Profesionalci bi morali uporabljati virtualne kreditne kartice, ne le plačljive

Recimo, da naslednjič, ko boste slišali za kršitev varnosti pri drugem podjetju, veste, da vam ni treba skrbeti, ne glede na to, kako velika kršitev je bila ali koliko številk kreditnih kartic smo sprejeli. Recimo, da ste vedeli, da četudi bi kriminalci od vašega podjetja prek prodajalca dobili vse podatke o kreditnih karticah, s tem ne bi mogli storiti ničesar. To bi bilo veliko olajšanje v primerjavi s številnimi, ki se počutijo zdaj, ko jih vsaka velika kršitev neresno išče obvestila, da so bili odvzeti tudi njihovi podatki.

Na srečo z nekaj pomoči oddelka za plačljive račune nobenemu strokovnjaku za IT ni treba skrbeti, da bi ponovno izgubil številke kreditnih kartic strank. Razlog je v tem, da je zdaj dokaj enostavno, da podjetja izvajajo plačila z uporabo virtualnih številk kreditnih kartic, ki so dobre samo za eno transakcijo. Ko je transakcija zaključena, je številka neuporabna. Ni pomembno, ali imajo negativci številko, varnostno kodo in datum poteka, ker nobene od teh podatkov ne morete več uporabiti. To se lahko zgodi, ko nastavite komercialna plačila z virtualnimi kreditnimi karticami in nato konfigurirate računovodsko programsko opremo za podjetja tako, da se celotna stvar zgodi samodejno in pregledno.

Kaj so virtualne kreditne kartice?

Navidezne kreditne kartice obstajajo že nekaj časa, do nedavnega pa so potrošniki izvajali enkratna plačila prek spleta kot zaščito pred krajo številke kartice. Za poslovno uporabo so bile največje korporacije, ki so začele uporabljati navidezne številke kartic za naročila in potovanja, na splošno kot del svojih celotnih komercialnih plačilnih sistemov.

Zdaj pa so navidezne številke kartic za komercialne transakcije na voljo tudi za manjša podjetja. Začetna podpora prihaja od MasterCarda, enega največjih imen v finančni industriji, čeprav bodo verjetno sledili drugi ponudniki plačil.

"Virtualne kartice so eno najhitreje rastočih področij v industriji, " je dejal Jeff Feuerstein, starejši podpredsednik, izdelki za velike trge in upravljanje izdelkov s platformo pri Mastercardu. Povedal je, da je lanska poraba virtualnih kreditnih kartic v ZDA znašala 122 milijard dolarjev.

Feuerstein je še povedal, da podjetja zdaj sodelujejo s svojimi bankami za plačila s pomočjo številk virtualnih kartic, v postopku pa postopno opuščajo plačila s čeki in samodejnimi plačili klirinške hiše (ACH). Dejal je, da komercialni kupci ugotavljajo, da so navidezna plačila s kartico varnejša od drugih oblik plačila, poleg tega pa so običajno manj draga. V nekaterih primerih lahko podjetja celo ugotovijo, da prejmejo popust na svoja plačila.

Kako delujejo virtualne kreditne kartice

V večini podjetij se virtualna plačila s karticami uporabljajo za naročila in druge vrste transakcij, pri katerih se jim predloži račun za dobave z naročili. Pogosto se uporabljajo tudi za plačila potnih stroškov, če lastna potovalna pisarna uporablja virtualno kreditno kartico.

Način dela postopka je odvisen od vašega računovodskega sistema in banke, s katero delate. Kot primer, MasterCard to podpira z lastnima dvema navideznima plačilnima sistemoma, imenovan "MasterCard pri nadzoru nad komercialnimi plačili" in "MasterCard v nadzoru za poslovna potovanja." Način, kako MasterCard ravna s tem, se razlikuje glede na vaše potrebe.

Na primer obstaja spletno mesto za majhna ali redka navidezna plačila. Za večino podjetij pa je najlažja izbira ustvariti novo vrsto plačilne datoteke, ki določa plačila, ki jih je treba izvesti s številko navidezne kartice. Ta plačilna datoteka se nato pošlje vaši banki, kjer se obdeluje, nato pa se vsako plačilo v plačilni datoteki izvede z edinstveno 16-mestno številko kreditne kartice za enkratno uporabo. Vaš prodajalec nikoli ne vidi prave številke kreditne kartice, tako da, če je kršena, ne bo pomembno.

Nekateri računovodski sistemi ne uporabljajo plačilnih datotek, zato za njih obstaja vmesnik za programiranje aplikacij (API), ki osebjem IT omogoča, da virtualni plačilni sistem integrirajo v vaš obstoječi računovodski sistem. Številni drugi navidezni plačilni procesorji, na primer Bento Technologies 'Bento for Business, bodo nudili podporo razvijalcem, da bi svoje API-je implementirali v vaš računovodski sistem. Drugi, kot je DivvyPay Divvy, imajo uporabniške vmesnike (UI) za nekatere najpogostejše sisteme poslovnega računovodstva.

Za zagotovitev varnosti uporabite VPN

Da bi vse to opravili, mora vaše osebje IT imeti možnost, da bodisi spremeni plačilne datoteke bodisi doda podporo za API v obstoječi računovodski sistem. Ker bodo ti občutljivi podatki o plačilu poslani vaši finančni ustanovi ali v nekaterih primerih prodajalcem, boste za zagotovitev varnosti potrebovali navidezno zasebno omrežje (VPN). Seveda bo vaš računovodski oddelek potreboval dostop do evidence porabe, da jih bo lahko pregledal.

Trenutno večina bank ponuja to virtualno plačilno storitev brezplačno kot storitev za svoje stranke, vendar se to lahko razlikuje od banke, zato preverite, preden prevzamete obveznost. Vaši prodajalci bodo plačani tako kot za katero koli drugo kreditno transakcijo, zato poseben vpis ni potreben.

• Najboljše storitve VPN za leto 2019 Najboljše storitve VPN za leto 2019
• 5 stvari, ki jih morate vedeti o virtualnih kreditnih karticah 5 stvari, ki jih morate vedeti o virtualnih kreditnih karticah
• Najboljše storitve obdelave kreditnih kartic za leto 2019 Najboljše storitve obdelave kreditnih kartic za leto 2019

Omeniti velja, da ima uporaba navideznih številk kartic za plačila še nekaj dodatnih prednosti poleg varnosti plačila in brez skrbi zaradi kršitev prodajalca. Po Feuersteinu je nekaj pomembnih kapitalskih koristi: ker lahko prihaja do 30-do 45-dnevnega zamika kapitalskih odhodkov, je sledenje stroškov enostavno avtomatizirano in je v mnogih primerih uporaba tega načina plačevanja s kartico cenejša kot čeki ali ACH plačila. Pogosto je pravzaprav cenejše od sprejemanja gotovine za blago ali storitve.

Pri uporabi številk navideznih kreditnih kartic pa je varnost v spodnji vrstici. Hekerji, ki kršijo enega od vaših prodajalcev, ne bodo imeli številk kreditnih kartic, ne glede na to, kako se trudijo in ne glede na to, kako slaba je lahko varnost pri prodajalcu. In to je veliko vredno.