Pregled in ocenjevanje projektnih skupinskih projektov

Uvod v projekte skupinskega dela

Projekti timskega dela olajšajo ustanovitev računa in začeti takoj vnašati podrobnosti o projektu. Nekatere aplikacije za upravljanje projektov otežujejo, ker za svoje funkcije uporabljajo nekonvencionalno terminologijo ali skrivajo potrebne nastavitve na mestih, ki jih morda ne iščete. Projekti timskega dela ne. To je eno najbolj intuitivnih orodij za upravljanje projektov, kar smo jih videli. V nekaj minutah ustvarjanja računa smo ustanovili projekt, povabili sodelavce, vpisali seznam mejnikov in začeli dodajati naloge.

Aplikacija ima svež in pameten dizajn. Kljub temu, da je profesionalna, ima barvno temo, ki jo lahko prilagodite, prostor pa primerno uporablja. Vse to omogoča vizualno vabljivo aplikacijo. Navigacija ne bi mogla biti bolj intuitivna. Vedno je jasno, kam morate iti, da si ogledate seznam projektov, določeno nalogo dodelite določeni osebi, spremenite raven dovoljenja nekoga, dodate podrobnosti v nalogo, razkrijete poročilo ali zaženete časovnik za sledenje časa opravilu.

Projekti timskega dela tako enostavno kot enostavna navigacija in uporaba aplikacije nikakor niso poenostavljeni. Njegov nabor lastnosti je globok. Na primer, ko ustvarjate naloge, lahko dodate podvrste, ustvarite odvisnosti od opravil, navedete ravni prednostnih nalog, določite datum ali časovni rok za opravilo in ga dodelite več osebam. Manjka možnost, da določite čas, ki mu je dolžan (lahko nastavite le datum), vendar je v nasprotnem primeru možnosti veliko.

Svoj račun za timsko delo lahko prilagodite tako, da ga označite z identiteto vašega podjetja. Vsak račun dobi edinstven URL za prijavo in lahko poljubno dodate tudi logotip. Poleg tega lahko dostopate do prilagoditev in nastavitev nižje ravni, kot so tiste, povezane s spletnimi brskalniki, enotnim vpisom (SSO) in podrobnostmi o vaši naročnini.

Lastnosti

Ko vi in ​​vaša ekipa napolnjujete projekte skupinskega dela s projekti in z njimi povezanimi podrobnostmi, vidite, da se tudi nadzorna plošča polni z informacijami. Na nadzorni plošči je več grafov in polj z informacijami, ki povedo o stanju vaših projektov. Na primer, lahko skrbnikom skupin pokaže, koliko opravil bo kmalu v vseh projektih, koliko aktivnih nalog je dodeljenih različnim članom skupine, koliko časa je ekipa v preteklosti porabila za naloge in koliko teh ur je mogoče plačati. Za posameznike, ki nimajo upravnih privilegijev, se jim zdijo pomembne informacije, kot so prihajajoče naloge in mejniki, evidentirani čas in aktivne naloge, ki so jim dodeljene.

Ko govorimo o prijavljenem času, projektni timski projekti vključujejo funkcije sledenja in obračunavanja, vključno s časovnikom v aplikaciji, ki ga lahko zaženete med delom. Če svojega časa ne spremljate med delom, lahko vedno dodate število ur ali minut dela, ročno opravljenih. Projekti timskega dela vam omogočajo, da vnesete dodatne podrobnosti, na primer opis dela, ustrezne naloge in celo oznake. Časovne vnose lahko označite tudi kot plačljive ali nenaplačljive.

Projekti za timsko delo vključujejo tudi stroške in orodja za izdajanje računov. Večina teh funkcij je pod glavo, ki se imenuje Obračunavanje. Ko nastanejo stroški, ki jih je treba bremeniti stranki, jih lahko dodate na tem področju in vključite ime, datum in opis. V tem razdelku lahko izberete tudi ves čas in stroške, ki jih je mogoče plačati, in samodejno ustvarite račun. Tu lahko ustvarite tudi račun za pavšalno plačilo. Projekti za timsko delo spremljajo nastale račune in stroške, ki jih zaračunavate, tako da nikomur ne podvojite računov.

Aplikacija ima tudi interaktivne grafikone Gantta, tako da lahko prilagodite časovnico časovnega razporeda projekta tako, da prizadete naloge povlečete in spustite. Prav tako lahko uredite večino drugih pomembnih podrobnosti. Med nalogami lahko na primer ustvarite odvisnosti, beležite napredek naloge tako, da zabeležite njegov odstotek do zaključka, ga dodelite nekomu drugemu, spremenite raven prioritete in tako naprej. Vendar so pogledi v obliki Ganttovih grafikonov tesni in niso v skladu s sicer privlačnim dizajnom aplikacije.

Če imate radi karte Gantt in se poglobite v upravljanje s časom in sledenje času, vam bo LiquidPlanner morda bolj všeč. V programu LiquidPlanner lahko na Ganttovi tabeli vidite, kako bo nepričakovana odsotnost ali daljši dopust vplivala na napredek projekta in lahko takoj ustrezno prilagodite celoten časovni načrt projekta. Projekt Comindware ima veliko podobnih funkcij, vendar upravljanje časa ne postavlja v ospredje toliko kot LiquidPlanner.

Projekti za timsko delo vključujejo tudi neobvezne table kanban. Kanban je metoda vodenja dela. Imate tablo z nizom navpičnih stolpcev in imate kartice. Vsaka kartica je naloga. Stolpce lahko označite po želji, čeprav jih ljudje pogosto uporabljajo za sledenje delu skozi delovni potek, kot so Naredi, Naredi, Končano. Nato premikate kartico iz drugih stolpcev, ko napreduje skozi potek dela.

Način, kako Teamwork Projects izvaja kanban, je nekoliko nenavaden, a na urejen način. Ko imajo aplikacije za vodenje projektov plošče kanban (in to je redko), stolpci plošče ustrezajo polju, ki je že v podrobnostih o nalogah, to je, da izberete glave stolpcev iz nekega obstoječega polja. V projektih za timsko delo pa lahko vaš kanban odbor popolnoma izključite od obstoječih informacij o projektu in nalogah. Lahko naredite svežo tablico kanbana, da si prikažete vse informacije, ki jih želite. Na našem demo računu smo na primer ustvarili kanban tablo za sledenje statusu opravil: biti dodeljen, dodeljen, v teku, čakati na odhod. Te podrobnosti se v podrobnostih naloge ne pojavljajo nikjer. So popolnoma ločeni. Ker prilagodite desko kanban na kakršen koli način, imate priložnost narediti nekaj novega s svojim projektom, ki sam po sebi ni podprto v aplikaciji.

Po mnenju odbora ima projekt Teamwork Projects še eno zelo zanimivo funkcijo, imenovano Sprožilci. Sprožilci so avtomatizacije, ki jih ustvarite tako, da ko nekdo premakne kartico opravil v določen stolpec, se samodejno izvede določeno dejanje. Recimo, da imamo stolpec z imenom Čakanje na odobritev. Sprožilec lahko ustvarite tako, da kadar koli kartica pristane v tem stolpcu, upravitelj skupine in vsi, ki sledijo nalogi, prejmejo obvestilo, da je delo pripravljeno za odobritev. Upoštevajte, da sprožilci niso na voljo v brezplačnem načrtu.

Integracije in spletne kljuke

Projekti timskega dela podpirajo spletne brskalnike, kar je nekoliko napredna funkcija, ki vam omogoča ustvarjanje avtomatizacij s spletnimi storitvami, ki so zunaj projektov za timsko delo. Na primer, lahko ustvarite spletno kljuko, ki izvršnemu timu pošlje e-poštno sporočilo kadar koli nekdo označi popoln mejnik. Da spletno kavelj deluje, potrebujete tudi povezano storitev, ki podpira spletne brskalnike.

Drug način, kako lahko uporabite spletne kode, je zbiranje informacij po meri o tem, kako vaša ekipa uporablja projekte skupinskega dela. Na primer, lahko razvijete spletno kavelj, ki beleži čas, datum in uporabnika, kadar nekdo prenese datoteko iz računa vaše ekipe. Upoštevajte, da spletni brskalniki zahtevajo, da se malo potopite v API, zato se bodo nekateri uporabniki namesto tega odločili za druge integracije.

Na tej strani projektni timski projekti podpirajo številne integrirane storitve, vključno z ZenDesk, FreshBooks, Harvest in Zapier. Zapier odpira še večjo povezljivost, saj gre za storitev, ki ljudem pomaga pri izdelavi avtomatizacij med aplikacijami, ki se ne povežejo nujno same. Zapier lahko na primer uporabite za povezovanje projektov timskega dela s Salesforce, tako da ko nekdo ustvari novo prodajno priložnost v Salesforceu, se v projektih za timsko delo samodejno pojavi nova naloga, ki iz nove prodajne priložnosti povleče vse informacije, ki jih želite.

Sodelovanje pri projektih skupinskega dela

Za kratek čas so aplikacije za upravljanje projektov in druge aplikacije za upravljanje dela začele dodajati funkcijo klepeta, tako da lahko sporočate kolegom, ne da bi zapustili aktivno okno, kjer delate. Ta trend se je upočasnil, ko so ekipe za pošiljanje sporočil postale bolj priljubljene. Skupinsko delo dejansko ponuja aplikacijo za sporočanje za ekipe, imenovano Teamwork Chat, vendar gre za izdelek, ki se prodaja ločeno od projektov Teamwork. Obe aplikaciji se lahko medsebojno povezujeta, tako da, če so vam všeč projekti skupinskega dela, morda razmislite o dodajanju skupinskega klepeta.

Podjetje ima tudi druge izdelke za sodelovanje, na primer CRM, programsko opremo za pomoč uporabnikom in aplikacijo za urejanje dokumentov, imenovano Teamwork Spaces, ki je nekoliko podobna Quipu iz Salesforcea. Vse te aplikacije se lahko med seboj integrirajo.

Nekaj ​​storitev upravljanja projektov še vedno ponuja popolnoma vključeno aplikacijo za klepet, če jo iščete. Projekta Zoho in ProofHub sta dva primera.

Kolikor projektov timskega dela spodbujajo skupaj, ni idealen za določene vrste sodelovanja. Na primer, datoteke lahko naložite v aplikacijo, si jih ogledate in celo dodate komentarje. Vendar datotek ne morete označiti s puščicami in krožnicami ali z označevalnim orodjem, kar je olajšava, če vaša ekipa pogosto sodeluje pri vizualnih materialih.

Če potrebujete orodja za označevanje v aplikaciji za sodelovanje, lahko poiščete programsko opremo za preverjanje ali poiščete aplikacijo za upravljanje projektov, ki jo vsebuje, na primer ProofHub. Volerro je še ena možnost, čeprav gre bolj za aplikacijo kanban board kot tradicionalno programsko opremo za upravljanje projektov. Igloo je še ena možnost, vendar je bolj prostor za sodelovanje na delovnem mestu (pomislite na intranet) kot platforma za upravljanje projektov. Za vse naložene datoteke ima orodja za označevanje PDF in možnost ocene z zvezdicami.

Kljub navedenim omejitvam projektni timski projekti omogočajo dodajanje opisov datotek, jih razvrščanje v kategorijo in izbiro, kdo naj bo obveščen o nalaganju datotek. Dostop do datoteke lahko celo omejite, če ne želite, da jo vidijo vsi v računu.

Če imate soigralce, ki so pogosto na poti, ima Teamwork Projects aplikacijo za iOS in Android, ki vsem omogoča, da so na tekočem s projekti in nalogami, ne glede na to, kje se nahajajo. Mobilna različica projektov Teamwork omogoča vpogled v stanje dela in časovnice, vendar nima vsakega kosa funkcionalnosti, ki je na voljo v spletni aplikaciji. Zato je koristno, če ostanete v stiku s svojo ekipo tako, da posodobite svoj status ali dodate ure, opravljene pri opravilih, nikakor pa ne nadomestite spletne aplikacije.

Upravljanje projektov preprosto

Projekti za timsko delo nudijo odlično podporo pri vodenju projektov s široko paleto orodij, preprostim dizajnom in uporabnimi funkcijami. Njegova pavšalna cena pokriva pet uporabnikov, konkurenčne cene pa so glede na to, kar ponuja, dobra vrednost. Projekti za timsko delo ostajajo izbira urednikov PCMag poleg Zoho projektov in LiquidPlanner. Projekti Zoho še naprej privlačijo majhna podjetja s proračunom, LiquidPlanner pa je idealen za večje organizacije, ki so pripravljene vložiti čas za učenje neverjetno produktivnega sistema.

Če se odločite za projekte skupinskega dela, si oglejte naš nasvet o 7 načinov za poenostavitev upravljanja projektov v projektih za timsko delo, ki vam bodo pomagali začeti.