Kako sinhronizirati aplikacije Outlook in Google

Poslovni uporabniki so se navadili na Outlook. E-poštni odjemalec za več kot milijardo uporabnikov Microsoft Officea na planetu je postal druga narava. Nekatera podjetja pa ugotovijo, da jim prihrani denar in vzdrževanje, da Googlu dovoli gostovanje njihovih e-poštnih sporočil, koledarjev in stikov, čeprav to pomeni, da bo tretja oseba imela dostop do vsebine e-pošte in da se ciljno prikazni oglasi prikazujejo v nabiralniku. Če bi lahko Outlook uporabljali s pošto za Google Apps (res samo Gmail), vam teh oglasov ni treba videti in dobite ploščo za predogled, razvrščanje v nabiralniku, bogato oblikovanje, možnosti z desnim klikom, socialni priključek in večino druga orodja, ki jih ponuja Outlook.

Na srečo Google Apps Sync za Microsoft Outlook vam omogoča, da izkoristite večino orodij Outlook-a, vendar le za Outlook 2010 doslej. Če zaženete Office 2013, se lahko še vedno povežete z Gmail računom prek IMAP, vendar boste s tem dobili samo pošto, nobene koledarje, opravila ali stike. Z aplikacijo Sync Apps Gmail posnema omejeno različico strežnika Microsoft Exchange. Dobiš večino pomembnih stvari - svoje stike, koledarske dogodke, opravila in beležke Outlook. Vendar nekatere stvari ne bodo sinhronizirane, na primer osnutki, datumi in opomniki, pravila, podpisi, oblikovanje obogatenega besedila, potrdila o dostavi, priloge koledarja, opomniki za opravila in vnosi v revijo. V Googlovem PDF dokumentu je izčrpen seznam tega, kar je in ni sinhronizirano.

Če lahko živite s temi omejitvami in se je vaše podjetje preselilo v Google Apps, je uporaba Outlooka z vašo novo komunikacijsko storitvijo preprosta stvar namestitve in zaganjanja aplikacij Sync. Združljiv je z operacijskimi sistemi Windows 7, Vista, XP in Outlook 2003, 2007 in 2010. Upoštevajte, da ni bil posodobljen niti za Windows 8 niti za Outlook 2013, različica je vključena v Office 365. In uporabniki Apple Mac v Outlook 2011 so precej od sreče. Glede tega smo stopili v stik z Googlom in bo ta članek posodobil, ko bo napredek. Lahko ga dobite tukaj. Ta prenos vam dejansko ponuja dva pripomočka - poleg Apps Sync boste dobili tudi program Google Migration za Microsoft Outlook, ki vam, kot že ime pove, omogoča, da obstoječe podatke Outlooka premaknete v Google Apps. Orodje za selitev lahko prenesete ločeno, od tu.

Ko naložite pripomoček, se prepričajte, da se Outlook ne zažene, nato pa pritisnite gumb Prenesi Google Apps Sync - programsko opremo bo samodejno namestila, ko izbrišete pogovorno okno Nadzor uporabniškega računa.

Nato se prikaže majhno pogovorno okno, v katerem vas prosimo, da se prijavite v svoj račun za Google Apps. To je ista prijava, ki jo uporabljate za Google Apps ali za svoj korporacijski Gmail račun.

Po uspešni prijavi boste videli precej bolj zapleteno pogovorno okno s potrditvenimi polji za določitev, kaj želite uvesti. Ta je pravzaprav nekoliko zmeden: na vrhu pogovornega okna piše "Ustvari profil za Google Apps v programu Microsoft Outlook", kar je od uvoza posebna težava. Če imate že obstoječo poštno storitev, ki ste jo uporabljali z Outlookom, boste želeli potrditi zgornje polje, da bodo ostala vaša prejšnja sporočila, stike, koledarje in beležke.

Vsako podkategorijo lahko ločeno preverite in počistite, če ne želite ohraniti vsega. Zlasti boste verjetno želeli, da počistite izbiro izbrisanih in neželene e-pošte, ki so privzeto označena. Pogovorno okno vam omogoča, da Googlu pošljete podatke o uporabi, da jim pomaga pri zagotavljanju kakovosti. Ob kliku gumba Napredno se prikaže še ena možnost, izklopite samodejno arhiviranje. To je privzeto označeno in pomeni, da bo Google hranil kopije vseh vaših starih sporočil.

Nato kliknite gumb Ustvari profil. Če je namestitev potekala pravilno, boste v tem primeru videli polje s sporočilom. V oknu s sporočili je prikazano tudi, kako orodje doda ikono v sistemsko vrstico sistema Windows in ponuja gumb, ki zažene Outlook.

Ko zaženete Outlook, boste videli sporočilo o stanju sinhronizacije in vaša Outlook aplikacija bo napolnjena z vsemi mapami in novimi e-poštnimi sporočili. Na vaš lokalni stroj bo prenesenih do 1 GB, razen če ne spremenite omejitve z ikone pladnja Nastavite omejitev velikosti nabiralnika.

Potem se odpre pogovorno okno Status vsakič, ko zaženete Outlook, razen če počistite eno potrditveno polje na dnu: "Odprite to okno, ko se zažene program Microsoft Outlook." Priporočam, da to počistite, da preprečite, da bi se ta moteči dialog neprekinjeno pojavljal; vedno ga lahko pokličete z ikone pladnja. To boste morda morali storiti, če opazite manjkajočo pošto, koledarske elemente ali stike. Vsaka kategorija sinhronizacije vključuje povezavo Ponovna sinhronizacija, ki lahko le pozdravi vaše težave.

Zdaj ste pripravljeni začeti uporabljati Outlook tako kot vedno! Za več informacij o Googlovem prizadevanju za korporativni trg za sporočila preberite celoten pregled storitve Google Apps. Če želite več o Outlooku, preberite naš pregled o programu Microsoft Office.