprosto, z možnostmi povleci in spusti in intuitivnim vmesnikom. Če razmišljate, da bi ga uporabili za resnično upravljanje projektov, pa upoštevajte, da mu primanjkuje takšnih osnov upravljanja projektov, kot so Ganttovi grafikoni, komponente za sledenje času in orodja za poročanje. Te funkcije lahko dodate prek integracij aplikacij in vtičnikov, vendar privzeto niso vključene, ko se prijavite v Trello ali plačate za premijski račun. Trello je privlačen in zabaven ter je zelo dobra rešitev za sodelovanje pri določenih vrstah dela in skupin. Če ugotovite, ali je to primerno za vašo ekipo, lahko pride do nekaj poskusov in napak.

Cena in načrti

Trello ponuja štiri ravni storitev: brezplačen račun, plus tri različice plačanih računov, imenovane Gold, Business Class in Enterprise.

Brezplačni račun vam omogoča veliko preizkušanja brez prevelikih omejitev. Ustvarite in upravljate lahko toliko plošč, seznamov in kartic ter priložite datoteke velikosti do 10 MB. Število ljudi, ki se lahko tudi pridružijo vašemu računu, ni omejitev. Omejitve so, da na krovu dobite samo en Power-Up ali integracijo. Power-Ups vključujejo Salesforce, Join.me (za videokonference), Slack, Zendesk, Github in tako naprej. Celoten seznam Trello Power-Ups je na spletu.

Poleg te ene integracije se lahko povežete s tremi različnimi storitvami za shranjevanje v oblaku: Google Drive, Box in Dropbox. Z brezplačnim računom dobite samo osnovne funkcije s temi storitvami za shranjevanje, kar pomeni, da lahko dodate povezave do datotek na svojih karticah Trello. Če se odločite, da boste eno od teh storitev za shranjevanje naredili za Power-Up, potem boste dobili nekaj dodatnih funkcij. V primeru Google Drive si lahko datoteke ogledate neposredno iz Trella in celo ustvarite nove dokumente neposredno iz aplikacije Trello.

Za 5 USD na mesec ali 45 USD na leto lahko brezplačni račun Trello nadgradite na Gold račun. Dve resni prednosti imata zlati račun. Najprej se največja velikost datoteke za priloge poveča na 250 MB. Drugič, prejmete tri porabe moči (integracije) na plošči namesto samo enega. Druge ugodnosti, kot so na primer emojiji po meri in več nalepk, so bolj kot nakupi v aplikacijah za videoigre kot povečanje produktivnosti.

Računi poslovnega razreda in podjetja so drugačna zgodba. Glavna razlika med njimi in brezplačnim računom zlata je v tem, da imajo najvišji nivoji skrbniški nadzor.

Trello Business Class stane 119, 88 USD na uporabnika na leto, kar znaša 9, 99 USD na osebo na mesec. To je dvojno, kot je bilo nekoč. S to raven računa dobite neomejeno porabo energije, največjo dovoljeno velikost datoteke 250 MB in številne možnosti prilagajanja. Skrbnik računa v poslovnem razredu lahko določi, kateri uporabniki lahko ustvarijo plošče in s kakšnimi stopnjami dovoljenj - vse od javnih plošč do zasebnih plošč do odborov, ki so vidni samo tistim v organizaciji. Trello Business Class vam omogoča tudi, da povabite ljudi, da imajo dostop samo do bralnih odborov, s čimer lahko varno delite ustrezne informacije z zunanjimi sodelavci. Lahko izključite račune ljudi, ki so zapustili organizacijo, ne da bi izbrisali tudi vse svoje pretekle podatke. Poslovni računi se lahko vključijo tudi v Google Apps.

Podjetje Trello Enterprise, ki uporablja cene po meri, je namenjeno organizacijam z več kot 100 ljudmi. Na računu Enterprise je vse, kar je v računu poslovnega razreda, vendar s telefonsko podporo, namenskim stikom pri Trello in poenostavljenim zaračunavanjem. Za več podrobnosti glejte stran podjetja Trello's Enterprise.

Včasih je bil Trello dokaj poceni, zlasti za ekipe, stare manj kot 15 ljudi, a kot sem že omenil, se je cena od leta 2015 podvojila. Zdaj so stroški Trella bolj v skladu z drugimi aplikacijami za produktivnost poslovanja, vključno z namenskimi aplikacijami za upravljanje projektov, ki ponujajo malo več. Seveda orodja za sodelovanje v stilu kanbana, kot so Trello in prave aplikacije za upravljanje projektov, niso isto, zato to ni primerjava med jabolki in jabolki.

Kljub temu je dobro vedeti, koliko stane programska oprema v isti splošni kategoriji, da bi dobili občutek, kaj je dobro in kaj ne. Dve najljubši platformi za upravljanje projektov PCMag, Zoho Projects in Projekti timskega dela, imajo izjemno privlačne cene. Projekti za timsko delo zaračunajo 49 ameriških dolarjev mesečnega načrta (pavšalna pristojbina) za neomejene uporabnike in ta načrt vključuje podporo do 40 projektov z 20 GB prostora za shranjevanje. Vključuje tudi interaktivne (Gangtove) grafične karte in orodja za sledenje mejnikov - vse stvari, ki jih pričakujete od stroge aplikacije za upravljanje projektov. Podoben paket Zoho Projects stane 50 dolarjev na mesec za 50 projektov in 100 GB prostora za shranjevanje.

Mnoge druge aplikacije za upravljanje projektov zaračunavajo na uporabnika na mesec. LiquidPlanner, na primer, začne s precej višjimi 29 dolarji na uporabnika na mesec (in ima deset uporabnikov najmanj), vendar ima obsežna orodja za poročanje in obračunavanje. Comindware Project, tradicionalna storitev upravljanja projektov z nekoliko skromnejšimi zmožnostmi, se izkaže za enako ceno kot v poslovnem razredu Trello: 9, 99 USD na uporabnika na mesec.

Uvod v Trello

Trello in druge aplikacije kanban namesto strukture, ki temelji na časovni premici, opažene v aplikacijah za upravljanje projektov, ki iščejo projekte, naloge in mejnike, uporabljajo plošče, sezname in kartice. Upravljanje projektov je zasnovano za projekte, ki imajo končen končni datum in doseg, medtem ko so kanban plošče zasnovane tako, da pomagajo ekipam pri upravljanju različnih vrst dela in ne nujno končnih projektov.

Pomaga, da imam zgled, in zagotovil bom zelo osnovnega. Predstavljajte si, da imate kanban tablo za družinski seznam opravkov. Lahko si predstavljate kot plakatno desko z lepljivimi opombami. Obstajajo trije stolpci (Trello jih imenuje sezname) z oznako Naredi, storiti in Končano. V prvi stolpec opravila družinski člani postavijo kartice z nalogo, ki jo je treba opraviti. Recimo tudi, da se je družina odločila, da je vsaka oseba odgovorna za največ tri naloge hkrati. (To je značilno pravilo v stilu kanbana - uporabnikom pomaga, da se osredotočijo.) Družinski člani izbirajo naloge, ki jih bodo opravljali ali jim bodo dodeljeni, napišejo svoje ime na ustrezne kartice in jih premaknejo v stolpec Doing. Ko je naloga končana, jo odgovorna oseba premakne v stolpec Končano.

Iz primera lahko dobite dve glavni prednosti kanbana. Eno je, da zasnova in pravila delovanja omejujejo, koliko dela lahko imajo ljudje na svojih krožnikih naenkrat, da se ne bi preobremenili. Drugo je, da ima vsakdo vidnost v stanju dela, ki ga mora opraviti organizacija (v tem primeru družina). To omogoča tako odgovornost kot tudi možnost pomoči drugim članom skupine, ki zaostajajo.

Karte v Trellu imajo lahko na njih veliko podrobnosti. Poleg naloge in imena prejemnika lahko kartica vsebuje seznam podzdaj, datum zapadlosti, podroben opis, hiperpovezave, priloge in drugo.

Interaktivnost

Trello je interaktivna spletna aplikacija z zelo dobrimi možnostmi povleci in spusti. Če želite na primer naložiti slike ali priložiti PDF na kartico, jih lahko izberete iz računalnika in povlečete desno na kartico. Naložijo se v samo nekaj sekundah. Naložite lahko tudi iz storitve Google Drive, Box, Dropbox ali URL. Všeč mi je, da Trello vzame vsa naložena vizualna sredstva in eno od njih doda kot naslovno sliko na svojo kartico, tako da lahko nalogo preprosto prepoznate vsakič, ko pogledate tablo.

Medtem ko lahko nekomu dodelite kartico in določite rok, ne boste našli naprednejših funkcij upravljanja projektov, kot je ocenjevanje najboljših in najslabših scenarijev, koliko časa lahko traja naloga. Zdi se mi tudi nenavadno, da kartic ni mogoče odključiti kot dokončane, čeprav imajo lahko rok, ampak morda jih poskušam preusmeriti v naloge, kadar jih ni. Kljub temu lahko arhivirate kartice, ko končate z njimi.

Trello vam omogoča, da karticam dodate barvne nalepke, vendar sem kljub velikim upanjem ugotovil, da gre za opuščanje. Vsaka nalepka mora biti barvno označena, kar pomeni, da vam bo po 10 ali 12. zmanjkalo zlahka prepoznavnih barv. Raje bi videl tudi ključne besede, ki sem jih izbral za uporabo kot nalepke ali oznake, in imajo zanesljiva orodja za iskanje in filtriranje informacij na podlagi njim.

Kot sem že omenil, Trello nima nobenega lastnega orodja za sledenje časa, grafikonov Gantta ali poročil o napredku, vendar lahko nekatere od teh funkcij dodate prek drugih Googlovih razširitev za Chrome. Potegoval sem se z eno, imenovano Plus for Trello, ki doda funkcije sledenja časa, poročil in scrum funkcij (scrum je slog dela, ki se osredotoča na iteracijo, priljubljen med razvijalci programske opreme). Niso slabi, vendar tudi niso skoraj tako močni, kot so na primer funkcije za poročanje in ocenjevanje časa, ki jih najdemo na primer v LiquidPlannerju. LiquidPlanner lahko naredi stvari, kot je ponovno konfiguriranje celotnega časovnega sklopa nalog, ki so odvisne druga od druge, če celo ena oseba zamudi rok.

Trello lahko povežete z drugimi poslovnimi aplikacijami, razen v trgovini Chrome Extension. Orodja za poročanje o času Toggl in Harvest ponujata integracijo s Trello. To je v redu, če vas zanima, kako skupaj združiti edinstven nabor orodij, ki ga lahko uporablja vaša ekipa. Veliko ekip bo raje en sam paket, ki ponuja vse funkcije, ki jih potrebujejo v polju, vendar ni nič narobe s tem, da se sami lotite pristopa, če imate sredstva za to.

Ena izmed prednosti Trella je, da ga lahko uporabljate na več kot en način. Je dovolj prilagodljiv, da se lahko priklopite svoji volji in lahko postanete precej kreativni. Na primer, v Trellu sem ustvaril tablo za spremljanje idej o potovanjih. Moji seznami so za različne regije potovanja, karte pa za določena potovanja. V notranjosti kart imam opombe, kdaj se festivali odvijajo v teh prostorih, lokalne prijatelje, s katerimi bi se moral obrniti pred prihodom, in slike lokacije. Imam tudi seznam podzdaj, na primer preverjanje, ali potrebujem vizum, rezervacijo leta, rezervacijo nastanitve in podobno.

Prilagodljivost Trello se morda zdi prednost, vendar je lahko tudi breme, ker morate ugotoviti, kako najbolje uporabiti storitev. Že dolgo se enako počutim glede Asane, čudovitega orodja za upravljanje nalog, ki ima tako malo pravil, kako ga uporabljati, da lahko novim uporabnikom postane zastrašujoče, ko poskušajo ugotoviti, kako bi lahko deloval zanje. Tako Trello kot Asana sta lahko odlično orodje, vendar je potrebna močna, tesno povezana ekipa, da se spopade z nekaj preizkušanja in napak, ko najprej sprejme orodje in se odloči, kako ga uporabiti.

Aplikacije in dodatki

Trello dobro deluje z mobilnimi aplikacijami. Storitev ponuja Trello za telefone in tablične računalnike Android, pa tudi iPhone in iPad. Na voljo je tudi aplikacija Trello za Slack. Mobilne aplikacije so skoraj enake spletnemu mestu. Po eni strani to pomeni, da je enostavno preiti s spletne aplikacije na mobilne aplikacije. Po drugi strani mobilne aplikacije nimajo enakih nepremičnin na zaslonu, zato jih težko uporabljam kot samostojne izdelke, ne da bi spletna aplikacija služila kot glavni vmesnik. Z drugimi besedami, mobilne aplikacije Trello najbolje delujejo kot spremljevalne aplikacije v spletni aplikaciji, ne pa kot vaš glavni način interakcije s storitvijo.

Poleg številnih razširitev Chroma in združljivih aplikacij, ki jih lahko dodate v Trello, podpirata ga Zapier in Ifttt. Zapier in Ifttt sta storitvi, ki vam omogočata povezovanje spletnih aplikacij in orodij, ki niso izvorno interoperabilne, ključno pa je, da vam ni treba vedeti, kako jih kodirati, da se pogovarjate med seboj. Na primer, lahko povežete Trello in GitHub, tako da se vsakič, ko se ustvari nova številka v izbranem skladišču GitHub, kartica Trello samodejno ustvari na določeni plošči s podrobnostmi o izdaji.

Prilagodljiv, vizualen in lahek

Trello ponuja fleksibilno aplikacijo za skupno delo. Ker je prilagodljiv, pa bo morda potrebno nekaj eksperimentiranja, da ugotovimo, kako ga najbolje uporabiti za svojo ekipo in delovno obremenitev, ki jo upravljate. Je dokaj lahka, fleksibilna in osredotočena alternativa orodjem za sodelovanje pri urejanju zahtevnega urejevalnega izbora, kot je Asana, ki zahtevajo veliko več časa za nastavitev in ki lahko, če se ne izvedejo pravilno, dejansko osredotočijo stran od dela. Če si resnično želite tradicionalne programske opreme za upravljanje projektov, boste morda opazili, da bo Trello prikazoval funkcije, saj nima vgrajenih orodij za poročanje, časovnih sledilnih programov in celo tradicionalnih nalog, kot jih morda poznate. Za enostavno upravljanje projektov priporočam Zoho projekte in projekte skupinskega dela, naše uredniške izbire na PCMag.