Office 2016: bolj sodelovalno, vendar ne čisto tam

Skoraj samoumevno je, da Microsoft Office ni le najbolj priljubljen paket za produktivnost pisarne, ampak tudi najzmogljivejši. Izdelki, kot sta LibreOffice in Corel WordPerfect, sta neposredna konkurenta, vendar le nista v istem razredu. Namesto tega je konkurenca prišla iz mobilnih aplikacij in spletnih alternativ, predvsem Google Drive / Apps, ki ponuja več in boljše sodelovanje, skupaj s prednostmi spletnega shranjevanja podatkov.

V zadnjih mesecih je Microsoft ponovno usmeril Office za boj na teh frontah, z novo različico paketa za iOS in Android, izboljšanimi spletnimi aplikacijami, nazadnje pa je bil v Officeu 2016 nova različica namiznega paketa, ki se zdi posebej zasnovan za zatirajo prednosti sodelovanja svojih tekmecev. Na tem področju je Office 2016 le delno uspešen; nekatere funkcije delujejo dobro, vendar veliko funkcij, ki bi jih želeli, še ni. Če ga uporabljate zadnjih nekaj mesecev, se zdi precej podoben starejšim različicam sistema Office - deluje dobro in je še vedno nad glavo in rameni nad konkurenco, vendar še ni tako sodelovalno, kot bi si želeli.

Na prvi pogled se zdi, da se Microsoft Office 2016 ni tako zelo razlikoval od zadnjih nekaj različic sistema Office. Da, naslovna vrstica je spremenila barvo, vrstice s trakovi in ​​meniji pa so videti prepletene, tako da delujejo bolje, ko delate na tabličnem računalniku (ali katerem koli stroju z zaslonom na dotik). Toda osnovne funkcije se niso kaj dosti spremenile - ukazi so vsi tam, kjer pričakujete, da so formati datotek nespremenjeni in stvari, kot so makri in dodatki, so enake. Kot sem ga uporabljal v zadnjih nekaj mesecih, sem na splošno ugotovil, da deluje dobro, vendar to ni velika sprememba - dokler ne začnete sodelovati z drugimi ljudmi.

Glavne prednosti sistema Office 2016 so dejansko izboljšane funkcije sodelovanja in malo več nadzora IT-ja nad upravljanjem sistema. Med temi resnično izstopajo značilnosti sodelovanja - ki dvema ali več ljudem omogočajo, da skupaj delajo dokument.

Prejšnje različice sistema Office so imele nekaj skupnih funkcij, vendar Office 2016 to potegne toliko dlje, kar vam omogoča, da takoj vidite spremembe v Wordovem dokumentu (tako kot jih vnaša nekdo drug). Čeprav je to velik korak, funkcije za namizni različici Excel in PowerPoint še vedno manjkajo, čeprav Microsoft obljublja posodobitve v naslednjih nekaj mesecih.

Sodelovalno urejanje še zdaleč ni nova ideja. Zaradi te funkcije je Google Docs izstopal že pred leti in od takrat je Microsoft v Office dodal številne funkcije za sodelovanje, zlasti v spletnih različicah Office Online. V teh različicah lahko več ljudi hkrati ureja isti dokument, preglednico ali predstavitev. To je odlična funkcija, uporabna za preglednice, v katere lahko več ljudi vnese podatke v različne vrstice ali skupaj dela v dokumentu z urejanjem različnih razdelkov.

Na žalost spletne aplikacije niso niti približno tako močne kot namizne aplikacije. Spletnim različicam primanjkuje zmogljivih funkcij za oblikovanje; pravzaprav se mi zdi, da se lahko oblikovanje v zapletenih dokumentih zmede, če poskušate narediti dokaj majhne spremembe videza dokumenta (spreminjanje besedila ni težava), v spletnih različicah pa ni makrov, ki jih imajo številni napredni uporabniki zanašajte se v namizno različico. To ne pomeni, da so spletne različice slabe, vendar zagotovo niso nadomestilo za namizne različice. Enako velja za aplikacije za iOS in Android - dobro delajo tako, da ohranijo oblikovanje v vaših datotekah in so priročno na poti, toda za resno urejanje in ustvarjanje dokumentov ste na namizju veliko boljši.

Microsoft je od Word 2013 dal na voljo nekaj funkcij za sodelovanje v namiznih aplikacijah. V Wordu 2013 ste videli, da drugi ljudje urejajo dokument, vendar sprememb dejansko niste mogli videti, dokler jih niste shranili (ko so bili označeni).

V namizni različici programa Word 2016 ne vidite samo navedbe, kdo uvaja spremembe, ampak lahko te spremembe vidite med tipkanjem. Pri testiranju sem ugotovil, da to deluje precej dobro, čeprav glede na vašo povezavo spremembe niso vedno takojšnje.

Vse to zahteva, da je vaš dokument shranjen v Microsoftovi shrambi dokumentov, kot sta OneDrive ali SharePoint. To bo za nekatere ljudi resna omejitev. V številnih korporacijah se datoteke v skupni rabi gostijo na tradicionalnem datotečnem strežniku in mnogi posamezniki uporabljajo druge storitve razen OneDrive za shranjevanje in skupno rabo. Microsoft ponuja brezplačno shrambo OneDrive brezplačno vsem, ljudje, ki izdelek kupujejo prek naročninskega načrta Office 365, pa imajo popoln dostop do OneDrive. Všeč mi je koncept OneDrive, a zagotovo sem opazil težave s sinhronizacijo datotek med osebnim računalnikom in OneDrive; orodje za sinhronizacijo naslednje generacije je zdaj v preizkusu predogleda in upam, da bo to težavo kmalu rešilo.

Pogosto delam v Wordovem dokumentu v skupni rabi (shranjenem na spletnem strežniku SharePoint) z informacijami, ki jih moja ekipa posodablja. Uporabljamo celotno namizno različico Worda in ne spletne aplikacije, ker oblikovanje deluje tako, kot to pričakujemo. Vidim, kje bo to delovalo veliko bolje, ko bomo lahko v Word 2016 videli spremembe tipkanja.

Zaenkrat je velika pomanjkljivost ta, da, kolikor gre za namizne aplikacije, je to omejeno samo na Word. PowerPoint ohranja funkcije za urejanje, ki so bile v različici 2013 (in so podobne Wordu 2013), medtem ko namizne različice Excela sploh nimajo veliko. Microsoft je dejal, da bodo prihodnje različice Excela in PowerPointa, ki so del sistema Office 2016, v bližnji prihodnosti pridobile možnost souporabe v realnem času in da bodo te nadgradnje na voljo tistim, ki Office kupijo na letnem naročninskem načrtu Office 365, ne pa za tiste, ki kupujejo samostojno namizno različico. Medtem spletne različice aplikacij še naprej ponujajo sodelovanje, kar pa težave ne obravnava povsem. Imam aplikacije, kjer več ljudi vnese podatke v spletno različico Excelove preglednice, vendar morajo nato odpreti celotno različico Excela za napredno oblikovanje in makrone.

Word, Excel in PowerPoint

Ena zanimiva nova funkcija glavnih aplikacij se imenuje "Povej mi, kaj želiš početi", ki se prikaže v menijski vrstici v Wordu, Excelu in PowerPointu. Na primer, lahko samo vtipkate "dodaj tabelo" in to bo storilo, ali pa vas bo usmerilo v tradicionalni sistem pomoči. To se mi je zdelo lep dodatek, vendar očitno še vedno obstaja prostor za izboljšave. Na primer, še nima glasovnega iskanja (niti ni integriran s Cortano v sistemu Windows 10) in na splošno ponuja različne izbire menijev, namesto da bi preprosto delal za vas.

V Wordu je še ena zanimivost "pametno iskanje", ki ponuja raziskovalno ploščo z informacijami iz Wikipedije in drugih spletnih virov. Preprosto kliknete besedo ali izberete fazo in nato v pojavnem meniju izberete pametno iskanje (ki vsebuje stvari, kot so izrez, kopiranje in lepljenje). Starejše različice Worda so vam omogočile iskanje besed v ločenem oknu brskalnika in imeli "podokno za raziskave", z letom 2016 pa je to bolj priročno in bolj samostojno.

Če uporabljate stroj z zaslonom na dotik in pisalom, lahko zdaj z risbo dodate enačbo; to ni nekaj, kar delam veliko, vendar vidim, kje bi lahko bilo koristno.

Pri Excelu se najbolj opazne spremembe nanašajo na grafikone, z novimi vrstami grafikonov, kot so grafi Pareto in slapovi. Dodaja tudi nekaj animacij in novo funkcijo, imenovano Napoved. Funkcije PowerPivot so zdaj vgrajene in ne dodatek, podatke pa lahko lažje objavite v programu Power BI. To je dobro za uporabnike porabe energije in v določenih situacijah, toda mislim, da bi večini uporabnikov bolje služile nekatere podcenjene lastnosti izdelka, ki so bile predstavljene v prejšnjih različicah, na primer izbira ponudbe in pritisk na Control-Q, da se predstavi hitra analiza ali izbira vstavitvenega menija za priporočene grafikone in vrtilne tabele.

Programi, kot so Google Apps, Corel WordPerfect in LibreOffice, nudijo danes zelo zmogljivo obdelavo besedil; se ne ujemajo z Wordom, vendar zadostujejo za večino ljudi. Za večino resnih uporabnikov pa je Excel v samem razredu. Microsoft je naredil veliko težavo, ko je obljubil, da Office 2016 ne bo spremenil makrov ali formatov datotek iz prejšnjih različic, kar je zelo pomembno, saj ima Excel kritično vlogo v številnih podjetniških nastavitvah.

Zdi se, da se PowerPoint sploh ni kaj dosti spremenil, čeprav so obljubljene funkcije sodelovanja. Microsoft vključuje novo, novo predstavitveno orodje Sway, zasnovano za ustvarjanje spletnih strani, po katerih se lahko pomikate, da delujejo kot predstavitve; je zanimivo, toda zaenkrat še nisem našel potrebe po njem. Prav tako v OneNote ni veliko sprememb.

Outlook in druga orodja

Outlook ima več sprememb - spet s poudarkom na sodelovanju - čeprav jih nisem mogel veliko preizkusiti, saj večina mojih sodelavcev še vedno izvaja staro različico. Za poslovne uporabnike doda funkcijo Skupine, s katero lahko hitro pošljete sporočilo določeni skupini v konceptu, ki je videti zelo podoben Slacku, in te pogovore si lahko ogledate ločeno v mobilni aplikaciji. Omogoča tudi lažjo skupno rabo datotek in koledarjev za ekipo. To je pomemben koncept in veselim se, da bom res videl, ali bo pripomogel k izboljšanju komunikacije.

Druge nove funkcije vključujejo lažje pošiljanje povezave do datoteke OneDrive, ne pa pošiljanja kot priloge (nekaj, kar je že nekaj časa v spletni aplikaciji), pa tudi funkcijo "Clutter" za poslovne uporabnike, ki zbirajo poštna sporočila da ne misli, da so neželena pošta, vendar meni, da je morda manj pomembna. Zanimiva ideja.

Medtem ko je soavtorstvo velika novost, je v paketu še nekaj novih dodatkov, zlasti za poslovne stranke. Ti vključujejo boljše objavljanje v PowerBI, orodju poslovne inteligence, ki je povezano z Excelom, in najnovejšo različico Skype for Business. Obstaja novo orodje z imenom Delve, zasnovano tako, da vam pomaga najti pomembne dokumente in jih deliti, načrt pa vključuje Office 365 Planner, orodje za pomoč ekipam pri organizaciji dela in se zdi veliko enostavnejše in enostavnejše za uporabo kot poskus uporabe SharePointa oz. projekt v celoti, vendar še ni na voljo. Zaenkrat so to zanimive ideje, čeprav se za večino podjetij ne zdijo dovolj zrele.

Na strani podjetja Office 2016 vključuje izboljšano preprečevanje izgube podatkov in večfaktorno podporo za preverjanje pristnosti, pa tudi novo možnost uvajanja, imenovano Current Branch for Business, ki omogoča, da IT-oddelki sprostijo pomembne posodobitve samo trikrat na leto, kar jim daje več časa za testiranje. V skladu s tem načrtom bo prva različica sistema Office 2016 poslovnim uporabnikom predstavljena prihodnji februar, s funkcijami iz začetne splošne izdaje in novimi varnostnimi posodobitvami.

Bi morali nadgraditi?

Ko imate izdelek tako razširjen kot Office, je za večino uporabnikov resnično vprašanje, ali je nadgradnja vredna ali ne. Če potrebujete samo osnovno urejanje, bodo brezplačne mobilne različice ali drugačna različica, kot sta LibreOffice ali Google Apps, ustrezala vašim potrebam; niso tako močni, so pa zagotovo cenejši. Če ste le posamezni uporabnik sistema Office, ki datoteke le redko deli, je v tej različici le malo; verjetno ne boste opazili veliko razlike glede ohranjanja obstoječega sistema Office. Naročninski sistem Office 365 vam ponuja posodobljeno različico in shrambo za OneDrive, vendar je stari model za enkratni nakup lahko cenejši, če novih funkcij ne potrebujete.

Za mala podjetja bodo dodatne funkcije za sodelovanje lepe, vendar spet veliko od njih še ni v celoti pečenih. Za podjetja, ki se ukvarjajo s podjetniško pogodbo ali naročninskim načrtom, je nova različica bolj očitna nadgradnja, vendar zagotovo vidim argument, da čakam, dokler se ne določi nekaj kin v Wordovem soupravljanju ali dokler Excel ne dobi teh funkcij.

Moja spodnja točka je, da Office ostaja najmočnejši program v svoji kategoriji in se zdi usmerjen v pravo smer, vendar si želim, da bi bile nekatere nove funkcije sodelovanja nekoliko bolj zrele, kot so v tej izdaji.

Če želite več, glejte PCMagov pregled Office 2016.