Googlov pogon za pregled in oceno dela

Google Drive for Work za svoj osnovni načrt začne s 5 USD na uporabnika na mesec in predstavlja solidno možnost za male in srednje velike stranke (SMB), ki iščejo rešitev za shranjevanje v poslovnem oblaku ali spodobno opremljeno orodje za upravljanje dokumentov. Na strani storitve za shranjevanje ima Google Drive for Work odličen nabor funkcij, vendar bo močan, včasih neizogiben pritisk na Google G Suite določenim organizacijam dodal nekaj nepotrebnega bremena, zaradi česar se bo uvrstil nekoliko za zmagovalce izbire urednikov Dropbox Business in Podjetje Egnyte.

Brezplačno ga lahko preizkusite v 30-dnevnem preskusu, pri čemer ni potrebna kreditna kartica. Po preteku preizkusnega obdobja lahko izbirate med dvema načrtoma: G Suite Basic in G Suite Business. G Suite Basic vam nudi 30 GB prostora za shranjevanje, integrirane koledarje, poslovne e-poštne naslove ter osnovne skrbniške in varnostne kontrole. G Suite Business (10 USD na uporabnika na mesec) vam omogoča vse, kar osnovni načrt počne, in doda napredne skrbniške kontrole, varno arhiviranje vitalnih poslovnih dokumentov in neomejeno shranjevanje (ali 1 TB na uporabnika, če imate manj kot pet uporabnikov). Tako osnovni kot poslovni načrti vam nudijo 24/7 podporo po e-pošti in telefonu. Google Drive for Work je odlično orodje za sodelovanje in urejanje dokumentov.

Na strani za upravljanje z dokumenti tudi izdelek deluje dobro, če pa potrebujete upravljanje opravil in delovnih tokov, je naš izbor urednikov Zoho Docs Standard boljši izbor.

Uvod v Google Drive

Če se želite prijaviti, morate navesti kontaktne podatke, ime vašega podjetja, število zaposlenih in izbrati svoje ime domene. Če ga nimate, lahko domeno kupite prek Googla ali druge storitve spletnega gostovanja. Končno nastavite geslo in nato z identifikacijo niza slik dokažete, da niste robot. Preden nadaljujete, morate preveriti svojo domeno, kar lahko storite na različne načine, vključno z dodajanjem HTML kode na svoje spletno mesto in nalaganje besedilne datoteke v vašo storitev gostovanja. Preizkusili smo nekaj različnih metod in uspeli smo le z možnostjo HTML. Dobra novica je, da lahko, če niste uspešni, do Googlove podpore po telefonu, e-pošti ali klepetu, če ste skrbnik računa.

Uporabniški vmesnik Google Drive for Work (UI) je preprost. Kot skrbnik imate lastno nadzorno ploščo, na kateri lahko nastavite profil podjetja, si ogledate poročila o uporabi, upravljate naprave, izberete, katere Googlove aplikacije bo uporabljalo vaše podjetje, nastavite omrežja ter dodate in upravljate z uporabniki. V račun lahko tudi prenesete podatke e-pošte, stikov in koledarja.

Google Drive for Business izgleda tako kot Google Drive. Ena razlika je, da vas ob prvi prijavi opozori na dejstvo, da imate neomejeno skladiščenje, za razliko od potrošniškega izdelka, ki vas omeji na 15 GB. Vendar lahko nadgradite na 100 GB (1, 99 USD na mesec) ali 1 TB (9, 99 USD na mesec).

Skupna raba dokumentov in sodelovanje

Skupna raba deluje enako kot na Googlovem pogonu, s katerim se soočajo potrošniki. Datoteke lahko delite eno po eno ali cele mape hkrati. Datoteke Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint in Microsoft Word lahko urejate, ne da bi jih pretvorili. To je lepa nadgradnja, čeprav lahko komentirate samo Googlove datoteke. Za vsako mapo in datoteko lahko spremenite nastavitve skupne rabe, tako da jih daste javnosti, vidne določenim uporabnikom ali vsem, ki imajo povezavo. Ni očitnega načina skupne rabe novih datotek in map. Zato je najbolje, da ustvarite eno mapo, v kateri bodo shranjene vse datoteke in podmape, ki jih želite dati v skupno rabo. Če imate veliko število zaposlenih, potem lahko ustvarite skupine za lažjo skupno rabo. Pravzaprav bi morali ustvariti skupine, sicer pa si boste morali zapomniti e-poštni naslov vsakogar in tvegati, da koga pustijo zunaj.

Uporabnike lahko povabite, da vzpostavijo račun ali dodajo uporabnike in jim v tem primeru dodelite začasno geslo. Uporabnike lahko dodate tudi v množico, tako da naložite datoteko CSV. S skrbniške konzole lahko ponastavite uporabniško geslo in ga preimenujete, izbrišete ali začasno prekinete. Ko povabite nove uporabnike, prejmejo e-poštni naslov z vašo domeno. Vsi uporabniki lahko dostopajo do svojega pogona, v katerem so shranjene datoteke in mape z imenom »V skupni rabi z mano«, ki je samoumevna. Ogledate si lahko tudi nedavno odprte datoteke in datoteke z zvezdico (tiste, ki ste jih označili kot priljubljene).

Če ste pogost uporabnik Google Drive, ste verjetno opazili, da nimate vedno popolnega nadzora nad dokumenti in mapami, ki so bili v skupni rabi z vami. Google je odpravil to gubo in zdaj lahko uporabniki v skupno rabo premaknejo datoteke v skupne mape in dodajo datoteke v mape v skupni rabi. Prej smo pogosto imeli težave pri iskanju datotek v skupni rabi, saj niso bile organizirane tako, kot smo jih imeli radi.

Poleg aplikacije Google Drive Google App for Work vključuje e-pošto, koledar in drugo Googlovo programsko opremo. Vendar Google trenutno nima orodja za upravljanje projektov ali načina za upravljanje nalog kot ekipa. Zato si bolje oglejte dokument Zoho Docs Standard, naš izbor urednikov pri urejanju dokumentov in njegovega kolega Zoho Projects, ki je zaslužil tudi naš izbor urednikov.

Google Drive for Work ima aplikacije za Android in iOS, v katerih si lahko ogledate, urejate in delite datoteke tako, kot lahko v računalniku. Lastniki računov lahko prenesejo tudi aplikacijo Google Admin za Android in iOS. Uporabniki Androida lahko zdaj izkoristijo dodatke za Docs in Sheets, kot sta DocuSign za e-podpise in Scanbot za mobilno skeniranje. Poleg tega je za lastnike Google Pixel na voljo varnostno kopiranje, ki si ga je treba natančno ogledati.

Vendar ima Google Drive for Work tudi skeniranje dokumentov vgrajeno v svojo mobilno različico. S telefonom lahko skenirate fotografijo in nato interpretirate besedilo s pomočjo optičnega prepoznavanja znakov (OCR). Ta sposobnost deluje tudi v vseh datotekah PDF, ki ste jih morda shranili v Google Drive. Na splošno ima ta funkcija skeniranja tudi udoben, neoviran uporabniški vmesnik. Skeniranje slike je tako enostavno kot izbira "uporabi kamere" v pogovornem oknu "dodaj nov dokument".

Kljub temu da se Google oglašuje, da je OCR integriran s to zmožnostjo skeniranja, naše testiranje ni dalo zelo natančnih rezultatov. Iskanje besedila se prenese v datoteke PDF in, če odprete dokument PDF-OCR, lahko prikaže nekaj grobega besedila. Na primer, ne bi radi poskusili kuhanja iz teh najboljših naporov:

Ne morete povedati aplikaciji Google Drive za mobilne naprave, da ta recept shrani v PDF datoteko ali ga celo pozneje pretvori v enega z uporabo spletnega uporabniškega vmesnika. Verjetno lahko najdete dodatek drugega proizvajalca, ki bo to storil v Chromu, vendar smo za ta pregled samo preizkusili zmogljivosti mobilne aplikacije. Realno gledano, funkcijo skeniranja mobilnih naprav v Googlovem disku predstavljajte kot način uvoza slik in ne izvajanja OCR operacij, zlasti na velikem nizu dokumentov. Če je to vaše poslanstvo, je bolje, da uporabite enega od naših zmagovalcev aplikacije za skeniranje mobilne aplikacije Abbyy FineScanner ali Evernote Scannable.

Ko potrebujete pomoč, lahko dostopate do Googlove temeljite baze znanja in forumov skupnosti. Ker Google ponuja tako uporabniško kot poslovno programsko opremo z istim imenom, je včasih težko najti tisto, kar potrebujete. Adminsi lahko dobijo tudi 24-urno podporo po telefonu, e-pošti ali klepetu.

Varnost in integracija

Google Drive glede varnosti sledi industrijskim smernicam, kar pomeni, da je skladen z ISO 27001, SOC2 in SOC3. Poleg tega bo Google podpisal pogodbo o skladnosti zakona o prenosljivosti in odgovornosti za zdravstveno zavarovanje (HIPAA), kar je minimalna zahteva za uporabo katerega koli izdelka za shranjevanje v oblaku v zdravstveni industriji. Podatki se širijo v mirovanju z vojaškim 256-bitnim naprednim standardom šifriranja (AES), informacije, ki se prenašajo v in iz Googla, pa so vedno zaščitene s sistemom Secure Socket Layer (SSL). Edina slabost je, da ne obstaja trenutni mehanizem za šifrirne ključe, ki jih upravlja stranka. Google Drive ponuja tudi popolno podporo za večfaktorno overjanje (MFA), da se napadalci preprečijo. V kombinaciji z odlično rešitev za nadzor datotek je s tem izdelkom enostavno varno.

Vsa Googlova tehnologija temelji na lastnem naboru poliranih aplikacijskih programskih vmesnikov (API-jev). Google Drive pri tem ni izjema. Sinhronizacija gesla Active Directory (AD) je podjetniškim uporabnikom na voljo prek G Suite Password Sync (GSPS), da je upravljanje računov G Suite nekoliko lažje. To ni neposredna integracija s celotnim upravljanjem računa, vendar deluje dovolj dobro. Na voljo je tudi ogromno različnih priključkov za aplikacije drugih proizvajalcev, ki jih potrebujejo. Organizacijam, ki potrebujejo več, lahko po kratkem postopku registracije dostopate do javnega API-ja in nato uporabijo svoje razvijalce, da to dodatno integrirajo in prilagodijo vašo izkušnjo v storitvi Google Drive for Work.

Zgledna skupna raba dokumentov in dostop brez povezave

Na splošno Google Drive for Work ponuja celovito rešitev za sodelovanje in shranjevanje podatkov poleg svoje že varne in visokozmogljive platforme aplikacij G Suite. Najboljši deli storitve Google Drive for Work so njegova orodja za urejanje in skupno rabo ter neoviran dostop brez povezave, kar je super za tiste, ki morajo delati na cesti, kadar so internetne povezave nezanesljive. Odlično je tudi, da za razliko od večine drugih Googlovih izdelkov lahko skrbniki dostopajo do podpore v živo prek telefona, e-pošte in klepeta, namesto da se zanašajo na članke in forume pomoči. Vse komponente G Suite so kakovostne in dostopne, zato je strankam na trgu poleg upravljanja z dokumenti ali shranjevanja v oblaku privlačna možnost tudi za novo platformo produktivnosti. In za tiste, ki že uporabljajo Googlove aplikacije G Suite, je popolnoma brez možganov.

Vendar pa je za njegovo uporabo potrebno izkoristiti vsaj večino Googlovega nabora izdelkov, ki ni primeren za vsako podjetje, saj so se številni že uskladili z drugimi rešitvami za ta vprašanja in jih ni treba seliti. Če iščete samo posebno rešitev za upravljanje dokumentov ali preprosto poslovno platformo za shranjevanje v oblaku, ima Google Drive for Work težave pri tekmovanju z izbiro urednikov Zoho Docs Standard ali Dropbox Business in Egnyte Business, tudi če je privlačen cena in nabor funkcij.