Kako zaščititi svoje Microsoftove dokumente z besedami

V programu Microsoft Word ste napisali pomemben ali občutljiv dokument. In jo želite ohraniti zasebno ali vsaj varno. Morda želite zagotoviti, da jo lahko berejo ali urejajo samo vi in ​​nekateri ljudje. Mogoče želite omejiti vrste sprememb, ki jih lahko nekdo vnese v dokument. Morda želite bralcem dokumenta zagotoviti, da je to končna različica. Vse to in še več lahko storite, če veste, katera orodja uporabljati v Wordu in kako jih uporabljati.

Najnovejša različica programa Microsoft Word Office 365 ponuja več možnosti za zavarovanje vašega dokumenta. Dokument lahko nastavite tako, da se odpre v načinu samo za branje, da preprečite naključne spremembe. Svoj dokument lahko šifrirate, tako da nihče ne more dostopati do njega brez pravega gesla. Vsebino, ki jo lahko urejate v dokumentu, lahko omejite in način urejanja. Dodate lahko digitalni podpis in se prepričajte, da se nihče ne more kovati z dokumentom. Dokument lahko označite kot končnega, tako da ljudje vedo, da ni bil spremenjen od zadnjega shranjevanja.

Za te trike uporabljam najnovejšo različico programa Word 365. Možnosti, ki jih obravnavam tukaj, v osnovi delujejo enako v Wordu 2016, 2013 in 2010. Vendar pa je možnost, da dokument označite kot končnega in ga naredite samo za branje, v Wordu 365 dve ločeni možnosti in ena druga kombinirana možnost v drugih različicah besede Word.

Zaščitite dokument

Za začetek odprite dokument v programu Microsoft Word, ki ga želite zaščititi. Kliknite meni Datoteka in nato gumb Zaščita dokumenta. V meniju Zaščita dokumenta izberite prvo možnost za Vedno odprto samo za branje .



Le za branje

Dokument shranite in ga znova odprite. Word utripa s sporočilom, da bi avtor želel, da ga odprete kot samo za branje, razen če morate spremeniti. Kliknite Da, da odprete dokument v načinu samo za branje. Seveda lahko vsakdo reče ne in odpre dokument v načinu urejanja. Cilj je ljudem olajšati odpiranje dokumenta kot samo za branje, da bi zmanjšali možnosti za nenamerne spremembe.



Šifrirajte z geslom

Če želite onemogočiti možnost samo za branje, odprite dokument v načinu urejanja. Kliknite meni Datoteka in izberite Zaščiti dokument. V meniju Zaščita dokumenta izberite možnost za Vedno odprto samo za branje . Ostanite na istem zaslonu in znova kliknite gumb Zaščiti dokument. Tokrat izberite možnost Šifriranje z geslom .



Ustvari geslo

V oknu Šifriraj dokument ustvarite geslo in kliknite V redu. Ne pozabite uporabiti zapleteno, a nepozabno geslo. Če ste pozabili geslo, Microsoft ne ponuja nobenega načina za pridobivanje ali ponastavitev, kar pomeni, da do dokumenta ne boste mogli dostopati. Znova vnesite geslo in ga potrdite. Kliknite V redu.

Dokument shranite in zaprite. Ponovno ga odprite. Vnesite geslo za dostop do dokumenta. Kliknite V redu.



Odstranite geslo

Če želite odstraniti geslo, kliknite meni Datoteka in izberite Zaščiti dokument. Kliknite na možnost Šifriranje z geslom . V oknu šifrirnega dokumenta izbrišite pike, ki zakrivajo vaše geslo. Kliknite V redu. Dokument shranite in zaprite. Ko ga boste naslednjič odprli, ne boste zahtevali gesla.



Omeji urejanje

Kliknite meni Datoteka in se vrnite na gumb Zaščiti dokument. Izberite možnost Omeji urejanje .

Vaš dokument nato prikaže podokno za omejitev urejanja na desni za omejitve oblikovanja in urejanja. Tu lahko ljudem daste dovoljenje za branje vašega dokumenta, pa tudi izberete, kaj lahko urejajo in kako.



Omejitve oblikovanja

Potrdite polje Omeji oblikovanje na izbiro slogov, da preprečite, da bi ljudje spreminjali oblikovanje vašega dokumenta s funkcijo Wordovih slogov. Kliknite povezavo za Nastavitve. V pojavnem oknu Omejitve oblikovanja so vsi stili privzeto dovoljeni. To lahko ohranite tako, kot je, spremenite v Priporočeni minimum ali spremenite v Noben. Če niste prepričani, katero nastavitev izbrati, izberite nastavitev za Priporočeni minimum.

Prav tako lahko preverite katero koli od treh možnosti pod Oblikovanje, da dovolite AutoFormatu, da preglasi omejitve, blokira možnost preklopa tem ali blokira možnost preklopa nabora QuickStyle. Če niste prepričani, pustite te tri nastavitve nenadzorovane. Kliknite V redu, da zaprete okno Omejitve oblikovanja.



Omejitve urejanja

V razdelku Omejitve urejanja potrdite polje Dovoli samo to vrsto urejanja v dokumentu. Kliknite spustni meni pod njim. Zdaj lahko izbirate med štirimi možnostmi: sledljive spremembe vklopijo sledenje spremembam za vsakega bralca vašega dokumenta in omejijo vse druge vrste urejanja; Komentarji omogočajo bralcem, da v vaš dokument vstavljajo komentarje, vendar ne spreminjajo drugih sprememb; Izpolnjevanje obrazcev omogoča bralcem, da izpolnijo obrazce, ki ste jih ustvarili, vendar jih ne morejo spremeniti; in Brez sprememb (samo za branje) vaš dokument prestavi v način samo za branje, tako da sprememb ni mogoče spremeniti. Izberite želeno možnost.



Izjeme

Če označite možnost za komentarje ali brez sprememb (samo za branje), lahko ustvarite izjeme, da lahko kdo ureja določene dele dokumenta. V razdelku Izjeme potrdite polje Vsi in izberite vse dele dokumenta, za katere želite, da jih lahko kdo ureja.



Izvršiti zaščito

Končno kliknite možnost Da, Start Enforcing Protection . Vnesite in nato znova vnesite geslo in kliknite V redu. Dokument shranite in zaprite. Ponovno ga odprite. Kontrole za urejanje traku so zdaj neprimerno. Kliknite kateri koli del dokumenta, ki ste ga dovolili za urejanje, in kontrole postanejo dostopne.



Izklopite zaščito

Če želite izklopiti zaščito, kliknite na zavihek Pregled in kliknite ikono za omejitev urejanja. Kliknite gumb Stop Protection (Zaščita zaščite) na dnu podokna Omeji urejanje. Vnesite geslo in kliknite V redu. Nato počistite možnosti za omejitve oblikovanja in urejanja, ki so prikazane v zgornjem desnem kotu.



Dodajte digitalni podpis

Kliknite meni Datoteka in se vrnite na gumb Zaščiti dokument. Izberite možnost Dodaj digitalni podpis . To ljudem, ki so prebrali vaš dokument, sporoča, da ste ga podpisali vi in ​​nihče drug, kar pomeni, da ste bili zadnja oseba, ki ga je pregledala in shranila.



Podpisno potrdilo

Če želite ustvariti digitalni podpis, potrebujete potrdilo o podpisu. Ko prvič to storite, Word utripa s sporočilom: "Če želite podpisati dokument Microsoft Office, potrebujete digitalni podpis, ali ga želite zdaj dobiti od Microsoftovega partnerja?" Kliknite Da. Pojavi se Microsoftova stran za podporo, ki vam pomaga najti digitalni ID. Poskusite povezave različnih ponudnikov, da dobite digitalni ID. Nato kliknite povezavo na spletni strani, če želite dodati ali odstraniti digitalni podpis v Officeovih datotekah. Pomaknite se po strani, če želite izvedeti, kako dodati digitalni podpis.

Potem, ko imate digitalni ID, se vrnite na gumb Zaščiti dokument in znova kliknite možnost Dodaj digitalni podpis . V oknu za prijavo izpolnite potrebna polja in kliknite gumb Sign. Morda boste morali potrditi digitalni podpis. Kliknite V redu.

Vaš dokument je zdaj digitalno podpisan in na voljo samo za branje. Word pojasnjuje, da je bil dokument podpisan in označen kot dokončen in da, če kdo posega v njega, podpisi postanejo neveljavni. Kdor odpre dokument, bo videl obvestilo o vašem digitalnem podpisu.



Označi kot končno

Če ne morete ali ne želite uporabljati digitalnega podpisa, dokument še vedno lahko označite kot končnega. Kliknite meni Datoteka in se vrnite na gumb Zaščiti dokument. Izberite možnost za Označi kot končno .

Pojavno okno vam sporoči: "Ta dokument bo označen kot končni in shranjen." Kliknite V redu. Pojavi se drugo sporočilo in vam pove: "Ta dokument je bil označen kot končni, kar pomeni, da je urejanje končano in da je to končna različica dokumenta. Ko je dokument označen kot končen, je lastnost stanja nastavljena na" Končno "in tipkanje, urejanje ukazov in preverjanje oznak so izklopljeni. Lahko prepoznate, da je dokument označen kot končen, ko se v vrstici stanja prikaže ikona Označi kot končno. " Kliknite V redu.



Vseeno uredite

Ko nekdo odpre dokument, se na vrhu pojavi sporočilo: "Označeno kot končno. Avtor je ta dokument označil za dokončnega, da bi odvrnil od urejanja." Pojavi se tudi gumb Uredi vseeno. Če nekdo klikne ta gumb, lahko še vedno ureja in shranjuje dokument. Toda potem bi se v dokumentu prikazal kot avtor, druga oseba pa kot tista, ki ga je nazadnje spremenila. Končni cilj tukaj ni preprečiti, da bi nekdo dokument urejal, temveč sporočil bralcem, da je dokument dokončen in da se morate pojaviti kot avtor in oseba, ki ga je nazadnje spremenila.